資料室歸檔辦法正文

　甲 方 有 義 務(wù) 監(jiān) 督 用 工 單 位 在 確 定 乙 方 的 勞 動 定 額 應(yīng) 當(dāng) 是 用 工 單 位 同 崗 位 百 分 之 九 十 以 上 勞 動 者 在 法 定 工 作 時 間 內(nèi) 能 夠 完 成 的 甲 方 有 義 務(wù) 監(jiān) 督 用 工 單 位 在 確 定 乙 方 的 勞 動 定 額 應(yīng) 當(dāng) 是 用 工 單 位 同 崗 位 百 分 之 九 十 以 上 勞 動 者 在 法 定 工 作 時 間 內(nèi) 能 夠 完 成 的 in clu d in g in ce n tiv e s) to e n su re th e a ch ie v e m e n t o f th e q u a lity o b je ctiv e s. A cco rd in g to th e co m p a n y "s q u a lity sy ste m d o cu m e n ts, co m b in e d w ith th e sp e cific circu m sta n ce s o f th e p ro je ct, p re p a ra tio n o f p ro je ct q u a lity m a n u a l, p ro ce d u re s a n d w o rk re la te d to th e p ro je ct im p le m e n ta tio n ru le s to im p ro v e th e q u a lity m a n a g e m e n t sy ste m o f th e p ro je ct. A m a n a g e m e n t re v ie w m e e tin g h e ld e a ch y e a r, o n th e im p le m e n ta tio n o f th e q u a lity p o licy , o b je ctiv e s a n d re v ie w o f th e p ro b le m s a n d p ro p o se co rre ctiv e m e a su re s. E ffo rts a n d re so u rce s n e ce ssa ry fo r o p tim a l a llo ca tio n o f p ro je ct co n stru ctio n m a n a g e m e n t (p e rso n n e l, fin a n ce , fa cilitie s, in fo rm a tio n , e tc). 3 .2 w ith cu sto m e r fo cu s p ro je ct sta ff e sta b lish a " cu sto m e r-fo cu se d " th in k in g , fu lly a w a re th a t m e e t th e ir cu sto m e rs " n e e d s a n d e x p e cta tio n s is th e fu n d a m e n ta l p u rsu it o f p ro d u ctio n a n d se rv ice s p ro je cts. P ro je cts in p ro d u ctio n a n d se rv ice p ro ce sse s, to : 3 .2 .1 id e n tify a n d d e te rm in e th e n e e d s a n d e x p e cta tio n s o f th e p ro je ct le g a l p e rso n , in te re sts a s th e in te re sts o f th e cu sto m e r, w ith cu sto m e r sa tisfa ctio n a s sa tisfie d , g o o d fa ith a n d co o p e ra tio n , w in -w in a n d d e v e lo p m e n t; 3 .2 .2 n e e d s a n d e x p e cta tio n s o f th e p ro je ct le g a l p e rso n in to p ro d u ctio n a n d se rv ice m a n a g e m e n t o r te ch n ica l re q u ire m e n ts, a n d a llo ca tio n o f a p p ro p ria te re so u rce s; 3 .2 .3 m e e t le g a l re q u ire m e n ts a n d striv e to e x ce e d th e ir e x p e cta tio n s. 3 .2 .4 cu sto m e rs o n th e q u a lity o f p ro je cts p u t in to o p e ra tio n fo r sta n d a rd s, in a cco rd a n ce w ith th e n a tio n a l sta n d a rd o f q u a lity w o rk s. 3 .2 .5 re g u la tio n s a n d sta n d a rd s re q u ire s th e S ta te a n d issu e d b y th e M in istry o f th e p ro je ct re la te d to th e cu rre n t v e rsio n o f th e te ch n ica l sp e cifica tio n s, p ro ce d u re s, d e sig n in stitu te s a n d 資料室歸檔辦法

