加強(qiáng)煤礦企業(yè)文書檔案管理的信息化建設(shè)研究

　　【摘要】近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，煤礦企業(yè)在辦公方面實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化管理，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足現(xiàn)在工作需要，必須對(duì)過去的文書檔案管理方式進(jìn)行一定程度的改革和完善，強(qiáng)化信息管理。本文通過對(duì)煤礦企業(yè)文書檔案管理信息化建設(shè)的意義展開敘述，分析了當(dāng)前文書檔案管理過程中存在的問題，并給出相應(yīng)的解決措施，希望能給相關(guān)工作人員提供幫助。
　　【關(guān)鍵詞】煤礦；企業(yè)；文書；檔案管理；信息化；建設(shè)
　　科學(xué)技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)了企業(yè)信息化建設(shè)，并且隨著計(jì)算機(jī)在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域中的滲透和應(yīng)用，尤其對(duì)于煤礦企業(yè)來說，處于信息化時(shí)代發(fā)展背景下，傳統(tǒng)的文書檔案管理方式已不能滿足時(shí)下工作發(fā)展需要，而且矛盾日益突出，因此，作為煤炭企業(yè)管理人員需要重視文書檔案的信息化管理，與時(shí)俱進(jìn)，充分利用現(xiàn)代高科技技術(shù)，強(qiáng)化企業(yè)的信息化建設(shè)，這樣才能讓企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)環(huán)境中實(shí)現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展。
　　一、煤礦企業(yè)實(shí)行文書檔案管理信息化的意義
　�。ㄒ唬┬畔⒔换�。過去，檔案管理主要針對(duì)紙質(zhì)版檔案，而將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案后，在儲(chǔ)存方式上發(fā)生了很大的變化，相比傳統(tǒng)檔案管理來說，更能適應(yīng)現(xiàn)在工作需求，很多企業(yè)會(huì)出現(xiàn)大量的無關(guān)信息，這不僅給工作人員帶來了查詢難度，同時(shí)也嚴(yán)重浪費(fèi)了信息資源，而將計(jì)算機(jī)合理應(yīng)用在文書檔案管理中，可以通過建立信息交互系統(tǒng)，豐富檔案管理途徑，使信息資源得到進(jìn)一步開發(fā)，并實(shí)現(xiàn)信息資源共享。
　�。ǘ�）管理效果。在文書檔案管理過程中，信息技術(shù)會(huì)貫穿在每一個(gè)環(huán)節(jié)中，減少了檔案管理者的工作量，同時(shí)提高了工作效率，可以通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案查閱和統(tǒng)計(jì)，在需要對(duì)檔案進(jìn)行編輯時(shí)，可直接通過計(jì)算機(jī)操作，找到目的文件并完成修改。
　�。ㄈ�）傳輸方式。過去在檔案信息傳遞上主要依靠郵政系統(tǒng)，傳送周期長，且很容易出現(xiàn)檔案丟失的情況，給企業(yè)帶來嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失，但隨著計(jì)算機(jī)電子化管理的出現(xiàn)，文件可以通過在線進(jìn)行傳輸，不僅提高傳輸速度，而且也保證了信息安全。
　�。ㄋ模﹥�(chǔ)存穩(wěn)定性。文書檔案信息化管理可以確保檔案進(jìn)行長時(shí)間保存，且不受外界因素影響，儲(chǔ)存方式多種多樣，方便快捷，便于查詢。
　　二、在檔案管理的信息化建設(shè)中遇到的問題
　�。ㄒ唬┌踩�性問題。由于互聯(lián)網(wǎng)的開放性和特殊性，導(dǎo)致電子檔案內(nèi)容會(huì)發(fā)生變化，穩(wěn)定性較差，很多內(nèi)容經(jīng)常存在被篡改現(xiàn)象，另外，在受到網(wǎng)絡(luò)病毒攻擊和黑客攻擊時(shí)，存在嚴(yán)重的安全隱患，而且電子檔案被編輯修改后不會(huì)留下任何痕跡，因此很難確保檔案的真實(shí)度。
