新形勢下檔案信息化建設(shè)面臨的問題及解決對策

　　摘 要：科技在迅猛發(fā)展、社會在不斷進步、國家在日益強大，檔案部門要充分認識檔案信息化建設(shè)的重大意義，站在新的起跑點，用新思路、新辦法，與時俱進、開拓進取，全面推進檔案信息化建設(shè)，促進檔案事業(yè)持續(xù)健康快速發(fā)展，為我國改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。
　　關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；問題；對策
　　1 檔案信息化
　　隨著各領(lǐng)域信息化的不斷深入，信息技術(shù)的應(yīng)用不斷拓展，信息對企業(yè)發(fā)展的驅(qū)動作用日趨明顯。作為企業(yè)在日常管理中所形成的具有保存價值的檔案的管理信息化也成為推動企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要路徑。從檔案介質(zhì)類型看，檔案可分為傳統(tǒng)形式檔案和數(shù)字檔案。從管理方式上看檔案管理經(jīng)歷了人工管理、電子化管理、信息化管理階段。
　　檔案信息化是以計算機信息技術(shù)為手段，對傳統(tǒng)檔案及檔案管理業(yè)務(wù)進行變革，實現(xiàn)從紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案的載體形式轉(zhuǎn)變、人工管理向計算機管理的管理模式轉(zhuǎn)變，從而提高檔案收集、處理、保管、利用等各個環(huán)節(jié)的效率。
　　數(shù)字化是計算機信息處理的首要環(huán)節(jié)。數(shù)字化就是通過各種計算機輸入設(shè)備將信息輸入計算機系統(tǒng)，轉(zhuǎn)變?yōu)榭梢员挥嬎銠C識別和處理的計算機編碼，方便計算機的處理。在檔案信息化中，檔案信息只有通過數(shù)字化才能最大限度地發(fā)揮檔案信息應(yīng)有的功能。因此，檔案數(shù)字化是檔案信息化的前提條件。
　　2 企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要性
　　2.1 信息資源籌劃的要求
　　在信息時代，企業(yè)的信息需求越來越高，而企業(yè)的信息資源缺乏統(tǒng)一的管理和標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)信息資源的開發(fā)和利用難度較大。而檔案信息化建設(shè)能夠提高企業(yè)信息發(fā)展水平，加強對檔案信息的開發(fā)利用，促進檔案信息共享，實現(xiàn)對檔案信息的統(tǒng)一管理和規(guī)劃。由此可見，開展檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息資源籌劃的要求。
　　2.2 檔案企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的要求
　　受傳統(tǒng)管理模式的影響，企業(yè)管理存在著大量的人力、財力和物力浪費的現(xiàn)象，并且，企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理十分重視對檔案實體的管理，而忽視了信息化的檔案管理，檔案管理質(zhì)量不高。開展現(xiàn)代化檔案管理能夠加強信息技術(shù)在企業(yè)管理中的應(yīng)用，優(yōu)化檔案信息資源的利用，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平，促進企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展。
　　3 檔案信息化管理工作的現(xiàn)狀分析
　　首先，企業(yè)進行信息化檔案管理時，缺乏合理的管理制度。目前，較多的單位對檔案管理信息化建設(shè)缺少足夠的重視，沒有投入充足的精力規(guī)范檔案管理制度。盡管有的單位制定了檔案管理制度，但是在執(zhí)行的過程中卻存在許多問題，缺乏足夠的深度和廣度。相關(guān)部門對職責(zé)的認知不足，沒有按照要求進行工作，使得檔案管理信息化只是形式化地存在于單位的管理制度中，失去了實際意義和作用。
　　其次，相關(guān)的資金投入力度不足。由于企業(yè)內(nèi)部沒有重視檔案管理工作，單位的財務(wù)部門沒有對檔案管理方面投入更多的資金，并且現(xiàn)有的資金也不足以支撐檔案管理信息化的建設(shè)，導(dǎo)致檔案管理部門的工作環(huán)境比較破舊，相關(guān)的設(shè)備較為陳舊。在這種工作環(huán)境下，工作人員的工作態(tài)度不端正，對工作的熱情和積極性不高，致使檔案管理信息化的建設(shè)步伐極為緩慢。
　　最后，從事檔案管理的人員缺乏足夠的專業(yè)素養(yǎng)，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)出現(xiàn)阻礙。
　　4 推進檔案管理信息化發(fā)展的對策
　　4.1 從根本上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念
