基層檔案館信息化建設(shè)存在的問(wèn)題及解決措施

　　摘 要：信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案的生成方式、管理技術(shù)和開(kāi)發(fā)利用等諸多方面都發(fā)主了重大變化，檔案的數(shù)量急劇增加，不同形武的檔案不斷出現(xiàn)，然而，基層檔案館的條件比較落后，檔案管理面臨新的挑戰(zhàn)。文章針對(duì)信息化建設(shè)的問(wèn)題，提出了一系列的解決方式。
　　關(guān)鍵詞：基層檔案館：信息化；存在問(wèn)題；解決措施
　　隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息的管理技術(shù)和信息的開(kāi)放利用已經(jīng)成為衡量社會(huì)發(fā)達(dá)程度和科學(xué)技術(shù)水平的標(biāo)志。檔案作為一種信息源，最大限度地發(fā)揮其效能，是檔案事業(yè)迎接信息時(shí)代挑戰(zhàn)的重大戰(zhàn)略問(wèn)題。
　　1 檔案實(shí)現(xiàn)信息化是社會(huì)科學(xué)發(fā)展的必然結(jié)果
　　“提升檔案管理檔次，將檔案交給計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理”已成為一種必然趨勢(shì)。
　　1.1 檔案信息化是檔案生成形式轉(zhuǎn)變的客觀要求
　　當(dāng)前，人們不再以單一的文字形式而是以文字、聲音、視像等多種形式來(lái)記錄人類活動(dòng)的情況、傳遞信息，許多工作的開(kāi)展也不再受時(shí)間、地點(diǎn)的限制，檔案生成的主客觀條件己發(fā)生很大變化，而且計(jì)算機(jī)和高速信息網(wǎng)的組合使檔案的生成方式也發(fā)生了很大的變化。這就要求檔案工作也要采用現(xiàn)代信息技術(shù)來(lái)代替某些傳統(tǒng)的管理手段和方法，實(shí)現(xiàn)信息化管理。
　　1.2 檔案信息化是檔案保管方法改變的客觀要求
　　不同的檔案需采取不同的保管方法，傳統(tǒng)的檔案大部分是紙質(zhì)的，我們已經(jīng)掌握了比較科學(xué)的保管方法，然而現(xiàn)今出現(xiàn)了很多非紙質(zhì)的檔案，它們的保管就需要特定的科學(xué)方法。由于檔案數(shù)量龐人，種類繁多，所以，即使足紙質(zhì)檔案也耍進(jìn)行微機(jī)管理。
　　1.3 檔案信息化是檔案利用方式變化的客觀要求
　　社會(huì)信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)、生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時(shí)效性。，希望更方便、更及時(shí)、更準(zhǔn)確地獲得更多的信息。傳統(tǒng)的檔案利用方式，已不能滿足人們的需求，在信息化時(shí)代必然要發(fā)生根本性變化。
　　2 檔案信息化亟待解決的問(wèn)題
　　檔案信息化建設(shè)面臨著許多亟待解決的問(wèn)題。
　　2.1 檔案信息化建設(shè)觀念相對(duì)落后
　　雖然檔案的重要性逐漸被人們認(rèn)可，但是我國(guó)仍有相當(dāng)一部分人檔案意識(shí)淡薄，觀念陳舊，認(rèn)為檔案無(wú)足輕重，沒(méi)有多大用途，這就造成了在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中的非積極投入及非規(guī)范行為，這與檔案工作須加大投入，規(guī)范管理格格不入，從而導(dǎo)致檔案信息交流、傳遞受阻，檔案信息化建設(shè)進(jìn)程延緩，最終影響檔案信息化建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
　　2.2 檔案管理體制存在的弊端
　　就目前的檔案管理體制而言，各個(gè)基層檔案館收藏檔案的范圍、內(nèi)容等相對(duì)集中，它所提供的也只能是比較單一的、專門的檔案服務(wù)。同時(shí)，各個(gè)檔案部門之間基本上都是各自為政，沒(méi)有進(jìn)行互相溝通和信息的綜合利用。如果人們需要較多的檔案信息時(shí)，就要去多個(gè)檔案部門查找，很繁瑣，這與講求效率的信息時(shí)代越來(lái)越不適應(yīng)。
　　2.3 檔案管理手段不先進(jìn)
