加強企業(yè)費用管控之我見

　　摘要：在企業(yè)各類內(nèi)部控制中，費用報銷管理普遍被認為費用金額小、項目繁雜而不受重視，這使得大量人員趁機鉆空子亂報銷，給企業(yè)造成了大量損失浪費，也給企業(yè)風氣帶來了不良影響。針對該種情況，筆者結(jié)合工作實踐，對企業(yè)費用報銷管理中存在的較普遍問題進行了分析，并提出了解決思路。
　　關(guān)鍵詞：企業(yè)；費用；管控
　　目前，我國各類企業(yè)在成本控制管理方面較為重視，大部分企業(yè)有著相對嚴格的成本管理制度，設(shè)立了專門的成本控制部門。但是對于繁雜的各項費用報銷管理，大部分企業(yè)卻重視程度不足；另外，有很多企業(yè)雖想嚴格控制費用，但缺乏有效的管控措施，無法堵住亂報銷的漏洞。鑒于此，本文作者梳理了企業(yè)費用管理中存在的較普遍問題，并提出了相應(yīng)對策。
　　一、企業(yè)費用管控中存在的較普遍問題
　　（一）費用管理制度不完善，缺乏細化可行的條款規(guī)定
　　企業(yè)在制訂各類管理制度方面，普遍對費用管控類文件重視度不足，制度文件通常缺乏分類別、細化的、可行的條款規(guī)定，條款規(guī)定較為空乏，缺乏具體控制標準，使得很多員工趁機鉆制度的空子，謀取私利。
　�。ǘ�）費用預算管控機制未建立，或雖建立但機制不完善
　　目前大部分企業(yè)對于各部門各類費用開支未建立預算管控機制，不利于各部門生產(chǎn)經(jīng)營活動的過程控制以及績效考核管理等。很多企業(yè)甚至對大型活動經(jīng)費，比如年會、大型會議、營銷活動等經(jīng)費開支，也未建立費用預算管控機制，該類活動經(jīng)費金額通常較大，不實行預算管理，容易導致費用失控。
　　部分企業(yè)雖然在活動實施前，編制了費用預算，但在活動執(zhí)行階段，缺乏費用管控的事中及事后控制，活動實施與預算脫節(jié)，費用報銷無額度控制，事后不對費用實際使用情況匯總分析，經(jīng)費預算管理變成了形式主義，這對于事后分析費用是否超標、費用使用的合理性以及下次預算的編制調(diào)整等均帶來不利影響。
　　（三）費用審核管控薄弱
　　市場上各類企業(yè)在費用審核方面，普遍將費用報銷的審核權(quán)限及責任歸于報銷人的部門領(lǐng)導、分管領(lǐng)導，認為一旦領(lǐng)導審批通過，即可流轉(zhuǎn)至財務(wù)部報銷，而財務(wù)人員僅審核費用報銷單是否有領(lǐng)導審批簽字以及發(fā)票的合規(guī)性。
　　該種審核方式存在著較為嚴重的弊端：一是領(lǐng)導人與報銷人之間獨立性不夠，報銷時容易出現(xiàn)彼此袒護的現(xiàn)象；二是領(lǐng)導人在費用審核方面專業(yè)度不足，難以審核出報銷中的舞弊行為；三是財務(wù)人員借機擺脫對報銷合理性的審核責任，僅審核發(fā)票的合規(guī)性，認為既然領(lǐng)導已經(jīng)簽批通過了，就應(yīng)該給予報銷[1]。上述原因?qū)е沦M用報銷流程中內(nèi)部控制薄弱，大量虛假費用得以報銷。
　�。ㄋ模┵M用中涉及的采購未嚴格按照采購管理制度執(zhí)行
　　目前市場上各類企業(yè)普遍忽視費用中涉及的采購管控，認為只有成本中涉及的物資采購才應(yīng)該嚴格按照采購管理制度執(zhí)行，而費用中的采購金額即便達到應(yīng)按采購管理辦法執(zhí)行的情況，也經(jīng)常發(fā)生不貨比三家、不簽訂合同、物資采購不辦理驗收及領(lǐng)用手續(xù)、不建立物資管理臺賬等不按采購制度規(guī)定執(zhí)行的情況，導致一些員工趁機利用該管理漏洞，勾結(jié)供應(yīng)商，串通舞弊，甚至制造虛假采購，套取企業(yè)資金。
　�。ㄎ澹�對于替票費用缺乏有效的監(jiān)督控制
　　很多企業(yè)為了業(yè)務(wù)發(fā)展需要，免不了發(fā)生送禮或其他白條費用支出的情況，該種費用通常采用開具其他替代發(fā)票的形式進行報銷[2]。該類費用的實際支出內(nèi)容大多不透明、不留底，報銷過程中的內(nèi)部控制更加薄弱；在事后監(jiān)督方面，因缺乏相關(guān)資料及臺賬，該部分費用的真實性、合理性也難以進行監(jiān)督。
　　二、加強企業(yè)費用管控的措施建議
　　（一）細化費用管控的制度文件規(guī)定
　　梳理費用報銷中常見的管控難點，完善相關(guān)費用管理制度，將相關(guān)業(yè)務(wù)流程的細節(jié)規(guī)定補充列入管理制度，并嚴格遵照執(zhí)行。
　�。ǘ�）建立并完善費用預算管理機制
