我國(guó)企業(yè)檔案管理理念問(wèn)題分析

　　摘 要：伴隨著我國(guó)改革開(kāi)放政策的發(fā)展與深化，計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制作為國(guó)家經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的主導(dǎo)方式已經(jīng)逐步退出歷史舞臺(tái)，建立了以市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制為主導(dǎo)的現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)調(diào)控方式，企業(yè)的獨(dú)立法人地位得以確立；企業(yè)與政府的關(guān)系逐步得到厘清和調(diào)整，政企分離已經(jīng)成為共識(shí)；企業(yè)在法律規(guī)定范圍內(nèi)和部分政府監(jiān)管許可下，獲得投融資及自我發(fā)展完善的行為能
　　關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；檔案管理；管理理念
　　1、檔案事業(yè)建設(shè)目標(biāo)改變所導(dǎo)致的困惑
　　計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下形成的我國(guó)國(guó)家規(guī)模檔案事業(yè)建設(shè)目標(biāo)，是將各類(lèi)型組織機(jī)構(gòu)具有永久保存價(jià)值的檔案資源按照屬地管理或行業(yè)管理的模式，向各級(jí)各類(lèi)國(guó)家檔案館移交，進(jìn)而達(dá)到豐富館藏和更為廣泛地發(fā)揮檔案作用的目的。由此建立了一整套有關(guān)檔案管理的法規(guī)體系、標(biāo)準(zhǔn)體系和管理要求，并形成了以行政手段、業(yè)務(wù)指導(dǎo)為主的檔案事業(yè)組織管理模式和相應(yīng)的管理理念。這在當(dāng)時(shí)是符合國(guó)家治理特點(diǎn)和社會(huì)資源配置要求的，其運(yùn)行了幾十年，效果良好，成績(jī)顯著，初步建成了我國(guó)檔案事業(yè)的基本架構(gòu)。在這種模式下，企業(yè)檔案作為國(guó)家檔案資源的有機(jī)組成，必然按照有關(guān)要求進(jìn)行收集歸檔、分類(lèi)整理、鑒定保管和開(kāi)發(fā)利用。然而，進(jìn)入改革開(kāi)放時(shí)期之后，尤其是在上世紀(jì)九十年代以來(lái)，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制、現(xiàn)代企業(yè)制度、法治治理模式等一系列的改革和建設(shè)，使得上述檔案事業(yè)模式不能繼續(xù)正常運(yùn)行，具有公共性質(zhì)的檔案資源依然以進(jìn)入國(guó)家檔案館為管理目的，而屬于企業(yè)法人所有的企業(yè)檔案則需要另辟蹊徑，尋找新的管理模式。為此，國(guó)家檔案行政管理部門(mén)也進(jìn)行了一系列的改革和探索，以檔案法的頒布、實(shí)施和修訂為核心，以屬地化管理為邊界，以資產(chǎn)紐帶為線(xiàn)索，以現(xiàn)代化管理為抓手，以充分發(fā)揮檔案信息作用為基層單位的利用需求提供服務(wù)為目標(biāo)，在機(jī)構(gòu)、體制、管控方式、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和管理要求等各方面均做出了一定的調(diào)整，取得了一些成效�？墒牵�相對(duì)于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下我國(guó)國(guó)家規(guī)模檔案事業(yè)的整體建設(shè)而言，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下我國(guó)檔案事業(yè)管控模式的建設(shè)與調(diào)整顯得比較被動(dòng)、遲緩和零亂，缺少具有明確目標(biāo)的頂層設(shè)計(jì)，也缺乏足夠的基層調(diào)研和對(duì)新方法、新技術(shù)的有效激勵(lì)與及時(shí)整理，導(dǎo)致在事業(yè)建設(shè)目標(biāo)上還停留在“接收進(jìn)館”、“庫(kù)房保管”的思維習(xí)慣中；在事業(yè)管理方式上還比較依賴(lài)單一的行政手段；大量的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)仍然是手工經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)集成；新出臺(tái)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與現(xiàn)行的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)存在著“兩層皮”或“各說(shuō)各話(huà)”的情形；檔案信息化建設(shè)陷入以往業(yè)務(wù)基礎(chǔ)的嚴(yán)重束縛中，背負(fù)的包袱越來(lái)越重，步履維艱；檔案學(xué)理論研究與檔案業(yè)務(wù)實(shí)踐脫節(jié)現(xiàn)象加重；等等。