　目錄

　一、歸檔流程 ............................................. 錯誤! ! 未定義書簽。

　二、歸檔期限 ............................................. 錯誤! ! 未定義書簽。

　三、具體操作 ............................................. 錯誤! ! 未定義書簽。

�。ㄒ唬�歸檔判斷 ........................................... 錯誤! ! 未定義書簽。

�。ǘ�）檔案分類 ........................................... 錯誤! ! 未定義書簽。

　1、分類原則 .............................................. 錯誤! ! 未定義書簽。

　2、類別設(shè)置 .............................................. 錯誤! ! 未定義書簽。

　3、分類方法 .............................................. 錯誤! ! 未定義書簽。

　4、分類編號辦法 .......................................... 錯誤! ! 未定義書簽。

　（三）保管期限 ........................................... 錯誤! ! 未定義書簽。

　（四）編制頁碼 ........................................... 錯誤! ! 未定義書簽。

　1、編制頁碼的適用對象 .................................... 錯誤! ! 未定義書簽。

　2、“件”的范圍：

　........................................ 錯誤! ! 未定義書簽。

�。ㄎ澹┡判� ............................................... 錯誤! ! 未定義書簽。

�。�六）裝訂 ............................................... 錯誤! ! 未定義書簽。

　1、裝訂位置及對齊文件 .................................... 錯誤! ! 未定義書簽。

　2、裝訂方式 .............................................. 錯誤! ! 未定義書簽。

　（七）編制檔號章 ......................................... 錯誤! ! 未定義書簽。

�。ò耍┭b盒排架 ........................................... 錯誤! ! 未定義書簽。

　1、裝盒 .................................................. 錯誤! ! 未定義書簽。

　2、排架 .................................................. 錯誤! ! 未定義書簽。

　（九）編寫《檔案目錄》 ................................... 錯誤! ! 未定義書簽。

　1、目錄夾 ................................................ 錯誤! ! 未定義書簽。

　2、擬寫“歸檔說明” ...................................... 錯誤! ! 未定義書簽。

　3、打印歸檔文件目錄 ...................................... 錯誤! ! 未定義書簽。

　4、裝訂“檔案目錄” ...................................... 錯誤! ! 未定義書簽。

　（十）錄入電腦 ........................................... 錯誤! ! 未定義書簽。

　1、未辦結(jié)案件歸檔目錄（參考出入庫登記表）

　................ 錯誤! ! 未定義書簽。

　2、強(qiáng)制執(zhí)行案件歸檔目錄 .................................. 錯誤! ! 未定義書簽。

　3、聲像案件歸檔目錄 ...................................... 錯誤! ! 未定義書簽。

　o f th e p ro b le m s a n d p ro p o se co rre ctiv e m e a su re s. E ffo rts a n d re so u rce s n e ce ssa ry fo r o p tim a l a llo ca tio n o f p ro je ct co n stru ctio n m a n a g e m e n t (p e rso n n e l, fin a n ce , fa cilitie s, in fo rm a tio n , e tc). 3 .2 w ith cu sto m e r fo cu s p ro je ct sta ff e sta b lish a " cu sto m e r-fo cu se d " th in k in g , fu lly a w a re th a t m e e t th e ir cu sto m e rs " n e e d s a n d e x p e cta tio n s is th e fu n d a m e n ta l p u rsu it o f p ro d u ctio n a n d se rv ice s p ro je cts. P ro je cts in p ro d u ctio n a n d se rv ice p ro ce sse s, to : 3 .2 .1 id e n tify a n d d e te rm in e th e n e e d s a n d e x p e cta tio n s o f th e p ro je ct le g a l p e rso n , in te re sts a s th e in te re sts o f th e cu sto m e r, w ith cu sto m e r sa tisfa ctio n a s sa tisfie d , g o o d fa ith a n d co o p e ra tio n , w in -w in a n d d e v e lo p m e n t; 3 .2 .2 n e e d s a n d e x p e cta tio n s o f th e p ro je ct le g a l p e rso n in to p ro d u ctio n a n d se rv ice m a n a g e m e n t o r te ch n ica l re q u ire m e n ts, a n d a llo ca tio n o f a p p ro p ria te re so u rce s; 3 .2 .3 m e e t le g a l re q u ire m e n ts a n d striv e to e x ce e d th e ir e x p e cta tio n s. 3 .2 .4 cu sto m e rs o n th e q u a lity o f p ro je cts p u t in to o p e ra tio n fo r sta n d a rd s, in a cco rd a n ce w ith th e n a tio n a l sta n d a rd o f q u a lity w o rk s. 3 .2 .5 re g u la tio n s a n d sta n d a rd s re q u ire s th e S ta te a n d issu e d b y th e M in istry o f th e p ro je ct re la te d to th e cu rre n t v e rsio n o f th e te ch n ica l sp e cifica tio n s, p ro ce d u re s, d e sig n in stitu te s a n d 第 1 頁 為加強(qiáng)資料室檔案綜合管理工作，統(tǒng)一檔案分類、編目排架，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，提高檔案業(yè)務(wù)和管理水平。根據(jù)廣東省《機(jī)關(guān)檔案工作條例》的要求，結(jié)合資料室的實(shí)際情況，制定本辦法。

　一、歸檔流程

　歸檔判斷—檔案分類—保管期限—編制頁碼—排序—裝訂—編制檔號章—裝盒排架—編《檔案目錄》—錄入電腦 二、歸檔期限

　一年四次，每季度至少一次 三、具體操作

�。ㄒ唬�歸檔判斷

　歸檔前，需逐件判斷文件是否值得歸檔，其歸檔范圍應(yīng)以本部門工作活動為主，突出反應(yīng)本部門基本職能活動和各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。本部門的收文，不論是來自上級、下級，還是非隸屬關(guān)系部門，應(yīng)以是否與部門工作有直接關(guān)系、本部門是否需要辦理、本部門日后是否查考利用為文件歸檔的出發(fā)點(diǎn)。

　機(jī)關(guān)文件歸檔范圍包括：

　1、反映本部門主要職能活動和基本歷史面貌的，對本部門工作、部門建設(shè)和查考具有利用價(jià)值的文件材料； 2、本部門工作活動中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料； 3、本部門需要貫徹執(zhí)行的上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)的文件材料； 4、其他對本部門工作具有查考價(jià)值的文件材料。

�。ǘ�）檔案分類

　1、分類原則 （1）檔案分類原則是以一個立檔部門所形成的全部檔案材料為對象，依據(jù)本部門的職能，結(jié)合檔案內(nèi)容和檔案的載體形態(tài)特點(diǎn)，便于科學(xué)管理和開發(fā)利用為原則。

�。�2）分類后的檔案，分別用英文字母順序編出大類代字。

　（3）本方案適用于對一個全宗的全部檔案進(jìn)行實(shí)體分類、組卷和排架管理。有類設(shè)類、無類空類，如因業(yè)務(wù)性質(zhì)，形成某些專業(yè)檔案、未設(shè)有大類的，可單獨(dú)立大類，排列在實(shí)物檔案后面，代字用英文字母接上。

