淺談?dòng)吞餀n案管理存在的問題和解決方法

　　【摘要】在油田生產(chǎn)經(jīng)營中，檔案管理發(fā)揮著重要的作用。檔案管理工作具有很強(qiáng)的科學(xué)性，同時(shí)也具有很強(qiáng)的政治性。本文結(jié)合油田企業(yè)檔案管理的重要性及其意義，淺談?dòng)吞餀n案管理的有效方法。
　　【關(guān)鍵詞】油田企業(yè)；檔案管理；管理方法
　　檔案管理是石油企業(yè)管理的重要組成部分，是油田企業(yè)管理活動(dòng)的基礎(chǔ)，油田檔案管理必須要適應(yīng)油田穩(wěn)健可持續(xù)發(fā)展的需要。對企業(yè)的發(fā)展有重要的意義。油田企業(yè)在管理檔案時(shí)要采用科學(xué)的管理方式，積極創(chuàng)新管理方式，提高企業(yè)的檔案管理水平，是新時(shí)期油田企業(yè)檔案管理需要探討的問題。
　　一、油田檔案管理的意義
　　油田檔案管理中，最重要的內(nèi)部信息資源就是檔案信息。檔案包括油氣勘探開發(fā)檔案、科研技術(shù)研究檔案、油田經(jīng)營管理檔案、黨群工作檔案、行政管理檔案、生產(chǎn)技術(shù)檔案、基本建設(shè)檔案、設(shè)備儀器檔案、會計(jì)檔案、特種載體檔案等，都是油田勘探開發(fā)、工程技術(shù)服務(wù)、礦區(qū)管理工作等方面的重要組成部分。管好、用好檔案，是油田乃至各單位必須履行的重要職責(zé)。
　　二、油田檔案管理存在的問題
　　（一）檔案管理不規(guī)范。檔案管理作為油田合規(guī)管理工作的一部分，是規(guī)范油田工作、提供油田工作質(zhì)量和工作效率的關(guān)鍵。因此，做好油田檔案管理工作，科學(xué)規(guī)范油田檔案管理是體現(xiàn)一個(gè)企業(yè)管理水平的重要尺度。就目前而言，油田檔案管理隊(duì)伍參差不齊，檔案管理信息化水平參差不齊，檔案管理效率低下。有些檔案不能嚴(yán)格按照中國石油天然氣總公司《檔案管理規(guī)定》及《企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》進(jìn)行有效管理，嚴(yán)重影響了油田檔案管理工作的有效開展。一是檔案分類不合理。個(gè)別檔案保管期限劃分不準(zhǔn)確；有的注重文件的歸檔，卻重視不到位；有些單位存在應(yīng)歸檔的材料未歸檔的現(xiàn)象；個(gè)別單位還存在同一門類檔案由不同人管理的現(xiàn)象。二是檔案整理不規(guī)范，如機(jī)構(gòu)劃分不準(zhǔn)、分類不全、檔號不規(guī)范；案卷標(biāo)題不規(guī)范、組卷混亂等。
　　（二）缺乏完善的檔案管理制度。檔案管理制度是保證檔案管理工作的關(guān)鍵。目前部分單位在檔案管理制度的建立上還不夠完善，對檔案的整理、保管等制度不夠健全，執(zhí)行力不到位。部分單位雖然建立了檔案管理制度，但卻沒有將制度真正落到實(shí)處，甚至有些檔案管理工作人員對檔案管理不夠重視，文件資料整理不及時(shí)，致使檔案不能及時(shí)歸檔，造成重要檔案缺失嚴(yán)重。
　　三、油田檔案管理的有效方法
　　（一）提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和技能。一是提高檔案管理工作者自身素質(zhì)，加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案管理人員的再培訓(xùn)。在社會經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的新時(shí)期，檔案管理人員必須與時(shí)俱進(jìn)，培養(yǎng)新時(shí)代復(fù)合型檔案管理人才。二是對現(xiàn)有的檔案管理人員，定期舉辦檔案基礎(chǔ)知識講座和相關(guān)技能的培訓(xùn)，拓寬眼界增長新知識。三是運(yùn)用新技術(shù)和新理論，創(chuàng)新檔案管理新方法，促進(jìn)油田檔案工作良性發(fā)展。
