探究電力工程檔案管理的信息化建設(shè)

　　摘 要：檔案管理工作就是負責(zé)對檔案的收集、整理、分類、保存以及提供利用、檔案開發(fā)編研等，是一個重要又繁瑣的工作。在實際中，提升檔案管理工作的效率非常重要，尤其對于具有現(xiàn)實性的電力工程的檔案管理工作而言，高質(zhì)高效的檔案管理工作能夠有效推動電力工程的進步，所以在當(dāng)下的信息化時代，就需要考慮如何將電力工程檔案管理工作信息化。
　　關(guān)鍵詞：電力工程；檔案管理；信息化建設(shè)
　　檔案對于一個企業(yè)有著重要的意義，其中涵蓋的內(nèi)容廣泛。電力企業(yè)檔案管理可以提升企業(yè)信息質(zhì)量，統(tǒng)一企業(yè)檔案管理，同時企業(yè)之間的信息可以互通有無。這些作用對于電力企業(yè)來說是寶貴財富。具體來說，首先，提升企業(yè)信息質(zhì)量。在電力建設(shè)這項工程當(dāng)中，開展信息化的建設(shè)持續(xù)深入，它會在單位的所有部門之間建立起一個涵蓋了公文以及各類檔案資料的多類型的文檔庫，可是，正是因為這個體系與行政在分工或者是技術(shù)這兩個方面存在著差異，因此，最終會造成信息孤立、不全面問題的出現(xiàn)。要完成電力建設(shè)工程中對檔案實施信息化管控，就需要使用網(wǎng)絡(luò)以及參數(shù)庫對外開放的接口，完成在本單位之中的跨部門、跨體系的信息資源的公開分享，從根源上將整體服務(wù)的效率以及質(zhì)量進行提升。其次，統(tǒng)一企業(yè)檔案管理。電力工程信息檔案的管理對企業(yè)有非常重要的意義，從一項電力工程的立項、設(shè)計、組織實施到竣工，檔案記錄著它的所有信息�，F(xiàn)大部分電力施工企業(yè)的檔案信息是自動化管理，由各部門單獨負責(zé)，這就導(dǎo)致主管部門在想了解檔案信息時不能及時完整地調(diào)取各部門信息。各個部門使用的系統(tǒng)也不盡相同，使得提取和審閱信息增加了難度。設(shè)置統(tǒng)一的檔案管理信息系統(tǒng)，使企業(yè)人員可以及時有效地查詢和提取完整的檔案信息，增加檔案管理的統(tǒng)一性，對企業(yè)管理有著很大的幫助。最后，強化企業(yè)信息互通。實現(xiàn)電力建設(shè)這項工程當(dāng)中對于檔案的信息化管控，這對于達成整個單位檔案信息一統(tǒng)化的需求提供了必要條件�，F(xiàn)在，大多數(shù)進行電力建設(shè)工程的單位當(dāng)中，有些部門的檔案類信息資料都由他們所在的部門單獨保存，僅提供給所在部門內(nèi)部使用。這樣對于檔案信息為單位領(lǐng)導(dǎo)在進行決策期間提供服務(wù)的作用沒有得到充分發(fā)揮，同時也讓這些檔案信息資料的使用價值沒有達到最優(yōu)化，這樣就不能實現(xiàn)檔案資源在單位生產(chǎn)施工中充分發(fā)揮其應(yīng)有的價值，經(jīng)過建立數(shù)字檔案的管控體系，就能夠更好地將上述提到的問題進行解決。
　　電力企業(yè)檔案管理既然如此重要，我們就需要采取一些措施來提高檔案管理。
　　第一，提升員工參與的積極性
　　電力工程檔案管理信息化建設(shè)關(guān)系到每一位電力系統(tǒng)工作人員，因此除了檔案管理人員要參與信息化的建設(shè)，還應(yīng)分配其他各部門，將各部門工作人員的檔案通過信息技術(shù)錄入檔案信息管理系統(tǒng)，即全員參與檔案的信息化建設(shè)。首先，在實施檔案信息化建設(shè)之前應(yīng)該召開全員動員大會，在大會上由各部門領(lǐng)導(dǎo)帶頭參與這項決策，并告知員工這項工作所帶來便利。其次，對于帶頭參與這項工作的員工給予一定的獎勵，并且對參與員工多的部門給予相應(yīng)的獎勵，由此帶動員工的積極性。
