【數字化校園管理信息系統(tǒng)建設之問題與對策】2018管理信息系統(tǒng)試題

　　摘要：討論了數字化校園管理信息系統(tǒng)的特征；從MIS開發(fā)的先決條件分析當前數字化校園管理信息系統(tǒng)建設中存在的問題，從MIS失敗因素討論了數字化校園管理信息系統(tǒng)的影響因素，并結合MIS成功的標準來探討數字化校園管理信息系統(tǒng)建設可采取的措施。
　　關鍵詞：數字化校園，信息系統(tǒng)，影響因素
　　中圖分類號：G203
　　
　　0 引言
　　
　　數字化校園建設是我國教育信息化的三大主題之一[1]，是推進教育信息化工作進人新的歷史階段，實現(xiàn)教育現(xiàn)代化的重要基礎，也是國內高校提升自身管理水平與綜合競爭實力的重要手段，因此是國內各高校目前進行信息化建設的重點和熱點，許多高校正在投入資金建設新的管理信息系統(tǒng)或對原有的管理系統(tǒng)進行改造。而同這種高漲的建設熱情不相協(xié)調的是高校對數字化校園的概念及需求在認識與理解上存在偏差。其中一些高校存在著跟風行為，看見別的高校實施了數字化校園，在沒有具體分析本校實施信息化建設的條件（不僅僅是技術條件，還包括管理水平、自身的主體意識等軟條件）下就決定進行數字化校園建設，由于這些高校的決策者、管理者對自己組織的信息化需求尚未有足夠的認識，對信息系統(tǒng)的認識也較膚淺，以為數字化校園就是將學校原有的系統(tǒng)進行整合，就是計算機硬件加軟件，是一件很簡單也很容易的事，對其建設的復雜性、艱巨性沒有充分的思想準備，開發(fā)出來的管理信息系統(tǒng)的功能很難達到預期目標，容易造成騎虎難下的局面，從而出現(xiàn)一次又一次地“交學費”現(xiàn)象。為此，筆者結合參與我校數字化校園管理信息系統(tǒng)建設的體會，對當前影響數字化校園建設的主要因素談一些粗淺的認識。
　　
　　1 數字化校園管理信息系統(tǒng)
　　
　　高校校園信息化建設大體上經歷了3個階段[2]：第一階段以硬件集成為主，建設的重點是校園網硬件平臺的搭建，這在大部分的高校已經完成；第二階段以應用系統(tǒng)為主，建設的重點在學校各部門管理信息系統(tǒng)建設與應用上，如許多學校已建成“綜合教務管理系統(tǒng)”、“圖書管理系統(tǒng)”、“人事管理系統(tǒng)”等。第三階段則是在前兩個階段成果的基礎上以軟件集成為主的數字化校園建設，這也是當今大多數高校正在進行建設的重點。它實際上是要建成一個更大的管理信息系統(tǒng)（MIS），原有的許多單獨的管理系統(tǒng)將成為這個集成系統(tǒng)的各個功能模塊。
　　通常概念下的企業(yè)MIS是一個以人為主導，利用計算機硬件、軟件、網絡通信設備以及其他辦公設備，進行信息的收集、傳輸、加工、儲存、更新和維護，以企業(yè)戰(zhàn)略競優(yōu)、提高效益和效率為目的，支持企業(yè)高層決策、中層控制、基層運作的集成化的人機系統(tǒng)[3]。它涉及到人的主觀因素，是一個具有社會開放性、隨機性、動態(tài)性和歷史局限性的復雜的社會系統(tǒng)，它不是一個純粹的結構化問題，而是一個非結構化或半結構化問題[4]。
　　大多數的情況下，我們在討論MIS時，更多地是從企業(yè)管理的角度來進行的。而基于數字化校園的管理信息系統(tǒng)則可以這樣理解，以人為主導，挖掘先進的管理理念，應用先進的計算機網絡技術把學�，F(xiàn)有的教學、科研、管理、生活、服務等有關的資源進行整合和集成，實現(xiàn)從環(huán)境(包括設備、教室等)、資源(如圖書、講義、課件等)、到活動(包括教、學、管理、服務、辦公等)的全部信息化，以學校戰(zhàn)略競優(yōu)、提高辦學效益（主要是社會效益）和工作效率為目的，支持學校高層決策、中層控制、基層運作的集成化的人機系統(tǒng)。