　　各部門按費用類別進行預算管理，大型活動費用在活動籌備前應(yīng)再編制細化的費用預算；建立超預算費用的特別審批機制，并予以更嚴格的控制[1]；年終及活動結(jié)束后進行費用決算，做好費用的數(shù)據(jù)分析總結(jié)，以便為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的開展和及時調(diào)整提供指導依據(jù)，為部門績效管理、下次預算編制提供數(shù)據(jù)支持。
　�。ㄈ�）設(shè)立專門的費用審核部門或崗位
　　針對目前企業(yè)普遍存在的相關(guān)部門領(lǐng)導、分管領(lǐng)導與報銷人之間獨立性不強、領(lǐng)導對費用審核的專業(yè)能力不足、財務(wù)部對費用的合理性基本不把關(guān)等內(nèi)控缺陷，可抽調(diào)財務(wù)人員或其他人員組成專門的費用審核部門或崗位，在相關(guān)領(lǐng)導審批前，先進行費用的合理性審核，審核手段可靈活多樣，可通過與制度文件標準相對比、查詢網(wǎng)絡(luò)相關(guān)信息、詢問部門相關(guān)人員、查看發(fā)票是否連號等多種方式進行，以便幫助企業(yè)做好費用報銷的事前和事中控制，減少損失浪費，營造企業(yè)良好風氣，促進員工公平。
　　（四）費用采購符合采購管理條件的，應(yīng)遵照采購管理制度執(zhí)行
　　費用采購符合采購管理條件的，應(yīng)遵照采購管理制度執(zhí)行。采購前應(yīng)進行采購申請、詢價比價，其中采購物資屬于電子類產(chǎn)品的，采購前須經(jīng)企業(yè)IT人員審核通過后，方可采購；超過一定金額采購的，應(yīng)簽訂書面合同；涉及物資采購的，采購后應(yīng)辦理入庫驗收、領(lǐng)用等手續(xù)，采購物資應(yīng)建立收發(fā)存臺賬，相關(guān)資料應(yīng)注意保管留存，以備核查。
　　（五）建立健全替票報銷的內(nèi)部管控機制
　　在發(fā)生禮金贈送或其他白條費用支出前，應(yīng)先進行書面申請，經(jīng)審批通過后，方可發(fā)生費用支出，緊急情況下應(yīng)后補申請手續(xù)，申請審批單據(jù)應(yīng)進行專門保管。相關(guān)費用部門應(yīng)建立白條費用臺賬，記錄費用開支內(nèi)容及陪同人員等詳細信息。財務(wù)部負責籌劃各類替票的內(nèi)容及金額，分解下達至各費用部門開票，統(tǒng)一報銷。各費用部門根據(jù)開具的替票內(nèi)容及金額，錄入對應(yīng)的白條費用臺賬，做到替票與白條費用的有序連接。替票臺賬及相關(guān)費用申請審批資料需至少保留一個審計周期。
　　（六）強化差旅費、餐飲費、購物費等費用管控
　　企業(yè)按員工級別不同，制訂詳細的出差交通、住宿、餐飲、購物等費用標準，并嚴格遵照執(zhí)行。報銷人員報銷出租車發(fā)票時，需注明事由及起訖地點。報銷餐飲、購物發(fā)票時，費用報銷單后除附發(fā)票外，還應(yīng)提供銀行付款小票、手機轉(zhuǎn)賬截圖等付費依據(jù)，購物費應(yīng)提供申請審批單據(jù)。餐飲費應(yīng)建立餐飲費備查臺賬，詳細記錄宴請單位、事由、人數(shù)、職級、陪同人等信息；購物費應(yīng)建立購物費備查臺賬，詳細記錄購物內(nèi)容、用途（贈送的注明贈送單位、陪同人）、審批人等信息，費用臺賬應(yīng)至少保留一個審計周期。
　　（七）加強備用金的管控
　　企業(yè)應(yīng)根據(jù)備用金分類、報銷頻率以及員工職級的不同，估算不同時間節(jié)點員工是否需借備用金及所需金額，核定備用金的可借支額度，以增加資金使用效率，減少費用亂報銷的可能性。備用金應(yīng)定期清理，未辦理備用金歸還手續(xù)的不得再續(xù)借。
　　三、結(jié)語
　　加強費用管控是幫助企業(yè)降低損失浪費，提高企業(yè)效益的重要方面，也是幫助企業(yè)樹立良好風氣、促進員工公平的重要一環(huán)。因此，重視費用管控，想辦法加強費用內(nèi)部控制，制訂細化的費用管理制度，建立并完善預算管理機制，在領(lǐng)導審批前設(shè)立專門的費用審核崗位，建立費用臺賬及替票管控機制，加強備用金管控等，對企業(yè)來說非常必要。
　　參考文獻：
　　[1]趙小華.淺議費用報銷的內(nèi)部控制[J].財經(jīng)界（學術(shù)版），2013（07）.
　　[2]錢洪羽.會議經(jīng)費審計發(fā)現(xiàn)的常見問題及對策[J].審計與理財，2014（04）.
　　（作者單位：秦森（集團）有限公司）

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