淺談檔案在高速公路經(jīng)營管理中的應用

　　【摘要】本文以廣東開陽高速公路有限公司檔案利用實例為依據(jù)，分析檔案在高速公路經(jīng)營管理中的應用，包括應用范圍、存在問題及對策，論述檔案在高速公路經(jīng)營管理中發(fā)揮的積極作用，并為檔案的開發(fā)利用意義提供事實支撐。
　　【關(guān)鍵詞】檔案；高速公路；經(jīng)營管理；應用
　　檔案在高速公路企業(yè)中是指公路項目建設(shè)、養(yǎng)護、收費、路政、行政、黨群、會計、科研和其他各項活動中直接形成的對企業(yè)和社會具有保存價值的文字、圖表、聲像、實物等不同載體的文件材料。
　　檔案是歷史的真實記錄，在社會實踐中具有重要的參考和憑證作用，隨著高速公路事業(yè)的快速發(fā)展，檔案的這種作用更是日益突顯，實踐證明，高速公路的發(fā)展離不開檔案，檔案的開發(fā)利用已成為企業(yè)發(fā)展中不可缺少的重要組成部分，檔案工作為企業(yè)的發(fā)展提供了有效的服務(wù)。檔案的利用，是實現(xiàn)檔案為社會服務(wù)的手段，是檔案工作賴以存在和發(fā)展的基礎(chǔ)，建立檔案、管好檔案的最終目的就是要利用檔案。
　　一、檔案在高速公路經(jīng)營管理中的應用范圍
　�。ㄒ唬�應用于高速公路項目竣工驗收和決算。高速公路項目竣工驗收資料的編寫，需以項目建設(shè)期交工驗收、檔案驗收、環(huán)保驗收和水保驗收等文件為基礎(chǔ)和依據(jù)進行編寫，且項目竣工驗收其中一項重要內(nèi)容就是對項目檔案資料的檢查，準確、齊全、完善的檔案能促進項目竣工驗收工作的順利開展。高速公路項目決算工作，利用到包括路基、橋涵、路面、房建、交通安全設(shè)施、通信管道工程等各個施工階段的合同、結(jié)算協(xié)議、工程變更報告、結(jié)算清單、支付報表等相關(guān)材料，為決算工作的開展提供充分、翔實、準確的事實依據(jù)，不依靠檔案提供的這些信息，決算工作將難以開展。
　�。ǘ�）應用于高速公路的養(yǎng)護。檔案在高速公路養(yǎng)護中的應用最為明顯，主要體現(xiàn)在通過利用原施工建設(shè)的設(shè)計、施工、竣工等文字圖表材料，為公路的日常及專項養(yǎng)護工作提供樁號位置、涵洞數(shù)量、排水溝設(shè)計、路面結(jié)構(gòu)、綠化帶設(shè)置、橋梁結(jié)構(gòu)、通信管道設(shè)置、交安設(shè)施布設(shè)、施工工藝等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，通過與原始信息的對比核查，有效推動各項養(yǎng)護工程的項目申報、方案設(shè)計、預算編制、技術(shù)指標參考及養(yǎng)護系統(tǒng)維護完善等工作。檔案在養(yǎng)護工程籌劃、設(shè)計、施工、監(jiān)理、驗收等各個環(huán)節(jié)都能體現(xiàn)出其利用價值。
　　（三）應用于大修、續(xù)建、改擴建工程的建設(shè)。檔案在高速公路大修、續(xù)建、改擴建工程建設(shè)中起“主導”作用，所有的大修、續(xù)建、改擴建工程的建設(shè)都不可避免地需要利用到主線工程可行性研究、初步設(shè)計、工程管理、施工文件、監(jiān)理文件、竣工圖、科研文件等各類工程檔案，幫助完成征地拆遷、施工招標、施工圖設(shè)計、施工指導、工程變更、支付結(jié)算、交工驗收等工程建設(shè)期間所涉及的各個環(huán)節(jié)的工作。有了檔案資料的有力支撐，不但可以節(jié)約人力物力，同時還能從檔案材料中吸取成功的經(jīng)驗和做法，規(guī)避一些因經(jīng)驗主義或主觀思想而在工作中可能發(fā)生的錯誤。
　�。ㄋ模�應用于科研項目的開發(fā)�；�于高速公路企業(yè)管理水平的不斷提高及創(chuàng)新管理的需求，許多關(guān)于高速公路管理的科研項目也應運而生。近幾年，僅筆者本人為其提供利用過檔案資料的科研項目就有多項，包括有《高速公路路基、路面、防排水系統(tǒng)綜合研究》《高速公路護欄標準研究》《示范工程施工圖設(shè)計分析》《基于全社會成本高速設(shè)計方案評價課題研究》《高速公路事故黑點的研究分析》《高速公路專項管理系統(tǒng)開發(fā)》等等，這些科研課題的研究都離不開檔案資料提供的信息保障。工程初步設(shè)計、施工圖設(shè)計及預算、竣工圖等檔案信息為其提供了事實基礎(chǔ)和理論依據(jù)。成功開發(fā)一項科研成果，不僅能給社會帶來一定影響力，創(chuàng)造經(jīng)濟效益，更能為解決經(jīng)濟和社會發(fā)展中的難點、熱點、重點問題作出貢獻。檔案經(jīng)有效利用可以促進科研項目的開發(fā)，而科研成果經(jīng)轉(zhuǎn)化之后可以為社會服務(wù)。
