【檔案知識門戶的構建】如何構建檔案

　　[摘要]針對目前我國檔案信息化服務中存在的共建共享組織不力、信息開發(fā)層次低和服務理念落后的問題，通過檔案知識門戶概念的提出與優(yōu)勢介紹，指出建立檔案知識門戶是我國檔案信息化服務的突破方向。最后通過對包含知識基礎層、應用功能層和用戶界面層的檔案知識門戶體系架構的設計與功能實現(xiàn)，為檔案知識門戶建設實踐提供指導。
　　[關鍵詞]知識門戶　檔案信息化　信息化服務
　　[分類號]G273
　　
　　計算機及網(wǎng)絡技術催生的信息革命對人們的社會生活造成了深遠的影響，也為檔案事業(yè)的發(fā)展提出了新的挑戰(zhàn)，主要表現(xiàn)為兩方面：①檔案館能否積極應用先進技術，使自身的管理水平和業(yè)務能力站上新的高度；②面對大量的電子文件與電子檔案，檔案館能否善用自己在長期檔案管理實踐中積累的經(jīng)驗，解決網(wǎng)絡環(huán)境下電子文檔管理的新問題。若應對得當，則正如加拿大檔案學者特里?庫克所說：“我們就可能抓住了一個絕妙的時機來提高我們的地位……像古埃及檔案同神一樣，重新坐回上帝的身邊”。為此，當前各國檔案界無不將信息化服務作為應對挑戰(zhàn)的主要手段，美國、英國及加拿大等國的國家檔案網(wǎng)站已基本實現(xiàn)在線檔案資源整合及國內(nèi)各檔案數(shù)據(jù)庫的“一站式”檢索，并可提供形式多樣、內(nèi)容豐富的檔案全文信息，有效地促進了檔案利用。
　　
　　1　我國檔案信息化服務瓶頸剖析
　　
　　我國檔案信息化工作通過多年來的建設，歷經(jīng)從計算機輔助檢索到檔案網(wǎng)站，再到數(shù)字檔案館的發(fā)展進步，已取得相當?shù)某煽�。但具體到檔案信息化服務方面，用戶卻始終無法方便快捷地從檔案館獲取急需的、有應用價值的信息資源與服務，造成檔案資源利用率低，檔案館無人問津的尷尬局面。究其原因，是因為我國檔案信息化服務實施過程中還存在諸多障礙：
　　1.1　共建共享組織不力
　　我國各級主管部門對檔案信息化服務缺少“頂層設計”，導致檔案館共建共享工作滯后，具體表現(xiàn)為：①檔案館之間各自為戰(zhàn)，權威標準的缺乏使得大多數(shù)檔案館仍孤立、分散地進行資源建設和服務開發(fā)，形成了大量的“信息孤島”，檔案信息資源往往因存儲結構或載體的不同而不能互通，給用戶利用造成了很大不便；②與其他信息服務機構缺少合作，圖書、情報等信息服務機構中一些先進的服務方式頗值得檔案部門借鑒，其信息儲備也可作為檔案資源的有力補充，擴大檔案服務范圍，但一直以來檔案部門未能與之實現(xiàn)資源共享，致使檔案信息化服務發(fā)展緩慢；③與檔案形成機關對接不暢，政府機關形成的文件是檔案館館藏的不竭來源，然而我國檔案館與其他政府機關缺乏配合，使得檔案文件接收不暢，“原材料”更新緩慢自然不利于檔案信息化服務的順利運行。
　　1.2　信息開發(fā)層次偏低
　　目前國內(nèi)檔案部門對檔案信息資源的開發(fā)意識較薄弱，政策上對開發(fā)工作的權責分配不夠明確，再加上開發(fā)手段、技術、人員等方面的不足，直接導致我國檔案信息資源開發(fā)深度的缺乏。例如作為我國檔案信息化建設主要成果的檔案網(wǎng)站，多數(shù)只包含“局館概況”、“領導致辭”及“全宗簡介”等欄目，內(nèi)容質(zhì)量偏低。檔案館中可供利用的檔案材料大多也處于一次文獻狀態(tài)，沒有得到有效的開發(fā)與增值。這樣的信息開發(fā)層次無疑會增加用戶利用檔案資源的難度，產(chǎn)生負面的影響，使得用戶怯于接受檔案信息服務，從而影響了檔案資源利用率，制約了檔案信息化服務的有效開展。
　　1.3　服務理念落后