　�。ǘ�）缺乏管理人才。文書檔案管理信息化就是要將檔案通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行科學(xué)化管理，因此，在管理人員上需要員工具備較高的專業(yè)技能，而且只有具備高素質(zhì)的復(fù)合型人才，才能很好地完成該項(xiàng)工作，但由于我國在文書檔案管理信息化發(fā)展方面比較滯后，這方面的人才也比較匱乏，使得很多現(xiàn)代化設(shè)備無法實(shí)現(xiàn)自身使用價(jià)值，而且煤礦企業(yè)很多員工仍采用傳統(tǒng)的管理方式，很多設(shè)備被閑置，無法實(shí)現(xiàn)信息化管理。
　　三、對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的思考
　�。ㄒ唬┙�立文書檔案管理部門。煤礦企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)文書檔案自動(dòng)化管理，必須要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，建立一個(gè)專門的管理部門，聘用優(yōu)秀的管理人員，建立文書檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)庫，負(fù)責(zé)整個(gè)企業(yè)的檔案管理工作，同時(shí)需要建立健全相關(guān)管理制度，管理人員要做好本職工作，管理好每天收集到的檔案資料，并做好分類歸納整理，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格核實(shí)，確保在需要查詢的時(shí)候能夠做到有據(jù)可查，保證所有資料的完整性，建立有效的檔案管理信息平臺(tái)，建立電子文件審核系統(tǒng)，保證電子公文法律效力，利用計(jì)算機(jī)建立文書檔案的數(shù)據(jù)庫，對(duì)信息進(jìn)行編目、存儲(chǔ)，利于查詢。
　�。ǘ�）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)力度。建立文書檔案保密系統(tǒng)，制定相應(yīng)的保密制度，對(duì)檔案設(shè)置上傳下載的安全等級(jí)和訪問權(quán)限，作為管理階層需要重視對(duì)于文書檔案的管理工作，在檔案信息系統(tǒng)的內(nèi)外網(wǎng)之間做好相應(yīng)的隔離措施，以免其受到不法分子的侵入，保證檔案資料的安全性，比如可以設(shè)置好路由器屏蔽其他IP地址，不允許其他用戶進(jìn)行訪問，保證整個(gè)系統(tǒng)的安全性，注冊(cè)之外設(shè)立網(wǎng)絡(luò)防火墻，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)答案數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，對(duì)一些惡意操作行為及時(shí)禁止，一旦檢測(cè)到不法分子侵入，立即發(fā)出提示警報(bào)。
　�。ㄈ�）建立高素質(zhì)的管理隊(duì)伍。要想從根本上實(shí)現(xiàn)檔案文書管理的信息化建設(shè)，需要培養(yǎng)專業(yè)化高素質(zhì)的檔案管理人才，可以對(duì)其進(jìn)行定期培訓(xùn)和職業(yè)道德教育，或者可以進(jìn)行企業(yè)間人才交流的方式，進(jìn)行取長補(bǔ)短，另外每年需要對(duì)員工進(jìn)行設(shè)備基本操作考核，并建立完善的獎(jiǎng)罰制度，除此之外，作為領(lǐng)導(dǎo)階層需要積極引導(dǎo)員工學(xué)會(huì)自主學(xué)習(xí)，樹立終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，不斷提高自身的專業(yè)技能和道德素質(zhì)，以便更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要，作為企業(yè)，需要加大信息化設(shè)備的投入，并做好設(shè)備操作培訓(xùn)工作。
　　四、小結(jié)
　　隨著信息化的時(shí)代發(fā)展，傳統(tǒng)的文書檔案管理方式逐漸會(huì)被計(jì)算機(jī)信息化管理所淘汰，煤礦企業(yè)需要加強(qiáng)文書檔案管理的信息化建設(shè)，建立專門的管理部門加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)力度，培養(yǎng)高素質(zhì)的管理隊(duì)伍，從而為企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展提供保障。
　　【參考文獻(xiàn)】
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