“無紙化時代”下的成人教育學(xué)籍管理新思路

　　摘要：隨著成人教育大眾化、終身化、信息化的發(fā)展，成人教育事業(yè)不斷地發(fā)展壯大，以電子計算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的信息技術(shù)時代，直接影響著高等教育的各個方面。在這種情況下，傳統(tǒng)的成人教育學(xué)籍管理已經(jīng)不能適應(yīng)新的形勢的需求，學(xué)籍管理“無紙化”理念為解決這一問題提供了新的出路。成人教育學(xué)籍實現(xiàn)“無紙化”的必由之路是：學(xué)籍信息的電子化、學(xué)籍管理的網(wǎng)絡(luò)化、教育信息的集成化。
　　關(guān)鍵詞：“無紙化”；電子化；網(wǎng)絡(luò)化；集成化
　　隨著計算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，全球進(jìn)入了“信息化”時代。信息化時代的到來對當(dāng)今社會的方方面面都產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響，也從根本上改變了傳統(tǒng)的辦公理念，我們把這種運(yùn)用現(xiàn)代化的辦公工具所進(jìn)行的新型的辦公形式稱為“無紙化”辦公。無紙化辦公是指利用計算機(jī)等現(xiàn)代化的辦公工具，實現(xiàn)不用紙張和筆進(jìn)行各種業(yè)務(wù)以及事務(wù)處理的辦公形式�！盁o紙化”辦公的展開和普遍運(yùn)用預(yù)示著學(xué)校教育學(xué)籍管理“無紙化”時代的來臨。
　　一、成人教育學(xué)籍管理實現(xiàn)“無紙化”的途徑
　　“‘無紙化’是現(xiàn)代檔案發(fā)展和檔案學(xué)理論研究的一個大趨勢，也是檔案信息化建設(shè)的一個重要方面�！痹诋�(dāng)前的成人教育中，實現(xiàn)成人教育學(xué)籍管理“無紙化”的主要路徑是：學(xué)籍信息的電子化、學(xué)籍管理的網(wǎng)絡(luò)化以及教育信息的集成化。
　　1.學(xué)籍信息的電子化
　　傳統(tǒng)的紙質(zhì)的學(xué)籍檔案管理，操作起來不僅麻煩而且效率低下，所以學(xué)籍管理的“無紙化”首先應(yīng)該保證學(xué)籍信息的“電子化”。為了實現(xiàn)學(xué)籍管理的電子化，學(xué)校應(yīng)該首先開發(fā)相應(yīng)的學(xué)籍信息管理軟件，為學(xué)籍管理電子化的展開提供必要的技術(shù)平臺，同時把涉及學(xué)籍管理的各個項目，比如信息錄入、學(xué)籍維護(hù)、學(xué)生成績、畢業(yè)學(xué)生信息等進(jìn)行分類管理。其次要在新生入學(xué)時即把學(xué)生的各項信息輸入到電腦中進(jìn)行電子化管理，方便老師、學(xué)生查閱和更新。
　　2.學(xué)籍管理的網(wǎng)絡(luò)化
　　要實現(xiàn)學(xué)籍管理的“網(wǎng)絡(luò)化”。學(xué)籍管理的“網(wǎng)絡(luò)化”突破學(xué)校局域網(wǎng)的限制，而把學(xué)生的學(xué)籍信息與互聯(lián)網(wǎng)相接，打破了傳統(tǒng)信息管理方式的時空限制。學(xué)籍管理者和學(xué)生本人可以隨時隨地地使用計算機(jī)登錄學(xué)籍信息管理軟件，根據(jù)自己的需要對相關(guān)信息進(jìn)行瀏覽、打印。這種學(xué)籍信息管理“網(wǎng)絡(luò)化”的優(yōu)點(diǎn)還體現(xiàn)在學(xué)生畢業(yè)手續(xù)辦理和工作后的檔案遷移等方面。學(xué)生在找工作的過程中沒必要隨身帶著自己的檔案，同時，在學(xué)生與用人單位簽訂就業(yè)協(xié)議后也可以減少很多不必要的麻煩。
　　3.教育信息的集成化
