新時期企業(yè)辦公室秘書工作探討

　　【摘要】秘書要通過加強自身的建設(shè)來提高工作效率，以此適應(yīng)企業(yè)的快速發(fā)展，從而為企業(yè)的發(fā)展奠定內(nèi)在的后勤保障能力。本文通過詳細闡述秘書工作的主要職責，分析新時期提出的職業(yè)要求，強化知識和業(yè)務(wù)技能，提高企業(yè)材料書寫的質(zhì)量。
　　【關(guān)鍵詞】秘書；職責；要求；途徑；材料
　　辦公室是企業(yè)設(shè)置的綜合性的管理機構(gòu)，在企業(yè)中發(fā)揮著承上啟下的作用，同時也是企業(yè)溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系四面八方的重要樞紐。而秘書則是辦公室工作的主體，他們的綜合素質(zhì)和工作效率的高低直接影響著企業(yè)的形象和企業(yè)發(fā)展的穩(wěn)定。尤其是在企業(yè)體制改革的關(guān)鍵時期，辦公室秘書工作也被新時期賦予了新的內(nèi)容和要求。企業(yè)不但加大了秘書自身建設(shè)的力度，也順應(yīng)了時代的發(fā)展，補充和完善了秘書工作的內(nèi)容，讓其成為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的得力助手和出色的參謀。
　　一、秘書工作的主要職責
　　（一）溝通。包括對外的接待、談判和對內(nèi)的溝通、協(xié)作。對所接待的客體作出詳細的分析，安排好接待流程、路線以及后續(xù)的食宿行問題，并在會談中做好萬全準備，將所需資料、信息收集完整，對會場進行布置，從中協(xié)助會談中的各項輔助性工作。同時職工群眾是企業(yè)發(fā)展的核心動力，秘書要發(fā)揮承上啟下的作用，加強職企、各部門之間的溝通和聯(lián)系，及時反饋職工需求、部門發(fā)展狀況、下達企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的各項決策等。
　�。ǘ�）辦公室管理。首先辦公室日常工作，清潔、布置、維護辦公區(qū)域環(huán)境，應(yīng)對辦公安全管理，另外做好辦公資源的配置、優(yōu)化和利用工作，制定科學(xué)的辦公室工作計劃，每天做出工作總結(jié)。其次，運用各種渠道和方法來收集信息、檔案、資料等，并對其進行加工處理和比較，形成周密、嚴謹、有效的文字材料，再提供給領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)過審核后予以發(fā)布或保存。
　　二、新時期對秘書工作的職業(yè)要求
　�。ㄒ唬┚哂辛己玫牡赖滦摒B(yǎng)。秘書工作涉及的內(nèi)容大多是企業(yè)的機密，因此，秘書要具備優(yōu)良的職業(yè)道德素養(yǎng)，這是成為秘書工作的前提條件。秘書要有堅定的政治信念和立場，有敏銳的政治眼光和政治觸角，有很強的政治鑒別力，在大是大非面前不糊涂，在大風大浪中不動搖，嚴于保守企業(yè)核心機密。另外，秘書要懂得服務(wù)和奉獻，淡泊名利，以企業(yè)發(fā)展為奮斗目標，增強對社會、企業(yè)的責任心，實現(xiàn)崇高理想的追求。同時在工作中秘書要修身立命，嚴于律己，規(guī)范自己的工作作風，實事求是，不夸大，不隱瞞，據(jù)實反饋，并提出自己獨特的看法，遵守職業(yè)道德，時刻保持積極的精神風貌，投入到辦公室工作中。
　�。ǘ�）具有較強的實踐能力。才干修養(yǎng)是秘書工作者素質(zhì)的基本要求。秘書工作者要能說會寫會辦事，要有豐富的經(jīng)驗、淵博的知識、清醒的頭腦、敏捷的思維和良好的品格。優(yōu)秀的文字寫作能力。文字寫作能力是秘書工作者綜合能力的主要方面，是主體能力，要能起草、審核、修改文稿，歸納綜合編輯各種文字材料。另外口頭表達能力是秘書工作者的交際性能力。優(yōu)秀的秘書工作者要有好口才，善于表達自己的觀點，富于幽默感，善于與人溝通，善于交際�？陬^表達能力是思維綜合能力、文字寫作能力、理論知識水平和口才藝術(shù)的綜合體現(xiàn)。
　　三、如何寫好讓領(lǐng)導(dǎo)滿意的材料
　�。ㄒ唬┘訌娮陨砭C合素質(zhì)的建設(shè)。秘書要積極學(xué)習，及時對掌握的知識進行更新，結(jié)合企業(yè)工作的實際情況，有針對性地對所學(xué)知識進行選擇，使所學(xué)知識具有較好的實效性，從而不斷完善自己的知識結(jié)構(gòu)，豐富和充實自己，吸取先進經(jīng)驗，提高業(yè)務(wù)水平，并且樹立創(chuàng)新和超前意識，加強自己的思想覺悟，并通過向領(lǐng)導(dǎo)、同事、員工等借鑒和交流，使自己的能力真正作用到實際中。讓自己具備新時期秘書工作的要求和能力，多學(xué)、多記，便于在寫作中做到下筆有神。
　　（二）選擇的材料真實、有效。除了秘書自身能力以外，資料的來源也是十分重要的。真實有效的資料能夠為寫作提供良好的素材，讓其具有感染力、真實性和先進性。首先，秘書要充分發(fā)揮出企業(yè)助手的作用，以高度的政治責任感和使命感，主動參與，積極進言獻策，并積極深入市場、企業(yè)實際，認真調(diào)查研究，去偽存真，做到材料的客觀、準確和可靠。其次，所選擇的素材要具有一定的典型性，不能泛泛而談，抓不到關(guān)鍵和實質(zhì)，典型能夠增加資料的代表性和說服力，能正確反映事物的本質(zhì)、特點，體現(xiàn)出該寫作資料的商業(yè)價值。再次，在寫作中，秘書不僅要保持語句的通暢，還要突出寫作的意圖和主旨，并要注意語言的樸實、簡潔，讓聽眾能夠感受到在文章中所蘊含的基本觀點、主要問題、所持有的態(tài)度評價等，也讓讀者能夠一目了然。
　　四、結(jié)語
　　辦公室工作是企業(yè)經(jīng)營活動中的重要環(huán)節(jié)，秘書在其中產(chǎn)生的作用也是十分重要的。因此，企業(yè)要重視秘書工作的建設(shè)，不僅要在秘書人員的選擇上關(guān)注他們的思想品德和實踐能力，也要貫徹相應(yīng)的基本要求，在具體的工作中進行再教育和培訓(xùn)，確保秘書隊伍的先進性和純潔性，以便做好辦公室工作。
　　【參考文獻】
　　[1]陳生軍.新時期企業(yè)辦公室秘書工作探析[J].科技資訊， 2014（17）.
　　[2]賀寶潤.試論新時期企業(yè)辦公室工作的發(fā)展趨勢[J].辦公室業(yè)務(wù)，1998（02）.
　　[3]史煒煒.關(guān)于新時期企業(yè)文秘工作的若干思考[J].商場現(xiàn)代化，2013（30）.

相關(guān)熱詞搜索：新時期 探討 辦公室 秘書工作 企業(yè)