核電項(xiàng)目文檔管理信息化建設(shè)的思考

　　信息化建設(shè)對(duì)提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。隨著“大數(shù)據(jù)”、“云技術(shù)”等先進(jìn)理念和技術(shù)在重大工程建設(shè)項(xiàng)目中的應(yīng)用與推廣，核電文檔信息化建設(shè)也得到了飛速發(fā)展。所謂國(guó)家信息化，就是指在國(guó)家統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在農(nóng)業(yè)、工業(yè)、科學(xué)技術(shù)、國(guó)防及社會(huì)生活各個(gè)方面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，深入開(kāi)發(fā)、廣泛利用信息資源，加速國(guó)家實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的進(jìn)程。此次會(huì)議，首次將信息化建設(shè)納入國(guó)家發(fā)展規(guī)劃。計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的迅速發(fā)展與普及，給文檔信息的形成、加工、傳播、利用、保存等帶來(lái)了前所未有的變化。
　　一、 核電建設(shè)項(xiàng)目文檔管理信息化現(xiàn)狀
　　大數(shù)據(jù)、云技術(shù)、人工智能等先進(jìn)管理理念和技術(shù)在重大工程建設(shè)項(xiàng)目中的應(yīng)用與推廣，對(duì)提升企業(yè)四大控制效益發(fā)揮了舉足輕重的作用。但作為小專(zhuān)業(yè)的文檔管理，因受到傳統(tǒng)檔案管理思路的局限，這些先進(jìn)技術(shù)未能成熟應(yīng)用到文檔管理具體工作中，使文檔管理成為了先進(jìn)工程項(xiàng)目管理的瓶頸，也是當(dāng)前文檔管理界迫切解決的問(wèn)題。
　　2000年開(kāi)始，核電項(xiàng)目文檔信息化建設(shè)逐步起步，截止目前各核電項(xiàng)目均建立了文檔管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了文檔存儲(chǔ)、傳輸、歸檔和利用的信息化。但在文檔分發(fā)、發(fā)布、歸檔、備份等方面，仍未突破人工管理的思路，即使有電子流程的輔助，但仍存在大量的人工操作，如文件分發(fā)、檢查、提供利用等方面主要依靠人工操作，一方面人力成本高，另一方面，由于人因失誤導(dǎo)致的準(zhǔn)確率不高的問(wèn)題一直是制約文檔管理水平提升的主要因素。
　　核電建設(shè)項(xiàng)目的文件、檔案已實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，如果把這些信息化的“大數(shù)據(jù)”和業(yè)務(wù)工作建立緊密關(guān)系，利用“科學(xué)技術(shù)”來(lái)攻克“文檔管理影響工程四大控制”這個(gè)瓶頸，將是文檔管理技術(shù)的一大躍進(jìn)。
　　二、 核電建設(shè)項(xiàng)目文檔管理信息化建設(shè)的思考
　　國(guó)家檔案局下發(fā)的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》明確要求檔案工作要樹(shù)立創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開(kāi)放、共享發(fā)展理念，主動(dòng)適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展新常態(tài)，抓住機(jī)遇、改革創(chuàng)新�！按髷�(shù)據(jù)”、“云技術(shù)”、“人工智能”等先進(jìn)理念和技術(shù)的發(fā)展，為文檔管理工作者帶來(lái)了福音。在文檔管理工作中我們必須充分利用這些先進(jìn)技術(shù)，創(chuàng)新文檔工作，提升文檔管理水平，提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。
　　1.建立五位一體的文檔管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文檔全生命周期管理。EJ/T1225-2008《核電文件檔案管理要求》要求：核電文檔管理流程涵蓋從文件的形成、傳輸、整理組卷、歸檔、保管、利用、鑒定直至處置的全過(guò)程，并通過(guò)先進(jìn)技術(shù)手段或信息系統(tǒng)實(shí)施全過(guò)程的管理與監(jiān)控。
