財務(wù)共享服務(wù)中心提升服務(wù)質(zhì)量之我見

　　摘要：服務(wù)質(zhì)量的高低直接關(guān)系到共享中心的總體形象的好壞，更關(guān)系到財務(wù)共享服務(wù)中心能否持續(xù)健康發(fā)展的關(guān)鍵所在。本文將從制約服務(wù)質(zhì)量提高面臨的因素和解決方法兩方面進行初步探討。
　　關(guān)鍵詞：財務(wù)共享；服務(wù)質(zhì)量；信息系統(tǒng)；培訓(xùn)；溝通
　　一年前，財務(wù)共享服務(wù)這個新型的管理模式在我公司開展實施。對于我們身處共享端的人來講，既是機遇也是個重大挑戰(zhàn)，如何建設(shè)共享，發(fā)展共享，從而實現(xiàn)企業(yè)端與共享端的共享共贏，是我們每個人都要面臨的全新課題。筆者身處報銷核算運營部，其主要業(yè)務(wù)范圍是對私報銷，直接面對的是每一位企業(yè)員工，因此作為服務(wù)部的重要窗口，服務(wù)質(zhì)量的高低直接關(guān)系到共享中心的總體形象的好壞，更是關(guān)系到財務(wù)共享服務(wù)中心能否持續(xù)健康發(fā)展的關(guān)鍵所在。本文將從制約服務(wù)質(zhì)量提高面臨的因素和解決方法兩方面進行初步探討。
　　一、制約服務(wù)質(zhì)量提高的因素分析
　�。ㄒ唬┬畔⑾到y(tǒng)亟待優(yōu)化是制約服務(wù)質(zhì)量提高的基礎(chǔ)因素
　　財務(wù)共享服務(wù)中心運作的基礎(chǔ)就是要有一套功能強大、高質(zhì)量運轉(zhuǎn)的信息系統(tǒng)。如果沒有強有力的信息系統(tǒng)作為支持，財務(wù)共享服務(wù)中心的建立不可能實現(xiàn)。信息系統(tǒng)通過將流程進行設(shè)計與固化，保障共享模式順暢運轉(zhuǎn)，工作流、業(yè)務(wù)流才能有序進行傳遞和發(fā)揮作用，才能提高工作效率和風(fēng)險管控，為其服務(wù)對象提供形式多樣、迅捷的服務(wù)。目前，我們擁有ERP、AIC、ERS、FSS、FSO這五大系統(tǒng)。所有的財務(wù)數(shù)據(jù)最終進入的是ERP、AIC系統(tǒng)，其它系統(tǒng)都是圍繞ERP、AIC開展工作的。但是在實際工作中，我們處理一筆業(yè)務(wù)時，經(jīng)常需要打開多個系統(tǒng)、多個界面，并不比與直接操作ERP、AIC系統(tǒng)更簡單，所以我們有必要對現(xiàn)有的信息系統(tǒng)進行“瘦身”。此外，系統(tǒng)運行效率有待提高，特別是到月末、季末、年末，用戶使用量激增，系統(tǒng)運行速度變卡、變慢，嚴重影響到員工的業(yè)務(wù)處理效率，制約著服務(wù)質(zhì)量的提高。
　�。ǘ�）業(yè)務(wù)核算不規(guī)范是制約服務(wù)質(zhì)量提高的重要因素
　　各企業(yè)在上線之時，雖然都簽訂了服務(wù)水平協(xié)議，公司總部也制定了統(tǒng)一的核算規(guī)章制度，但部分企業(yè)在核算過程中標準化規(guī)范化程度并不到位，甚至各上級企業(yè)內(nèi)部都可能存在差異，共享中心人員必須分別處理。比如差旅費、交通費補貼及人工成本等核算不規(guī)范。在某些情況下，企業(yè)還因為科目受限、金額受限等原因，做了不符合發(fā)票業(yè)務(wù)實質(zhì)的提報，在影響會計信息質(zhì)量的同時，也存在嚴重違規(guī)風(fēng)險。對于把會計信息質(zhì)量當作生命線的共享中心來說，業(yè)務(wù)處理差異的存在無疑會影響到會計信息質(zhì)量的提升，進而影響到整體服務(wù)質(zhì)量和水平的提高。
　�。ㄈ�）員工素質(zhì)不齊是制約服務(wù)質(zhì)量提高的關(guān)鍵因素