　　學(xué)生信息的統(tǒng)一化和集成化勢必大大降低學(xué)校在學(xué)生管理方面的難度，提高整個學(xué)校管理中的工作效率�！皩W(xué)校教育信息集成化的主要表現(xiàn)形式是：校園一卡通。這種校園一卡通已經(jīng)在很多的大中學(xué)校中推廣開來。這個校園一卡通中存儲著學(xué)生的各項信息，同時它也擔(dān)負(fù)著餐卡、借書證、學(xué)生證等多項功能�！睂W(xué)校的相關(guān)部門和學(xué)校的相應(yīng)位置上設(shè)置POS機(jī)，這樣學(xué)生就可以通過POS進(jìn)行各項操作，通過校園一卡通就可以把學(xué)生學(xué)籍管理、學(xué)期注冊、圖書館、計算機(jī)房、網(wǎng)絡(luò)繳費(fèi)、醫(yī)療等整合在一起，形成學(xué)校管理信息化的基礎(chǔ)環(huán)境，校園一卡通必將成為各個學(xué)校實現(xiàn)教育信息“無紙化”管理的集中代表。
　　二、成人教育學(xué)籍管理“無紙化”的重要意義
　　成人教育學(xué)籍管理的“無紙化”把學(xué)籍管理中的各種現(xiàn)代化要素整合在一起，實現(xiàn)了工作流、信息流和知識流的整合管理，為成人教育的學(xué)籍管理提供了一個科學(xué)、開放、先進(jìn)的信息化管理平臺。“無紙化”學(xué)籍管理將學(xué)籍管理人員從繁瑣、復(fù)雜、低效率的工作中解放出來，從整體上提高了辦事效率和對信息的可控性，降低了辦公成本，使管理趨于完善。通過學(xué)籍管理的“無紙化”，可以實現(xiàn)成人教育學(xué)籍管理的電子化、信息化和集成化，這必將改變成人教育學(xué)籍管理的整體面貌。其具體效果可以表現(xiàn)為以下兩點(diǎn)：
　　1.應(yīng)用軟件操作簡易且安全便捷
　　成人教育學(xué)籍管理的“無紙化”，可以使學(xué)校在學(xué)籍管理過程中的效率大大提高。工作人員可以直接在計算機(jī)中進(jìn)行輸入，計算機(jī)的運(yùn)用使學(xué)校的學(xué)籍管理變得方便且易操作。電子化的信息存儲也改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式，一方面，在“無紙化”的學(xué)籍管理中，學(xué)籍管理者把大量的學(xué)籍信息集中存儲到磁盤或應(yīng)用程序中，避免了傳統(tǒng)辦公所帶來的效率低下和紙張浪費(fèi)等情況，同時也改變了紙質(zhì)檔案管理中需要大面積的檔案存儲空間的問題。另一方面，電子化的信息存儲方式可以使信息保存得更加持久，而且不易因受到外在環(huán)境的影響而損壞。
　　2.規(guī)范管理流程節(jié)省學(xué)校資源
　　學(xué)籍管理的“無紙化”，使學(xué)校的學(xué)籍管理者在進(jìn)行學(xué)籍管理時可以有章可循，它大大減少了學(xué)籍管理者大量的文字工作和重復(fù)勞動，同時也規(guī)范了辦公人員的辦公流程。學(xué)籍管理“無紙化”的實施在學(xué)籍管理過程中建立起一個緊密、協(xié)調(diào)、可靠、簡單的管理機(jī)制，讓學(xué)籍管理者在工作中充滿活力，促進(jìn)工作的可持續(xù)發(fā)展；可使工作人員責(zé)任明確，權(quán)限分明，具體事務(wù)落實到人，查有所依，杜絕推脫、扯皮現(xiàn)象；可以有力地消除信息傳遞中的阻塞、延誤、失真，保證正確、及時的反應(yīng)；可以有效協(xié)調(diào)多部門之間的協(xié)同工作問題，實現(xiàn)高效協(xié)作辦公。此外，學(xué)籍管理的“無紙化”可以減少辦公程序，節(jié)省學(xué)校教育資源，有利于精簡辦公機(jī)構(gòu)，減少不必要的學(xué)校開支。
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　�。ㄗ髡邌挝� 天津市紅橋區(qū)職工大學(xué)）

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