　　隨著信息技術的不斷進步，用戶對信息服務的要求也在逐步提高。當前用戶需要的首先是知識化的服務，要求檔案館不再只提供孤立的信息片段，而是可以解決具體問題的知識；其次是個性化的服務，要求檔案館能夠針對用戶個人的需求提供專門服務；最后是互動式的服務，不但要求檔案館與用戶進行互動，還需要檔案館搭建用戶間互動的平臺。但是目前我國檔案信息化服務工作仍主要以檔案館及其館藏資源為導向，以閉門造車的方式進行，未能充分考慮用戶的利用需求，其服務理念還相當落后。
　　
　　2　檔案知識門戶及其優(yōu)勢
　　
　　2.1　檔案知識門戶的概念
　　面對瓶頸，我們只有開拓視野，充分借鑒其他領域的相關經(jīng)驗，才能取得突破。放眼圖書、情報及企業(yè)領域可以發(fā)現(xiàn)，建立知識門戶是推進其信息化服務的最新手段與方向。面對“信息孤島”和內(nèi)外網(wǎng)互動問題，企業(yè)界選擇了企業(yè)知識門戶(EKP)作為應對措施；圖書、情報領域也開始了關于知識門戶的理論研究和實踐探索，泰達網(wǎng)上圖書館、上海圖書館網(wǎng)上聯(lián)合知識導航站的建立起到了良好的表率作用。鑒于此，發(fā)展檔案知識門戶極有可能成為檔案信息化服務取得突破的關鍵。
　　追本溯源，檔案知識門戶是網(wǎng)絡門戶的一種，所謂網(wǎng)絡門戶則是互聯(lián)網(wǎng)資源與服務的統(tǒng)一接入點，為人們提供了獲取某領域相關信息的中心人口。知識門戶即是一種支持知識獲取、傳播和存儲的網(wǎng)絡門戶應用。其概念最初發(fā)源于企業(yè)領域，目前學界普遍將其理解為企業(yè)知識管理系統(tǒng)與信息門戶的結合，是企業(yè)業(yè)務參與者所需相關知識的統(tǒng)一入口，提供高級商務智能和決策支持。將知識門戶與檔案管理實踐有機結合則形成檔案知識門戶，它著眼于管理和服務兩個方面。對內(nèi)，檔案知識門戶構成知識管理系統(tǒng)，輔助檔案業(yè)務處理，挖掘館員隱性知識，搭建館員學習交流平臺，以保障檔案管理部門的高效運轉(zhuǎn)與穩(wěn)定發(fā)展；對外，檔案知識門戶發(fā)揮知識服務系統(tǒng)的作用，依托掌握的各類信息資源(尤其是檔案信息資源)，綜合運用知識發(fā)現(xiàn)、獲取、組織、挖掘、轉(zhuǎn)化等方法，供給用戶包含新智力要素的知識信息，幫助用戶在解決問題的同時提高知識獲取與知識創(chuàng)新能力。綜上，筆者認為，檔案知識門戶是為滿足檔案信息化需要應運而生的一種應用平臺，它以檔案機構內(nèi)外部異構資源與服務整合為基礎，以融入新智力要素的知識發(fā)現(xiàn)、轉(zhuǎn)化、開發(fā)和導航為手段，在促進機構知識管理實現(xiàn)的同時向用戶提供統(tǒng)一知識資源獲取入口和個性化獲取方式，實現(xiàn)知識交流共享與創(chuàng)新。
　　2.2　檔案知識門戶的優(yōu)勢
　　2.2.1　尊重用戶需求　用戶需求可分為三個層次：基本需求、期望需求和潛在需求�；�本需求是服務提供過程中必須滿足的屬性與功能；期望需求不是完成服務所必須的，但是用戶想要得到滿足的需求；潛在需求則屬于用戶自身并未認識到，但得到滿足后會帶來高滿意度與驚喜的需求。長期以來，檔案館資源導向型服務方式是制約檔案信息化和檔案價值廣泛實現(xiàn)的重要因素之一，而檔案知識門戶恰能提供用戶需求導向服務，即以用戶需求為核心，滿足用戶各層面需求的服務。檔案知識門戶以廣泛全面的知識采集整理、準確清晰的知識導航與便捷的獲取手段滿足用戶基本知識需求；通過定制服務、專家匹配、在線交流及備忘錄等功能滿足用戶的期望需求；憑借對用戶行為的收集與挖掘及據(jù)此完成的知識資源推送主動發(fā)現(xiàn)且及時滿足用戶的潛在需求，從而實現(xiàn)用戶需求導向型服務。
　　2.2.2　服務差異化　由于身份、年齡、教育背景及利用目的等不同，用戶對檔案知識資源的需求也會有千 差萬別。如，歷史學家需要的可能是真實、準確、互相關聯(lián)且完整性較高的原始記錄及歷史事件的內(nèi)在聯(lián)系，而普通公眾更感興趣的可能是歷史掌故類閱讀材料。因此，檔案信息化服務必須體現(xiàn)差異性，以差異化服務滿足個性化需求，才能有效提高用戶滿意度。
