淺析加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的意義

　　摘要：隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，各種電子信息載體應(yīng)運(yùn)而生，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理將向電子檔案邁進(jìn)，各級(jí)檔案工作者應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)做好檔案管理與服務(wù)工作。
　　關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；建設(shè)
　　檔案信息化是以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)為手段，借助現(xiàn)代管理理念，涉及多學(xué)科知識(shí)應(yīng)用的新型工作模式，其核心目標(biāo)是提高檔案現(xiàn)代化管理水平。加快傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化改造與電子檔案有機(jī)結(jié)合，是加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的必要手段，也是檔案工作邁向現(xiàn)代化的必由之路。
　　一、信息化環(huán)境下檔案管理工作的現(xiàn)狀
　　習(xí)主席在深化供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革中指出：要加快推動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能和實(shí)體經(jīng)濟(jì)深度融合，為建設(shè)科技強(qiáng)國(guó)、網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國(guó)、數(shù)字中國(guó)提供有力支撐。數(shù)據(jù)已成為重要的戰(zhàn)略資源，對(duì)數(shù)據(jù)的整合、安全管理與利用將產(chǎn)生巨大的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。
　　檔案是人類活動(dòng)中形成的最原始、最全面的各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)的信息記錄，是社會(huì)的寶貴財(cái)富，是人類重要的歷史文化遺產(chǎn)，是國(guó)家大數(shù)據(jù)信息的重要組成部分，具有極其重要的戰(zhàn)略價(jià)值。而傳統(tǒng)的檔案管理模式手段單一，造成標(biāo)準(zhǔn)難統(tǒng)一、收集不及時(shí)、管理不規(guī)范、技術(shù)存壁壘、數(shù)據(jù)難整合、安全有隱患、查找不便捷、利用難落實(shí)等問(wèn)題。目前，檔案信息化工作存在以下問(wèn)題：
　　一是對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不到位。有的單位提出了加強(qiáng)檔案管理工作的要求，沒(méi)有全面挖掘檔案管理的價(jià)值；有的單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作是邊沿工作，使其長(zhǎng)期處于邊緣化狀態(tài)；有的單位對(duì)檔案管理工作投入資金不夠，造成檔案信息化保障弱；有的單位缺少人才考核、選拔等激勵(lì)機(jī)制，難留住專業(yè)人才；有的單位停留在傳統(tǒng)的檔案管理工作觀念，導(dǎo)致檔案管理低效率。
　　二是檔案管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)。檔案管理要求檔案管理人員對(duì)信息管理工作具有系統(tǒng)性認(rèn)識(shí)和較高信息管理水平技能。但有的存在兼職、專業(yè)度不夠，影響到檔案的管理、利用、鑒定等價(jià)值深度挖掘。
　　三是檔案管理的方式方法有待改進(jìn)。當(dāng)前許多單位仍然采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式，同時(shí)缺乏完善的電子檔案管理制度，造成檔案管理利用存在問(wèn)題。
　　1、檔案管理手段不完善。有的單位檔案原材料收集、歸檔不及時(shí)，易造成檔案材料缺失和責(zé)任不清問(wèn)題。不能有效通過(guò)信息化手段實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案和檔案管理人及借閱人的監(jiān)督和管理。
　　2、紙制檔案數(shù)字化不及時(shí)。有的單位沒(méi)有將檔案及時(shí)進(jìn)行數(shù)字化，因保管環(huán)境原因易造成損失的檔案沒(méi)法恢復(fù)。有的檔案管理停留在目錄和圖片檢索階段，不能對(duì)電子文件進(jìn)行OCR識(shí)別，不能實(shí)現(xiàn)檔案信息全文檢索和元數(shù)據(jù)提取。
　　3、檔案查借閱耗時(shí)耗力。一些檔案管理軟件不能自定義紙質(zhì)檔案和電子檔案的借閱流程管理，不能對(duì)歸檔后的實(shí)體和電子文件進(jìn)行管理利用，不能實(shí)現(xiàn)檔案的可視化庫(kù)房管理，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案信息的互聯(lián)共享；導(dǎo)致部門間信息調(diào)閱共享出現(xiàn)了技術(shù)和管理瓶頸。
　　4、檔案整理和利用效率低。電子檔案由于沒(méi)有實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，導(dǎo)致不能提取原數(shù)據(jù)，影響到大數(shù)據(jù)運(yùn)用。有的電子檔案模糊不清，不能作為有效的電子原件使用，導(dǎo)致工作中仍需要使用紙質(zhì)原件，對(duì)紙質(zhì)原件損耗大，容易造成丟失和缺損。