　甲 方 有 義 務(wù) 監(jiān) 督 用 工 單 位 在 確 定 乙 方 的 勞 動 定 額 應(yīng) 當(dāng) 是 用 工 單 位 同 崗 位 百 分 之 九 十 以 上 勞 動 者 在 法 定 工 作 時 間 內(nèi) 能 夠 完 成 的 甲 方 有 義 務(wù) 監(jiān) 督 用 工 單 位 在 確 定 乙 方 的 勞 動 定 額 應(yīng) 當(dāng) 是 用 工 單 位 同 崗 位 百 分 之 九 十 以 上 勞 動 者 在 法 定 工 作 時 間 內(nèi) 能 夠 完 成 的 in clu d in g in ce n tiv e s) to e n su re th e a ch ie v e m e n t o f th e q u a lity o b je ctiv e s. A cco rd in g to th e co m p a n y "s q u a lity sy ste m d o cu m e n ts, co m b in e d w ith th e sp e cific circu m sta n ce s o f th e p ro je ct, p re p a ra tio n o f p ro je ct q u a lity m a n u a l, p ro ce d u re s a n d w o rk re la te d to th e p ro je ct im p le m e n ta tio n ru le s to im p ro v e th e q u a lity m a n a g e m e n t sy ste m o f th e p ro je ct. A m a n a g e m e n t re v ie w m e e tin g h e ld e a ch y e a r, o n th e im p le m e n ta tio n o f th e q u a lity p o licy , o b je ctiv e s a n d re v ie w o f th e p ro b le m s a n d p ro p o se co rre ctiv e m e a su re s. E ffo rts a n d re so u rce s n e ce ssa ry fo r o p tim a l a llo ca tio n o f p ro je ct co n stru ctio n m a n a g e m e n t (p e rso n n e l, fin a n ce , fa cilitie s, in fo rm a tio n , e tc). 3 .2 w ith cu sto m e r fo cu s p ro je ct sta ff e sta b lish a " cu sto m e r-fo cu se d " th in k in g , fu lly a w a re th a t m e e t th e ir cu sto m e rs " n e e d s a n d e x p e cta tio n s is th e fu n d a m e n ta l p u rsu it o f p ro d u ctio n a n d se rv ice s p ro je cts. P ro je cts in p ro d u ctio n a n d se rv ice p ro ce sse s, to : 3 .2 .1 id e n tify a n d d e te rm in e th e n e e d s a n d e x p e cta tio n s o f th e p ro je ct le g a l p e rso n , in te re sts a s th e in te re sts o f th e cu sto m e r, w ith cu sto m e r sa tisfa ctio n a s sa tisfie d , g o o d fa ith a n d co o p e ra tio n , w in -w in a n d d e v e lo p m e n t; 3 .2 .2 n e e d s a n d e x p e cta tio n s o f th e p ro je ct le g a l p e rso n in to p ro d u ctio n a n d se rv ice m a n a g e m e n t o r te ch n ica l re q u ire m e n ts, a n d a llo ca tio n o f a p p ro p ria te re so u rce s; 3 .2 .3 m e e t le g a l re q u ire m e n ts a n d striv e to e x ce e d th e ir e x p e cta tio n s. 3 .2 .4 cu sto m e rs o n th e q u a lity o f p ro je cts p u t in to o p e ra tio n fo r sta n d a rd s, in a cco rd a n ce w ith th e n a tio n a l sta n d a rd o f q u a lity w o rk s. 3 .2 .5 re g u la tio n s a n d sta n d a rd s re q u ire s th e S ta te a n d issu e d b y th e M in istry o f th e p ro je ct re la te d to th e cu rre n t v e rsio n o f th e te ch n ica l sp e cifica tio n s, p ro ce d u re s, d e sig n in stitu te s a n d 2、類別設(shè)置 資料室的檔案按其性質(zhì)、載體分為六大類：（1）案件材料類檔案（代字：A），（2）四中隊(duì)內(nèi)部檔案（代字：B），（3）區(qū)級文件檔案（代字：C），（4）鎮(zhèn)級文件檔案（代字：D），（5）分局檔案（代字：E），（6）聲像檔案（代字：F）。大類用英文字母作代字，大類以下的屬類用阿拉伯?dāng)?shù)字作代字。從左至右依次叫一級屬類、二級屬類„„。

