外籍員工人事管理的信息化

　　 隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，越來(lái)
　　 越多的外籍人才涌入我國(guó)人才市場(chǎng)。很多用人單位，尤其是大中型企、事業(yè)單位大量聘用外籍人員，幾十至幾百人甚至上千。每一位外籍員工在入職時(shí)都需要辦理一系列的手續(xù)，如工作合同、工作許可、保險(xiǎn)、專(zhuān)家證等；還有涉及到外籍員工本人的一些證件管理，如簽證、護(hù)照、居留許可等等，手續(xù)繁雜。
　　外籍員工管理亟待信息化
　　這些工作讓本來(lái)就人手不多的人事部門(mén)應(yīng)接不暇，以致經(jīng)常忙中出錯(cuò)。據(jù)了解，很多聘請(qǐng)單位的人事部門(mén)工作人員平均每人要負(fù)責(zé)幾十甚至上百位外籍員工的人事管理工作，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)因外籍員工的某些到期證件未能及時(shí)辦理延期手續(xù)，而耽誤正常工作甚至受到相關(guān)部門(mén)處罰的現(xiàn)象。另一方面，由于人事部門(mén)的人員變動(dòng)，工作信息交接不暢，還會(huì)導(dǎo)致外籍員工人事管理工作中出現(xiàn)更多的失誤。
　　針對(duì)這些情況，經(jīng)反復(fù)調(diào)研學(xué)習(xí)，國(guó)家外國(guó)專(zhuān)家局國(guó)外人才信息研究中心根據(jù)客戶(hù)實(shí)際需求自主研發(fā)了一款專(zhuān)門(mén)用于對(duì)外籍人才人事管理的軟件——外籍員工人事管理系統(tǒng)，很好地解決了手續(xù)繁雜的問(wèn)題。它將外籍員工所需辦理的手續(xù)集成到了一個(gè)軟件系統(tǒng)，管理人員一次錄入可以打印多種表格，降低了工作量，同時(shí)建立了查詢(xún)檢索功能，可根據(jù)年度等關(guān)鍵字對(duì)外籍員工信息進(jìn)行查詢(xún)，還建有合同到期提醒等功能，給人事管理人員的工作帶來(lái)了極大的便利。目前，中國(guó)國(guó)際廣播電臺(tái)（CRI）正在使用此軟件。
　　外籍員工人事管理系統(tǒng)采用B/S結(jié)構(gòu)來(lái)建設(shè)，系統(tǒng)維護(hù)較為簡(jiǎn)單，系統(tǒng)的修改和升級(jí)只需在應(yīng)用服務(wù)器端進(jìn)行即可，客戶(hù)端的界面一致，用戶(hù)操作起來(lái)比較容易上手。考慮到用戶(hù)對(duì)網(wǎng)絡(luò)瀏覽器的熟悉和操作方便性，對(duì)于處理外部用戶(hù)的網(wǎng)上資料查詢(xún)和提交需求也更為便捷。系統(tǒng)設(shè)計(jì)會(huì)面向全市乃至將來(lái)擴(kuò)展應(yīng)用到全國(guó)范圍。
　　該系統(tǒng)涉及廣域網(wǎng)、局域網(wǎng)、分布式數(shù)據(jù)處理、協(xié)同工作和Internet/Intranet技術(shù)，具有跨地域、復(fù)雜性、綜合性等特點(diǎn)。因此，系統(tǒng)安全性的設(shè)計(jì)極其重要。具體的設(shè)計(jì)原則包括：建立安全策略，建立系統(tǒng)安全責(zé)任制；對(duì)網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)實(shí)施監(jiān)控和安全管理,有效防止計(jì)算機(jī)病毒和黑客攻擊；確定數(shù)據(jù)保密級(jí)別及使用范圍，對(duì)用戶(hù)訪問(wèn)權(quán)限進(jìn)行控制；對(duì)重要數(shù)據(jù)進(jìn)行通道加密傳輸；對(duì)系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行安全備份與恢復(fù)；實(shí)施遠(yuǎn)程監(jiān)視和非法入侵安全控制。
　　四大模塊功能
　　外籍員工人事管理系統(tǒng)分為四大功能模塊：系統(tǒng)管理模塊、聘用管理模塊、人事管理模塊和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)模塊。
