成人教育學(xué)籍電子檔案管理探析

　　摘 要
　　近年來(lái)，隨著成人教育事業(yè)的不斷發(fā)展完善，隨之教育部關(guān)于成人教育學(xué)籍電子檔案管理制度也逐漸落實(shí)下來(lái)，成人教育學(xué)籍由手工操作管理轉(zhuǎn)向電子檔案管理，這種新型的學(xué)籍管理制度比著傳統(tǒng)管理制度必然具有數(shù)據(jù)共享度高，管理方便的優(yōu)點(diǎn)。但是就目前的成人教育學(xué)籍電子檔案管理具體落實(shí)來(lái)看，還存在不少尚待解決的問(wèn)題。本文就著重分析目前成人教育學(xué)籍電子檔案管理中存在的問(wèn)題，根據(jù)問(wèn)題提出合理化建議，來(lái)為成人教育電子管理工作更好落實(shí)提供幫助。
　　【關(guān)鍵詞】成人教育 學(xué)籍電子檔案 管理 探析
　　隨著成人教育學(xué)校的辦學(xué)形式和培養(yǎng)人才類(lèi)型層次的不斷轉(zhuǎn)變，就導(dǎo)致了學(xué)生學(xué)籍檔案管理的難度增大，面對(duì)新的形式，2001年，教育部頒布了關(guān)于成人教育學(xué)歷證書(shū)電子注冊(cè)管理的相關(guān)文件，開(kāi)始推行成人教育學(xué)籍電子檔案管理，這是將傳統(tǒng)人工管理推向電子計(jì)算機(jī)管理的巨大轉(zhuǎn)變，但是如何解決電子檔案管理由于經(jīng)驗(yàn)不足帶來(lái)的問(wèn)題就成為當(dāng)前要做好電子檔案管理中應(yīng)該思考的問(wèn)題。
　　1 目前成人教育學(xué)習(xí)電子檔案管理中存在的問(wèn)題
　　1.1 管理人員對(duì)學(xué)籍管理工作不夠重視
　　部分成人教育電子學(xué)籍管理工作人員對(duì)管理工作認(rèn)識(shí)模糊，只是將其當(dāng)做是教育的附屬品，甚至部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)將其看做是創(chuàng)收的渠道。所以由于這些思想上的不重視以及認(rèn)識(shí)領(lǐng)域的偏頗，都不能將成人教育擺在正確的位置上。這些具體體現(xiàn)在沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的專(zhuān)業(yè)管理人員，硬件管理設(shè)施不夠完善以及檔案管理制度落實(shí)起來(lái)混亂。
　　1.2 管理方法落后，管理模式陳舊
　　目前，還有許多成人高校的學(xué)籍電子管理檔案管理工作并沒(méi)有真正落實(shí)到位，其中采取傳統(tǒng)手工管理操作形式并沒(méi)有完全被取消，沒(méi)有完全上升到電子信息技術(shù)的領(lǐng)域。一些學(xué)籍中常規(guī)性的工作，比如新生名冊(cè)的打印、畢業(yè)名冊(cè)的打印以及教學(xué)計(jì)劃等，雖然部分使用了計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，但是計(jì)算機(jī)的價(jià)值只是體現(xiàn)在打印層面，并沒(méi)有將這些全部工作都運(yùn)用在計(jì)算機(jī)技術(shù)中。這種相對(duì)管理比較落后的手段跟不上時(shí)代的步伐，會(huì)阻礙管理工作效率的提高以及成人教育事業(yè)的發(fā)展。
　　1.3 忽略對(duì)學(xué)籍檔案管理工作人員的素質(zhì)培訓(xùn)
　　成人教育學(xué)籍電子檔案管理工作是一項(xiàng)涉及領(lǐng)域比較廣、知識(shí)水平要求高的工作。所以就要求管理人員必須在管理中有極強(qiáng)的準(zhǔn)確性、計(jì)劃性以及原則性。但是很多成人高校都忽略了對(duì)學(xué)籍管理隊(duì)伍的培訓(xùn)建設(shè)工作，目前普遍出現(xiàn)的現(xiàn)狀是學(xué)籍管理人員素質(zhì)偏低、專(zhuān)業(yè)素質(zhì)參差不齊，并且隨著成人教育中學(xué)分制的實(shí)行，加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍管理隊(duì)伍的素質(zhì)培訓(xùn)就顯得尤為重要。所以，成人高校為此就需要緊緊圍繞新經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)成人教育的要求，不斷摒除落后陳舊的管理手段。
　　1.4 信息技術(shù)方面的難題制約電子學(xué)籍的管理
　　電子檔案也就像電子文件一樣，具有一定的形成階段，形成到成熟間的管理階段以及末期的處置階段。但是電子檔案有其獨(dú)特的特點(diǎn)，它是無(wú)形的東西，需要在某種載體上才能很好體現(xiàn)，所以必須要利用能使得其本質(zhì)顯現(xiàn)的工具才能看得到它，但是，能體現(xiàn)電子檔案的原始性和真實(shí)性技術(shù)難題目前還有很多。比如把學(xué)籍檔案從手工管理轉(zhuǎn)化為信息技術(shù)管理，也就是從實(shí)質(zhì)轉(zhuǎn)化為虛擬，檔案信息和載體分離，網(wǎng)絡(luò)中的是檔案，信息用戶(hù)得知的也是復(fù)制文件，并非原文件，網(wǎng)上黑客和病毒的存在對(duì)這些信息來(lái)講也是巨大的危害，所以對(duì)學(xué)籍電子檔案存在于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的安全性值得重視。