　　檔案知識門戶不但對知識資源按學科領域進行縱向梳理，更能夠按知識深度橫向分層，以針對性地滿足有著不同知識需求層次的用戶。其豐富的個性化服務內(nèi)容、清晰的導航功能和靈活的個人應用界面，更為用戶以最習慣的方式獲取到最需要且最適合的知識提供了有力保障。
　　2.2.3　擴大檔案服務可及性　檔案知識門戶除定向收集檔案資源外，還可通過互聯(lián)網(wǎng)采集全球范圍內(nèi)知識資源，從內(nèi)容上保證了檔案信息化服務的普適性。同時，作為數(shù)字檔案資源的統(tǒng)一獲取入口，它幫助用戶在不了解專業(yè)檔案檢索途徑的條件下，仍可在第一時間檢索獲取所需檔案材料，且比普通搜索引擎具有更高的準確度。這不但意味著現(xiàn)有檔案資源在網(wǎng)絡服務設施上的集中展示，更賦予任何有利用需求的用戶方便獲取檔案知識資源的能力，使得檔案信息化服務的可及性得到前所未有的擴展，充分發(fā)揮檔案社會服務作用，進而擴大檔案行業(yè)影響力。
　　基于以上突出優(yōu)勢，筆者認為，將知識門戶與檔案業(yè)務實踐有機融合而成的檔案知識門戶無疑是我國檔案信息化服務突破當前瓶頸的努力方向。
　　
　　3　檔案知識門戶體系架構及其功能
　　
　　由于目標及環(huán)境的不同，檔案知識門戶在技術上不會有也不需要固定的解決方案，但設計完善的體系架構則能為其提供統(tǒng)一而良好的建設平臺。所謂體系架構，指系統(tǒng)各組成部分及它們之間的交互。美國學者奧斯汀認為，典型的組織架構應包括三層(數(shù)據(jù)層、業(yè)務處理層和用戶界面)，加拿大學者杜非則認為包括知識管理輔助工具、知識獲取工具、知識存儲、知識原型和用戶界面的五層架構更適合于知識門戶系統(tǒng)。本文在參考融合此兩種架構模型的基礎上，結合檔案實踐具體特點，設計了檔案知識門戶體系架構，如圖1所示：
　　
　　3.1　檔案知識門戶架構
　　3.1.1　知識基礎層　知識儲備是檔案知識門戶提供服務的基礎。檔案館通過信息資源采集與開發(fā)模塊對館藏信息資源、合作單位共享資源、內(nèi)外部網(wǎng)絡信息資源及館員經(jīng)驗知識進行廣泛地收集，并由專人進行分類、加工和整理后存入知識庫。鑒于所采集的知識類型、格式各有不同，知識存儲也可采用文件服務器、數(shù)據(jù)庫、群件服務器、文檔管理系統(tǒng)或網(wǎng)站等多種形式來實行，每種存儲形式都是獨立的物理實體，它們聯(lián)合起來則構成統(tǒng)一的虛擬知識庫。中間件為門戶的功能集成與拓展提供支持，通過應用集成接口檔案館可實現(xiàn)外部服務或內(nèi)部業(yè)務的廣泛集成。
　　3.1.2　應用功能層　檔案知識門戶應包括個性化、業(yè)務支持、協(xié)同共享和知識地圖4個主要功能模塊。其中，個性化功能貫穿著整個門戶的服務理念與過程，貼合用戶需求，使用戶以最習慣的方式獲取到最需要的知識；業(yè)務支持模塊可作為館員的辦公入口，協(xié)助館員完成日常工作；協(xié)同共享模塊提供了館員、用戶、專家及合作單位等多方交流平臺，為館內(nèi)各業(yè)務的協(xié)同開展及館內(nèi)外知識共享、轉(zhuǎn)化與創(chuàng)新提供了良好的環(huán)境；知識地圖能夠跨越邏輯分類和存放地點的限制，在數(shù)據(jù)孤島間建立連接，實現(xiàn)異構資源的虛擬整合，支持知識檢索與導航，為用戶展現(xiàn)整個館藏中的知識對象。
　　3.1.3　用戶界面層　檔案知識門戶通過應用程序調(diào)用接口實現(xiàn)功能響應，通過頁面聚合技術完成可視化的需求反饋，最終由個人界面將知識內(nèi)容以用戶要求的方式呈現(xiàn)給用戶。這里的用戶可以是一般意義上的檔案館用戶也可是檔案館館員、管理者或合作單位等。此外，檔案知識門戶還可通過用戶界面實現(xiàn)訪問控制和身份驗證，滿足檔案信息資源保密性的要求。