　　系統(tǒng)管理模塊功能是設(shè)定不同級(jí)別的用戶(hù)，用戶(hù)級(jí)別不同權(quán)限不同。以CRI為例，系統(tǒng)中共有四級(jí)用戶(hù)，包括系統(tǒng)主管、總部人事用戶(hù)、部門(mén)人事用戶(hù)和用人單位用戶(hù)。按照 CRI 目前的組織結(jié)構(gòu)，中國(guó)國(guó)際廣播電臺(tái)國(guó)際合作辦公室代表總部人事，各語(yǔ)言中心代表部門(mén)人事，各語(yǔ)言部為用人單位。系統(tǒng)主管為單一用戶(hù)，具有系統(tǒng)最高權(quán)限，用于對(duì)系統(tǒng)基本數(shù)據(jù)和配置的維護(hù)，但不屬于任何一級(jí)人事部門(mén)，因此也不能參與人事管理的具體業(yè)務(wù)功能。總部人事用戶(hù)負(fù)責(zé)建立部門(mén)級(jí)人事用戶(hù)在系統(tǒng)中的賬號(hào)；用人單位的賬號(hào)則由各部門(mén)人事用戶(hù)建立。除系統(tǒng)主管外，任何一個(gè)用戶(hù)在系統(tǒng)中的菜單功能必須經(jīng)過(guò)授權(quán)才能獲得�？偛咳耸掠脩�(hù)登錄系統(tǒng)時(shí)，有合同、證件、保險(xiǎn)到期提醒。
　　聘用管理模塊功能是提供外籍員工到職前和到職后一系列手續(xù)的信息化服務(wù)。聘用管理由聘用申請(qǐng)、聘用審核、聘用審批、到職登記組成。聘用管理模塊的工作流程是：聘用申請(qǐng)，用人單位向部門(mén)人事申請(qǐng)新聘和續(xù)聘外籍人員，并提交申請(qǐng)給部門(mén)人事審核。聘用審核，部門(mén)人事審核用人單位提交的申請(qǐng)，并提交必要的補(bǔ)充信息，上報(bào)總部人事審批。聘用審批，總部人事對(duì)于審批同意的外籍工作人員，可以為其創(chuàng)建《工作許可證》申請(qǐng)，系統(tǒng)通過(guò)數(shù)據(jù)接口直接在外國(guó)專(zhuān)家局的辦證系統(tǒng)上創(chuàng)建證件申請(qǐng)信息。到職登記，總部人事登記外籍員工到職信息，到職登記后，可為其創(chuàng)建外籍工作人員的《專(zhuān)家證》申請(qǐng)，系統(tǒng)通過(guò)數(shù)據(jù)接口直接在外國(guó)專(zhuān)家局的辦證系統(tǒng)上創(chuàng)建證件申請(qǐng)信息，對(duì)于新聘外籍人員，系統(tǒng)將創(chuàng)建新的電子檔案。
　　人事管理模塊功能是將外籍員工的檔案、合同、證件、保險(xiǎn)這些個(gè)人信息整合在一起，統(tǒng)一管理。人事管理由檔案管理、合同管理、證件管理、保險(xiǎn)管理組成。檔案管理，查詢(xún)維護(hù)外籍員工的檔案信息。合同管理，創(chuàng)建外籍員工的合同信息，在線(xiàn)打印合同。證件管理，登記外籍員工的專(zhuān)家證信息。保險(xiǎn)管理，為外籍員工創(chuàng)建保險(xiǎn)辦理信息，在線(xiàn)打印保險(xiǎn)登記卡。
　　數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)模塊，更好地為個(gè)級(jí)別權(quán)限的用戶(hù)提供人事工作的決策依據(jù)�？梢园磭�(guó)籍、性別、年齡、學(xué)歷、工作年限、婚姻狀況、宗教信仰等等檢索統(tǒng)計(jì)。還可以按證件、保險(xiǎn)、合同是否即將到期檢索統(tǒng)計(jì)，可以自主設(shè)定檢索條件，例如，提前1個(gè)月，也可設(shè)定手機(jī)、郵件提醒功能。也可以根據(jù)使用單位的需求定制個(gè)性化的檢索條件。
　　這套系統(tǒng)不僅可以為所有聘用外籍員工單位的人事部門(mén)所用，更可貴的是，它實(shí)踐了信息集成化的理念，為今后外籍工作人員人事管理信息化提供了一個(gè)發(fā)展方向。
　　在這套系統(tǒng)里，每項(xiàng)業(yè)務(wù)的辦理不再是用單獨(dú)的系統(tǒng)，而是所有業(yè)務(wù)手續(xù)可以在同一個(gè)系統(tǒng)中完成，并且信息相互關(guān)聯(lián)。目前，該系統(tǒng)已經(jīng)可以與外國(guó)專(zhuān)家局的辦證系統(tǒng)直接掛鉤。試想，今后一旦能與公安系統(tǒng)的簽證、居留許可證辦理、外籍員工本國(guó)駐華使館的護(hù)照辦理、勞動(dòng)部門(mén)的工作證辦理等等掛鉤，那將實(shí)現(xiàn)真正意義上的信息集成管理。
　　（作者單位：國(guó)家外國(guó)專(zhuān)家局國(guó)外人才信息研究中心）
　　

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