　　（二）完善檔案管理制度。一是規(guī)范油田檔案管理工作，首先需要完善檔案管理制度，建立檔案管理人員的崗位責(zé)任制，明確規(guī)定其工作范圍和工作方法及工作職責(zé)。編制各個(gè)部門的歸檔目錄，整理有關(guān)檔案管理的手冊，確定檔案歸檔的保管期限和技術(shù)要求等，這樣有利于日后的檢查和指導(dǎo)。二是建立油田檔案管理細(xì)則，規(guī)范檔案管理。建立符合現(xiàn)階段檔案管理的各項(xiàng)新制度，并對過去不相適應(yīng)的規(guī)章制度進(jìn)行修正和完善，明確檔案管理模式、工作標(biāo)準(zhǔn)和職責(zé)要求等內(nèi)容，從制度層面對于檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范。
　�。ㄈ�）建立有效的檔案管理機(jī)制。一是要健全檔案管理安全責(zé)任機(jī)制，加強(qiáng)檔案資料的保管，做好數(shù)據(jù)備份工作。二是建立檔案管理監(jiān)督機(jī)制，明確油田各部門的檔案管理職責(zé)。督促和監(jiān)督各相關(guān)檔案管理部門的工作情況及制度執(zhí)行情況。如果一些檔案不符合歸檔要求，如資料收集不齊全，應(yīng)提前在歸檔前加以整改。三是建立油田檔案管理工作體系和良性競爭機(jī)制，如在晉職表彰上，對工作能力強(qiáng)的管理人員予以獎(jiǎng)勵(lì)，做到獎(jiǎng)罰分明，這樣能有效提高檔案管理水平，從而提升檔案資源的利用率。
　　（四）引進(jìn)信息技術(shù)。一是要引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理理念，借助現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案管理中不適應(yīng)的一些方法和手段進(jìn)行修改。二是油田檔案管理要以充分開發(fā)和利用人力資源信息為基礎(chǔ)，深層次開發(fā)檔案管理新方法，提高檔案管理的利用價(jià)值。要告別過去傳統(tǒng)檔案模式，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)來改善檔案服務(wù)功能，精化檔案管理資料，油田檔案管理工作要向信息化、數(shù)字化、科學(xué)化方向轉(zhuǎn)變。只有這樣，才能提升檔案管理和檔案利用的有效性。著重開發(fā)適合油田檔案管理的軟件與技術(shù)人才的有效利用，為油田經(jīng)濟(jì)生產(chǎn)提供必要的服務(wù)。
　　四、總結(jié)
　　信息技術(shù)和檔案管理有機(jī)結(jié)合，為構(gòu)建油田檔案管理搭建平臺。在實(shí)際工作中，油田檔案管理要摒棄傳統(tǒng)的管理理念，要堅(jiān)持高效管理的原則，利用各種信息技術(shù)和多媒體技術(shù)，建立油田檔案信息化管理模型，完善動(dòng)態(tài)檔案管理流程，制定適合油田實(shí)際情況的檔案管理風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防應(yīng)急預(yù)案，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理工作模式智能化。值得注意的是，數(shù)字檔案存儲具有較高風(fēng)險(xiǎn)，要有相應(yīng)的辨識預(yù)案。在這方面，要加強(qiáng)檔案管理防護(hù)平臺。
　　【參考文獻(xiàn)】
　　[1]黃宗凱.國企檔案隊(duì)伍現(xiàn)狀與思考——以中原油田為例[J].檔案管理，2014（02）：50-51.
　　[2]李柏楊.新形勢下加強(qiáng)企業(yè)聲像檔案管理工作的思考[J].東方企業(yè)文化，2013（02）：93.

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