事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用探討

　　【摘 要】隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，多元化的電子信息化管理方式開(kāi)始走進(jìn)人們的日常生活，并且給人們帶來(lái)很大便利。目前傳統(tǒng)的思維模式、管理手段面臨著巨大的挑戰(zhàn)與變革的需求。檔案管理，作為事業(yè)單位里面很重要的日常工作之一，所以關(guān)于各類檔案管理方式如何轉(zhuǎn)變研究方面需要進(jìn)行研究分析，以便提高檔案管理的效率。本文主要就如何實(shí)現(xiàn)檔案管理與現(xiàn)代化管理方式相結(jié)合進(jìn)行探討。
　　【關(guān)鍵詞】電子信息化管理；檔案管理；現(xiàn)代化方式
　　就我國(guó)現(xiàn)有體質(zhì)而言，擁有事業(yè)編制的工作人員是基礎(chǔ)服務(wù)的主要力量，而且人數(shù)眾多。各個(gè)行政區(qū)域都存在自己的人事管理、檔案管理機(jī)構(gòu)。在計(jì)算機(jī)信息自動(dòng)化這些事物未出現(xiàn)之前，傳統(tǒng)意義上的檔案管理主要依賴文字記錄的方式，所以檔案的獲取、整理、存檔整個(gè)流程在時(shí)間花費(fèi)上、人力消耗上都存在很大的資源浪費(fèi)問(wèn)題�，F(xiàn)如今，由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的快速興起、自動(dòng)化辦公也越來(lái)越方便、快捷、再加上電子文檔的便捷性，純質(zhì)紙的辦公環(huán)境已經(jīng)在悄悄地發(fā)生著變化。在企事業(yè)單位中，如何加快檔案管理模式的現(xiàn)代化方式轉(zhuǎn)變也在逐步被提上了工作日程。本文主要就如何將現(xiàn)代化的技術(shù)手段利用在檔案管理工作中進(jìn)行相關(guān)論述。
　　一、檔案管理現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)變的意義
　　隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，信息時(shí)代，人們?cè)絹?lái)越追求高效、快速地辦公效率。然而在效率方面，依然采用傳統(tǒng)的純質(zhì)檔案管理、依靠文字記載的管理方式已經(jīng)越來(lái)越滿足不了人們的需求。首先，傳統(tǒng)的管理方式，需要依靠大量的人力去對(duì)不同檔案資料進(jìn)行維護(hù)、管理工作，檔案管理工作人員的工作量也相應(yīng)的增加了許多。其次，如果要進(jìn)行某一檔案信息的查詢，需要工作人員在數(shù)以千萬(wàn)計(jì)的信息中去查閱，極大地增加的信息查找的難度，降低的員工工作效率，并且很大程度上增加了員工的勞動(dòng)量，也浪費(fèi)了很多的時(shí)間資源。再者，龐大的檔案文件需要一個(gè)合適的場(chǎng)地保存，隨著檔案資料數(shù)據(jù)的增大，對(duì)保存場(chǎng)所的要求也越來(lái)越高，同時(shí)給分類、整理、查詢等工作都帶來(lái)了很大難度。
　　而現(xiàn)代化管理方式的引進(jìn)會(huì)極大的改變這一窘境。采用計(jì)算機(jī)辦公檔案管理系統(tǒng)，可以方便檔案信息的管理工作，降低工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了檔案文件管理的辦公效率，同時(shí)提高客戶的最佳體驗(yàn)度，節(jié)省必須要的時(shí)間資源浪費(fèi)。更重要的是現(xiàn)代化檔案管理可以實(shí)現(xiàn)檔案信息紙質(zhì)文件與數(shù)字文件并存的管理方式，方便了檔案信息的共享、復(fù)制與傳遞。
　　二、事業(yè)單位推進(jìn)現(xiàn)代檔案管理方式的途徑
　�。ㄒ唬┘訌�(qiáng)完善檔案檢索、目錄管理方式
　　目錄管理是檔案管理工作中非常重要的內(nèi)容之一，有了完善的目錄體系，工作人員才能更方便、快速完成檢索、查詢、定位工作。現(xiàn)代化過(guò)程需要選擇一套適用于本單位的目錄管理軟件，并且針對(duì)事業(yè)單位本身情況，按照檔案具體分類標(biāo)準(zhǔn)，建立對(duì)應(yīng)的目錄資料信息，并將現(xiàn)有的檔案信息通過(guò)掃描或其它手段全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，錄入到軟件系統(tǒng)中，方便后續(xù)管理操作。
　�。ǘ�）對(duì)檔案庫(kù)進(jìn)行現(xiàn)代化管理升級(jí)
　　通過(guò)對(duì)企業(yè)自身檔案庫(kù)的分析、定位，對(duì)庫(kù)房管理選擇一套適合于自己的檔案管理系統(tǒng)。結(jié)合現(xiàn)代監(jiān)控技術(shù)，以及各個(gè)領(lǐng)域傳感器的使用，比如溫度傳感器、濕度傳感器、煙霧報(bào)警器等硬件設(shè)備的完美配合使用，通過(guò)計(jì)算機(jī)中央系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案庫(kù)整個(gè)360度全方位視頻覆蓋監(jiān)控、并且對(duì)檔案庫(kù)的實(shí)際濕度、空調(diào)機(jī)柜、室內(nèi)溫度，煙霧情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)。