　　2 完善成人教育學(xué)籍電子管理檔案管理的對(duì)策
　　2.1 明確檔案管理目標(biāo)以及強(qiáng)化管理意識(shí)
　　成人教育就是以培養(yǎng)復(fù)合型高素質(zhì)人才為目標(biāo)，所以學(xué)籍電子管理作為成人教育中的基礎(chǔ)工作，其管理水平直接影響到成人教育質(zhì)量水平。所以就要明確做好學(xué)籍電子檔案管理工作，必須要以高標(biāo)準(zhǔn)，高質(zhì)量的要求來(lái)做好管理中的每一項(xiàng)工作。在明確管理目標(biāo)時(shí)，還要不斷強(qiáng)化管理意識(shí)，管理人員要認(rèn)識(shí)到管理工作的重要性，自覺(jué)學(xué)習(xí)管理知識(shí)，提高管理水平，來(lái)全面提高學(xué)籍電子檔案管理水平。
　　2.2 不斷完善管理制度，做到規(guī)范管理
　　成人高校應(yīng)該本著與時(shí)俱進(jìn)的辦學(xué)精神和以人為本的人文理念并結(jié)合自身情況在廣泛了解學(xué)生群體的意見(jiàn)上把學(xué)籍電子管理真正落實(shí)到學(xué)籍檔案管理工作中去。不就如此，在管理中，要不斷對(duì)學(xué)籍檔案管理工作進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，不斷創(chuàng)新管理方式，使得管理制度不斷完善。對(duì)成人學(xué)籍管理工作具有長(zhǎng)期性和復(fù)雜性的特點(diǎn)，所以在管理中一定要做到管理制度化、規(guī)范化和科學(xué)化，嚴(yán)格按制度辦事，堅(jiān)持管理到位和人人平等的原則，真正做到管理工作的規(guī)范。
　　2.3 在管理中充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，把電子管理優(yōu)勢(shì)發(fā)揮到最大化
　　隨著信息技術(shù)的發(fā)展，很多成人高校都運(yùn)用校園網(wǎng)將校園信息進(jìn)行統(tǒng)一發(fā)布及管理。這為學(xué)籍電子檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和一體化建設(shè)提供了保障，但是只是具有良好的硬件設(shè)施還不夠，還需要開(kāi)發(fā)與之相配的應(yīng)用軟件。
　　此外，學(xué)校還要大力支持管理中心開(kāi)發(fā)適合本校的學(xué)籍檔案電子管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)要包含涉及到管理中的方方面面，比如從學(xué)生報(bào)到注冊(cè)管理到在校管理、在校成績(jī)管理以及畢業(yè)管理等，這些信息通過(guò)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)可以公開(kāi)透明化，方便學(xué)生和老師的使用。同時(shí)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以將這些信息完整的儲(chǔ)存下來(lái)，便于日后查閱。另外，目前呈現(xiàn)出來(lái)的網(wǎng)絡(luò)信息可靠性問(wèn)題日益凸顯，網(wǎng)絡(luò)的不穩(wěn)定性給管理工作帶來(lái)巨大的威脅，所以在進(jìn)行管理系統(tǒng)的研發(fā)時(shí)還需要考慮到對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息安全保護(hù)。
　　3 結(jié)語(yǔ)
　　綜上所述，成人教育中對(duì)學(xué)生學(xué)籍的電子檔案管理是成人教育中基礎(chǔ)性的任務(wù)，對(duì)成人教育綜合教學(xué)質(zhì)量的提升具有重要的作用。但是在目前的學(xué)籍電子檔案管理中還存在許多問(wèn)題，所以我們要在具體的管理工作中明確檔案管理目標(biāo)以及強(qiáng)化管理意識(shí)，不斷完善管理制度，做到規(guī)范管理，并不斷在管理中充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，把電子管理優(yōu)勢(shì)發(fā)揮到最大化，只有這樣，才能夠解決管理中存在的問(wèn)題，不斷提高管理水平，為成人教育水平的不斷提高奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
　　參考文獻(xiàn)
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　　作者簡(jiǎn)介
　　陳霞（1975-），女，山東省蓬萊市人。碩士學(xué)位。現(xiàn)為長(zhǎng)春工程學(xué)院助理研究員。研究方向?yàn)榻虒W(xué)研究。
　　王炳剛（通訊作者）（1972-），男，現(xiàn)為長(zhǎng)春工程學(xué)院講師。研究方向?yàn)樽詣?dòng)化。
　　作者單位
　　長(zhǎng)春工程學(xué)院 吉林省長(zhǎng)春市 130012

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