　　第二，強化信息管控的完整性
　　使用有效的方式將檔案的類型進行區(qū)分。在進行電力工程項目的立項、設(shè)計和它的施工過程、竣工驗收，以及各職能部門形成的各類管理性文件，使用可執(zhí)行性極高的方式將檔案的類型進行區(qū)分，依照按項目檔案類型或年度保存的方式開展檔案的保存、管控工作，方便后期的存儲還有綜合統(tǒng)計以及資料查找工作的進行。把電力工程項目所有類型的檔案依照類型進行錄入—編寫目錄—上架保存以及管控工作，用這個方式進行檔案管理，方便后期進行查詢以及統(tǒng)計研究。
　　第三，完善管理建設(shè)系統(tǒng)性
　　所謂檔案管理的系統(tǒng)性，主要指的是對電力工程檔案的管理應(yīng)當(dāng)在一個統(tǒng)一的標準下實施。基于電力工程系統(tǒng)的檔案在電力工程系統(tǒng)的運行及今后的生產(chǎn)施工中具有非常重要的指導(dǎo)意義，因此，檔案管理按照一個統(tǒng)一的標準來執(zhí)行，這種具有系統(tǒng)性的檔案管理模式，有利于施工人員在查閱檔案時，通過對工程施工過程記錄或是對管理性文件的查詢，發(fā)現(xiàn)施工或管理細節(jié)中存在的不足和問題，在后期進行工程質(zhì)量或管理活動的評估和判定時，能夠有一個明確的方向，那么，后期所提出的相應(yīng)的改進意見也就更加具有針對性。同時在檔案查找時能快速準確地提取所需案卷。另外，檔案系統(tǒng)的規(guī)范化，還可以按照電力工程中不同的工程類型在存檔時對檔案進行分類，實現(xiàn)檔案的系統(tǒng)化管理。也只有按照科學(xué)的方法進行檔案的分類和整理，才能確保對復(fù)雜的電力工程檔案實現(xiàn)有效、規(guī)范的管理，發(fā)揮出檔案管理工作的作用。
　　此外，加大電力檔案創(chuàng)新力度。在新形勢下，電力需求量逐年增加，為了保證電力檔案管理工作得以順利進行，電力檔案管理人員要不斷加強電力方案管理創(chuàng)新力度，不斷提升電力檔案管理水平。對于電力企業(yè)中的檔案管理人員來說，針對電力方案實施過程中出現(xiàn)的問題，運用妥善的解決方法，不斷提升電力方案的實施率。電力企業(yè)在運行過程中，檔案管理人員通過不斷加強電力方案創(chuàng)新力度，能夠保證電力企業(yè)中的各項檔案得到有效管理，提升電力企業(yè)的總體運行效率。通不斷加大電力方案的創(chuàng)新力度，能夠保證電力檔案管理風(fēng)險得到有效控制，提高電力企業(yè)的總體效益。伴隨我國電力企業(yè)的發(fā)展規(guī)模不斷加大，電力檔案管理難度越來越的，檔案管理人員在實際工作當(dāng)中，要根據(jù)電力檔案管理現(xiàn)狀，不斷改進原有的檔案管理方式，適當(dāng)加大電力檔案創(chuàng)新力度，有效提升電力企業(yè)的總體效率。
　　結(jié)語
　　電力工程檔案管理工作要取得進展必須緊跟時代的發(fā)展，并與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合，實現(xiàn)電力工程檔案管理信息化，這樣能夠提高工作效率以及工作質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案的作用。對于企業(yè)來說，也更能提高服務(wù)質(zhì)量。所以必須緊抓員工思想、具體管控、管理建設(shè)、加大電力檔案創(chuàng)新力度這四方面，提升案管理水平，促進企業(yè)發(fā)展。
　　參考文獻
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