檔案信息管理電子化在學(xué)校人事管理中的運用

　　摘 要 隨著檔案信息管理電子化在各企事業(yè)單位中的不斷推進和普及，學(xué)校教師的人事檔案管理也需要改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理手段，進一步規(guī)范，并逐步實現(xiàn)信息管理電子化。
　　關(guān)鍵詞 人事檔案 檔案管理 電子信息
　　中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A    DOI：10.16400/j.cnki.kjdks.2015.04.0010
　　The Use of Information Management Electronic Records
　　in Personnel Management in Schools
　　CHEN Yating[1]， XIAO Man[2]
　�。╗1] NO.1 Middle School Affiliated to Central China Normal University， Wuhan， Hubei 430223;
　　[2] Faculty of Light Industry， Hubei University of Technology， Wuhan， Hubei 430068）
　　Abstract With electronic records information management in the use of various enterprises and institutions continue to promote and popularize， school teachers and personnel records management also need to change the traditional paper-based records management tools， to further standardize and progressive realization of electronic information management.
　　Key words personnel management; records management; electronic information
　　隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展及其在各領(lǐng)域的發(fā)展和應(yīng)用，檔案管理也隨著傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理發(fā)展到檔案信息管理電子化，特別在高校和企事業(yè)單位中，這種電子化管理可以提高工作效率，優(yōu)化管理方法，促進檔案的科學(xué)管理。尤其在教育行業(yè)，檔案電子的管理顯示出明顯的優(yōu)勢，是未來發(fā)展的趨勢之一。本文主要探討學(xué)校人事信息的管理電子化。
　　1 檔案信息電子化管理的定義
　　檔案信息電子化是利用計算機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工利用的一個過程，可以使其轉(zhuǎn)化為可供利用的軟件形式的二次文獻信息。①檔案電子化可以對檔案進行系統(tǒng)的管理，減少了對文獻整理的時間，有益于各單位間的信息交換，提高了社會和經(jīng)濟效益。其說明的是計算機在檔案管理中的應(yīng)用，通過計算機對檔案文獻材料進行處理，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料變?yōu)殡娮有问�，以此方便使用者對材料進行查閱、修改、復(fù)制、傳送，從而提高工作效率。
　　2 檔案信息電子化管理的作用
　�。�1）檔案信息電子化可利用軟硬件設(shè)施便捷進行檔案管理。電子化檔案管理的工作都是在計算機上操作，利用互聯(lián)網(wǎng)進行檔案文件的查閱、修改、復(fù)制、傳送等工作，摒棄了傳統(tǒng)的檔案處理工作需要翻閱大量的紙質(zhì)文件的繁瑣，只需要網(wǎng)絡(luò)傳送就可以解決檔案的保存、傳輸及多次產(chǎn)出，解決了空間和時間的難題。電子化信息保存需要資源和空間。同時，隨著科技的發(fā)展，圖文處理、掃描拍攝等軟硬件相繼產(chǎn)生，為檔案管理提供便捷。
　　（2）檔案信息電子化可讓檔案信息實現(xiàn)共享。電子文件不再是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，而是利用計算機以電子文件的形式存在，管理信息數(shù)據(jù)的人可以利用，其它數(shù)據(jù)信息可以共享，在單位內(nèi)部部門之間甚至不同管理單位都能使用檔案的數(shù)據(jù)，不再受時間、空間和地域的限制。同時，學(xué)校擁有數(shù)據(jù)庫后，對整體教師管理也有很大的幫助。比如能通過數(shù)據(jù)對教師采取全面的評價等等。
　　（3）檔案信息電子化可將使檔案數(shù)據(jù)僅編輯一次便可多次重復(fù)使用，降低傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件出版經(jīng)費成本。傳統(tǒng)的手工編制的紙質(zhì)檔案出版需要很多的經(jīng)費，國家撥給檔案部門的經(jīng)費又是有限的，靠單位解決更是不現(xiàn)實的事情，這樣可能會造成檔案工作人員辛辛苦苦編制的成果無法出版，信息電子化只需一次的投入，編輯好，保存好，可多次打印使用，降低了出版經(jīng)費。②而今管理人員只需要將數(shù)據(jù)整理好，便可作為藍(lán)本多次重復(fù)使用，無論是打印或者出版，都便捷許多。
　　3 學(xué)校人事檔案管理的現(xiàn)狀
　　學(xué)校人事檔案管理主要是包含教師、教輔人員、行政人員及后勤人員的人生檔案，內(nèi)容涉及到家庭背景、政治面貌、職稱、業(yè)績、考評成績等等綜合指標(biāo)。人事檔案數(shù)據(jù)龐大、瑣碎并復(fù)雜，使用頻繁。因此，教師人事檔案管理信息化是學(xué)校信息化的重中之重。信息技術(shù)引起檔案管理工作革命性的改革和創(chuàng)新，在學(xué)校人員檔案信息化管理中，面臨著缺乏資金投入以及掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的人力資源缺乏等多種問題。同時，由于學(xué)校涉及的工作內(nèi)容單一，行政機構(gòu)簡單，教師的人事管理不太規(guī)范，人事檔案管理是比較欠缺并容易忽視的部分，尤其是檔案管理電子化更需要普及和優(yōu)化。
　　學(xué)校人事檔案管理軟硬件設(shè)施落后，手段單一，缺乏互通性，無法共享。大部分人事檔案管理部門仍然使用傳統(tǒng)的手工輸入，再加上目前檔案管理人員的信息技術(shù)知識沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)，處于一個初級的操作水平。雖然有的單位做了一些改變，投入資金改進了設(shè)備，但多是應(yīng)付檢查，或者沒有給予重視，更不用說普及了。在學(xué)校中，管理人員采用辦公軟件，如word、excel、wps、powerpoint等軟件處理數(shù)據(jù)，整理檔案，數(shù)據(jù)零散，無系統(tǒng)的數(shù)據(jù)資源庫和集成軟件，使用者使用起來非常不便，導(dǎo)致重復(fù)工作極多，任務(wù)繁重。由于歷史的原因，檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施較差，各類檔案目錄、內(nèi)容兼容性不強，無法互通使用;各個部門各自為政，資源不共享，規(guī)定不統(tǒng)一，并不能全面實施、進行標(biāo)準(zhǔn)化的工作。檔案資料的科學(xué)性、數(shù)據(jù)性、可查詢性和共享性未能達到現(xiàn)代科學(xué)管理的要求。

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