它可以實現(xiàn)統(tǒng)一的用戶管理、資源管理和權限控制、實現(xiàn)資源的有效配置和充分利用、實現(xiàn)校務管理和后勤服務過程的優(yōu)化、協(xié)調，從而創(chuàng)造新的教育和工作模式，完成傳統(tǒng)教育模式難以實現(xiàn)的目標”[3][5]。它與企業(yè)MIS在許多方面是相同的，如以人為主導，都要借助于一定的硬件與軟件環(huán)境，都以提高工作效率與效益為目的；但二者在應用環(huán)境，在系統(tǒng)目標實現(xiàn)等方面存在差異。如在系統(tǒng)目標實現(xiàn)方面，企業(yè)更多地是希望通過MIS帶來顯著的經濟效益，而學校更多的是希望能為學�？茖W管理和運行提供一個高效、可靠的管理手段和良好的支撐環(huán)境，為教學和科研提供一個良好的現(xiàn)代化工作條件和平臺，從而提高高校的辦學效益、辦學質量和辦學水平。
　　因此在開發(fā)基于數字化校園管理信息系統(tǒng)時，在進行系統(tǒng)設計與需求分析時必須考慮這種差異的存在，而不能照抄企業(yè)管理信息系統(tǒng)開發(fā)原則與設計方法，應根據高校管理自身的特點與需求來進行設計與開發(fā)。
　　
　　2當前數字化校園管理信息系統(tǒng)建設存在的問題
　　
　　唐曉波在《管理信息系統(tǒng)》[3]中總結出了MIS開發(fā)的5個方面的先決條件：一是科學的管理基礎，即要求管理業(yè)務標準化、信息流程程序化、定額精確化、實體編碼化、報表統(tǒng)一化和決策科學化；二是領導重視；三是業(yè)務管理人員積極性高（才能產生需求趨動）；四是要有配套的開發(fā)隊伍，包括組織內的和組織外的隊伍；五是要提供適當的資源條件。
　　分析當前數字化校園建設的情況，發(fā)現(xiàn)常常是在5個先決條件只能滿足2-3個條件的情況下決定進行數字化校園建設的，并沒有做到首先衡量組織是否具備了科學的管理基礎，即是否具備了上述“六化”，以及管理中間層是否具有積極性等就由領導決定進行MIS的開發(fā)，因此必然會產生先天的不足，存在許多問題。
　　目前在一些高校進行數字化校園建設時，無論是用戶方還是系統(tǒng)開發(fā)商都存在著不同的問題，都在不同程度上影響了整個數字化校園的建設，影響了預定目標的實現(xiàn)。
　　首先在用戶方而言至少存在以下幾個方面的問題：
　　（1）學校缺乏長遠規(guī)劃
　　數字化校園建設是為了加速校園信息化、提高學校競爭力而進行的一項浩大的工程，它不僅影響校園的方方面面而且還將規(guī)范學校未來五年、十年甚至更長時間的活動，因此。必須按照學校的發(fā)展規(guī)劃進行數字化校園目標設計與建設，要能夠滿足學校長遠發(fā)展的需要，而不僅僅是滿足學校眼前的需要。目前的問題是有的高校在沒有確定長遠發(fā)展目標或規(guī)劃的情況下就匆匆上馬數字化校園建設，必然導致系統(tǒng)無法很好地適應未來學校發(fā)展的需要。
　�。�2）不注重現(xiàn)實診斷及業(yè)務流程分析
　　在啟動數字化校園建設之初，沒有認真梳理、診斷現(xiàn)行的管理制度、工作流程等的科學性，不重視對整個校園信息化實施后的業(yè)務流程進行分析與梳理、調整及規(guī)范。要避免讓新的管理系統(tǒng)去適應現(xiàn)有的已經落后或即將淘汰的管理模式與流程，必須要有超前的戰(zhàn)略眼光，充分估計到信息技術的應用和普及給教育教學帶來的影響，不管眼前困難有多大，陣痛有多強烈，必須要有跨越式發(fā)展的勇氣，借助信息化的動力去改變原有的不科學的流程，因為再好的信息技術如果不與先進的思想、理念、工作流程相結合，在現(xiàn)實中就毫無用處。因此可以借鑒一些國內外大學的經驗和做法，聘請有關專家，幫助確定現(xiàn)有工作制度、流程中哪些是與未來發(fā)展相佐的，哪些是需要修正的，哪些是可以保留的[6]，并根據信息化建設的規(guī)劃、目標設計出合理的、科學的、高效的業(yè)務流程，根據完成流程所需設置相應的部門與辦事程序，也就產生了數字化校園管理信息系統(tǒng)的總體需求。
　�。�3）缺乏系統(tǒng)工程觀念，注意了系統(tǒng)的分解，而沒有強調整體性