　　傳統(tǒng)的檔案管理手段，應(yīng)付日常的查檔、歸檔、裝訂整理工作比較多，使檔案人員忙碌于大量的繁瑣的手工操作工作環(huán)節(jié)。新科技的大量出現(xiàn)，檔案新型載體的不斷應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案管理手段顯然已經(jīng)不能滿足檔案處理需要。檔案整理、歸檔、保管、查閱等方面都必須改進(jìn)，對(duì)不同類別的檔案，應(yīng)采取不同的管理手段。
　　2.4 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)存在滯后
　　檔案信息化建設(shè)的前提是檔案信息的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，即用共同的信息技術(shù)和信息語(yǔ)言組織檔案信息。自1979年以來(lái)，我國(guó)已頒布了不少檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，但其中絕大多數(shù)是針對(duì)紙質(zhì)、音像等檔案，針對(duì)數(shù)字化檔案、電子文檔和影視材料的寥寥無(wú)幾，而檔案信息化建設(shè)主要面對(duì)的是數(shù)字化的檔案信息、電子文檔和影視材料，這就需要從數(shù)字檔案信啟、的著錄、保護(hù)；電子文檔的制作、存貯、應(yīng)用；影視材科錄制、復(fù)制、傳輸?shù)确矫嬷�手，制定新的�?biāo)準(zhǔn)來(lái)規(guī)范工作實(shí)踐。
　　2.5 檔案提供利用方式的局限性
　　傳統(tǒng)的檔案服務(wù)一般必須在檔案人員的許可或幫助下進(jìn)行，檔案利用者無(wú)法.隨時(shí)獲得自己所需要的檔案信息。在社會(huì)信息化程度和人們生活節(jié)奏日漸加快的現(xiàn)代，傳統(tǒng)的檔案利用方式的局限性越來(lái)越明顯，已無(wú)法完全滿足人們方便、及時(shí)、準(zhǔn)確獲得檔案信息的需要。
　　2.6 檔案人員素質(zhì)還不能完全適應(yīng)檔案信息化管理的要求
　　隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的成熟和普及、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化工作的完善以及辦公自動(dòng)化設(shè)備的廣泛運(yùn)用，新載體形態(tài)方式的公文將大幅度增加，機(jī)讀型、縮微型、視聽(tīng)型檔案將人量涌現(xiàn)。這些變化深刻地影響著檔案工作隊(duì)伍結(jié)構(gòu)及檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變化，對(duì)檔案人員的素質(zhì)提出了更高的要求。而當(dāng)前檔案工作者的年齡偏大，計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力不強(qiáng)，具備計(jì)算機(jī)和檔案管理專業(yè)知識(shí)的復(fù)合型人才短缺。
　　3 基層檔案館檔案信息化建設(shè)與對(duì)策
　　1）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，樹(shù)立現(xiàn)代檔案意識(shí)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)信息化的重要性，認(rèn)識(shí)檔案資源信息化對(duì)檔案習(xí)千業(yè)創(chuàng)新與發(fā)展的重要性，切實(shí)把檔案資源信息化提到戰(zhàn)略高度來(lái)思考，這是檔案事業(yè)生存與發(fā)展的問(wèn)題，也是創(chuàng)新與改革的方向。同時(shí)，檔案工作者應(yīng)認(rèn)清面臨的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，加強(qiáng)工作責(zé)任感，樹(shù)立現(xiàn)代管理理念，努力用現(xiàn)代化管理于段去管理檔案，適應(yīng)時(shí)代發(fā)肥的要求。
