高校合同管理信息化建設(shè)策略

　　伴隨著計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信以及云技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，各高校迎來了信息大爆炸的時(shí)代，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)信息化發(fā)展已經(jīng)成為大勢(shì)所趨。近年來，隨著財(cái)政資金投入、科研收入的不斷增加，高校與外界簽訂的合同類型和合同數(shù)量劇增，合同管理面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。目前各高校的合同管理工作仍存在一些問題，對(duì)高校正常營運(yùn)造成負(fù)面影響，而合同管理信息化正是解決一系列問題的最佳途徑。因此，高校實(shí)現(xiàn)合同管理信息化建設(shè)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)高校合同管理規(guī)范化，提升合同管理水平，對(duì)各高校建成現(xiàn)代大學(xué)管理模式具有十分重要的戰(zhàn)略意義。
　　一、高校合同管理信息化建設(shè)背景
　　伴隨著計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信以及云技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，各高校迎來了信息大爆炸時(shí)代。高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)信息化已經(jīng)成為大勢(shì)所趨，是高校提升自身競(jìng)爭(zhēng)力，加強(qiáng)可持續(xù)發(fā)展的重要保障。而信息化也在很大程度上改變著經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)內(nèi)部控制的傳統(tǒng)職能、范圍以及方法，甚至重新定義了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)內(nèi)部控制。
　　近年來，隨著財(cái)政資金投入、科研收入的不斷增加，高校與外界簽訂的合同類型和合同數(shù)量劇增，合同管理面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。雖然我國高校合同管理水平及其合規(guī)合法性較過去總體上得到了很大提升，但是部分高校的合同管理工作仍存在一些問題，例如合同起草工作不規(guī)范、審核程序不完善、合同監(jiān)督與執(zhí)行不嚴(yán)格等問題，都會(huì)對(duì)高校正常營運(yùn)造成負(fù)面影響，而合同管理信息化正是解決一系列問題的最佳途徑。
　　自2012年起，財(cái)政部、教育部下發(fā)了一系列通知，要求行政事業(yè)單位充分運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段加強(qiáng)內(nèi)部控制，將經(jīng)濟(jì)活動(dòng)及其內(nèi)部控制流程嵌入信息系統(tǒng)中，利用信息化手段提高內(nèi)部控制的科學(xué)性、及時(shí)性和有效性。合同管理作為六大經(jīng)濟(jì)活動(dòng)之一，重要程度不言而喻。高校亟需推進(jìn)合同管理信息化建設(shè)，借助信息化手段加強(qiáng)合同管理，降低或消除合同管理風(fēng)險(xiǎn)。加強(qiáng)合同管理已成為依法治校的重要內(nèi)容。
　　二、高校合同管理現(xiàn)狀
　�。ㄒ唬┖贤�管理規(guī)則混亂
　　目前，高校各職能院部普遍未設(shè)置專門的合同管理機(jī)構(gòu)，對(duì)合同管理全過程缺乏必要的監(jiān)督，致使各部門之間各自為政，缺乏統(tǒng)一的管理。
　�。ǘ�）合同擬稿過程復(fù)雜
　　合同擬稿無統(tǒng)一規(guī)范，高校未就合同范本制定、更新、使用等管理工作進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，使得部分合同文本內(nèi)容缺乏完整性，加大了合同審核難度，導(dǎo)致重復(fù)勞動(dòng)量巨大，未充分利用原有的簽約起草的知識(shí)。同時(shí)，由于高校合同管理涉及的部門多，各部門協(xié)同擬稿的過程冗長(zhǎng)且低效。
　　（三）合同審批過程繁冗
　　合同審批過程普遍采用紙質(zhì)方式流轉(zhuǎn)審簽，承辦人需多次往返于不同的審批人之間，且只能采取逐個(gè)提交的方式進(jìn)行，辦公效率較低。同時(shí)，高校普遍存在小額合同的審核、簽訂、履行工作全部由部門處室單獨(dú)完成，并無其他有效監(jiān)控措施。
　　（四）合同履行監(jiān)控困難