　　2、檔案資源碎片化所帶來(lái)的隱患
　　我國(guó)企業(yè)檔案資源的組織規(guī)劃，是在以往具體工作實(shí)踐中根據(jù)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)或特殊因素影響（如領(lǐng)導(dǎo)人的認(rèn)知水平等）逐步形成和確定的。長(zhǎng)期以來(lái)，人們主要關(guān)注的是如何將企業(yè)中具有重要價(jià)值的檔案材料收集齊全后向檔案館移交，因而常常首先從檔案館的角度，即“國(guó)家全部檔案”的角度，對(duì)檔案資源進(jìn)行認(rèn)識(shí)和組織規(guī)劃，并將這種認(rèn)知方式下達(dá)和落實(shí)到基層單位，較少重視檔案資源對(duì)于具體基層單位各項(xiàng)活動(dòng)的關(guān)聯(lián)性和整體意義。比如人們所熟知的企業(yè)文書(shū)檔案和科技檔案這兩大主要門(mén)類(lèi)，便是以這種認(rèn)識(shí)方法形成的，一般被理解為文書(shū)檔案就是反映企業(yè)行政、黨群等管理工作中形成的歸檔材料，科技檔案就是在企業(yè)生產(chǎn)、研發(fā)、基本建設(shè)等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的歸檔材料。但是在實(shí)際工作中，檔案人員判斷一份歸檔文件是否為文書(shū)檔案，主要是根據(jù)該文件是否經(jīng)過(guò)文書(shū)處理流程作為依據(jù)的，并非均審查其內(nèi)容；判斷歸檔文件材料是否為科技檔案，則往往是根據(jù)其內(nèi)容而非辦文流程。
　　3、檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)協(xié)同性與精細(xì)化的缺失所導(dǎo)致的目標(biāo)錯(cuò)位
　　企業(yè)檔案管理的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)通常被稱(chēng)為檔案管理制度，一般由工作規(guī)定、管理辦法和操作細(xì)則等組成，涉及企業(yè)檔案工作體制、企業(yè)文件材料的形成與歸檔管理、企業(yè)檔案的分類(lèi)與編號(hào)、價(jià)值鑒定、庫(kù)房管理、開(kāi)發(fā)利用、檔案管理現(xiàn)代化及檔案人員的管理等諸多方面。目前從國(guó)家、地方層面到基層單位，均形成了各自的企業(yè)檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系。然而，如果我們仔細(xì)考察，則會(huì)發(fā)現(xiàn)其中存在著許多問(wèn)題。
　　3.1是各業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)之間的協(xié)同性較差的問(wèn)題
　　無(wú)論是國(guó)家、地方層面的企業(yè)檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，還是企業(yè)中的檔案管理制度，相當(dāng)一部分內(nèi)容形成于不同的歷史時(shí)期，且均為特定時(shí)期工作經(jīng)驗(yàn)的歸納總結(jié)，帶有較為明顯的歷史局限性，或者理念陳舊，或者要求過(guò)時(shí)。
　　3.2企業(yè)檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)還存在著精細(xì)化不足的問(wèn)題
　　從表面上來(lái)看，檔案管理給人們一種精細(xì)化的印象，然而根據(jù)筆者近20年的實(shí)際調(diào)研發(fā)現(xiàn)，我國(guó)企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)精細(xì)化的程度和重點(diǎn)都存在不到位的現(xiàn)象。
　　4、檔案管理信息系統(tǒng)簡(jiǎn)單模擬手工管理模式所帶來(lái)的現(xiàn)代化困境