　　學校的管理是一個全面、完整的系統(tǒng)工程，決不應該分割成若干個獨立的“部門”或“區(qū)域”，而應當進行總體的全面規(guī)劃和設計，否則，有可能出現(xiàn)前期投資、后期無用，只能推倒重來的現(xiàn)象，不利于保護前后期投資。
　�。�4）信息化的需求趨動不強烈（即來自中間管理層的抵觸）
　　如果數字化校園的建設僅僅來自于決策者的一個決定，而不是來源于基層的需求，在實施過程中將產生許多“人為”的障礙。畢竟實施數字化校園后，各部門的工作流程多少會發(fā)生變化，調整，而人是有惰性的，要將熟悉的流程改變，接受一個新的系統(tǒng)，需要一個過程，在這個過程中，免除不了會產生許多意見、牢騷，會有抵觸心理，而新系統(tǒng)在開始時往往又不是很完善，這時提的意見，作為決策者就要分析，哪些是合理的，哪些是故意的，以我校為例，在實施新的教務系統(tǒng)時，由于教師及教學管理人員都有一個新的適應過程，加之開發(fā)商沒有進行及時的培訓，導致意見很多，許多教師抵制，整個工程進展緩慢。
　　一般來說來自基層的需求才具有強大的推動力，最理想的是基層有強烈的需求，領導也有共識并支持，事情就很順利，否則就比較難。所以在學校員工還沒有充分的信息化準備時，決策者要想順利地實施信息化必須采取“觀念先行”的策略，去引導觀念的轉變與需求的產生，形成需求趨動。
　　（5）過分強調系統(tǒng)功能的“唯一”性
　　許多高校在進行數字化校園管理信息系統(tǒng)開發(fā)時，一般是針對本校的功能需求進行“量身定做”式的開發(fā)，強調了系統(tǒng)功能的唯一性而忽視了系統(tǒng)功能的通用性。在重新審視與設計整個教學管理流程時，除保留原有好的科學的先進的管理方法，還應注意通過系統(tǒng)集成商學習其他學校的好的經驗，系統(tǒng)商有多年、多校開發(fā)的經驗，他們比較了解各學校的好的管理流程，接受他們的建議，盡量使特定的需求減到最少（并不是說自己的特殊需求越多，管理就越先進，實際上特定的需求越多意味著越不想改變現(xiàn)狀），以免給日后系統(tǒng)升級留下隱患。
　�。�6）相關文檔資料不注意收集與保存
　　在試用各子系統(tǒng)的過程中，必然會存在許多問題，不同的使用者會發(fā)現(xiàn)不同的問題，會提出不同的修改意見，而校方沒有事先形成一套完整的意見收集與反饋機制，導致很多意見只是說一說就沒有了下文，既沒有書面的保存，也不系統(tǒng)，也不能將所有的意見分類鑒別是屬于開發(fā)商的缺陷還是使用者的問題，導致的后果就是開發(fā)商可以拖延時間，為其不按時履行合同留下借口，對校方是非常不利的。
　�。�7）需求表達不清楚
　　由于前期準備工作不足，各應用子系統(tǒng)是在被動的情況下進行需求分析，對一個自己都不是很清楚的東西進行需求分析，難免會顧此失彼，加之不是專業(yè)的開發(fā)人員，對需求的表達缺乏專業(yè)性（盡管按國家相關標準，應由開發(fā)商根據與用戶溝通的結果形成最終的需求分析書，但多數開發(fā)商會將此轉嫁給用戶，甚至用戶不能及時提供需求分析還成為了開發(fā)商不能及時履行合同的重要理由與索賠依據）。
　　在實施數字化校園管理信息系統(tǒng)過程中，我們認為一個負責任的開發(fā)商應以用戶的合作者來介入校園數字化建設，而不僅僅是簡單的甲乙方關系，畢竟中國教育信息化的進程要依賴雙方的合作來推進，應該要產生雙贏的結果。但現(xiàn)實中開發(fā)商們缺乏這樣的責任感，因此在工程實施過程中存在許多讓人失望的缺陷：
　�。�1）缺乏完整的《項目組織實施方案》和《項目計劃書》，導致項目實施進度不受控，項目實施質量不受控，項目投資不受控。
　�。�2）中心數據庫不統(tǒng)一，數據不能共享，當數據出現(xiàn)不一致時，需要管理員人工調整，造成后續(xù)不可預見的隱患無法估計；校內各應用系統(tǒng)間的數據交換還需要人工操作，不能實時進行。