　　（三）現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用于檔案輔助業(yè)務(wù)
　　檔案管理的日常工作并不限于簡(jiǎn)單的檔案資料查詢、檢索這些，工作內(nèi)容比較多樣，其中檔案信息文件的采集、整理，鑒定和歸檔、資源利用和相關(guān)信息統(tǒng)計(jì)分析等方面的工作也占了很大的比重，并且在處理時(shí)，會(huì)有很多的檔案信息需要做進(jìn)一步的分析處理工作�，F(xiàn)代化計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的使用，能夠?qū)ι鲜鰯?shù)據(jù)信息進(jìn)行科學(xué)的處理，提高工作效率和勞動(dòng)質(zhì)量。
　　（四）合理規(guī)劃?rùn)n案管理所需網(wǎng)絡(luò)環(huán)境
　　傳統(tǒng)的檔案文件資料只是存放于檔案管理中的原件文檔，當(dāng)需要使用檔案資料時(shí)，需要很費(fèi)勁的去事業(yè)單位的檔案管理部門進(jìn)行檔案調(diào)閱，并且可能還需要層層審批，這對(duì)急需實(shí)用文檔信息的人來(lái)說(shuō)無(wú)疑是一件令人頭疼的事情。隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)，網(wǎng)絡(luò)可以帶來(lái)很大便利。由于檔案資料信息的私密性，事業(yè)單位在檔案管理現(xiàn)代化過(guò)程中，仍需要對(duì)文件信息的安全問(wèn)題進(jìn)行多方位的考量。在單位內(nèi)部可以建立安全的局域網(wǎng)環(huán)境，或者專門用于檔案管理的安全網(wǎng)絡(luò)。進(jìn)而促進(jìn)資源信息的實(shí)時(shí)共享以及檔案管理與其他科室的溝通。
　　三、檔案現(xiàn)代化方式管理存在的缺點(diǎn)
　　隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在事業(yè)單位檔案方面的應(yīng)用，明顯可以看到這種現(xiàn)代化方式在給檔案管理帶來(lái)便利的同時(shí)，其自身也存在一些弊端。比如，文檔分離，由于檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一性，我們將在文檔口的前兩個(gè)階段當(dāng)作文件，將其后兩不同階段當(dāng)作檔案。另外，由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的高度發(fā)達(dá)，網(wǎng)絡(luò)安全也不容忽視。在對(duì)網(wǎng)絡(luò)不斷升級(jí)換代過(guò)程中，檔案信息的網(wǎng)絡(luò)可靠性、安全性等問(wèn)題也必須著重關(guān)注。最后需要對(duì)新系統(tǒng)下的辦公人員進(jìn)行專業(yè)的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，提高工作人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，避免由于一些低級(jí)錯(cuò)誤引發(fā)一系列安全事件的發(fā)生。
　　針對(duì)上述問(wèn)題，在對(duì)事業(yè)單位進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)的前期就要對(duì)網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃、檔案內(nèi)容一體化處理等內(nèi)容進(jìn)行前期的處理工作。選用一套比較成熟的軟件實(shí)施檔案管理工作的承載方，對(duì)檔案庫(kù)里面的檔案資料消除重復(fù)的環(huán)節(jié)，并且在管理過(guò)程中采用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。網(wǎng)絡(luò)方面，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全檢查，對(duì)檔案系統(tǒng)實(shí)行加密處理，以確保信息安全。
　　四、結(jié)束語(yǔ)
　　總的來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案管理辦法需要進(jìn)行很大的改進(jìn)，以提高企事業(yè)單位整體的辦公效率、把工作有效率盡可能的最大化，避免一些勞動(dòng)密集型的工作輸出。單位應(yīng)該從自己實(shí)際工作需要出發(fā)，選擇一套適合本企業(yè)的檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，注重傳統(tǒng)與現(xiàn)代化管理方式相結(jié)合，使現(xiàn)代化管理手段在檔案管理工作中可以被很好的使用，促進(jìn)事業(yè)單位的現(xiàn)代化步伐。
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