面向促銷員的超市人事管理系統(tǒng)分析

　　[摘要]由現(xiàn)實調(diào)查中發(fā)現(xiàn)的問題入手，分析超市對于促銷員的人事信息管理中存在的問題，提出開發(fā)一個面向促銷員的超市人事管理系統(tǒng)的解決方案，并通過系統(tǒng)需求的分析，設計系統(tǒng)的功能模塊。從解決實際的角度論證開發(fā)面向促銷員的超市人事管理系統(tǒng)的必要性，并為此系統(tǒng)的開發(fā)提供前期的理論準備。
　　[關鍵詞]人事管理 系統(tǒng)分析 促銷員 超市
　　中圖分類號：C93 文獻標識碼：A 文章編號：1671－7597(2008)0520154－01
　　
　　在為超市開發(fā)人事管理信息系統(tǒng)的過程中發(fā)現(xiàn)，超市的人事管理同普通企業(yè)的人事管理有很大的不同，最大的不同點在于超市的促銷員管理。超市的促銷員具有隊伍龐大、流動性大、合同周期短等特點，這些原因為促銷員的管理帶來了很大的困難，對于這些問題，可以通過開發(fā)一套信息系統(tǒng)來解決，利用專門的數(shù)據(jù)庫和人事管理軟件對促銷員進行科學、統(tǒng)一的管理，可以大大簡化人事部的人工勞動。
　　
　　一、需求分析
　　
　�。ㄒ唬┐黉N員人事管理分析。根據(jù)對超市促銷員管理情況的實際調(diào)查，超市人力資源管理中最為繁瑣的一部分就是對于促銷員的管理。促銷員與普通員工有很多不同點。首先超市促銷員工作流動性強，由于不同產(chǎn)品企業(yè)的營銷策略不同，不同的時期進駐超市的促銷員數(shù)量、工作任務以及薪酬都是不同的，大量的人事信息處于不斷變化之中，給人事的管理帶來了極大的不便。其次就是促銷員上崗和離職頻繁，因為超市的促銷經(jīng)常會集中在節(jié)日前后，促銷人員也就是集中到超市人事部報到或者在完成任務之后注銷。最后，促銷員的勞動合同帶有復雜性，因為促銷員的勞動合同期通常比較短，而有的促銷員還需要多次續(xù)約，使得勞動合同的簽訂以及保險和福利的發(fā)放很難管理。
　�。ǘ�）系統(tǒng)需求分析。為了解決促銷員人事管理中的問題開發(fā)的面向促銷員的人事管理系統(tǒng)，需要解決以下四個問題：
　　首先，系統(tǒng)應該能夠解決促銷員到超市報到注冊時遇到的問題。
　　其次，是解決促銷員的基本信息錄入問題。促銷員報到時就需要多次手工填寫基本信息表，再交給各個相關部門，最后還是需要由人事部門將信息輸入數(shù)據(jù)庫，這種信息的輸入過程十分繁瑣，所以必須解決該問題。
　　再次，應解決促銷員的勞動合同及相關問題。促銷員的勞動合同較短，在較短的周期后就需要續(xù)約，又因為促銷員的人數(shù)較多，且合同到期的時間不一致，使得人力資源部門在管理促銷員的勞動合同時遇到了很大的困難。需要系統(tǒng)提供合同到期提醒功能，提醒促銷員和人力資源管理部門及時完成續(xù)簽或解除勞動合同。與勞動合同問題類似的問題還有薪酬、保險和福利發(fā)放等問題。
　　最后，促銷員的績效考核問題。由于促銷員的績效考核有著自身的特點，而且人員流動性大要求對于促銷員的績效考核更具有時效性。因此面向促銷員的信息系統(tǒng)就需要采用促銷員特定的績效考核方法以及更加頻繁和及時的考評作業(yè)。
　　
　　二、系統(tǒng)設計原則
　　
　�。ㄒ唬┫到y(tǒng)設計針對服務對象。該系統(tǒng)專門為促銷員以及促銷員的管理者而設計開發(fā)。對于促銷員，系統(tǒng)可以提供促銷員進入超市時所需要的超市基本信息查詢以及促銷員面試錄用基本流程的查詢，方便促銷員到各個部門進行面試并辦理各種手續(xù)。
　�。ǘ�）軟、硬件結(jié)構(gòu)簡單原則。由于該系統(tǒng)的主要服務對象很有針對性，應用的范圍較少，在同一時間最大訪問量不會超過20人，因此系統(tǒng)的軟件和硬件結(jié)果都應該較為簡單，既方便系統(tǒng)的維護，又可以讓系統(tǒng)更加穩(wěn)定和安全地工作，進而及時、可靠地提供服務。