　　（3）系統(tǒng)集成商與原有應用系統(tǒng)開發(fā)商的聯(lián)系不夠，造成一些應用子系統(tǒng)無法與整個數字化校園管理信息系統(tǒng)集成，形成一個個的信息孤島，不能發(fā)揮效力。
　　（4）需求調查不夠。由于用戶的需求在開始時肯定是不清晰的，不夠明確的，隨著軟件的編寫而逐漸明確，因此用戶在試用各子系統(tǒng)時，必然存在功能上的改進或定制需求，要求開發(fā)商對程序進行不斷修改才能較好地滿足用戶需求，但開發(fā)商為了省事和節(jié)約成本，對用戶的需求響應不及時，甚至建議用戶在某個模塊上采用市場上的軟件，由開發(fā)商代買。
　�。�5）開發(fā)商的實施人員不到位，經常長時間的無項目實施人員在現(xiàn)場：有些項目僅開始一部分調研工作就沒有繼續(xù)實施，分批到校的實施人員間溝通脫節(jié)，且到校的實施人員不能及時將用戶的需求反饋給軟件編寫人員，造成同一問題多次向不同的現(xiàn)場實施人員反映后仍無任何結果。
　�。�6）開發(fā)商對系統(tǒng)的培訓工作沒有落實到位，系統(tǒng)文檔資料不全。實施人員將試用子系統(tǒng)安裝后，沒有及時提供相關的使用說明書或手冊類的文檔，也沒有及時組織培訓，導致某些子系統(tǒng)安裝后一直未能正常試用，影響了用戶對系統(tǒng)功能的判斷，最終影響開發(fā)商完成開發(fā)任務。
　　
　　3影響數字化校園管理信息系統(tǒng)建設的因素
　　
　　數字化校園管理信息系統(tǒng)是個非常復雜的系統(tǒng)，王欣等[7]認為MIS的影響因素可從其組成要素進行分析，包括人員（信息系統(tǒng)的開發(fā)者與各級應用者）、數據、軟件質量、硬件、過程（確定“做什么”，確定“怎樣做”，“實現(xiàn)” 和“完善”）等。
　　雖然這五個方面的因素都會對數字化校園管理信息系統(tǒng)的開發(fā)產生影響，但其應用的成敗并不完全取決于技術、資金、網絡系統(tǒng)、應用軟件與軟件實施，而主要取決于組織自身主體意識、組織的管理水平[8]，甚至組織的領導者。當組織不知道自己近期和遠期目標是什么時，管理中的隨意性、有規(guī)矩不遵守等現(xiàn)象都阻礙了組織向規(guī)范化發(fā)展的進程，都會影響數字化校園管理信息系統(tǒng)的建設。
　　MIS失敗的原因有很多，有技術的原因，也有非技術的原因，唐曉波在《管理信息系統(tǒng)》中認為有四個方面的原因，即設計問題、數據問題、費用問題以及運行問題，而吳會松認為，MIS開發(fā)失敗最終多是因為需求的原因而產生[9]。同樣的，在數字化校園管理信息系統(tǒng)建設中，選擇正確的的開發(fā)方法與合適的開發(fā)工具只是保證開發(fā)成功的必要條件，對用戶的需求進行分析才是數字化校園管理信息系統(tǒng)開發(fā)成功與否的關鍵。而要做好用戶需求分析，不僅是開發(fā)商的事，用戶自身的需求認識也是至關重要的。從前面的問題分析可以看出，當前影響數字化校園管理信息系統(tǒng)建設的主要因素應包括這幾方面：符合高校現(xiàn)實與長遠發(fā)展需要的系統(tǒng)目標的設計與規(guī)劃、科學的管理流程設計、詳盡的需求分析、負責任的系統(tǒng)開發(fā)商。
　　
　　4改善的措施
　　
　　既然需求分析是數字化校園管理信息系統(tǒng)開發(fā)成功的充分條件，那就要全面、深入、發(fā)展地進行用戶需求分析，不僅開發(fā)商要重視，用戶自己也要重視，配合。一是要保證需求分析的時間(程序員在這一點上做的很差)，以保證需求分析的完備性。二是要有資深用戶的參加，盡量不漏掉重要的細節(jié)。需求分析是對一個很復雜系統(tǒng)的分析，需要分清人、財、物、信息內部和它們互相之間的關系和作用，因此，需求分析應該由多方面的人員共同參與。最有效的方式應該是聽、 問、 論、 手、講、 定，就是先讓用戶講述，問清其中的疑問，再與用戶進行深入的討論，如果條件許可，還應親手在現(xiàn)行系統(tǒng)上進行足夠的實踐，最后再確定(即寫出需求分析說明書)，如果對其中的內容有不同看法，這個過程就得進行反復，有時得反復多次。