　　以三門(mén)核電項(xiàng)目為例，項(xiàng)目建設(shè)伊始就采用信息化管理，隨著數(shù)年的建設(shè)，已經(jīng)形成以自動(dòng)辦公系統(tǒng)（ECIS）、文檔管理系統(tǒng)（DCTM）、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)（SPMS）三大主系統(tǒng)為中心，各功能系統(tǒng)輔助的全方位信息化系統(tǒng)體系。
　　其中DCTM系統(tǒng)作為文檔存儲(chǔ)中心、文件處理中心、文檔利用中心、文件歸檔中心、部門(mén)工作平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了文檔全生命周期內(nèi)的高度集成的文檔業(yè)務(wù)流程電子化、文件配置自動(dòng)化、文檔一體化管理。系統(tǒng)功能覆蓋了文件形成、接收、著錄、分發(fā)、使用控制、檢索、利用、歸檔（移交）、組卷、存儲(chǔ)、鑒定、處置等環(huán)節(jié)，具備文檔分類(lèi)、電子文件的生成與控制、文件分發(fā)、文檔信息加工與整理、文檔利用、文檔的保管與處置、元數(shù)據(jù)管理、文檔控制和安全等功能。
　　2.引入人工智能，實(shí)現(xiàn)文檔自動(dòng)分發(fā)。人工智能是用人工的方法和技術(shù)模仿、延伸和擴(kuò)展人的智能，實(shí)現(xiàn)某些 “機(jī)器思維”。從其功能來(lái)看，人工智能即參照人類(lèi)智能活動(dòng)的客觀規(guī)律，借助一定的智能體，模擬人類(lèi)的思維執(zhí)行諸如判斷、推理、識(shí)別、決策、檢測(cè)等活動(dòng)。文件的分發(fā)是基于一定的規(guī)則把正確的文件分發(fā)到正確的人員手中。該活動(dòng)是基于固定規(guī)則實(shí)施固定動(dòng)作，符合人工智能的實(shí)現(xiàn)邏輯原理。也就是只要建立一個(gè)計(jì)算機(jī)可識(shí)別的分發(fā)矩陣，便可實(shí)現(xiàn)人工智能。通過(guò)將人員分發(fā)經(jīng)驗(yàn)等隱性知識(shí)顯性化，形成以文件元數(shù)據(jù)、項(xiàng)目進(jìn)展及參建單位職責(zé)分工為輸入條件，輸出文件分發(fā)單位的分發(fā)矩陣，并將書(shū)面的分發(fā)矩陣轉(zhuǎn)化為機(jī)構(gòu)化的智能分發(fā)矩陣，使計(jì)算機(jī)有效識(shí)別。利用人工智能，通過(guò)“云端”預(yù)設(shè)的分發(fā)規(guī)則，即可完成文件的分發(fā)。
　　在三門(mén)核電項(xiàng)目中，建立了工程文件智能分發(fā)系統(tǒng)， 智能分發(fā)系統(tǒng)在現(xiàn)有的文檔管理“云平臺(tái)”上開(kāi)發(fā)，系統(tǒng)定期對(duì)“云平臺(tái)”中的文件進(jìn)行計(jì)算，識(shí)別需分發(fā)文件、輸出文件分發(fā)單位后完成文件分發(fā)。
　　智能化的文件分發(fā)，創(chuàng)新了文件分發(fā)模式，標(biāo)志著新的生產(chǎn)力的誕生，取代人工勞動(dòng)，大大降低了管理成本，并提高了文件分發(fā)的準(zhǔn)確率。
　　3.利用云技術(shù)，實(shí)現(xiàn)文檔智能化利用。“云技術(shù)”的面世，處處體現(xiàn)了以人為本的核心思路，讓用戶獲取資源更加快速便捷。以三門(mén)核電項(xiàng)目為例，DCTM系統(tǒng)中利用云技術(shù)，面向用戶建立了一套基準(zhǔn)文件和專(zhuān)題文件管理體系。公司的所有基準(zhǔn)文件存放于“云平臺(tái)”DCTM中，授權(quán)人員可自行查閱利用；專(zhuān)題文件庫(kù)中存放用戶根據(jù)工作需要從“云平臺(tái)”定制的文件。為方便生產(chǎn)利用，專(zhuān)題庫(kù)中建立了“衛(wèi)星文件庫(kù)”，存放電廠在失網(wǎng)、失電等緊急情況下使用的文件。“衛(wèi)星文件庫(kù)”的文件可自動(dòng)推送到指定IP站點(diǎn)的電腦本地盤(pán)中，便于使用。在郵件系統(tǒng)的輔助下，云平臺(tái)中文件更新后，“衛(wèi)星文件庫(kù)”中文件和自動(dòng)推送到電腦本地的電子文件自動(dòng)同步更新，并向文件管理人員和用戶發(fā)送文件更新提醒，用戶可獲取到當(dāng)前有效的文件，管理人員可及時(shí)印制和配備紙質(zhì)文件。面向用戶和管理人員定制化的信息系統(tǒng)，縮短了管理流程，極大地加快了文件配置和使用效率，降低了文件誤用風(fēng)險(xiǎn)。