　　3.2　檔案知識門戶功能實現(xiàn)
　　概括來講，檔案知識門戶為檔案知識管理與知識服務提供了實現(xiàn)平臺，通過知識管理的理論與方法提供知識服務。其主要功能包括如下方面：
　　3.2.1　資源整合　資源整合是檔案知識門戶的核心，是其他功能的前提，可分為基礎資源整合與應用資源整合。前者通過信息采集與開發(fā)對形態(tài)、來源、結構、格式及內(nèi)容各異的檔案信息資源、知識和服務進行無縫集成，為知識服務提供“原料”基礎。后者能夠屏蔽各種應用系統(tǒng)在技術、接口和實現(xiàn)語言方面的差異，通過一個核心組件服務器將其集成在一起實施各系統(tǒng)的獨立或聯(lián)合應用。
　　3.2.2　知識開發(fā)　檔案知識門戶依托整合的信息資源，對其進行加工、過濾、提煉、分類與重組，自動抽取元數(shù)據(jù)，幫助用戶認知檔案知識信息及其相互間關系，使檔案信息資源從獨立的信息片段升華為系統(tǒng)的知識，在存入知識庫的同時以可視化知識地圖的形式為用戶導航。對檔案機構來講，檔案知識門戶在整合的業(yè)務環(huán)節(jié)中注重對個人隱性知識的析取與總結，使其提升為組織顯性知識，為檔案機構組織文化形成、自身成長和長遠發(fā)展提供支持。
　　3.2.3　統(tǒng)一獲取　在資源整合的基礎上，用戶可以通過檔案知識門戶“一站式”地檢索并獲取所需的各種異構檔案知識與服務，或與掌握知識的個人或機構取得聯(lián)系，從而完成知識發(fā)現(xiàn)，獲得面臨問題的解決方案。組織內(nèi)部員工與合作伙伴可透過門戶的應用資源整合功能掌控各業(yè)務環(huán)節(jié)，獲取業(yè)務處理相關信息與數(shù)據(jù)，高效履行辦公與管理職能。
　　3.2.4　交流共享　檔案知識門戶為檔案部門、協(xié)作單位、員工和用戶構筑了交流溝通平臺，以虛擬會議室及網(wǎng)絡留言板等形式迅速建立知識擁有者和知識需要者間的聯(lián)系，促進顯、隱性知識間轉(zhuǎn)化，以達到知識共享目的。在這種交流共享的過程中，知識會不斷得到升華，產(chǎn)生創(chuàng)新。各參與主體均可通過檔案知識門戶獲取所需知識，解決實際問題。
　　具體來說，檔案知識門戶的資源整合功能在異構信息資源間建立了廣泛連接，實現(xiàn)了檔案館、檔案形成機關與合作單位的三方互通，有效解決了我國檔案信息化服務共建共享組織不力的問題；其知識開發(fā)功能幫助檔案館對檔案信息進行深入開發(fā)與整理，促進從信息到知識的升華，為檔案館知識服務提供了內(nèi)容支撐，能夠充分改善檔案信息開發(fā)層次較低的現(xiàn)狀；其資源統(tǒng)一獲取接口大大削減了用戶獲取檔案知識資源與服務的障礙，提高了檔案信息化服務的知識性、互動性和主動性，滿足用戶個性化需求，解決了服務理念更新的方法論問題；其交流共享功能為檔案館館員協(xié)同工作、充分交流以及用戶獲取館內(nèi)外知識資源、參與討論、進行利用反饋架設了平臺。
　　
　　4　結語
　　
　　檔案信息化服務最重要的目標是滿足社會檔案信息需求，充分實現(xiàn)檔案價值，也唯有如此，檔案事業(yè)才能從社會獲得所需的外部環(huán)境和資源，從而進一步促進自身發(fā)展。檔案知識門戶可以使業(yè)務運轉(zhuǎn)更為高效流暢，廣泛建立合作聯(lián)系，充分利用與開發(fā)虛擬資源和組織知識資本，為用戶提供個性化知識服務，進而打破目前我國檔案信息化服務遭遇的種種瓶頸，使我國檔案事業(yè)從容應對信息化挑戰(zhàn)，構筑新時期核心競爭力�？梢哉f，檔案知識門戶是我國檔案信息化服務尋求突破的不二選擇。

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