開放教育學籍檔案分級管理利弊探析

　　摘 要：學籍檔案工作是開放教育學籍管理一個重要的組成部分，只有充分發(fā)揮系統(tǒng)辦學的獨特優(yōu)勢，揚長避短，創(chuàng)新信息化服務管理手段，不斷提高學籍檔案管理工作的質(zhì)量和效率，才能更好地服務于學生服務于社會。
　　關鍵詞：開放教育；學籍檔案；分級管理；利弊
　　中圖分類號：F49 文獻標識碼：A 文章編號：16723198（2013）11016602
　　1 開放教育學籍管理的特點
　　開放教育實行完全學分制，學籍8年內(nèi)有效。與傳統(tǒng)教育模式下的學籍管理相比較，開放教育模式下學籍管理具有以下幾個突出的特點。
　　（1）管理信息化。開放教育是充分利用現(xiàn)代信息技術的新型教育模式，突破了時空的限制，其中的學籍管理運行模式也充分顯現(xiàn)出現(xiàn)代信息化的特點。開放教育學籍管理通過對“教務管理系統(tǒng)”的操作使用，依托中央、省、地市州及縣市電大（教學點）四級辦學實體構成的教務管理信息網(wǎng)，借助互聯(lián)網(wǎng)絡傳輸開放教育學籍管理的各種基礎數(shù)據(jù)、執(zhí)行信息�，F(xiàn)代信息技術在開放教育學籍管理中的有效應用，為開放教育模式下的學籍管理達到國內(nèi)先進水平積累了寶貴經(jīng)驗。
　　（2）數(shù)據(jù)規(guī)�；�。學生基本信息通過“教務管理系統(tǒng)”軟件進行存儲，每名開放教育學生的基本信息包含若干個信息點，諸如姓名、性別、出生日期、身份證號、籍貫、學歷層次、前置學歷、畢業(yè)院校、電子注冊編號等等。如果說參加開放教育學習的學員形成了一定的規(guī)模，開放教育學籍管理中的學生數(shù)據(jù)更呈現(xiàn)出了規(guī)模化的特點。
　�。�3）運作系統(tǒng)化。在廣播電視大學“系統(tǒng)辦學”體制下，開放教育學籍管理機制的運行只有在系統(tǒng)化條件下才能真正實現(xiàn)。系統(tǒng)化首先體現(xiàn)在廣播電視大學的學籍管理實行中央電大、省、地（市、州）及縣市電大（教學點）層級管理，需要四級聯(lián)動才能最終把各項學籍管理工作布置、反饋、落實；其次學籍管理與招生、教學管理、考試管理等模塊共同組成“教務管理系統(tǒng)”，這幾者之間聯(lián)系密切，各模塊中的數(shù)據(jù)高度融合、互為條件；最后學籍管理工作是教學教務管理系統(tǒng)的組成部分，和招生、教學管理、考試三個部門形成了一個相互協(xié)作的運作體系。
　�。�4）高度復雜性。開放教育學籍管理的高度復雜性從畢業(yè)審核及辦證環(huán)節(jié)可見一斑，畢業(yè)審核及辦證環(huán)節(jié)是學籍管理工作中重要的組成部分，目前電大系統(tǒng)頒發(fā)畢業(yè)證書存在時間延后較長的突出問題。電大頒發(fā)畢業(yè)證書一般需要經(jīng)歷三個相對獨立的階段，且每個階段都是需要耗費一定的時間，加之學籍管理中的畢業(yè)審核工作環(huán)節(jié)處于“系統(tǒng)”出口的位置，學員幾年中在招生、專業(yè)教學計劃、考試、學籍管理中產(chǎn)生的隱性問題都顯現(xiàn)。隱性問題的解決橫向上需要其他部分的參與，縱向上需要中央到教學點四級相關部門的聯(lián)動。隱形問題的來回反饋、處理不僅要占用時間，同時隨著畢業(yè)生數(shù)字的逐年增加，學生數(shù)量上的積累也和頒證時間延長相關。
　　2 開放教育學籍檔案分級管理的利弊
　　開放教育學籍管理緊密結(jié)合現(xiàn)代遠程教育的特質(zhì)，憑借現(xiàn)代信息技術，依托完整的、遍及全國城鄉(xiāng)教學管理網(wǎng)絡系統(tǒng)，采用統(tǒng)籌規(guī)劃、分級管理、分工協(xié)作的運作機制，突破了時間和空間的限制，形成了自身獨有的特色。
　　2.1 開放教育學籍檔案分級管理的優(yōu)點
　�。�1）統(tǒng)籌規(guī)劃、分級管理有利于突出各層次檔案管理的重點，有利于學籍檔案管理相關工作的實施。中央、省、地市州及縣市電大（教學點）四級辦學實體構成的教務管理系統(tǒng)能夠相應的對準自己的位置開展工作。管理層次越低，對單個學生學籍檔案的精細要求和覆蓋面越廣，而管理級次越高，所要求掌握的關鍵性信息點越少、精度要求越高，主要集中在姓名、性別、身份證號、專業(yè)、層次、課程成績等核心信息點上，這樣一來，就有利于學籍檔案的歸檔與管理。
　　（2）上下聯(lián)動、分工協(xié)作的運行機制有利于在一定程度上提高學籍檔案管理的工作效率，能夠在短時間內(nèi)調(diào)動各級管理人員，極大地提高了管理工作的效率，如電大系統(tǒng)每年數(shù)以百萬計的新生入學材料、畢業(yè)生材料，是任何其他高校都無法想象的規(guī)�；瘮�(shù)據(jù)，時間緊、任務重，但在電大系統(tǒng)，通過電大系統(tǒng)獨有的系統(tǒng)化優(yōu)勢，逐級分解，能夠短時間內(nèi)積聚全系統(tǒng)相關管理團隊的力量，在短時間內(nèi)按照相關要求完成有關工作。