　�。ㄎ澹�應用于企業(yè)日常經(jīng)營管理。從根本意義上講，檔案的應用涉及高速公路日常經(jīng)營管理的方方面面，包括財務(wù)審計、資產(chǎn)重組、法律事務(wù)、企業(yè)文化建設(shè)、工作檢查考核、材料編寫、數(shù)據(jù)統(tǒng)計和報送、設(shè)備維護、房屋維修及改造等等，一方面表明企業(yè)管理對檔案的需求日益劇增，另一方面則反映檔案仍有較大的可開發(fā)利用空間。
　�。�六）應用于高速公路經(jīng)營管理者的個人發(fā)展。每位管理者初到一個新企業(yè)，要想迅速地了解企業(yè)的發(fā)展歷程，可通過查閱企業(yè)的組織沿革、大事記、榮譽匯編等材料，較全面地了解企業(yè)的發(fā)展進程，盡快地融入企業(yè)的管理工作中。管理者評定工作職稱，也需要找檔案“幫忙”，職稱評定需要的資歷證明，包括任命文件、獎勵文件、工程合同、工程驗收證書、參與編寫的書籍、制度等都可以在檔案和編研材料中找到。
　　二、檔案在高速公路經(jīng)營管理應用中存在的問題與對策
　�。ㄒ唬┈F(xiàn)階段實現(xiàn)檔案全文數(shù)據(jù)庫管理存在一定困難。隨著信息時代的高速發(fā)展，高速公路企業(yè)的檔案管理工作也應實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化管理，目的在于以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標，加快推進檔案資源數(shù)字化、信息管理標準化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進程，進一步提升企業(yè)檔案管理水平。但現(xiàn)階段大多數(shù)高速公路企業(yè)的檔案信息化管理只能實現(xiàn)對檔案目錄數(shù)據(jù)庫的管理，只有少部分的檔案能實現(xiàn)數(shù)字化管理，這使得檔案利用的效率和效果難以有新的突破，要想實現(xiàn)檔案全文數(shù)據(jù)庫管理還存在一定的困難。原因主要有兩點，一是高速公路檔案涉及包括文書、收費、養(yǎng)護、機電、路橋、基建、會計、路政、特殊載體等以不同途徑形成、不同載體形式存在、不同歸檔方式歸檔的各類檔案，其中存在著是否所有檔案都有進行數(shù)字化的必要（針對保管期限相對較短的檔案），或不宜進行數(shù)字化的檔案（如會計憑證）的問題。二是除了文書類的收發(fā)文件、工程設(shè)計圖紙及歸檔照片本身以數(shù)字化文件形式存在以外，其余各類別的檔案要想形成數(shù)字化檔案，都必須利用掃描儀進行一一掃描存檔，工作量較大，要想實現(xiàn)檔案全文數(shù)據(jù)庫管理，需要投入較大的人力物力，這對于一般的高速公路企業(yè)來說，短時間內(nèi)較難實現(xiàn)。針對實現(xiàn)檔案全文數(shù)據(jù)庫管理存在的困難，有以下幾項措施：1.對于是否所有檔案都有進行數(shù)字化的必要這一問題，可根據(jù)檔案信息化的相關(guān)規(guī)章、制度要求，結(jié)合企業(yè)自身的實際需求，由檔案管理部門聯(lián)合相關(guān)領(lǐng)導及業(yè)務(wù)部門商討確定。2.對不宜進行數(shù)字化的檔案，要做好目錄及紙質(zhì)文件的管理，并努力尋求各種能夠進行數(shù)字化的方式方法。3.確定需要數(shù)字化的檔案后，由企業(yè)根據(jù)工作量的大小及人員安排，擬定有效可行的檔案數(shù)字化工作方案，并作為常態(tài)化工作堅持執(zhí)行，保持檔案數(shù)字化工作的連續(xù)有效開展。4.要將信息化作為檔案管理發(fā)展、創(chuàng)新的突破口，針對企業(yè)自身形成電子文件的特點和經(jīng)營管理流程的需要，以信息化帶動檔案管理創(chuàng)新，確保檔案管理適應企業(yè)信息化和企業(yè)發(fā)展的需要。要堅持檔案信息化建設(shè)與企業(yè)信息化建設(shè)同步發(fā)展，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)信息系統(tǒng)的無縫鏈接。

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