　　用科學(xué)的檔案管理信息化理念重新武裝我們的頭腦，正確的引導(dǎo)廣大人民對現(xiàn)代化的檔案管理進行全新的認識，營造出一個適應(yīng)檔案管理信息化的內(nèi)部環(huán)境和外部環(huán)境，重視檔案管理信息化技術(shù)，掌握檔案管理信息化技術(shù)，培養(yǎng)我們新的檔案管理技能。檔案管理信息化是一個龐大的新世紀工程，它是一個對我們子孫后代都有利的流芳工程。
　　4.2 加強政策和資金支持
　　以必要的政策和資金上的支持，加強投入，確�；�本建設(shè)的順利實施。盡快推動傳統(tǒng)檔案管理向檔案管理信息化的轉(zhuǎn)變，促進我國檔案管理事業(yè)的可持續(xù)的發(fā)展，健康的發(fā)展，快速的發(fā)展。近些年來，我國檔案管理信息化的運用，雖然付出了很大的努力，付出了相當(dāng)?shù)娜宋镓攧?wù)精力，卻始終還處于初級階段。許多人都沒有意識到“數(shù)據(jù)環(huán)境”在檔案管理信息化系統(tǒng)應(yīng)用中對模塊功能的重要性，造成開發(fā)出來的應(yīng)用程序功能單一、水平低下。檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心是數(shù)據(jù)的集成。而現(xiàn)在檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)就是從數(shù)據(jù)庫以及數(shù)據(jù)文件入手，改善應(yīng)用數(shù)據(jù)庫環(huán)境，改造成主流的高檔次的主題數(shù)據(jù)庫和檢索系統(tǒng)。
　　4.3 堅持數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，加強技術(shù)路徑與信息系統(tǒng)維護
　　檔案信息系統(tǒng)是檔案信息化必然依靠的技術(shù)力量，是電子檔案管理的基礎(chǔ)平臺。檔案管理軟件集檔案全文錄入與檢索，圖像、錄音、錄像等多媒體檔案管理，檔案信息統(tǒng)計，檔案借閱利用等多功能于一體。在享受檔案信息系統(tǒng)提供的便利的同時，我們也要意識到，任何一款信息系統(tǒng)都會面臨安全因素的困擾，如信息網(wǎng)絡(luò)自身的脆弱性、系統(tǒng)軟硬件故障、通信協(xié)議漏洞、外部惡意攻擊、誤操作、其他事故與災(zāi)害等。檔案專職人員是系統(tǒng)的使用者，也是系統(tǒng)的維護者。要抓住具體的信息系統(tǒng)的特點，充分地使用好該系統(tǒng)，并堅持定期維護升級與危機防范。各單位除了購買和使用現(xiàn)成的檔案信息系統(tǒng)，還具備創(chuàng)新技術(shù)手段的自主權(quán)。以信息通信技術(shù)為例。ICT是采用現(xiàn)代信息化手段實現(xiàn)對檔案信息資源的整合和全面管理，進而提供高效服務(wù)的一項重要的技術(shù)路徑。信息通信技術(shù)融合檔案服務(wù)功能，改變傳統(tǒng)檔案實體管理過程中，簡化手工檢索方式，是實現(xiàn)信息化檔案管理、計算機檢索以及高效率查閱和調(diào)取利用，是促進檔案信息化、數(shù)字化發(fā)展，建立“智慧檔案管理”的重要途徑。
　　因此，要遵照檔案數(shù)字化的目的與要求，利用良好的技術(shù)手段保障檔案信息系統(tǒng)的運行，在檔案信息處理中兼具規(guī)范性與靈活性，不斷提高數(shù)字化工作能力。
　　4.4 加強實現(xiàn)信息資源共享
　　發(fā)展“信息資源共享”是檔案信息化管理的發(fā)展趨勢，現(xiàn)代檔案信息化管理要樹立更高更強的奮斗目標(biāo)，不斷向前發(fā)展，企業(yè)要對檔案的整理進行結(jié)構(gòu)優(yōu)化，優(yōu)化檔案信息資源的布局，進而實現(xiàn)資源共享。
　　4.5 加強檔案信息化專業(yè)人才隊伍建設(shè)
　　檔案信息化建設(shè)離不開專業(yè)化、高素質(zhì)的檔案管理人才，掌握以計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的現(xiàn)代信息技術(shù)是新時期對檔案管理工作者的基本業(yè)務(wù)要求。檔案室應(yīng)結(jié)合本單位員工的實際情況，以定期業(yè)務(wù)培訓(xùn)、到相關(guān)培訓(xùn)機構(gòu)進修、開展兄弟館室業(yè)務(wù)交流等方式，提高檔案管理人員的計算機及對相關(guān)硬件設(shè)備使用維護、網(wǎng)絡(luò)設(shè)計與融通、軟件開發(fā)與利用、電子檔案信息采集和加工等方面的專業(yè)技能，努力建設(shè)一支檔案管理和現(xiàn)代信息技術(shù)雙過硬的復(fù)合型人才隊伍，全方位的提升檔案管理人員的素質(zhì)與能力。
　　5 結(jié)語
　　綜上所述，在全球科技快速進步的整體發(fā)展形勢下，檔案事業(yè)必然要強化信息化建設(shè)，這有利于在新時期進一步發(fā)展檔案管理事業(yè)。所以，在正確的檔案管理理念下，需要通過加強政策和資金支持、堅持數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，加強技術(shù)路徑與信息系統(tǒng)維護、加強實現(xiàn)信息資源共享以及專業(yè)人才隊伍建設(shè)，加快檔案工作與信息社會相融合的步伐，完善信息化建設(shè)，最終實現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展。
　　參考文獻
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