　3、分類方法 A

　 案件材料類檔案 A1

　案件材料

　A1.1

　未辦結(jié)案件

　A1.2

　強(qiáng)執(zhí)執(zhí)行案件

　 A1.3

　已辦結(jié)案件

　A1.4

　兩違案件

　A2

　備查案件資料

　 A3

　其他案件資料

　A4

　倉庫管理資料 A4.1

　倉庫出入庫登記表 A4.2

　倉庫物品清理批文 B

　 四中隊(duì)內(nèi)部檔案 B1

　制度、辦法 B2

　計(jì)劃 B3

　總結(jié) B4

　會議記錄 C

　 區(qū)級文件檔案 C1

　南海區(qū)環(huán)境運(yùn)輸和城市管理局文件 C2

　南海區(qū)城市管理委員會辦公室文件 C3

　南海區(qū)人民政府文件 C4

　區(qū)局簡報(bào) D

　 鎮(zhèn)級文件檔案 D1

　西樵鎮(zhèn)人民政府文件 D2

　西樵鎮(zhèn)應(yīng)急管理辦公室文件

　o f th e p ro b le m s a n d p ro p o se co rre ctiv e m e a su re s. E ffo rts a n d re so u rce s n e ce ssa ry fo r o p tim a l a llo ca tio n o f p ro je ct co n stru ctio n m a n a g e m e n t (p e rso n n e l, fin a n ce , fa cilitie s, in fo rm a tio n , e tc). 3 .2 w ith cu sto m e r fo cu s p ro je ct sta ff e sta b lish a " cu sto m e r-fo cu se d " th in k in g , fu lly a w a re th a t m e e t th e ir cu sto m e rs " n e e d s a n d e x p e cta tio n s is th e fu n d a m e n ta l p u rsu it o f p ro d u ctio n a n d se rv ice s p ro je cts. P ro je cts in p ro d u ctio n a n d se rv ice p ro ce sse s, to : 3 .2 .1 id e n tify a n d d e te rm in e th e n e e d s a n d e x p e cta tio n s o f th e p ro je ct le g a l p e rso n , in te re sts a s th e in te re sts o f th e cu sto m e r, w ith cu sto m e r sa tisfa ctio n a s sa tisfie d , g o o d fa ith a n d co o p e ra tio n , w in -w in a n d d e v e lo p m e n t; 3 .2 .2 n e e d s a n d e x p e cta tio n s o f th e p ro je ct le g a l p e rso n in to p ro d u ctio n a n d se rv ice m a n a g e m e n t o r te ch n ica l re q u ire m e n ts, a n d a llo ca tio n o f a p p ro p ria te re so u rce s; 3 .2 .3 m e e t le g a l re q u ire m e n ts a n d striv e to e x ce e d th e ir e x p e cta tio n s. 3 .2 .4 cu sto m e rs o n th e q u a lity o f p ro je cts p u t in to o p e ra tio n fo r sta n d a rd s, in a cco rd a n ce w ith th e n a tio n a l sta n d a rd o f q u a lity w o rk s. 3 .2 .5 re g u la tio n s a n d sta n d a rd s re q u ire s th e S ta te a n d issu e d b y th e M in istry o f th e p ro je ct re la te d to th e cu rre n t v e rsio n o f th e te ch n ica l sp e cifica tio n s, p ro ce d u re s, d e sig n in stitu te s a n d 第 3 頁 D3

　鎮(zhèn)級相關(guān)部門文件 E

　 西樵分局內(nèi)部文件 E1

　分局內(nèi)部文件 E2

　分局簡報(bào) F

　 聲像檔案 F1

　中隊(duì)案件照片和錄像 F1.1

　一中隊(duì)案件照片和錄像 F1.2

　二中隊(duì)案件照片和錄像 F1.3

　三中隊(duì)案件照片和錄像 F2

　土地巡查監(jiān)察組案件照片和錄像 F2.1

　監(jiān)察一組案件照片和錄像 F2.2

　監(jiān)察二組案件照片和錄像 F2.3

　監(jiān)察三組案件照片和錄像 F3

　大案、要按照片和錄像 4、分類編號辦法 （1）案件材料類檔案（代字：A）按案發(fā)時間先后編案卷順序號。其結(jié)構(gòu)分兩部分：橫線左邊為類，右邊為案卷順序號。

　例：A 1.1—1

　案卷順序號

　二級屬類（未辦結(jié)案件）

　一級屬類 (案件材料)

　大類代字(案件材料類檔案) （2）聲像檔案（代字：F）按拍攝時間先后、所屬工作組編案卷順序號。其結(jié)構(gòu)分兩部分：橫線左邊為類，右邊為案卷順序號。

　例：F 1.1—1

　 案卷順序號

　 二級屬類（一中隊(duì)案件照片和錄像）

　 一級屬類 (中隊(duì)案件照片和錄像)

　 大類代字(聲像檔案)

　甲 方 有 義 務(wù) 監(jiān) 督 用 工 單 位 在 確 定 乙 方 的 勞 動 定 額 應(yīng) 當(dāng) 是 用 工 單 位 同 崗 位 百 分 之 九 十 以 上 勞 動 者 在 法 定 工 作 時 間 內(nèi) 能 夠 完 成 的 甲 方 有 義 務(wù) 監(jiān) 督 用 工 單 位 在 確 定 乙 方 的 勞 動 定 額 應(yīng) 當(dāng) 是 用 工 單 位 同 崗 位 百 分 之 九 十 以 上 勞 動 者 在 法 定 工 作 時 間 內(nèi) 能 夠 完 成 的 in clu d in g in ce n tiv e s) to e n su re th e a ch ie v e m e n t o f th e q u a lity o b je ctiv e s. A cco rd in g to th e co m p a n y "s q u a lity sy ste m d o cu m e n ts, co m b in e d w ith th e sp e cific circu m sta n ce s o f th e p ro je ct, p re p a ra tio n o f p ro je ct q u a lity m a n u a l, p ro ce d u re s a n d w o rk re la te d to th e p ro je ct im p le m e n ta tio n ru le s to im p ro v e th e q u a lity m a n a g e m e n t sy ste m o f th e p ro je ct. A m a n a g e m e n t re v ie w m e e tin g h e ld e a ch y e a r, o n th e im p le m e n ta tio n o f th e q u a lity p o licy , o b je ctiv e s a n d re v ie w o f th e p ro b le m s a n d p ro p o se co rre ctiv e m e a su re s. E ffo rts a n d re so u rce s n e ce ssa ry fo r o p tim a l a llo ca tio n o f p ro je ct co n stru ctio n m a n a g e m e n t (p e rso n n e l, fin a n ce , fa cilitie s, in fo rm a tio n , e tc). 3 .2 w ith cu sto m e r fo cu s p ro je ct sta ff e sta b lish a " cu sto m e r-fo cu se d " th in k in g , fu lly a w a re th a t m e e t th e ir cu sto m e rs " n e e d s a n d e x p e cta tio n s is th e fu n d a m e n ta l p u rsu it o f p ro d u ctio n a n d se rv ice s p ro je cts. P ro je cts in p ro d u ctio n a n d se rv ice p ro ce sse s, to : 3 .2 .1 id e n tify a n d d e te rm in e th e n e e d s a n d e x p e cta tio n s o f th e p ro je ct le g a l p e rso n , in te re sts a s th e in te re sts o f th e cu sto m e r, w ith cu sto m e r sa tisfa ctio n a s sa tisfie d , g o o d fa ith a n d co o p e ra tio n , w in -w in a n d d e v e lo p m e n t; 3 .2 .2 n e e d s a n d e x p e cta tio n s o f th e p ro je ct le g a l p e rso n in to p ro d u ctio n a n d se rv ice m a n a g e m e n t o r te ch n ica l re q u ire m e n ts, a n d a llo ca tio n o f a p p ro p ria te re so u rce s; 3 .2 .3 m e e t le g a l re q u ire m e n ts a n d striv e to e x ce e d th e ir e x p e cta tio n s. 3 .2 .4 cu sto m e rs o n th e q u a lity o f p ro je cts p u t in to o p e ra tio n fo r sta n d a rd s, in a cco rd a n ce w ith th e n a tio n a l sta n d a rd o f q u a lity w o rk s. 3 .2 .5 re g u la tio n s a n d sta n d a rd s re q u ire s th e S ta te a n d issu e d b y th e M in istry o f th e p ro je ct re la te d to th e cu rre n t v e rsio n o f th e te ch n ica l sp e cifica tio n s, p ro ce d u re s, d e sig n in stitu te s a n d （3）代字 B-E 類檔案按文件落款時間先后編流水順序號。

