人事檔案管理的網絡信息化建設的措施

　　在我國現代化進程不斷加快的背景之下，互聯(lián)網信息化應用以及在相關方面的應用領域在不斷擴展。通常來說，每一個企業(yè)都包含了人事檔案管理的內容，人事檔案管理在互聯(lián)網的沖擊下，面臨重大變革。如果人事檔案管理的網絡信息化建設工作能夠更好開展，人事檔案管理效果和職將得到很好的改善。本文就人事檔案管理的信息化建設工作做出了研究。

1 人事檔案管理網絡信息化建設的意義

• 有效提高人事檔案管理的工作效率

　　在人事檔案管理進入信息化時代后，檔案管理的工作人員也擺脫了耗費時間、耗費人力的人工管理時期，可以節(jié)省出時間學習相關的計算機知識、檔案管理的法律法規(guī)、軟件編程以及文件管理。不但使管理者的綜合素質和專業(yè)水平得到提升，而且也能掌握軟件開發(fā)技能，同時也掌握了先進的檔案管理相關知識，從而讓新世紀的綜合型人才也由此形成。

• 人事檔案管理預測功能的實現

　　計算機可根據相關工作人員的指示操作進行檢索信息，以最快的速度在數據庫中找到干部職工的相關解析資料，方便為人事管理工作找到最新資料。在很大程度上體現出管理系統(tǒng)的信息化，此系統(tǒng)可以依據事實情況對檔案信息進行分類、檢查以及校正，再根據年齡、工齡、工作時間整理出不同的檔案信息資料，從而可以對人事調配工作起到一定的幫助。
　　1.3 對原始檔案起到有效的保護作用
　　原始檔案是檔案管理工作的重點保護對象，它在檔案信息中是比較重要的資料。通常情況下，原始檔案都是在紙張上記錄的，原始檔案當中也包含一部分人事檔案。因此，紙質的檔案管理是人事檔案管理工作中至關重要的。尤其是人事檔案在查詢中的頻率比較高，在工作中通常會因為人事的調配去找人事檔案。因為被查詢的頻率比較高，導致紙質的原始人事檔案被嚴重損毀，這樣對于信息的管理也會有嚴重的影響。在檔案經過信息化管理之后，文件損壞的情況就會減少。檔案信息資料在錄入數據庫之后，工作人員只要在數據庫中檢索所需資料就可以了，這樣就可以避免查詢資料的工作人員和原始檔案接觸，就可以保護原始檔案。紙質檔案和電子檔案的區(qū)別在于信息化程度的提升，同時電子檔案的管理也更加便捷、高效、準確。

2 人事檔案信息化管理工作中存在的問題

　　2.1 檔案管理者的職業(yè)素質低
　　在整個檔案管理的工作中占主導地位的是管理者，管理者的職業(yè)素質是很重要的。我國經過專業(yè)培訓的檔案管理員極少，大部分管理員也都是臨時的，他們沒有專業(yè)的培訓。很多管理員的素質都比較低，這樣一來，人事檔案管理工作都面臨嚴重的后果。
　　2.2 信息化管理制度不完善
　　有些部門因為自身的利益不及時公示人事信息資料，也有些部門所建立的信息庫只能在內網中查詢，這些問題的出現都是因為不夠規(guī)范的管理人事檔案。如果想要信息管理更加規(guī)范，就需要制定相應的科學的信息管理制度，這樣檔案信息化建設的速度也會得到加快。禁止個別部門自主的管理檔案信息，不和外界進行溝通交流，這種情況導致信息化檔案管理的工作發(fā)展遲緩。

3 人事檔案管理的網絡信息化建設的措施

　　在開展人事檔案管理的工作中，主要是人事檔案的信息資源管理。在快速發(fā)展信息技術的情況下，人事管理的方法也會發(fā)生顯著的改變，人事檔案管理信息化以及電子化的實現都是具有重要的意義，同時也是適應新時期、新概念人事檔案管理的有效論證。所以，想要更好的提高人事檔案管理的質量以及效率，需要做到幾個方面：
　　3.1 先進技術設備的引進。想要檔案管理信息的發(fā)展水準得到提高，就必須有大量資金的投入，用來引進最前沿的技術設施，創(chuàng)造更加完整的信息管理平臺。硬件設施是檔案信息化管理的重中之重，可以保障資料檔案的傳輸以及共享的基礎，讓管理信息檔案的系統(tǒng)性得到提高，檔案信息管理的發(fā)展也會進一步的促進。
　　3.2 人事檔案資料信息化水平的提高。就我國檔案信息管理的發(fā)展來看，很多檔案信息還是傳統(tǒng)的在紙張上記錄。所以，檔案管理部門需要對電子檔案和紙質檔案進行統(tǒng)計和整理，并建立科學的管理系統(tǒng)，紙質檔案信息錄入數據庫，實現信息的共享。
　　3.3 人事檔案信息安全性的提高。既要實現檔案信息的共享，檔案信息的安全也要得到保障。為了加強人事檔案信息的安全性，就需要檔案管理部門之間要保證檔案信息的真實性，加強網絡的安全性，同時檔案管理員也要加強自律性，按照相關法規(guī)進行檔案的管理，堅決不向任何人透露信息資料，一旦泄密，相關的司法機關部門要嚴肅處理。必須加強相關工作人員的責任感，以端正的態(tài)度進行檔案管理工作，做好相關的保密工作，更加科學、嚴謹的進行檔案管理工作，從而保障人事檔案管理工作的安全性。
　　3.4 人事檔案管理服務水平的提高。在檔案信息化管理中，計算機可通過文字、圖片、聲音、視頻等資料根據不同的類別進行歸納整理并保存，以便以后的信息交流與共享，并提供相關的各種檔案資料，讓人事檔案管理的地位也得到相應的提高，與此同時，人事檔案管理的發(fā)展水平也要最大程度的提高，從而人事檔案的重要性得到體現。

4 總結

　　綜上，當前我國人事檔案管理也已有比較高的水準，在很大程度上，檔案管理的水平得到了有效提高。在未來的檔案管理中，不僅管理者的綜合素質要不斷加強，計算機水平，軟件應用水平以及檔案管理的專業(yè)水平也要不斷提高。所以，檔案管理工作在未來的生活中具備至關重要的社會價值。
　　（作者單位：邯鄲經濟技術開發(fā)區(qū)組織人事局）

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