　�。ㄈ�）操作方便、提示清晰原則。此原則主要針對于促銷員的使用來講，因為促銷員的流動性強，而且公司概況查詢功能也主要為促銷員初次了解超市提供信息服務，所以大部分使用該系統(tǒng)的人是沒有使用經(jīng)驗的。這就要求該系統(tǒng)在設計時充分考慮到操作的簡易性，同時在每一項操作都應該配有適當?shù)奈淖终f明，為操作者提供參考，避免因使用信息系統(tǒng)而帶來更多的麻煩。
　　
　　三、系統(tǒng)設計
　　
　　該系統(tǒng)包含公司概況查詢子系統(tǒng)、促銷員檔案管理子系統(tǒng)、績效考核子系統(tǒng)、薪金管理子系統(tǒng)等五個子系統(tǒng)
　　（一）概況查詢子系統(tǒng)。該系統(tǒng)主要為促銷員第一次進入超市提供幫助，由于促銷員流動性強的特點，該部分十分重要，如果系統(tǒng)能夠為促銷員提供準確的信息服務，可以大大減少新促銷員報到時人事部門的工作量以及促銷員對于概況和業(yè)務流程不熟悉所產(chǎn)生的問題。
　　該子系統(tǒng)的公司概況介紹功能，為促銷員提供最基本的超市信息；公司地圖指示使促銷員能準確的找到所屬的部門以及人事部門的位置；面試流程介紹功能將面試的流程以及每個流程設計的部門、人員、地點以及要注意的問題匯總到系統(tǒng)中，提供給促銷員進行查詢。
　�。ǘ�）招聘培訓子系統(tǒng)。招聘培訓子系統(tǒng)主要的功能就是輔助人事部門進行工作，而具體的招聘、面試以及培訓活動還是由人工完成，信息系統(tǒng)只是提供信息服務。促銷員參加面試前，將個人信息填入信息系統(tǒng)，而后面試官進行調(diào)用，并將面試結(jié)果輸入到信息系統(tǒng)當中匯總。培訓工作同招聘工作相似。
　�。ㄈ�）檔案管理子系統(tǒng)。檔案管理子系統(tǒng)是提高促銷員人事管理效率的重要一環(huán)。促銷員初次來到超市，將個人信息填入信息系統(tǒng)，存入人事部的數(shù)據(jù)庫服務器中。人事部在經(jīng)過面試后將錄用的員工轉(zhuǎn)為正式的員工檔案，刪除被淘汰的員工，并建立相應的合同檔案。之后檔案管理轉(zhuǎn)入日常更新階段，對于每個員工的培訓、獎懲等記錄進行存貯，形成完整的電子檔案體系。對于合同檔案的管理包括合同到期提醒，合同打印等功能。
　　（四）績效考核子系統(tǒng)。績效考核制度可以督促員工的工作效率，提高員工的積極性。該子系統(tǒng)主要分為兩個部分。一部分是考勤部分，由系統(tǒng)直接在指紋考勤機的數(shù)據(jù)庫中調(diào)取，并進行統(tǒng)計分析。另以部分是360度績效反饋考核系統(tǒng)，它可以對促銷員進行全方位的考評，得出科學的績效考核結(jié)果，并將結(jié)果傳遞給薪酬管理子系統(tǒng)。
　　（五）薪酬管理子系統(tǒng)。向該系統(tǒng)輸入考勤以及績效考核的數(shù)據(jù)后，系統(tǒng)會自動根據(jù)促銷員的基本情況，按照不同的參數(shù)設置計算出促銷員的個人薪酬，并且將工資報表傳送給財務部。由于促銷員的勞動合同變化情況復雜，在實際工作中不同的促銷員發(fā)放工資的時間是不同的，因此該子系統(tǒng)提供了薪酬發(fā)放提醒功能，系統(tǒng)按照勞動合同信息計算出每個促銷員發(fā)放薪酬的時間，并在薪酬計劃發(fā)放的日期前五天、前一天分別提醒，保證促銷員薪酬的及時發(fā)放。
　　
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　　作者簡介：
　　郭祎，男，遼寧錦州人，中國地質(zhì)大學（北京）人文經(jīng)管學院信息管理與信息系統(tǒng)專業(yè)05級本科生。

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