　 例：D 1—1

　案卷順序號

　一級屬類

　大類代字 （4）統(tǒng)一歸檔內(nèi)容需兩個（及以上）文件盒（或光盤）下載，則在案卷順序號后用○1 表示，按流水順序號編號。

　例：F 1.1—1 ○1

　 同一案卷順序號下的第一號

　案卷順序號

　二級屬類（一中隊(duì)案件照片和錄像）

　一級屬類 (中隊(duì)案件照片和錄像) 大類代字(聲像檔案) （三）保管期限

　保管期限分永久、長期和定期，根據(jù)資料室的實(shí)際情況，其檔案保管期限分為永久、10 年和 1 年。A 類、F 類采用永久保管，B 類采用 10 年保管，C-E 類采用 1 年保管。

　（四）編制頁碼

　1、編制頁碼的適用對象 編制頁碼的目的是為了固定“件”中的每一頁的位置。

　編制頁碼時，只編沒有頁碼的部分。頁碼打在文件正面的右下角、背面（有內(nèi)容）的左下角。

　如果構(gòu)成“件”的幾部分都已有頁碼（文件材料形成階段已有頁碼），就無需重打連續(xù)頁碼，只需合并計(jì)算頁數(shù)，即計(jì)算每一“件”的總頁數(shù)。凡沒有頁碼（單頁除外）的，需要補(bǔ)充編制頁碼，再合并計(jì)算頁數(shù)。

　2、“件”的范圍：

　（1）單份文件，每份文件為一件。

�。�2）正本與定稿為一件。定稿過厚不易裝訂的，可單獨(dú)作為一件；重要文件需保留不同稿本（包括歷次修改稿、討論稿、征求意見稿、定稿等）的，正本與歷次稿各為一件。

　o f th e p ro b le m s a n d p ro p o se co rre ctiv e m e a su re s. E ffo rts a n d re so u rce s n e ce ssa ry fo r o p tim a l a llo ca tio n o f p ro je ct co n stru ctio n m a n a g e m e n t (p e rso n n e l, fin a n ce , fa cilitie s, in fo rm a tio n , e tc). 3 .2 w ith cu sto m e r fo cu s p ro je ct sta ff e sta b lish a " cu sto m e r-fo cu se d " th in k in g , fu lly a w a re th a t m e e t th e ir cu sto m e rs " n e e d s a n d e x p e cta tio n s is th e fu n d a m e n ta l p u rsu it o f p ro d u ctio n a n d se rv ice s p ro je cts. P ro je cts in p ro d u ctio n a n d se rv ice p ro ce sse s, to : 3 .2 .1 id e n tify a n d d e te rm in e th e n e e d s a n d e x p e cta tio n s o f th e p ro je ct le g a l p e rso n , in te re sts a s th e in te re sts o f th e cu sto m e r, w ith cu sto m e r sa tisfa ctio n a s sa tisfie d , g o o d fa ith a n d co o p e ra tio n , w in -w in a n d d e v e lo p m e n t; 3 .2 .2 n e e d s a n d e x p e cta tio n s o f th e p ro je ct le g a l p e rso n in to p ro d u ctio n a n d se rv ice m a n a g e m e n t o r te ch n ica l re q u ire m e n ts, a n d a llo ca tio n o f a p p ro p ria te re so u rce s; 3 .2 .3 m e e t le g a l re q u ire m e n ts a n d striv e to e x ce e d th e ir e x p e cta tio n s. 3 .2 .4 cu sto m e rs o n th e q u a lity o f p ro je cts p u t in to o p e ra tio n fo r sta n d a rd s, in a cco rd a n ce w ith th e n a tio n a l sta n d a rd o f q u a lity w o rk s. 3 .2 .5 re g u la tio n s a n d sta n d a rd s re q u ire s th e S ta te a n d issu e d b y th e M in istry o f th e p ro je ct re la te d to th e cu rre n t v e rsio n o f th e te ch n ica l sp e cifica tio n s, p ro ce d u re s, d e sig n in stitu te s a n d 第 5 頁 （3）正件與附件為一件。如附件數(shù)量較多，或者太厚不易裝訂的，可各為一件。

�。�4）來文與復(fù)文、去文與復(fù)文（具體包括請示與批復(fù)等）可作為組合件，或各為一件。

�。�5）原件與復(fù)制件為一件。

�。�6）轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件。

�。ㄎ澹┡判�

　按年度-保管期限分類法，首先將同一年度的文件放在一起，然后把同意保管期限的文件放在一起，按案件案發(fā)時間或文件落款時間先后進(jìn)行排列。例如 2011 年的歸檔文件按永久、10 年、1 年分成三大份，接著按文件發(fā)生時間先后順序進(jìn)行排列。

　（六）裝訂

　1、裝訂位置及對齊文件 （1）裝訂位置有兩種：左側(cè)裝訂和左上角裝訂（見圖 1、圖 2）。

　 圖 1 左側(cè)接位置

　圖 2 左上角粘接位置 其中左上角裝訂僅用于粘接方式。

�。�2）對齊文件方式：

　采用左上角裝訂的，應(yīng)將左側(cè)、上側(cè)對齊； 采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左側(cè)、下側(cè)對齊。

