人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性與建設(shè)策略分析

　　【摘要】隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，人事檔案已經(jīng)成為一種重要的戰(zhàn)略資源，其在人才科學(xué)開發(fā)與管理方面具備十分重要的作用。作為人力資源管理工作的重要組成部分，人事檔案隨著社會信息技術(shù)的發(fā)展也發(fā)生了改變，且對社會經(jīng)濟產(chǎn)生了深刻影響。以往傳統(tǒng)的人事檔案管理方法已經(jīng)無法滿足社會的發(fā)展需求，對此，企業(yè)應(yīng)不斷提升人事檔案管理的信息化水平，增大管理幅度。本文分析了人事檔案信息化管理的重要性，并針對期間存在的問題提出了有效的解決措施。
　　【關(guān)鍵詞】人事檔案管理；信息化；必要性；建設(shè)策略
　　一、人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性
　　首先，隨著社會信息化進程的不斷加快，人類社會活動的主要資源便是信息，且人事檔案也屬于個人成長的主要載體，在人力資源管理方面占據(jù)著十分重要的地位。而加之人事檔案面向開放化與社會化轉(zhuǎn)變，也為人事檔案信息化建設(shè)工作提供了更多的便利條件，滿足了我國檔案信息化管理的基本需求。其次，人事檔案信息化管理的主要載體便是計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，其改變了以往傳統(tǒng)紙質(zhì)承載方法，可以在電子文件中保存檔案信息，不但可以避免信息丟失問題，且還可以為人事管理工作提供更全面的信息。由此可見，人事檔案管理的信息化建設(shè)可以有效提升檔案的使用效率，并提升其保存的安全性。再次，人事檔案管理會涉及大量信息，企業(yè)通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以實現(xiàn)實時更新，改變了以往紙質(zhì)管理流程的繁瑣性，也降低了工作人員的勞動量。同時，信息數(shù)據(jù)庫中記載了大量關(guān)于員工與管理人員的考核管理信息，為領(lǐng)導(dǎo)此后的決策提供了更多幫助。對此，人事檔案信息化建設(shè)可以有效加快檔案信息的更新速度，也提升了檔案管理的運行效率。最后，在人事檔案信息化管理過程中，工作人員主要利用計算機技術(shù)完成檔案的查詢、修改以及更新等工作，不但可以有效保證原始檔案信息的客觀性，且還可以避免檔案被損壞。同時，人事檔案信息的管理基礎(chǔ)在于尊重員工，只有得到了員工的認可，檔案才具備使用價值。而在與員工溝通期間，可以消除更多矛盾，體現(xiàn)了人性化服務(wù)特點。由此看出，人事檔案信息化建設(shè)可以有效提升人力資源管理水平，確保企業(yè)創(chuàng)建和諧的勞動關(guān)系。
　　二、人事檔案管理信息化建設(shè)策略
　�。ㄒ唬�強化信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想。隨著信息化建設(shè)的深入進行，人事檔案信息化建設(shè)也需要開發(fā)自動化的信息管理系統(tǒng)，并充分體現(xiàn)其即時性、動態(tài)性以及便捷性。對此，必須強化人事檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想，明確信息化建設(shè)的基本意義，對人事化檔案信息建設(shè)工作提出更高的要求。首先，檔案管理人員必須具備積極向上的態(tài)度，且敢于創(chuàng)新，以充分利用各種先進的信息技術(shù)。其次，應(yīng)有效提升檔案管理人員的檔案意識，且在檔案管理過程中應(yīng)堅持以人為本的思想，由全局考慮，做好各項管理工作的組織安排計劃，充分調(diào)動檔案管理人員的工作積極性。最后，檔案管理工作應(yīng)由實際出發(fā)，工作人員需要在實踐之中提升檔案管理的信息化水平，并總結(jié)相關(guān)問題，找出相應(yīng)的解決措施，以便促進人事檔案信息化建設(shè)工作的順利開展。
　�。ǘ�）實行一體化管理。在人事檔案信息化建設(shè)過程中，工作人員應(yīng)充分采用科學(xué)的管理手段，并不斷加強電子檔案的管理工作，確保檔案信息的完整性、安全性以及有效性，更好地實現(xiàn)檔案信息的資源共享，確保充分使用計算機技術(shù)完成人事檔案的管理業(yè)務(wù)，比如建檔管理、歸檔管理、檔案盤點、檔案處理以及檔案綜合查詢等，確保檔案信息接收、傳送、儲存以及管理的一體化，確保人事檔案管理工作的一體性。
　�。ㄈ�）營造良好的檔案信息化管理氛圍。在人事檔案信息化建設(shè)過程中，工作人員應(yīng)為其營造良好的氛圍。一方面，應(yīng)詳細規(guī)劃政務(wù)信息化建設(shè)進度，并將檔案管理信息化建設(shè)工作納入其中，引導(dǎo)檔案管理人員學(xué)會創(chuàng)新。另一方面，應(yīng)健全檔案信息管理的培訓(xùn)與激勵機制，注重發(fā)展企業(yè)文化，為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造良好氛圍，有效推動人事檔案管理信息化建設(shè)的順利進行。
　　（四）加大人事檔案管理信息化軟件的研發(fā)力度。人事檔案管理的信息化建設(shè)需要一定的信息操作平臺，這便需要檔案管理人員與科技人員加大信息化軟件的研發(fā)工作，更新升級各種操作軟件，從而建立完整可行的檔案信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。在建立檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)時，工作人員應(yīng)明確系統(tǒng)的具體使用功能，確保系統(tǒng)的格式管理、查詢功能、交換功能、維護功能以及代碼功能。在人事檔案信息化管理過程中，信息庫中存在全部的人事工作數(shù)據(jù)，且這些數(shù)據(jù)需要重復(fù)利用，對此人事檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵在于建立信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，提升數(shù)據(jù)庫的服務(wù)質(zhì)量，增強系統(tǒng)的可靠性、統(tǒng)一性與安全性，這樣才可以真正提升人事檔案的使用效率，從而真正加快人事檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展腳步。
　　三、結(jié)束語
　　作為社會的重要資源，人事檔案屬于人力資源開發(fā)的重要依據(jù)，也是人力資源管理工作的重要內(nèi)容。且隨著社會經(jīng)濟的不斷提升，企業(yè)對人才的標(biāo)準(zhǔn)要求也變得越來越高，人事檔案的作用變得更為明顯。對此，企業(yè)必須做好人事檔案信息化建設(shè)工作，提高檔案的使用效率，從而確保管理主體更好地服務(wù)于社會。
　　【參考文獻】
　　[1]柏海玲.人事檔案管理信息化建設(shè)策略與實踐意義之研究[J].中國管理信息化，2017（9）：186-187.
　　[2]胡艷華.新時期人事檔案管理信息化建設(shè)策略探究[J]. 人力資源管理，2016（7）：310-311.
　　[3]卓雅媚.新時期人事檔案管理信息化建設(shè)探討[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2013（16）：173.

相關(guān)熱詞搜索：必要性 信息化建設(shè) 檔案管理 人事 策略