　　由于高校合同數(shù)目普遍較多，進(jìn)度控制基本靠手工和普通word、excel文檔管理，想要全面或全過程掌握合同履行進(jìn)度和履行情況時(shí)存在很大障礙。同時(shí)在合同實(shí)際履行過程中，牽扯到合同條款的變更，特別是定金、付款方式等重要條款的變更，部分高校缺乏合同條款變更的控制程序，導(dǎo)致很多變更僅為口頭約定或者變更過于隨意，損害高校的利益。同時(shí)，在合同履行過程中，合同的實(shí)際執(zhí)行機(jī)構(gòu)為各需求單位，除財(cái)務(wù)部門在最后付款環(huán)節(jié)的形式審查外，無其他監(jiān)管控制措施，為合同的完全、安全履行埋下隱患。
　�。ㄎ澹┖贤瑱n案管理繁瑣
　　高校部分部門處室未對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)、登記與歸檔，增加了合同查找難度，亦使得后續(xù)工作無法追溯；同時(shí)，傳統(tǒng)紙質(zhì)合同不宜保存，或紙質(zhì)合同文檔與電子版合同共存，閱讀參考合同時(shí)，存在查找不方便的問題，領(lǐng)導(dǎo)需了解多個(gè)相關(guān)合同時(shí)往往耗費(fèi)很多時(shí)間；再次，采用手工管理時(shí)，合同信息無法形成結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，或有系統(tǒng)的高校由于不同系統(tǒng)開發(fā)機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，導(dǎo)致數(shù)據(jù)采集不全，時(shí)效性不強(qiáng)，匯總分析需耗費(fèi)大量時(shí)間且可靠度不高，影響管理決策。
　�。�六）合同糾紛責(zé)任不明
　　高校簽訂的合同種類多、數(shù)量大，部分合同牽涉各個(gè)不同的院系以及不同職能部門間的合作交叉，當(dāng)牽扯多方主體的合同履行出現(xiàn)糾紛后，各部門間互相推諉不可避免。導(dǎo)致學(xué)校作為合同主體一方，在對(duì)另一方主體的責(zé)任追究上凝聚力得到了削弱，使糾紛處于懸而未決的狀態(tài)，給學(xué)校造成損失。
　　三、合同管理信息化建設(shè)目標(biāo)
　　針對(duì)目前我國高校合同管理的現(xiàn)狀，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)合同管理對(duì)策的探索，尋求高校合同管理的新路徑，合同管理信息化正是解決一系列問題的最佳途徑。
　　高校合同管理信息化能實(shí)現(xiàn)合同準(zhǔn)備、合同訂立、合同審批、合同履行、監(jiān)控執(zhí)行、合同評(píng)估、合同查詢、合同統(tǒng)計(jì)、合同終結(jié)和合同歸檔等全生命周期的自動(dòng)化作業(yè)模式，幫助高校通過以合同為主線。利用合同管理信息化構(gòu)建以風(fēng)險(xiǎn)控制為核心的全過程、跨部門、跨層級(jí)、精細(xì)化的協(xié)同管理，實(shí)現(xiàn)高校合同的規(guī)范化管理目標(biāo)，逐步由傳統(tǒng)的手工書寫合同管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)化、專業(yè)化、現(xiàn)代化的管理模式，最大限度地降低成本，提高工作效率和工作質(zhì)量，規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)。
　　四、合同管理信息化建設(shè)實(shí)施路徑
　�。ㄒ唬┙y(tǒng)籌規(guī)劃合同管理信息化建設(shè)
　　根據(jù)事業(yè)發(fā)展需要，全面評(píng)估學(xué)校合同管理現(xiàn)狀及信息化程度，從全局角度對(duì)合同管理業(yè)務(wù)的信息化建設(shè)進(jìn)行整體規(guī)劃，充分考慮合同管理內(nèi)部控制環(huán)境及未來業(yè)務(wù)發(fā)展變化。在整體框架下，針對(duì)已建立實(shí)施合同管理信息化的，應(yīng)定期檢測(cè)已有信息化工具，充分考慮現(xiàn)有信息化工具是否能滿足使用需求、預(yù)留接口是否合理等因素，進(jìn)一步優(yōu)化已有合同管理信息化工具。尚未建立實(shí)施合同信息化的，及時(shí)開發(fā)合同管理信息化工具，將合同管理業(yè)務(wù)活動(dòng)及其內(nèi)部控制流程全面嵌入信息化工具。著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)，解決合同管理信息化需求過期、數(shù)據(jù)孤島等問題。
　�。ǘ�）強(qiáng)化合同管理信息化建設(shè)意識(shí)
　　高校合同管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)綜合性、系統(tǒng)性、創(chuàng)新性工程，是未來高校教育發(fā)展的必然趨勢(shì)。高校應(yīng)加強(qiáng)各職能部門之間的溝通與協(xié)作，在校領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)下共同拓展好合同管理信息化建設(shè)的深度與廣度，有效落實(shí)高校合同管理信息化建設(shè)工作。

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