知識管理背景下民營企業(yè)檔案管理信息化建設

　　摘要：知識管理是當前企業(yè)管理的重要發(fā)展趨勢，各大企業(yè)都在積極進行知識管理，在這一背景下，民營企業(yè)檔案管理也不能落后，因此，進行信息化建設是民營企業(yè)的首要選擇�；�于此，文章從知識管理的含義出發(fā)，分析知識管理背景下企業(yè)檔案信息化建設的意義，并進一步探究信息化建設途徑，旨在為相關人員提供借鑒。
　　關鍵詞：知識管理；民營企業(yè)；檔案管理；信息化
　　檔案信息化建設工作是隨著科技、互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展而發(fā)展，適應知識管理時代社會的發(fā)展需求的一種新的檔案管理方式，實現(xiàn)檔案工作管理的高效與便捷是檔案的信息化。信息化檔案是利用各種檔案資源的整合和應用，通過互聯(lián)網(wǎng)技術將檔案信息資源進行共享，極大地方便檔案的查詢與管理，有著極為現(xiàn)實的意義。
　　1.知識管理的含義及作用
　　知識管理的含義是指，在組織中構建一個人文與技術兼?zhèn)涞闹�識系統(tǒng)，讓組織中的資訊與知識，透過獲得、創(chuàng)造、分享、整合、記錄、存取、更新、創(chuàng)新等過程，達到知識不斷創(chuàng)新，并進而回饋到知識系統(tǒng)內(nèi)，形成永不間斷的累積個人與組織的知識，并最終形成企業(yè)管理的知識資本，有助于企業(yè)做出正確的決策，以適應市場的變化。
　　知識管理不僅能在知識領域建立一個強勢平臺，還能逐步滲透到企業(yè)流程與運作中，具有創(chuàng)造性的知識管理體系能切實的提高企業(yè)生產(chǎn)效率，以達到降低成本增加收入的目的。
　　2.知識管理背景下民營企業(yè)檔案信息化建設的意義
　　企業(yè)檔案記錄著企業(yè)的發(fā)展歷程，是企業(yè)發(fā)展中一種不容忽視的無形資源，在市場經(jīng)濟競爭越來越激烈的背景下，檔案已經(jīng)成為企業(yè)深入挖掘自身核心競爭力的重要內(nèi)容。以往，企業(yè)會采用紙質的方式保存企業(yè)管理決策、生產(chǎn)經(jīng)營等一系列檔案，這種檔案管理方式很容易導致檔案受損，而在知識管理的背景下，企業(yè)在開展檔案管理工作的過程中，能夠應用計算機內(nèi)部強大的系統(tǒng)，更加充分地搜集、儲存、使用檔案資源，為企業(yè)帶來更大的市場競爭優(yōu)勢。近年來，我國的檔案管理模式和制度都發(fā)生了轉變，通過檔案管理信息化建設，做到了采用知識管理的方式進行檔案信息挖掘，檔案資源的高度共享將檔案的價值充分地發(fā)揮了出來。
　　知識是信息時代最大的特征，企業(yè)必須采取有效措施不斷獲取最大化的知識資源和檔案信息資源，在這一過程中，必須意識到重要的知識信息存在于檔案當中，因此，在實際展開檔案管理工作的過程中，不僅應注重對檔案資源的搜集和儲存，還應加大知識挖掘力度，高效展開知識管理。
　　3.知識管理背景下民營企業(yè)檔案管理信息化建設途徑
　　3.1自主選擇合適的檔案管理模式
　　國外企業(yè)對檔案管理模式的選擇告訴我們，對檔案管理模式的選擇應該建立在考慮公司實際情況和需要的基礎上，對企業(yè)檔案有選擇性的保存，可以根據(jù)重要程度選擇保存的優(yōu)先度，對企業(yè)重要的檔案優(yōu)先保存。在我國，國有企業(yè)的任務是調整國民經(jīng)濟發(fā)展，對于國有企業(yè)調整也主要是行政命令，國有企業(yè)的檔案管理采取統(tǒng)一的管理方式，許多民營企業(yè)就紛紛效仿這種管理模式。民營企業(yè)應該充分發(fā)揮檔案管理的自主性，在充分了解自身條件的基礎上，比較各種模式的優(yōu)缺點，選擇適合自己發(fā)展的檔案管理模式，而不能一味盲目的追風，采取一刀切。但是，在選擇相關模式的同時，要聽取專業(yè)人士的建議，不能把自主性當作一種隨意性，按照自己的意愿選擇，要在尊重客觀條件的基礎上選擇。相關的檔案管理行政部門對民營企業(yè)給予一定的指導和建議。
　　3.2檔案管理信息化應以知識管理為指導
　　在檔案管理信息化建設中，單純地引入計算機以及網(wǎng)絡技術是不夠的，還必須將信息化技術融入整個檔案管理的流程當中，而對檔案信息中的知識資源進行充分的利用，是檔案管理信息化建設的重點，因此在新時期，檔案管理人員必須以知識管理思想作為指導，充分發(fā)揮信息技術的基礎性作用，才能夠高效完成檔案管理信息化建設。
　　3.3進行檔案數(shù)字化建設
　　為充分融合數(shù)字信息化管理技術，結合智能化檔案室建設，民營企業(yè)可以啟動檔案數(shù)字化項目。對企業(yè)內(nèi)部紙質檔案材料逐頁進行數(shù)據(jù)掃描和高清圖像加工，為每位員工一對一建立電子檔案。同時，開通數(shù)字化檔案查閱終端，堅持查閱系統(tǒng)專網(wǎng)專用、封閉運行。通過設置訪問權限、身份識別、密鑰登錄等方式，確保數(shù)字化檔案的高度安全。
　　另外，企業(yè)要堅持對新接收的檔案材料及時進行數(shù)字化處理，并逐步形成常態(tài)化機制，防止紙質檔案與數(shù)字檔案出現(xiàn)“兩張皮”現(xiàn)象。搭建數(shù)字化檔案查詢平臺，實現(xiàn)檔案接收、查閱、借閱、轉入、轉出登記電子化，在員工工資核定、工作調動、提拔任用等多項工作中均查閱數(shù)字檔案，有效避免紙質檔案丟失、篡改、增減內(nèi)容等情況的發(fā)生，實現(xiàn)人事檔案工作由簡單管理型服務向研究開發(fā)型服務的轉變。
　　結語
　　總而言之，知識管理背景下，民營企業(yè)檔案信息化建設十分必要。因此民營企業(yè)應以知識管理為指導，根據(jù)自身情況選擇合適的檔案管理方式，不斷提升信息化建設水平，保證企業(yè)檔案的時效性、完整性，確保檔案做好企業(yè)文化建設和穩(wěn)步發(fā)展的堅實后盾。
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