　　將以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息技術(shù)引入檔案工作，首先是以“輔助管理”作為應(yīng)用目標(biāo)的。經(jīng)過(guò)二十多年的具體實(shí)踐，伴隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展及其在企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中的廣泛應(yīng)用，企業(yè)檔案管理與信息技術(shù)的關(guān)系已經(jīng)發(fā)生了很大的轉(zhuǎn)化，即從以手工操作為主，計(jì)算機(jī)技術(shù)為輔的企業(yè)檔案管理模式，正在轉(zhuǎn)變成為以檔案信息系統(tǒng)全程控制為主，人工介入為輔的新型企業(yè)檔案管控模式。然而，以往企業(yè)的檔案信息系統(tǒng)大都以手工管理模式作為范本進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)和流程設(shè)計(jì)，對(duì)于信息技術(shù)功能的體現(xiàn)并不充分和全面，主要表現(xiàn)在模擬手工管理模式和庫(kù)房管控思維，在系統(tǒng)中分別設(shè)計(jì)出文書(shū)檔案管理模塊、科技檔案管理模塊、會(huì)計(jì)檔案管理模塊、人事檔案管理模塊、聲像和實(shí)物檔案管理模塊等，每個(gè)模塊中適用的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)也以“分庫(kù)”思維進(jìn)行區(qū)別，表面上凸顯了上述各門(mén)類(lèi)檔案的管理特點(diǎn)，實(shí)際上則在檔案信息系統(tǒng)中埋下了數(shù)據(jù)資源人為割裂的隱患，不能體現(xiàn)出檔案信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的高效關(guān)聯(lián)與整合的技術(shù)功能，而且，大多數(shù)企業(yè)的檔案信息系統(tǒng)只能在文件材料歸檔之后由檔案人員利用其開(kāi)展著錄與編目操作，以及處理一些簡(jiǎn)單的利用服務(wù)手續(xù)，不能將歸檔流程控制和檔案數(shù)據(jù)資源的挖掘與整合等深層次的工作承擔(dān)起來(lái)。與此同時(shí)，面對(duì)企業(yè)大量業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的電子化趨勢(shì)，檔案信息系統(tǒng)對(duì)于各類(lèi)信息應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)格式的兼容性較差，其對(duì)于檔案數(shù)據(jù)的處理，基本上僅處于對(duì)非機(jī)構(gòu)性數(shù)據(jù)或?qū)�歸檔紙質(zhì)材料數(shù)字轉(zhuǎn)換（掃描）之后的格式管控狀態(tài)，對(duì)于眾多的結(jié)構(gòu)性數(shù)據(jù)，尤其是對(duì)現(xiàn)代企業(yè)日益增加的三維數(shù)據(jù)內(nèi)容則無(wú)能為力。在實(shí)際工作中，許多企業(yè)將檔案信息系統(tǒng)建設(shè)視為單一工作，忽視其對(duì)于檔案制度體系協(xié)同化、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)精細(xì)化、業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化、運(yùn)行目的有效化等要素的依賴(lài)，也忽視其對(duì)于企業(yè)其他各信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)類(lèi)型與運(yùn)行狀態(tài)的關(guān)聯(lián)，缺少整體化理念，缺少對(duì)企業(yè)文件數(shù)據(jù)的充分調(diào)研與清理，甚至缺少對(duì)企業(yè)檔案管理狀況的認(rèn)真反思，單一冒進(jìn)，閉門(mén)造車(chē)，這種狀態(tài)很容易使企業(yè)檔案管理的信息化、現(xiàn)代化進(jìn)程走進(jìn)死胡同，越投入越低效，且?guī)��?lái)的后續(xù)問(wèn)題也越多。
　　5、結(jié)束語(yǔ)
　　綜上所述，企業(yè)檔案工作的健康發(fā)展，管理理念的現(xiàn)代化和與時(shí)俱進(jìn)是關(guān)鍵。我國(guó)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)行理念在實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中，存在著目標(biāo)模糊、數(shù)據(jù)割裂、標(biāo)準(zhǔn)滯后、技術(shù)更新困難等與現(xiàn)實(shí)發(fā)展的諸多不適應(yīng)問(wèn)題，對(duì)這些問(wèn)題的成因與現(xiàn)狀進(jìn)行分析，是尋求解決之道的入手點(diǎn)，也是促使我國(guó)企業(yè)檔案工作盡快適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制和現(xiàn)代企業(yè)制度建設(shè)深化的需要，趕上現(xiàn)代企業(yè)快速發(fā)展的步伐，還原企業(yè)檔案管理活動(dòng)的初衷，維護(hù)企業(yè)檔案資源的完整性與真實(shí)性，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)有效利用的重要課題。
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