　2、裝訂方式 （1）不銹鋼釘式。

�。�2）粘接式。通常用白乳膠粘接。

　甲 方 有 義 務(wù) 監(jiān) 督 用 工 單 位 在 確 定 乙 方 的 勞 動 定 額 應(yīng) 當(dāng) 是 用 工 單 位 同 崗 位 百 分 之 九 十 以 上 勞 動 者 在 法 定 工 作 時 間 內(nèi) 能 夠 完 成 的 甲 方 有 義 務(wù) 監(jiān) 督 用 工 單 位 在 確 定 乙 方 的 勞 動 定 額 應(yīng) 當(dāng) 是 用 工 單 位 同 崗 位 百 分 之 九 十 以 上 勞 動 者 在 法 定 工 作 時 間 內(nèi) 能 夠 完 成 的 in clu d in g in ce n tiv e s) to e n su re th e a ch ie v e m e n t o f th e q u a lity o b je ctiv e s. A cco rd in g to th e co m p a n y "s q u a lity sy ste m d o cu m e n ts, co m b in e d w ith th e sp e cific circu m sta n ce s o f th e p ro je ct, p re p a ra tio n o f p ro je ct q u a lity m a n u a l, p ro ce d u re s a n d w o rk re la te d to th e p ro je ct im p le m e n ta tio n ru le s to im p ro v e th e q u a lity m a n a g e m e n t sy ste m o f th e p ro je ct. A m a n a g e m e n t re v ie w m e e tin g h e ld e a ch y e a r, o n th e im p le m e n ta tio n o f th e q u a lity p o licy , o b je ctiv e s a n d re v ie w o f th e p ro b le m s a n d p ro p o se co rre ctiv e m e a su re s. E ffo rts a n d re so u rce s n e ce ssa ry fo r o p tim a l a llo ca tio n o f p ro je ct co n stru ctio n m a n a g e m e n t (p e rso n n e l, fin a n ce , fa cilitie s, in fo rm a tio n , e tc). 3 .2 w ith cu sto m e r fo cu s p ro je ct sta ff e sta b lish a " cu sto m e r-fo cu se d " th in k in g , fu lly a w a re th a t m e e t th e ir cu sto m e rs " n e e d s a n d e x p e cta tio n s is th e fu n d a m e n ta l p u rsu it o f p ro d u ctio n a n d se rv ice s p ro je cts. P ro je cts in p ro d u ctio n a n d se rv ice p ro ce sse s, to : 3 .2 .1 id e n tify a n d d e te rm in e th e n e e d s a n d e x p e cta tio n s o f th e p ro je ct le g a l p e rso n , in te re sts a s th e in te re sts o f th e cu sto m e r, w ith cu sto m e r sa tisfa ctio n a s sa tisfie d , g o o d fa ith a n d co o p e ra tio n , w in -w in a n d d e v e lo p m e n t; 3 .2 .2 n e e d s a n d e x p e cta tio n s o f th e p ro je ct le g a l p e rso n in to p ro d u ctio n a n d se rv ice m a n a g e m e n t o r te ch n ica l re q u ire m e n ts, a n d a llo ca tio n o f a p p ro p ria te re so u rce s; 3 .2 .3 m e e t le g a l re q u ire m e n ts a n d striv e to e x ce e d th e ir e x p e cta tio n s. 3 .2 .4 cu sto m e rs o n th e q u a lity o f p ro je cts p u t in to o p e ra tio n fo r sta n d a rd s, in a cco rd a n ce w ith th e n a tio n a l sta n d a rd o f q u a lity w o rk s. 3 .2 .5 re g u la tio n s a n d sta n d a rd s re q u ire s th e S ta te a n d issu e d b y th e M in istry o f th e p ro je ct re la te d to th e cu rre n t v e rsio n o f th e te ch n ica l sp e cifica tio n s, p ro ce d u re s, d e sig n in stitu te s a n d （3）細(xì)線縫合式。包括縫紉機(jī)縫合、三孔一線式裝訂。

�。�4）塑料釘式。兩孔或三孔均可。

　（七）編制檔號章

　歸檔文件應(yīng)逐件在首頁上方空白處（建議在左上方），用紅色印泥或黑色墨水端正、清晰地蓋上檔號章，并填寫有關(guān)欄目的內(nèi)容。

　檔號章的式樣及填寫示例見圖 3、圖 4：

　圖 3 檔號章式樣

　 圖 4 已填好的“檔號章”示例

　 全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號（暫不填）。

　類別號：一個立檔部門不同大類檔案的代號。如案件材料類檔案的類別號為“A”。

　期限：即保管期限，標(biāo)注歸檔文件保管期限代號或簡稱，永久為 “1”或“永”，長期為“2”或“長”，短期為“3”或“短”。

　年度：填寫文件內(nèi)容針對的年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年。

　機(jī)構(gòu)：填寫文件形成或主辦部門的簡稱或代號，如不按機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類，此欄可空。

　件號：以年度為界線，同一保管期限內(nèi)的檔案按案發(fā)時間或文件落款時間順序編案卷順序號。

　（八）裝盒排架

　裝盒排架就是將歸檔文件整理成果，通過裝盒、排架的方法，固定并展現(xiàn)出來。包括：裝盒、填寫檔案盒背脊項(xiàng)目、填寫備考表、上架。

　全宗號

　類別號

　期限

　年度

　機(jī)構(gòu)

　件號

　全宗號

　類別號 A 期限 1 年

　度 2011 機(jī)