　　一個成功的企業(yè)背后，必定有一大批素質(zhì)優(yōu)秀、能力卓越、業(yè)績突出的員工。企業(yè)的競爭，很大程度上取決于員工素質(zhì)的高低。目前，財務(wù)共享服務(wù)中心的員工構(gòu)成較單一，基本上采用從原企業(yè)集團內(nèi)部招聘的方式，其中只有較少部分員工原來就是財務(wù)人員，大部分員工是由非財務(wù)人員轉(zhuǎn)崗而來，專業(yè)知識結(jié)構(gòu)參差不齊且缺乏會計實踐經(jīng)驗。而且這些員工每天面對的不是一個完整的業(yè)務(wù)鏈，而是財務(wù)共享服務(wù)中心整個財務(wù)處理環(huán)節(jié)中一個簡單的步驟，比如：數(shù)據(jù)、影像、信息等，難以對財務(wù)業(yè)務(wù)有整體性的認識。大量重復(fù)的、枯燥的工作使員工積極性下降，再加上晉升空間和職業(yè)前景有限，勢必使員工對工作逐漸缺乏熱情，產(chǎn)生倦怠感。而且，財務(wù)共享服務(wù)中心的定位是“服務(wù)”為主，對于以往從事過財務(wù)工作的員工來說，在加入共享中心之前，他們更多的是作為企業(yè)管理者的角色，承擔著管控監(jiān)督等職能，但是加入共享中心之后，他們就變成一個服務(wù)者，以服務(wù)他人、服務(wù)企業(yè)而存在。這種角色的轉(zhuǎn)變，必將產(chǎn)生一定的心理落差，導(dǎo)致對服務(wù)理念理解不到到位，服務(wù)意識不強，進一步限制服務(wù)質(zhì)量的提高，影響到客戶滿意度的提升。
　　（四）溝通效率的低下是制約服務(wù)質(zhì)量提高的外在因素
　　財務(wù)共享服務(wù)模式下，企業(yè)的主要業(yè)務(wù)集中在會計核算、財務(wù)結(jié)算、報表編制等方面，都是業(yè)務(wù)量較大、重復(fù)性較高、標準化程度較強的業(yè)務(wù)。但是，財務(wù)共享實施之后，企業(yè)在與業(yè)務(wù)部門或?qū)俚刎攧?wù)部門就有關(guān)問題進行溝通時，為了防止出現(xiàn)差錯，需要多次重復(fù)不斷進行。而且，在線下通過電話、QQ等方式溝通之后，還要在線上進行協(xié)同，以便在系統(tǒng)里留下痕跡。雖然這種線上線下同時溝通的模式有一定的優(yōu)勢，但同時占用雙方大量的時間和精力，增加了溝通成本，降低了服務(wù)質(zhì)量。
　　二、提高服務(wù)質(zhì)量的方式方法
　　（一）加強流程和系統(tǒng)優(yōu)化，提高服務(wù)效率
　　共享中心可以以信息系統(tǒng)集成優(yōu)化提升為抓手，將現(xiàn)有的各種業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)資源優(yōu)化整合，搭建一個“集中、統(tǒng)一、高效”的共享服務(wù)技術(shù)平臺，推動以流程優(yōu)化為核心的全面技術(shù)創(chuàng)新，提升業(yè)務(wù)處理效率，實現(xiàn)信息系統(tǒng)集成、高效運營。同時，推動企業(yè)端流程的簡化、優(yōu)化，提高用戶體驗和用戶滿意度。比如，費用報銷系統(tǒng)中的“發(fā)票張數(shù)”項目，要求填所有的單據(jù)張數(shù)，而這個詞很容易誤導(dǎo)提報人只填各類發(fā)票的張數(shù)而忽視了其他的附件。其實，只要將系統(tǒng)的“發(fā)票張數(shù)”換個好理解可接受的名字，如“單據(jù)張數(shù)”，這個問題解決了。其次，隨著信息技術(shù)日新月異的發(fā)展和“互聯(lián)網(wǎng)+”時代商業(yè)模式創(chuàng)新的不斷涌現(xiàn)，財務(wù)共享中心也需要適應(yīng)信息技術(shù)變化而不斷強化。比如常見的差旅費報銷，共享服務(wù)中心可以開發(fā)一個差旅系統(tǒng)，與銀行、商旅酒店、稅務(wù)等系統(tǒng)進行集成，從車票酒店的預(yù)訂、費用的自動計算與支付等方面進行全方位的系統(tǒng)的服務(wù)，出差人提報差旅費事前申請后，只需要在系統(tǒng)里進行車票、酒店等預(yù)訂，系統(tǒng)就可以自動結(jié)算，而無需出差人墊付任何資金，出差完成后，系統(tǒng)自動支付相關(guān)補助費用，改變現(xiàn)有的先出差再拿票據(jù)報銷的模式，從而打通消費和報銷流程，真正實現(xiàn)報銷的無紙化和電子化，使出差人員省時、省事、省心。同時，將差旅活動置于共享中心的支撐和管控之下，幫助企業(yè)提高管理效率，節(jié)約成本。
　�。ǘ�）統(tǒng)一業(yè)務(wù)核算標準，提高會計信息質(zhì)量

相關(guān)熱詞搜索：服務(wù)質(zhì)量 我見 服務(wù)中心 提升 財務(wù)