淺議新形勢下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)

　　[摘要]隨著經(jīng)濟(jì)全球化趨勢的不斷加強(qiáng)，我國企業(yè)對于檔案管理信息化建設(shè)有了新的認(rèn)識(shí)，并逐漸開始向著這方面發(fā)展。實(shí)際上，大部分企業(yè)是近年來才開始重視檔案管理信息化建設(shè)，并認(rèn)真實(shí)施的，許多企業(yè)還難以達(dá)到預(yù)期的效果。在新形勢下，企業(yè)必須加強(qiáng)對檔案管理信息化建設(shè)存在的問題的認(rèn)識(shí)，并采取一定的措施。文章主要分析了新形勢下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)。
　　[關(guān)鍵詞]新形勢；企業(yè)；檔案管理；信息化；建設(shè)
　　中圖分類號(hào)：TP3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2018）40-0131-01
　　引言
　　檔案管理是企業(yè)檔案工作的核心，其主要包括整理、搜集及保存企業(yè)重要的資料，具體可分為存儲(chǔ)、下載、上傳、傳送、分類、檢索等環(huán)節(jié)，涉及到企業(yè)的方方面面。檔案管理工作質(zhì)量對企業(yè)辦公室管理服務(wù)具有重要作用，需要科學(xué)、有效的方法來支持引導(dǎo)。為了確保企業(yè)檔案管理工作的科學(xué)性和有序性，企業(yè)需要制定科學(xué)的策略，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)。
　　1企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的背景
　　檔案信息化是一種新的檔案管理模式，檔案信息化管理活動(dòng)中應(yīng)用了大量的現(xiàn)代化信息技術(shù)。檔案信息化模式以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息為主要形式，以向社會(huì)提供服務(wù)為重心，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理，從而推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。21世紀(jì)是網(wǎng)絡(luò)信息現(xiàn)代化的新時(shí)代，檔案信息化是信息化建設(shè)的一部分，是檔案事業(yè)適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要的必由之路。檔案資源只有通過信息化提升檔案工作的公共服務(wù)能力，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案資源的使用價(jià)值。服務(wù)是檔案工作的本質(zhì)屬性和根本目標(biāo)，新形勢下，企業(yè)只有創(chuàng)新服務(wù)，以服務(wù)謀發(fā)展，將檔案工作廣泛地融入企業(yè)，才能實(shí)現(xiàn)較大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
　　2企業(yè)檔案管理信息化的優(yōu)勢
　　企業(yè)檔案管理信息化主要有以下幾點(diǎn)優(yōu)勢：第一，檢索方便。科技發(fā)展日新月異，企業(yè)的經(jīng)營活動(dòng)受各種數(shù)據(jù)的影響，而企業(yè)的檔案就是這些數(shù)據(jù)的重要來源，檔案管理信息化方便企業(yè)檢索信息，能夠提高工作效率，使得企業(yè)在競爭中獲得優(yōu)勢。第二，保密性高。企業(yè)的檔案涉及到企業(yè)的商業(yè)機(jī)密，一旦泄露會(huì)對企業(yè)造成嚴(yán)重?fù)p失。檔案管理信息化能提高檔案的保密性，相較于紙質(zhì)文件而言，安全性更高，可以通過加密、設(shè)置權(quán)限等方式減少資料外泄的可能性。第三，降低工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。檔案管理信息化比以往的檔案管理方式更簡單方便，減輕了檔案管理人員建檔的繁瑣程度，調(diào)取檔案也更方便，查閱檔案也不需要那么多時(shí)間，大大降低了勞動(dòng)強(qiáng)度。
　　3企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀
　　3.1檔案管理信息化建設(shè)缺乏規(guī)劃
　　目前，許多企業(yè)的檔案系統(tǒng)在各部門還沒有形成統(tǒng)籌安排、共同協(xié)調(diào)的局面。而檔案館的檔案管理信息化建設(shè)也缺少近期或長遠(yuǎn)規(guī)劃，沒有明確的目標(biāo)。由于檔案管理信息化建設(shè)中沒有及時(shí)研究統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案信息的傳輸與接收變得麻煩、復(fù)雜。
　　3.2企業(yè)員工素質(zhì)有待提高
　　許多企業(yè)的檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更稀缺，大部分的檔案管理人員由于沒有及時(shí)地接受現(xiàn)代化的培訓(xùn)以至于技術(shù)水平有限，不利于檔案管理信息化的發(fā)展。檔案信息化管理需要管理人員既有相當(dāng)程度的檔案管理能力，還必須有一定的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理能力和信息技術(shù)處理能力，這使得檔案管理人員素質(zhì)成為制約信息化發(fā)展的重要因素。
　　3.3檔案信息化管理的安全意識(shí)差
　　檔案信息通常會(huì)包含較多的密級文件，所以重視對檔案的管理至關(guān)重要。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息更加容易被不法分子盜取，并且一旦被竊取很容易在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境內(nèi)大面積傳播，易造成在檔案信息管理時(shí)重要信息的流失，從而造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。檔案管理的安全工作是檔案信息化的保證，所以，加強(qiáng)檔案管理所在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全建設(shè)就變得尤為重要。