　構(gòu) 四 中隊(duì) 件號 132

　o f th e p ro b le m s a n d p ro p o se co rre ctiv e m e a su re s. E ffo rts a n d re so u rce s n e ce ssa ry fo r o p tim a l a llo ca tio n o f p ro je ct co n stru ctio n m a n a g e m e n t (p e rso n n e l, fin a n ce , fa cilitie s, in fo rm a tio n , e tc). 3 .2 w ith cu sto m e r fo cu s p ro je ct sta ff e sta b lish a " cu sto m e r-fo cu se d " th in k in g , fu lly a w a re th a t m e e t th e ir cu sto m e rs " n e e d s a n d e x p e cta tio n s is th e fu n d a m e n ta l p u rsu it o f p ro d u ctio n a n d se rv ice s p ro je cts. P ro je cts in p ro d u ctio n a n d se rv ice p ro ce sse s, to : 3 .2 .1 id e n tify a n d d e te rm in e th e n e e d s a n d e x p e cta tio n s o f th e p ro je ct le g a l p e rso n , in te re sts a s th e in te re sts o f th e cu sto m e r, w ith cu sto m e r sa tisfa ctio n a s sa tisfie d , g o o d fa ith a n d co o p e ra tio n , w in -w in a n d d e v e lo p m e n t; 3 .2 .2 n e e d s a n d e x p e cta tio n s o f th e p ro je ct le g a l p e rso n in to p ro d u ctio n a n d se rv ice m a n a g e m e n t o r te ch n ica l re q u ire m e n ts, a n d a llo ca tio n o f a p p ro p ria te re so u rce s; 3 .2 .3 m e e t le g a l re q u ire m e n ts a n d striv e to e x ce e d th e ir e x p e cta tio n s. 3 .2 .4 cu sto m e rs o n th e q u a lity o f p ro je cts p u t in to o p e ra tio n fo r sta n d a rd s, in a cco rd a n ce w ith th e n a tio n a l sta n d a rd o f q u a lity w o rk s. 3 .2 .5 re g u la tio n s a n d sta n d a rd s re q u ire s th e S ta te a n d issu e d b y th e M in istry o f th e p ro je ct re la te d to th e cu rre n t v e rsio n o f th e te ch n ica l sp e cifica tio n s, p ro ce d u re s, d e sig n in stitu te s a n d 第 7 頁 1、裝盒 將整理好的歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒背脊、備考表項(xiàng)目。

　（1）

　填寫檔案盒背脊 檔案盒背脊上的項(xiàng)目內(nèi)容：全總名稱、全宗號、類別號、年度、期限、機(jī)構(gòu)、起止件號。

　“起止件號”填寫：本盒內(nèi)第一份文件的件號至最后一份文件的件號，兩者間用一短杠連接。例如：55—90。

　檔案盒背脊項(xiàng)目及填寫示例見圖 5、圖 6。

　 圖 5

　檔案盒背脊項(xiàng)目

　圖 6

　檔案盒背脊項(xiàng)目填寫示例 （2）填寫備考表 備考表說明本盒檔案文件情況：本盒內(nèi)文件的缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。

　整理人：填寫負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名； 檢查人：填寫如則檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名； 日期：歸檔文件整理完畢的時間。

　備考表樣式見圖 7

　甲 方 有 義 務(wù) 監(jiān) 督 用 工 單 位 在 確 定 乙 方 的 勞 動 定 額 應(yīng) 當(dāng) 是 用 工 單 位 同 崗 位 百 分 之 九 十 以 上 勞 動 者 在 法 定 工 作 時 間 內(nèi) 能 夠 完 成 的 甲 方 有 義 務(wù) 監(jiān) 督 用 工 單 位 在 確 定 乙 方 的 勞 動 定 額 應(yīng) 當(dāng) 是 用 工 單 位 同 崗 位 百 分 之 九 十 以 上 勞 動 者 在 法 定 工 作 時 間 內(nèi) 能 夠 完 成 的 in clu d in g in ce n tiv e s) to e n su re th e a ch ie v e m e n t o f th e q u a lity o b je ctiv e s. A cco rd in g to th e co m p a n y "s q u a lity sy ste m d o cu m e n ts, co m b in e d w ith th e sp e cific circu m sta n ce s o f th e p ro je ct, p re p a ra tio n o f p ro je ct q u a lity m a n u a l, p ro ce d u re s a n d w o rk re la te d to th e p ro je ct im p le m e n ta tio n ru le s to im p ro v e th e q u a lity m a n a g e m e n t sy ste m o f th e p ro je ct. A m a n a g e m e n t re v ie w m e e tin g h e ld e a ch y e a r, o n th e im p le m e n ta tio n o f th e q u a lity p o licy , o b je ctiv e s a n d re v ie w o f th e p ro b le m s a n d p ro p o se co rre ctiv e m e a su re s. E ffo rts a n d re so u rce s n e ce ssa ry fo r o p tim a l a llo ca tio n o f p ro je ct co n stru ctio n m a n a g e m e n t (p e rso n n e l, fin a n ce , fa cilitie s, in fo rm a tio n , e tc). 3 .2 w ith cu sto m e r fo cu s p ro je ct sta ff e sta b lish a " cu sto m e r-fo cu se d " th in k in g , fu lly a w a re th a t m e e t th e ir cu sto m e rs " n e e d s a n d e x p e cta tio n s is th e fu n d a m e n ta l p u rsu it o f p ro d u ctio n a n d se rv ice s p ro je cts. P ro je cts in p ro d u ctio n a n d se rv ice p ro ce sse s, to : 3 .2 .1 id e n tify a n d d e te rm in e th e n e e d s a n d e x p e cta tio n s o f th e p ro je ct le g a l p e rso n , in te re sts a s th e in te re sts o f th e cu sto m e r, w ith cu sto m e r sa tisfa ctio n a s sa tisfie d , g o o d fa ith a n d co o p e ra tio n , w in -w in a n d d e v e lo p m e n t; 3 .2 .2 n e e d s a n d e x p e cta tio n s o f th e p ro je ct le g a l p e rso n in to p ro d u ctio n a n d se rv ice m a n a g e m e n t o r te ch n ica l re q u ire m e n ts, a n d a llo ca tio n o f a p p ro p ria te re so u rce s; 3 .2 .3 m e e t le g a l re q u ire m e n ts a n d striv e to e x ce e d th e ir e x p e cta tio n s. 3 .2 .4 cu sto m e rs o n th e q u a lity o f p ro je cts p u t in to o p e ra tio n fo r sta n d a rd s, in a cco rd a n ce w ith th e n a tio n a l sta n d a rd o f q u a lity w o rk s. 3 .2 .5 re g u la tio n s a n d sta n d a rd s re q u ire s th e S ta te a n d issu e d b y th e M in istry o f th e p ro je ct re la te d to th e cu rre n t v e rsio n o f th e te ch n ica l sp e cifica tio n s, p ro ce d u re s, d e sig n in stitu te s a n d