　�。�3）能充分利用現(xiàn)代信息技術，實現(xiàn)學籍檔案管理的現(xiàn)代化、科學化和信息化。全國電大系統(tǒng)能夠按照中央廣播電視大學的統(tǒng)一要求，既實現(xiàn)學籍檔案管理上的集中、統(tǒng)一，又可以實現(xiàn)資源共享、規(guī)范控制，避免因多級聯(lián)動、時空限制而出現(xiàn)信息偏差等情況。
　　2.2 開放教育學籍檔案分級管理的缺點
　�。�1）電大系統(tǒng)點多線廣，各種問題紛繁蕪雜，且學籍檔案管理涉及與其他環(huán)節(jié)的交叉眾多，只要一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，就會引起連鎖反應，優(yōu)點也會成為絆住自己手腳的缺點，相關信息的更改或者更新就會有牽一發(fā)而動全身之勢，加之學籍管理和招生、教學管理、考試三個部門形成了一個相互協(xié)作的運作體系。學籍管理工作的實效需要其他部門的支持和參與，只要其中某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)一點異常，就可能影響其他，從縱向和橫向上都可能出現(xiàn)混亂。
　�。�2）容易導致內(nèi)耗，影響辦事效率。上下聯(lián)動、分工協(xié)作的管理體制，從設計和運行的理想狀態(tài)來看無疑是很好的，但在實際執(zhí)行中，由于面向的是遍布全國城鄉(xiāng)的成人學生，各級、各地管理者工作能力不一，難免出現(xiàn)工作環(huán)節(jié)上的重復和交叉，導致整體運行效果大打折扣，加之針對問題，信息傳遞和反饋需要占用一定的時間，也無形中影響了整體效率的發(fā)揮。
　�。�3）容易形成因地而異的不利局面。學籍檔案管理工作雖有一定的標準，不管標準有多么完善，其操作還是需要由人來進行，即其執(zhí)行仍受制于各地相關條件及具體執(zhí)行者個人水平高低的影響，導致各地在學籍檔案管理工作上的參差不齊、操作規(guī)范程度不一，最終影響到開放教育學籍檔案管理的總體水平。
　　3 如何統(tǒng)籌規(guī)劃做好開放教育學籍檔案工作
　　（1）取長補短，適應開放教育辦學模式的學籍檔案工作。廣播電視大學系統(tǒng)應該根據(jù)需要，制定統(tǒng)一、規(guī)范的開放教育學籍檔案管理制度，在學籍檔案的形成、收集、整理及歸檔上，充分發(fā)揮現(xiàn)有優(yōu)勢，將學籍檔案管理工作日�；�、系統(tǒng)化、規(guī)范化，并切實做到程序化、制度化，既便于操作，又促進學籍檔案管理工作的質(zhì)量和效率的不斷提高。
　　（2）多級聯(lián)動，分工合作，適應系統(tǒng)需求的學籍檔案工作。充分利用系統(tǒng)優(yōu)勢，創(chuàng)新信息化管理手段，使學籍檔案管理工作適應時代發(fā)展。學籍檔案管理是一項既嚴肅又嚴謹?shù)墓ぷ�，學籍檔案的管理要依據(jù)開放教育的信息化、系統(tǒng)化的特點，將學籍管理檔案納入科學化、現(xiàn)代化的軌道上，依托現(xiàn)有全國統(tǒng)一的教務管理系統(tǒng)，創(chuàng)建全國統(tǒng)一的學籍檔案后臺數(shù)據(jù)中心，實現(xiàn)學籍檔案數(shù)據(jù)的實時交互、動態(tài)管理，并且規(guī)范數(shù)據(jù)進入與輸出標準，便于實現(xiàn)對在籍生及畢業(yè)生檔案的分類管理。
　�。�3）創(chuàng)新信息化管理手段，提高學籍檔案管理工作質(zhì)量和效率。學籍檔案管理不能停留在只是對傳統(tǒng)的檔案信息獲取節(jié)點進行管控，而應創(chuàng)新信息化管理手段，實現(xiàn)學籍檔案管理在新思路、新辦法和新動向有發(fā)展，提升開放教育學籍管理的內(nèi)涵，充分實現(xiàn)利用現(xiàn)有學籍、教務、考試管理系統(tǒng)的一體化，實現(xiàn)學籍檔案獲取來源的多元化接口，實現(xiàn)學籍檔案管理與日常招生、教學、考試等相關環(huán)節(jié)的自動對接，促進開放教育又快又好的發(fā)展。
　　（4）加強培訓和經(jīng)驗交流，提升開放教育學籍檔案管理的總體水平。通過定期和不定期的培訓、交流活動，在系統(tǒng)內(nèi)推廣先進經(jīng)驗和做法，總結(jié)缺失與不足，并將學籍檔案管理工作納入日常教學教務考評體系，形成齊抓共管的有利局面，促成學籍檔案管理工作良性循環(huán)機制的形成與運作，使之適應新形勢下開放教育發(fā)展的要求，充分做好服務和保障工作。
　　參考文獻
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