　　4在新形勢下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)
　　4.1轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理觀念
　　在我國現(xiàn)代化建設(shè)過程中，企業(yè)管理的一些傳統(tǒng)觀念要適當(dāng)?shù)刈龀稣{(diào)整：首先，要徹底提高企業(yè)工作人員對資源管理信息化的認(rèn)識(shí)，深刻理解當(dāng)前檔案管理的發(fā)展方向和趨勢，這樣我們才能更好地為社會(huì)提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)；其次，要引起企業(yè)的管理者對檔案管理信息化的高度關(guān)注，加大宣傳力度，宣傳的方式有很多，例如：網(wǎng)絡(luò)、電視、開展講座等，這樣做的目的就是讓信息化深入人心，為以后工作的開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。最后，在管理者接受信息化的同時(shí)也要提高服務(wù)和管理的效率，加快檔案信息化的建設(shè)管理，使企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到信息化的重要性，為企業(yè)的發(fā)展和生產(chǎn)提供高品質(zhì)的檔案服務(wù)。
　　4.2加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化制度建設(shè)
　　加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化制度建設(shè)有利于明確檔案管理信息化建設(shè)的目的。從宏觀方面來看，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)是提升檔案管理水平、促進(jìn)企業(yè)信息化發(fā)展，促進(jìn)企業(yè)全面協(xié)調(diào)、健康穩(wěn)定發(fā)展。從具體方面來看，企業(yè)應(yīng)該設(shè)立專門的檔案管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案管理的獨(dú)立性，明確各個(gè)部門的管理職責(zé)，提高檔案信息資源的服務(wù)功能。
　　4.3檔案管理信息化技術(shù)創(chuàng)新
　　4.3.1建立完善的電子檔案管理制度
　　信息技術(shù)是檔案信息化建設(shè)的生命，檔案管理工作應(yīng)抓住機(jī)遇、迎接挑戰(zhàn)，在檔案載體、收集和利用等方面進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新，以提高服務(wù)質(zhì)量，使信息技術(shù)在檔案管理信息化創(chuàng)新中發(fā)揮有效的技術(shù)支撐作用。在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，利用電子檔案信息技術(shù)，可實(shí)現(xiàn)信息資源的深度開發(fā)和廣泛應(yīng)用，建立科學(xué)、完善的電子檔案管理制度，進(jìn)而增強(qiáng)服務(wù)手段、拓寬服務(wù)內(nèi)容，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息的資源共享。
　　4.3.2建立開放式和交互性的檔案服務(wù)平臺(tái)
　　新形勢下，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代通信技術(shù)的快速發(fā)展，使得信息技術(shù)在檔案管理技術(shù)創(chuàng)新中的作用變得越來越重要。檔案管理信息化技術(shù)創(chuàng)新要應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)，積極推進(jìn)檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，為企業(yè)和社會(huì)提供一個(gè)開放式、交互性的檔案服務(wù)平臺(tái)。通過此服務(wù)平臺(tái)，可完善電子檔案管理系統(tǒng)，提高檔案的使用效率和信息輸出量，從根本上改變傳統(tǒng)的檔案管理和利用方式，從而更好地推行檔案資源信息化建設(shè)。
　　4.4提高企業(yè)檔案信息化管理的安全性
　　企業(yè)的發(fā)展固然重要，但是企業(yè)檔案的信息安全也是不可忽略的。企業(yè)要根據(jù)自身的安全需要和可能存在的風(fēng)險(xiǎn)將企業(yè)檔案信息資源進(jìn)行嚴(yán)格的級別分類，同時(shí)對每個(gè)級別要有一定的安全要求，保證檔案信息資源不會(huì)外泄，更重要的是要對檔案信息進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估，如果發(fā)現(xiàn)問題就可以及時(shí)進(jìn)行修正。要想使企業(yè)正常的工作和運(yùn)轉(zhuǎn)，就需要降低檔案信息資源的錯(cuò)誤率，而冗余系統(tǒng)法就可以很好地解決這個(gè)問題，這就需要企業(yè)使用余度配置法，為每個(gè)級別配置相應(yīng)的余度，以保證企業(yè)檔案信息化管理工作能夠有條不紊地開展。
　　結(jié)束語
　　總而言之，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作具有較強(qiáng)的綜合性，而且其也是一項(xiàng)長期的工程，企業(yè)要想做好這項(xiàng)工作，就必須及時(shí)去發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題，并采取有效的措施解決問題，積極引進(jìn)各種先進(jìn)的技術(shù)，順應(yīng)社會(huì)形勢的發(fā)展，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)。
　　參考文獻(xiàn)：
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