　 圖 7

　備考表樣式 2、排架 將裝盒后的檔案實(shí)體按件號順序放入檔案柜內(nèi)。檔案盒按年度-保管期限順序排列。排架現(xiàn)場模擬圖見圖 8 抽屜 保管期限 檔案類型 第一層 2011 年永久保管檔案 A、F 第二層 2011 年 10 年和 1 年保管期檔案 B-E 第三層 2010 年永久保管檔案 A、F 第四層 2010 年 10 年和 1 年保管期檔案 B-E

　 圖 8

　 排架現(xiàn)場模擬圖 備考表 （本盒內(nèi)文件的缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況）

　整理人：

　檢查人：

　整理時間：

　o f th e p ro b le m s a n d p ro p o se co rre ctiv e m e a su re s. E ffo rts a n d re so u rce s n e ce ssa ry fo r o p tim a l a llo ca tio n o f p ro je ct co n stru ctio n m a n a g e m e n t (p e rso n n e l, fin a n ce , fa cilitie s, in fo rm a tio n , e tc). 3 .2 w ith cu sto m e r fo cu s p ro je ct sta ff e sta b lish a " cu sto m e r-fo cu se d " th in k in g , fu lly a w a re th a t m e e t th e ir cu sto m e rs " n e e d s a n d e x p e cta tio n s is th e fu n d a m e n ta l p u rsu it o f p ro d u ctio n a n d se rv ice s p ro je cts. P ro je cts in p ro d u ctio n a n d se rv ice p ro ce sse s, to : 3 .2 .1 id e n tify a n d d e te rm in e th e n e e d s a n d e x p e cta tio n s o f th e p ro je ct le g a l p e rso n , in te re sts a s th e in te re sts o f th e cu sto m e r, w ith cu sto m e r sa tisfa ctio n a s sa tisfie d , g o o d fa ith a n d co o p e ra tio n , w in -w in a n d d e v e lo p m e n t; 3 .2 .2 n e e d s a n d e x p e cta tio n s o f th e p ro je ct le g a l p e rso n in to p ro d u ctio n a n d se rv ice m a n a g e m e n t o r te ch n ica l re q u ire m e n ts, a n d a llo ca tio n o f a p p ro p ria te re so u rce s; 3 .2 .3 m e e t le g a l re q u ire m e n ts a n d striv e to e x ce e d th e ir e x p e cta tio n s. 3 .2 .4 cu sto m e rs o n th e q u a lity o f p ro je cts p u t in to o p e ra tio n fo r sta n d a rd s, in a cco rd a n ce w ith th e n a tio n a l sta n d a rd o f q u a lity w o rk s. 3 .2 .5 re g u la tio n s a n d sta n d a rd s re q u ire s th e S ta te a n d issu e d b y th e M in istry o f th e p ro je ct re la te d to th e cu rre n t v e rsio n o f th e te ch n ica l sp e cifica tio n s, p ro ce d u re s, d e sig n in stitu te s a n d 第 9 頁 （九）編寫《檔案目錄》

　《檔案目錄》由“目錄夾”、“歸檔說明”、“歸檔文件目錄”三部分構(gòu)成。

　1、目錄夾 目錄夾封面項(xiàng)目包括：全宗名稱、全宗號、類別、年度、保管期限五個基本項(xiàng)目，需要時還可增加其它項(xiàng)目。目錄夾標(biāo)簽填寫示例見圖 9 全宗名稱 資料室 全宗號

　類別 A

　年度 2011 期限 永久 圖 9

　 《檔案目錄》夾封面標(biāo)簽填寫示例 目錄夾背脊項(xiàng)目包括：全宗號、類別號、期限、年度。

　目錄夾背脊標(biāo)簽填寫示例見圖 10

　 圖 10

　目錄夾背脊標(biāo)簽填寫示例 2、擬寫“歸檔說明” “歸檔說明”內(nèi)容包括：本年度立檔單位主要工作概況，本年度內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)及單位黨、

　甲 方 有 義 務(wù) 監(jiān) 督 用 工 單 位 在 確 定 乙 方 的 勞 動 定 額 應(yīng) 當(dāng) 是 用 工 單 位 同 崗 位 百 分 之 九 十 以 上 勞 動 者 在 法 定 工 作 時 間 內(nèi) 能 夠 完 成 的 甲 方 有 義 務(wù) 監(jiān) 督 用 工 單 位 在 確 定 乙 方 的 勞 動 定 額 應(yīng) 當(dāng) 是 用 工 單 位 同 崗 位 百 分 之 九 十 以 上 勞 動 者 在 法 定 工 作 時 間 內(nèi) 能 夠 完 成 的 in clu d in g in ce n tiv e s) to e n su re th e a ch ie v e m e n t o f th e q u a lity o b je ctiv e s. A cco rd in g to th e co m p a n y "s q u a lity sy ste m d o cu m e n ts, co m b in e d w ith th e sp e cific circu m sta n ce s o f th e p ro je ...

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