　　2）檔案包應(yīng)依法制定檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和制度。結(jié)合實(shí)際情況，制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和制度，建立和完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系。（1）電子檔案的鑒定和原始屬性的確認(rèn)及電子文件的形成、保管、利用都應(yīng)制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和辦法。（2）修訂檔案信息管理工作標(biāo)準(zhǔn)、格式，以健全檔案信息管理體制。（3）必須采用成熟、通用的技術(shù)及產(chǎn)品，以保證信息資源建設(shè)和利用的可靠性。（4）強(qiáng)化檔案管理科學(xué)化的激勵(lì)約束機(jī)制，保障檔案信息化的推行和相關(guān)制度的落實(shí)，促進(jìn)檔案工作的制度化、程序化、規(guī)范化。
　　3）創(chuàng)新檔案管理的模式創(chuàng)新利用新技術(shù)和新手段管理檔案是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，檔案部門要堅(jiān)持檔案信息化建設(shè)的發(fā)展方向，立足當(dāng)前，著眼未來(lái)，增加人、財(cái)、物的投入，積極創(chuàng)造條件，極大限度地采用計(jì)算機(jī)、縮微、光盤等先進(jìn)技術(shù)與手段，積極探索信息時(shí)代檔案管理的新途徑和新方法，加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。
　　4）建設(shè)信息網(wǎng)絡(luò)。實(shí)現(xiàn)信息資源必須打破檔案部門各自為政的局面，建立一個(gè)統(tǒng)一著錄格式、統(tǒng)一編排的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)資源共享，使利用者很方便地獲得更多的、更廣泛的檔案信息。同時(shí).需要政府宏觀控制，大力加強(qiáng)橫向聯(lián)合，共同進(jìn)行檔案信息化建設(shè)過(guò)程中涉及到的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)研究、制訂、實(shí)施。
　　5）深層次開(kāi)展檔案信息服務(wù)。處于信息化社會(huì)的今天，檔案人員不再單純是檔案保管員，還應(yīng)該是檔案信息財(cái)富的擁有者和提供者檔案信息的開(kāi)放和開(kāi)發(fā)，要樹(shù)立服務(wù)意識(shí)和產(chǎn)業(yè)意識(shí)，面向經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場(chǎng)主動(dòng)出擊。如開(kāi)發(fā)市場(chǎng)信息，為企業(yè)提供營(yíng)銷機(jī)會(huì)：開(kāi)發(fā)法律信息，為企業(yè)維護(hù)合法權(quán)益服務(wù)；開(kāi)發(fā)房地產(chǎn)信息，為城市改造和建設(shè)服務(wù)等。
　　6）普及信息技術(shù)，提高檔案工作者的整體素質(zhì)。信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用以及電子文件、電子檔案的安全問(wèn)題等等都對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。一方面，檔案工作者應(yīng)具有較高的政治素質(zhì)，良好的職業(yè)道德和崇高的敬業(yè)精神。另一方面，檔案工作者應(yīng)熟悉檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，具有較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，還要學(xué)習(xí)利掌握現(xiàn)代管理技術(shù)，并有機(jī)地與檔案工作結(jié)合起來(lái)，邊學(xué)習(xí)邊實(shí)踐。
　　4 結(jié)束語(yǔ)
　　基層檔案案館信息化建設(shè)，是檔案事業(yè)發(fā)展中的新事物。它在建沒(méi)中必然要吸納采用大量新技術(shù)、新成果：在工作中也難免會(huì)遇到新情況、新問(wèn)題要加強(qiáng)調(diào)查研究，要善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，主動(dòng)爭(zhēng)取相關(guān)技術(shù)部門的支持，妥善處理好檔案信息化建設(shè)中的新情況，新問(wèn)題。使基層檔案館信息化建設(shè)健康發(fā)展，讓檔案信息廣泛地服務(wù)于社會(huì)。
　　參考文獻(xiàn)
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