　　5、檔案的安全性管理水平低。有的單位檔案管理軟件無(wú)法達(dá)到檔案信息安全性的要求。無(wú)法利用現(xiàn)有軟件建立各種門類電子檔案的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)及專題數(shù)據(jù)庫(kù)。無(wú)法有效防止案卷材料被刪改、替換和失泄密等問(wèn)題。
　　二、加強(qiáng)檔案信息化管理的措施
　　一是建立統(tǒng)一的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。重點(diǎn)做好管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。依據(jù)中辦發(fā)〔2014〕15號(hào)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》和國(guó)家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)規(guī)范為指導(dǎo)。在檔案信息著錄的規(guī)范化方面遵照國(guó)家《檔案著錄規(guī)則》、《電子文件著錄規(guī)則》標(biāo)準(zhǔn)，來(lái)形成數(shù)據(jù)條目，完善檔案信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)。加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理利用。在檔案信息存儲(chǔ)規(guī)范化上應(yīng)考慮數(shù)據(jù)安全與穩(wěn)定，制定相應(yīng)的保存載體標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范。建立檔案信息化全程保護(hù)和傳遞記錄制度，增強(qiáng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、原始性、完整性和可用性。
　　在檔案信息化管理軟件技術(shù)功能上，必須具備檔案的收、管、存、用及檔案統(tǒng)計(jì)等基本要求。通過(guò)密級(jí)鑒定，自動(dòng)做好檔案分類；通過(guò)權(quán)限密碼管理、身份驗(yàn)證、過(guò)程記錄、安全預(yù)警、紙電檔案一體化管理等功能，從而保證電子檔案的安全性，減少丟失或篡改等現(xiàn)象。
　　二是加強(qiáng)檔案人才培養(yǎng)管理。儲(chǔ)備檔案信息化管理專業(yè)人員是加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵。數(shù)字時(shí)代檔案管理者既要有扎實(shí)的傳統(tǒng)檔案知識(shí)，又要兼?zhèn)溆?jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、通訊技術(shù)知識(shí)。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，必須注重對(duì)現(xiàn)有人員的信息素質(zhì)技能培養(yǎng)教育。
　　三是改善檔案管理設(shè)施條件。信息化條件下，檔案管理部門要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作本質(zhì)上是信息管理工作，要改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，要保障和升級(jí)檔案信息化所需的軟硬件設(shè)施與設(shè)備，加大相關(guān)信息管理知識(shí)的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，使檔案管理工作進(jìn)入信息化時(shí)代。
　　三、加強(qiáng)檔案信息化管理帶來(lái)的變革
　　只有加強(qiáng)檔案信息化管理才能解決現(xiàn)在檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，才能滿足檔案信息化發(fā)展的需要。通過(guò)建立檔案全流程管理制度標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案收集整理自動(dòng)化、原始檔案安全管理常態(tài)化、資源管理數(shù)字化、信息利用網(wǎng)絡(luò)化、業(yè)務(wù)管理信息化、紙電檔案一體化、檔案庫(kù)房智能化、檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用實(shí)戰(zhàn)化、監(jiān)管指導(dǎo)全程化、遠(yuǎn)程管理可視化；實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案和電子檔案全方位、全過(guò)程集中式有效管理和安全控制，全面提升信息化管理水平，確保查詢利用快速、統(tǒng)計(jì)結(jié)果準(zhǔn)確，滿足用戶對(duì)檔案管理和利用需求。
　　總之，現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用對(duì)檔案科學(xué)化管理具有重要意義。檔案管理工作者應(yīng)借助信息化技術(shù)手段，不斷對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，更好的實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)挖掘，提供快捷、準(zhǔn)確、安全、方便的服務(wù)以及信息流轉(zhuǎn)的規(guī)范管理和資源共享，滿足檔案信息化建設(shè)發(fā)展需要。
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