行政事業(yè)單位內部控制信息化建設思考

　　摘要：實現(xiàn)行政事業(yè)單位的內部控制規(guī)范就需要率先控制行政事業(yè)單位的內部信息化。文章將會以行政事業(yè)單位建設過程中所出現(xiàn)的問題作為論述的重點，并同時會對所可能要面臨的問題進行分析，以及提出問題的解決措施其中會以A單位為例，簡析其建設過程，為其他單位建設提供一定的經驗。
　　關鍵詞：內部控制信息化;行政事業(yè)單位;內控系統(tǒng)
　　一、解決在內部控制信息化建設過程中出現(xiàn)的問題
　　（一）在與行政事業(yè)單位建立內部控制的相關政策中有特意強調單位和業(yè)務是行政事業(yè)單位內部控制的兩方面
　　他們的區(qū)別在于，單位層面主要是采取“軟”的措施進行控制，例如明確分工崗位職責、部門職能等，但是這就容易導致缺少信息化利用，易出現(xiàn)信息系統(tǒng)無法落實的問題。業(yè)務層面則是相反的采取“硬”的措施進行控制，例如預算、收入等業(yè)務的控制。除此之外，根據(jù)規(guī)范中“評價與監(jiān)督”這一項規(guī)定便可以把內部控制評價，內部控制自我評價報告、監(jiān)督等都被信息化的管理，而在這的前提就是一定要全部收入到信息系統(tǒng)中。這一項的措施也有利于管理人員跟蹤單位內部控制評價和完善工作效率的提升。
　�。ǘ�）現(xiàn)有信息系統(tǒng)和內部控制信息化的聯(lián)系
　　在啟用內部控制信息化之前行政事業(yè)單位一定要對業(yè)務信息系統(tǒng)進行建立和使用，這樣內部控制信息化才能實施啟動，也才能使部分管理控制得到實現(xiàn)。而由于目前受到環(huán)境和歷史因素的影響，每個系統(tǒng)所用到的信息的技術框架都不一樣，這也就要求了內部控制系統(tǒng)要同時做到對現(xiàn)有系統(tǒng)信息數(shù)據(jù)庫進行兼容和完善。
　�。ㄈ�）建設組織與措施
　　區(qū)別于大部分專門設置內部控制部門的企業(yè)，行政事業(yè)單位通常會將內部控制信息化劃分到財政部門之中進行管理。當然，這也并不是單方面的，只有通過財會部門和信息部門的合作才能讓內部控制信息化繼續(xù)工作。所以在單位內組織一個專門的組織，也就是，選擇一個負責人對整支隊伍進行帶領，各部門分工明確又相互協(xié)作，財會與信息部門共同負責實施、其他部門參與即可，這樣內部控制信息化在一定程度上可以更加便捷有效。
　　二、內部控制信息化建設的預想
　　經過對理論的研究與實踐的探索，發(fā)現(xiàn)內部控制所確切包含的內容已涉及到了單位中管理控制的許多方面。這也就說明了如果想要實現(xiàn)整體的控制，就要從行政事業(yè)單位的管理控制著手。那么這時就可以建立一個由采集、規(guī)則庫、風險分析、決策、數(shù)據(jù)倉庫等系統(tǒng)共同組成的一個應用框架，然后經過信息流、控制流和部門的預算、國庫支付、辦公自動化、政府的采購等系統(tǒng)集成起來。這時由操作平臺、數(shù)據(jù)庫等構成的信息化環(huán)境更有利于內部控制系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息的獲得，存儲等。
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　　在單位內所發(fā)生的一切經濟活動或業(yè)務流程都是內部控制信息系統(tǒng)的控制對象。其中業(yè)務流程包括了兩部分，分別是屬于日常管理的活動和某一單一的具體的活動，例如材料的采購、經費的報銷等等。除此之外，存有業(yè)務流程的政府采購、部門預算等核心系統(tǒng)，通過流動的資金和物流一齊形成對應的信息流。
　　（二）采集系統(tǒng)
　　對控制對象信息進行收集的主要系統(tǒng)就是采集系統(tǒng)。它屬于的是結果收集系統(tǒng)。它所發(fā)揮的作用就是對單位的管理活動中所產生的信息進行采集，然后進行處理加工，再運用一定的格式方法存儲起來，這樣風險系統(tǒng)也會有了一定的保障。在“采集”的過程中，自動采集會計信息和業(yè)務信息。這里的信息采集的速度、數(shù)量都會對控制的效率和質量產生一定的影響，所以采集內容的確定是十分重要的，因為這會影響到經濟活動信息采集時的準確性。
　�。ㄈ�）規(guī)則庫系統(tǒng)
　　內部控制標準、控制框架、控制規(guī)范、控制制度包含在了規(guī)則系統(tǒng)當中，四者一起規(guī)定的控制指令和程序組成的數(shù)據(jù)庫才真正的組成了規(guī)則系統(tǒng)。從規(guī)則結構劃分的角度來看，它可以劃分為結構和非結構兩種規(guī)則。其中結構化的規(guī)則是可以通過結構化的語音描述將信息規(guī)劃到信息系統(tǒng)中去，而非結構化規(guī)則就相對“自由”并且受人為因素的影響，不同的單位對它的理解也不一樣。