　　除此之外，還要從以下幾方面采取措施[10]，以解決目前數字化校園管理信息系統(tǒng)建設中存在的問題。
　�。�1）學校需制定出長遠的發(fā)展規(guī)劃，根據現(xiàn)實與長遠發(fā)展需進行管理信息系統(tǒng)的總體規(guī)劃與設計。高校要從各自的實際情況出發(fā)，綜合管理部門、業(yè)務部門、學術機構、技術部門等方面的意見，確定本學校的具體建設目標、技術路線和實施方案。
　　（2）以應用為引導，進行科學合理的管理流程設計與改進。在建設數字化校園中，根據高校的發(fā)展需求與具體用戶的使用需求對原有流程進行全面的功能和效率分析，發(fā)現(xiàn)其存在問題，設計新的流程改進方案，并進行評估，最后制定與流程改進方案相配套的組織結構、人力資源配置和業(yè)務規(guī)范等方面的改進規(guī)劃并組織實施，保證流程的持續(xù)改善。在進行流程設計與改進時，應用是第一位的，要搞好應用就必須重視基礎性的底層工作，一方面要進行用戶的需求引導和需求培養(yǎng)，使得建設的系統(tǒng)滿足用戶需求，用戶樂于使用；另一方面，要在有關管理部門的統(tǒng)一協(xié)調下，建立面向全校的基礎數據庫、資源庫等，形成高度共享、可靠維護、及時更新、能提供決策依據的數據倉庫群。
　�。�3）保證數據的標準統(tǒng)一、各功能模塊的接口規(guī)范。避免出現(xiàn)信息孤島，提高數據的共享性。標準化問題并不僅僅是一個學校內部的問題，因為很多數據不僅僅是學校內部各部門間的交流，也交互于學校與學校之間、學校與教育管理部門之間以及學校與社會的其他組織機構之間。所以，教育部門及各個學校要集中解決各個層次信息的標準化問題，包括分類標準、編碼方式等等。沒有統(tǒng)一的標準，數字校園將是一個個的孤島，形不成統(tǒng)一的數字空間。管理制度的規(guī)范化、制度化是實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的基礎，而信息標準化是管理制度規(guī)范化在技術上的具體體現(xiàn)。同時，系統(tǒng)之間的接口規(guī)范也需要在信息化建設中被定義并嚴格執(zhí)行，這是學校信息化建設順利完成的重要保證。
　�。�4）加強領導和監(jiān)控，引進工程監(jiān)理。一方面，高�？煞滦�企業(yè)建立CIO機制，通過推動跨機構的協(xié)作，明晰職能部門在數字化校園中的職能，推進各類有利高校的信息化變革，去除多余的工作流程和行政機構。另一方面，要加強對系統(tǒng)開發(fā)商的監(jiān)控，可仿照建筑工程引進監(jiān)理，重視項目實施過程中相關資料、文檔的收集，特別是用戶與開發(fā)商之間的往來文書，這些文檔在判斷雙方履行合同職責，維護雙方權益時是非常重要的依據，在系統(tǒng)實施的開始就應有專人全程介入，收集、保管、整理。
　�。�5）加強各類風險的規(guī)避。為了規(guī)避數字化校園建設中的風險，高校在建設中應采用“整體規(guī)劃、分步實施”的方式，因為這種方式能夠解決學校信息化中的實際問題，并避免一次性投入過多資金，從而實現(xiàn)高校內部營造信息化環(huán)境的緩沖過程。當然分步實施非常重要的一點就是一定要確保各種數據和軟件接口之間的標準統(tǒng)一性，這需要在整體規(guī)劃中予以關注。
　�。�6）慎重選擇系統(tǒng)開發(fā)商。在系統(tǒng)開發(fā)商招標中，除了審核相關資歷外，重點要看該企業(yè)是否實施過類似規(guī)模高校的數字化校園工程，實施的效果如何，如果可能應作實地調查訪問。有的企業(yè)確實有實力，但由于承擔的項目太多，顧此失彼，就有可能不是全力投入，最后影響整個工程項目的進展，因此筆者認為，實力固然重要，但責任心更重要。
　　
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