新形勢下醫(yī)院檔案管理信息化建設探析

　　摘要：醫(yī)院檔案管理工作如何實現現代化，關鍵是將檔案管理與信息技術相結合，要從健全管理制度、完善現代化技術和裝備、加強數據安全管理、組建復合型管理隊伍等方面入手，不斷推動醫(yī)院檔案管理的信息化建設。
　　關鍵詞：檔案管理；信息化；現代技術；數據安全
　　隨著當今世界信息化進程的加快，以及醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的深入，醫(yī)院檔案管理工作也面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)。新形勢下如何提高檔案管理水平，實現檔案信息資源深層次的開發(fā)和利用，推動醫(yī)院檔案管理工作向標準化、規(guī)范化、科學化邁進，筆者認為最有效的途徑就是加強檔案管理信息化建設，把檔案信息的管理與利用從傳統的手工方式轉移到現代化層面上來，充分發(fā)揮檔案信息資源作用，為醫(yī)院各項工作更好地服務。
　　一、檔案管理的信息化的內涵
　　“檔案管理的信息化”，是指檔案管理的模式由原來的以檔案實體保管作為重點，轉向以檔案實體通過信息化形式向社會提供服務作為重點。主要包括：
　�。ㄒ唬�數據資料信息化
　　應用掃描儀、計算機和網絡把應當存檔的文件、資料信息等以統一規(guī)范的數據格式錄入計算機，以備處理。
　　（二）工作流程信息化
　　通過專用軟件實現檔案分類、編目和排序，為此首先需要規(guī)范管理流程、確定崗位員工的工作標準，減少人為調控和干預。為保證文檔一致性，醫(yī)院辦公自動化系統要與檔案管理系統兼容。
　　（三）檔案檢索信息化
　　在施行分級檢索制度的前提下，通過醫(yī)院網絡和互聯網可隨時準確地檢索到所需要的存檔文件、資料、原始記錄、文獻等。
　　二、醫(yī)院檔案管理信息化建設的重要性
　�。ㄒ唬┯欣�于保護珍貴的檔案原件
　　在傳統的檔案歸檔方式中，檔案資料大多是以紙質化的形式存在，經常出現檔案原件被過多地直接使用，或過多借閱，造成原件損壞的現象；將醫(yī)院的各類檔案進行信息化手段處理后，可以有效地保護檔案原件，有效地降低和避免重要資料丟失的風險。例如，醫(yī)院建設和發(fā)展過程中，不同時期的某些珍貴的歷史資料，包括歷史文字資料和照片資料等，將這些重要資料進行信息化處理，應用計算機對原件進行電子掃描，之后以電子文件的形式進行收藏、管理和使用，就可以有效地保護檔案原件。再如，某些疑難病例的醫(yī)學檔案是非常珍貴的，具有重要的醫(yī)療、教學和科研價值，將其進行信息化處理后，就可以將原件在病案室進行妥善地長期保存，而將其電子文件形式的檔案多次重復地應用于各項醫(yī)療、教學和科研工作之中。
　�。ǘ�）有利于檔案信息的檢索和使用
　　在醫(yī)院工作中，檔案部門要對各類文件進行及時錄入。在紙質文件時代，采用手工操作的方式，檔案人員要花相當多的時間和精力埋頭于整理檔案和登記目錄，工作量大。如果遇到信息改動，改動一處就要發(fā)生連鎖反應，相關的地方都要改動，耗費大量的時間和人力。將檔案信息化處理后，可以把檔案人員從繁瑣的手工勞動中解放出來，利用計算機軟件進行工作，大大改善了工作條件，信息改動時只需輸入指令就可以自動完成系統調整。在檢索、查詢檔案資料時，以往手工查詢費時費力，有時還不一定能達到目的。將檔案信息化處理后，采用了電子目錄和電子文檔歸檔，提供了快捷的電子信息查詢系統，使用時只需輸入關鍵詞，相關資料信息就可一一呈現在計算機屏幕上。這種智能化檢索方法，速度快，范圍廣，有效地提高了工作效率。
　�。ㄈ�）有利于檔案信息資源的整合和共享
　　檔案資源整合重在體現檔案信息的系統性、有效性和共享性，其最終目的是進一步擴大檔案資源的使用范圍，這是檔案事業(yè)順應社會信息化潮流的趨勢所在。以往在醫(yī)院各部門、各科室需要隨時調閱有關檔案時，存在很多不方便因素，檔案信息化后，利用醫(yī)院全院電腦聯網，就解決了這一問題。電子文件比檔案原件更易于導航，可增強對原始檔案的應用程度和應用范圍，提高檔案原件的利用率。檔案部門可充分發(fā)揮互聯網潛能，通過網頁陳列和導航，向各用戶介紹館藏，進一步促進館藏檔案的利用，最大限度地實現檔案信息資源的共享。
　　三、醫(yī)院檔案管理信息化建設的現狀和存在的問題
　　（一）檔案信息化建設意識薄弱
　　完整系統的醫(yī)學檔案資料，不僅對研究借鑒醫(yī)院管理和發(fā)展的歷史經驗有很大參考價值，而且對研究醫(yī)院的學術經驗、對病人的身體健康態(tài)勢、對涉及醫(yī)療糾紛問題的結論和處理都有重要參考價值。由于我國經濟水平和發(fā)展速度的制約，長期以來形成了重物質輕信息、重眼前輕長遠的觀念，有些醫(yī)院領導的檔案管理意識還較淡薄，認識不到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性，檔案管理的基礎設施簡陋。有些單位沒有設立獨立的檔案室，以致各個科室自行保管文件材料，損壞丟失嚴重；已建立檔案室的，雖配有專
　�。�兼）職檔案管理人員，但在檔案管理上，只求檢查能過關，不愿投資搞檔案發(fā)展建設。
　�。ǘ�）檔案信息資源的開發(fā)利用率不高
　　目前大部分醫(yī)院的檔案管理，沒有形成一整套科學統一的管理制度、標準和模式，不僅影響了檔案工作的管理和利用，也給檔案管理工作的現代化造成影響，阻礙了檔案管理信息化的進程。同時，由于對檔案重視程度不夠，導致了檔案信息資源開發(fā)不足、檔案利用率不高。檔案雖然收集、整理、保管了， 卻忽視了檔案信息資源的開發(fā)和利用， 使醫(yī)院大量的珍貴檔案沉睡在醫(yī)院的檔案室里，失去了其寶貴的利用價值，以致檔案的利用效率大打折扣。
　　（三）檔案管理人員的信息化素質不高
　　檔案信息化管理要求工作人員既要有精通的檔案業(yè)務知識，又要有相應的計算機操作技能和獲取判斷運用信息的能力。目前多數在崗的檔案管理人員專業(yè)素質參差不齊，大部分人員都沒有經過專業(yè)系統的培訓，專業(yè)基礎知識欠缺。多數信息人員原是醫(yī)技、護理類人員，他們對單位開展的科研項目和新業(yè)務、新技術不甚了解，工作處于被動狀態(tài)，服務方式墨守成規(guī)，信息渠道不通暢，利用率低，從而直接影響了醫(yī)學檔案管理的規(guī)范化、標準化和科學化。

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