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　　首先風險分析所反饋的結果會經過控制系統(tǒng)的分析發(fā)出相應指令，然后再通過管理者對活動進行控制，在這個過程中也一定是要在控制權限之內的。控制指令一般分為柔性的控制和剛性的控制。柔性控制是通過非結構化的控制被實現(xiàn)的，系統(tǒng)采取自動的方式工作就是在柔性控制的影響之下進行的，即采取自動提示的方法來對管理者起到提示作用，因為這樣對管理者參與到控制過程中有一定的便捷。另一方面的剛性控制則是通過結構化的控制規(guī)則來實現(xiàn)的，在這種剛性控制的情況下，經濟活動會直接被系統(tǒng)所阻止，以實現(xiàn)自動控制的目的。
　�。ㄎ澹┍O(jiān)督系統(tǒng)
　　監(jiān)督系統(tǒng)的主要就是負責對數(shù)據(jù)和結果進行有效地監(jiān)測和督查，這里的數(shù)據(jù)便是在內部控制執(zhí)行過程中所產生的，就是將單位運營活動所產生的結果和行政事業(yè)單位戰(zhàn)略決策做一個比較，與此同時還要在規(guī)定的時間中把對比的結果上包給單位管理的當局，再對內部控制的效果進行分析。這樣一來有利于單位管理的當局對內部控制政策進行適當?shù)恼{整，使它更加的適應不斷發(fā)展的社會和不斷變化的內部與外部環(huán)境。
　　（六）決策系統(tǒng)
　　對數(shù)據(jù)挖掘、聯(lián)機數(shù)據(jù)分析等輔助決策技術進行有效應用可以實現(xiàn)事業(yè)單位的決策，不過這也一定是要在監(jiān)督系統(tǒng)的基礎之上決策系統(tǒng)才可以發(fā)揮出作用。這樣便可以為內部控制決策過程提供一個重要的數(shù)據(jù)支撐。決策系統(tǒng)作為現(xiàn)在行政事業(yè)單位戰(zhàn)略控制的一個重要的支撐和保障，首先它會通過單位制定一個長期的未來發(fā)展規(guī)劃，并同時也要以決策指標為基礎制定一個控制標準，然后與在實際運行過程中最后所分析得出的數(shù)據(jù)對決策進行改整。
　　三、某行政事業(yè)單位內部控制信息化系統(tǒng)的建立過程
　　（一）有效組織并進行管理
　　接下來將會以交通部的某行政單位為例子進行簡單的分析簡述。如上文中所提到的在建設的過程中可以選擇一個負責人對這個“專門組織進行帶領”。所以在此單位中便是以局長作為負責人對小組進行帶領，共同促進單位建設發(fā)展;然后還需要信息部門為小組提供一定的支持，并且是由財務部門對小組進行具體事項的負責;除此之外的第三點便是業(yè)務部門也要一起參與到其中來，最后就是讓軟件公司對項目進行研發(fā)。另外也了解到小組在初期之時曾到過上海、山東、河北等單位展開調研以獲取有用經驗。而收支管理情況、預算管理情況、資產管理情況、協(xié)議管理情況等也都是需要進行學習的。
　�。ǘ�）工作流程
　　第一、要對內部控制信息化體系有一個初步的建立設想并初步的建立起來，以便讓單位中的部分內控制度、崗位分工，職責等與內控都有關系的信息一起納入到系統(tǒng)中去，與此同時需要對有關的標準的文檔進行有效輸出。第二依據(jù)內部控制規(guī)范對相關業(yè)務進行梳理，其中所包含的仍然是總賬系統(tǒng)、零余額支付系統(tǒng)、預算系統(tǒng)、固定資產系統(tǒng)等，最終實現(xiàn)對風險矩陣的分析。也是在此過程中把相互獨立的控制機制如決策、監(jiān)督、執(zhí)行共同納入到實際的業(yè)務流程當中，進行應用。第三經濟活動中所產生的內控缺陷，內部控制系統(tǒng)會自動檢測，記錄、報告，然后對缺陷的整改進度繼續(xù)進行追蹤監(jiān)督。第四，建立一個自我評價的報告制度。這個過程是先通過采取不同種類的評價方式，再依靠業(yè)務抽取、風險檢索等開展的。這樣就有利于相關領導人和單位部門的查閱。
　�。ㄈ�）系統(tǒng)內部功能的結構
　　如何體現(xiàn)出行政單位內控信息系統(tǒng)的功能狀況如何，就需要數(shù)據(jù)資源、業(yè)務平臺、內控生服務、內控生命周期、內控信息五層次的共同作用，而這也主要依據(jù)的是對內控信息系統(tǒng)的良好規(guī)劃與設計。其中第一個數(shù)據(jù)資源層面則主要是來自于單位的內外兩部，如上文所述的結構化與非結構化;第二個業(yè)務平臺層面，在這個層面當中實現(xiàn)內控服務與數(shù)據(jù)資源層有效聯(lián)結的重要工具就是服務總路線（ESB）。第三個層面內控服務層，在這個層面主要的特色就是建立了預算、報銷、資金、固定資產等控制服務間的調用關系，并且這些也都是通過一定的邏輯所建立起來的。這就有利于與單位內現(xiàn)有的系統(tǒng)流程有機整合。第四個內控生命周期層，在這個層面中最終會提高內控的總的管理效率，它主要是采用將固定的步驟實現(xiàn)的，此步驟首先通過文檔電子化和工作流程的管理方式再采取內控計劃、執(zhí)行、缺陷整改、控制評價的具體步驟開展的。最后一個信息管理層，通過此層面中的內控消息的預警等最終幫助管理者做出正確的判斷。
　　參考文獻：
　　[1]行政事業(yè)單位內部控制信息化建設的探索[J].行政事業(yè)資產與財務，2015 （04）：83-84.
　　[2]宋芷涵.信息化背景下行政事業(yè)單位內部控制現(xiàn)狀與對策研究——以R局為例[J].西部財會，2017 （6）：38-40.

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