　　4.利用人工智能，實(shí)現(xiàn)文檔智能化檢查。文檔入庫(kù)前檢查是檔案質(zhì)量的最后一道關(guān)口，也是文檔管理中勞動(dòng)最為密集的工作環(huán)節(jié)之一，使用人工智能替代人工檢查，將是文檔管理發(fā)展的新趨勢(shì)。要實(shí)現(xiàn)人工智能，則必須要做到以下幾點(diǎn)：（1） 做好前端控制，確保文件規(guī)范化的形成。文檔智能檢查，簡(jiǎn)而言之即信息化系統(tǒng)通過(guò)將文件與檢查標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行比對(duì)，查找差異，完成檢查。實(shí)現(xiàn)智能比對(duì)的前提是文件必須按照規(guī)定的格式形成。因此，要求文檔管理人員在項(xiàng)目開(kāi)始時(shí)，提前策劃文件的格式、撰寫(xiě)要求，將要求充分宣貫至文件形成單位和人員，并監(jiān)督文件規(guī)范的形成。（2） 建立標(biāo)準(zhǔn)化的、智能化的檢查標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)有效識(shí)別。智能系統(tǒng)依據(jù)檢查標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)文件進(jìn)行檢查，要求文件檢查的標(biāo)準(zhǔn)要固定，統(tǒng)一。例如，對(duì)文件是否簽章，手續(xù)完備的檢查標(biāo)準(zhǔn)，必須包含對(duì)簽章加蓋的位置、簽章的樣式、大小等的要求；對(duì)文件頁(yè)面清晰度的檢查，則必須要有量化的清晰度指標(biāo)，并轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可識(shí)別的指標(biāo)。
　　文檔智能檢查是文檔管理信息化建設(shè)中的重要嘗試，需要文檔管理人員和信息技術(shù)人員不斷探索、完善，建立成熟的檢查標(biāo)準(zhǔn)和系統(tǒng)識(shí)別機(jī)制，從而實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)替代人工的檢查，將人工從重復(fù)的機(jī)械勞動(dòng)中解放出來(lái)，提高文檔管理水平。
　　三、 文檔管理信息化建設(shè)亟待解決的問(wèn)題
　　1.文檔信息化人才已成為信息化建設(shè)的瓶頸。實(shí)現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，人才是關(guān)鍵，隊(duì)伍建設(shè)刻不容緩。建立信息化文檔管理，必須進(jìn)行思想觀念、管理體制、工作方法和傳統(tǒng)技術(shù)手段的全面更新，傳統(tǒng)的單一的文檔管理人員結(jié)構(gòu)已不能適應(yīng)文檔管理工作現(xiàn)代化的需要，必須建立一支與信息技術(shù)發(fā)展相適應(yīng)的核電文檔工作者隊(duì)伍。要以管理型人才為主，重點(diǎn)培養(yǎng)復(fù)合型人才，轉(zhuǎn)變文檔信息控制、采集、管理方法與服務(wù)模式。
　　2.電子文件有效性問(wèn)題。文檔的有效性是核電站文件管理的基本要求，因此傳統(tǒng)的管理都是在保證文檔有效性進(jìn)行嚴(yán)密的跟蹤與控制。而電子文件的可變更性使我們對(duì)其真實(shí)性產(chǎn)生質(zhì)疑，網(wǎng)絡(luò)病毒、軟件木馬問(wèn)題使我們對(duì)電子文件的安全性、可靠性提出懷疑。尤其是信息系統(tǒng)中產(chǎn)生的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，離開(kāi)了結(jié)構(gòu)化的流程，文件的有效性很難得到認(rèn)可。這就需要一方面制定完善的管理體系對(duì)電子文件的有效性進(jìn)行認(rèn)證并采取防篡改措施等確保文件的有效性，另一方面要突破人們的心理障礙。
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