國(guó)有企業(yè)合同管理信息化建設(shè)初探

　　摘要：目前，國(guó)有企業(yè)承擔(dān)大量經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)，合同量較大，查詢、統(tǒng)計(jì)和分析復(fù)雜。多數(shù)國(guó)有企業(yè)缺乏合同管理系統(tǒng)的需求論證，沒有搭建此類信息化平臺(tái)，極大影響了國(guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)、管理和服務(wù)的工作效率，不利于單位的可持續(xù)發(fā)展。本文通過分析國(guó)有企業(yè)的合同管理信息化的必要性，根據(jù)國(guó)有企業(yè)的特點(diǎn)，提出了國(guó)有企業(yè)合同管理信息化建設(shè)的構(gòu)想和解決方案。
　　關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè)；信息化；合同管理
　　中圖分類號(hào)：G250.72文獻(xiàn)識(shí)別碼：A文章編號(hào)：2096-3157（2018）21 -0022-02
　　目前，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息集成技術(shù)快速發(fā)展，信息化技術(shù)的運(yùn)用已成為國(guó)有企業(yè)精細(xì)化管理和可持續(xù)發(fā)展的重要因素。作為國(guó)有企業(yè)，既擔(dān)負(fù)著國(guó)家重要科學(xué)技術(shù)研究，把握科學(xué)技術(shù)發(fā)展的導(dǎo)向；又要從事大量涉及民生的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，承擔(dān)著社會(huì)責(zé)任。隨著經(jīng)濟(jì)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，各類經(jīng)濟(jì)合同的增加，國(guó)有企業(yè)對(duì)降本增效、合同履約風(fēng)險(xiǎn)的管控等有了更高的要求和更迫切的需求。
　　一、國(guó)有企業(yè)建立合同管理信息化系統(tǒng)的必要性
　　企業(yè)信息化建設(shè)是指通過在企業(yè)運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，設(shè)計(jì)和集成企業(yè)所需的管理信息系統(tǒng)，來提高企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)效率，降低運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)和經(jīng)營(yíng)成本，從而提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理能力，以期增加企業(yè)獲利和提高持續(xù)經(jīng)營(yíng)的能力。
　　國(guó)有企業(yè)面臨大量的研制合同與采購(gòu)合同訂單，貫穿于科研生產(chǎn)各個(gè)環(huán)節(jié)，傳統(tǒng)的人工管理方法手段落后，效率低下，而且容易造成合同遺失，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足國(guó)有企業(yè)規(guī)范、科學(xué)、可持續(xù)發(fā)展的需要。因此，必須借助信息技術(shù)，構(gòu)建以銷售、采購(gòu)合同管理為中心，結(jié)合內(nèi)部控制要求，與其他相關(guān)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)集成的合同管理系統(tǒng)，對(duì)收付款合同信息進(jìn)行收集、傳達(dá)、加工、處理、存儲(chǔ)和管理。本文將結(jié)合國(guó)有企業(yè)的管理特點(diǎn)，對(duì)合同管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建提出初步探討。
　　二、合同管理信息系統(tǒng)功能構(gòu)想
　　通過構(gòu)建國(guó)有企業(yè)合同管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)收付款合同全壽命周期管理的電子化、流程化，并初步具備合同管理工作的在線流轉(zhuǎn)、統(tǒng)計(jì)、分析功能，以達(dá)到內(nèi)部相關(guān)業(yè)務(wù)部門信息共享，提升管理水平和管理效率。
　　1.合同管理信息系統(tǒng)涵蓋的業(yè)務(wù)范圍
　�。�1）單位全部的收款合同，包括提供科研、預(yù)研、裝備產(chǎn)品及服務(wù)等。
　�。�2）單位全部的付款合同，包括科研生產(chǎn)物資采購(gòu)、加工服務(wù)外協(xié)外包、固定資產(chǎn)投資購(gòu)建等。
　　2.合同管理信息系統(tǒng)主要功能設(shè)計(jì)
　�。�1）收款合同管理功能包括：以合同評(píng)審/登記（涵蓋研制任務(wù)、合作意向、協(xié)議等）為起點(diǎn)，覆蓋合同登記、單位內(nèi)部簽批流程、合同變更、合同臺(tái)賬、合同執(zhí)行、合同歸檔、客戶管理、統(tǒng)計(jì)分析等功能。
　　（2）付款合同管理功能包括：從合同簽訂為起點(diǎn)，覆蓋合同范本管理、在線編輯、審簽、合同變更、合同臺(tái)賬、合同驗(yàn)收付款、合同歸檔、統(tǒng)計(jì)分析等功能。
　　通過合同管理信息系統(tǒng)建設(shè)，規(guī)范付款合同的管理過程，實(shí)現(xiàn)付款合同全過程的監(jiān)督審查；同時(shí)采集收款合同必要信息，為項(xiàng)目計(jì)劃、立項(xiàng)、研發(fā)生產(chǎn)、交付、催款、售后等業(yè)務(wù)過程提供信息支持。
　　（3）功能框圖
　　3.合同管理信息系統(tǒng)操作人員授權(quán)
　　根據(jù)國(guó)有企業(yè)內(nèi)部控制管理設(shè)計(jì)要求，需要對(duì)合同管理信息系統(tǒng)操作人員的不同職責(zé)進(jìn)行相應(yīng)的授權(quán)管理，以保證系統(tǒng)使用安全正常，發(fā)揮效益。
　　三、合同管理信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)模塊設(shè)計(jì)
　　按照合同資金的流入、流出分類，將國(guó)有企業(yè)的全部經(jīng)濟(jì)合同分為收、付款合同兩類，下面根據(jù)這兩類合同管理的不同業(yè)務(wù)需求，分別介紹收、付款合同業(yè)務(wù)模塊的設(shè)計(jì)。
　　1.收款合同管理業(yè)務(wù)模塊設(shè)計(jì)
　　收款合同管理主要涉及客戶、基礎(chǔ)信息、管理評(píng)審、立項(xiàng)研制、履約、歸檔等過程的在線監(jiān)控，以及適應(yīng)內(nèi)部管理決策需要的統(tǒng)計(jì)分析�？傮w業(yè)務(wù)模塊需求應(yīng)包含：基礎(chǔ)信息管理、客戶信息管理、合同范本管理、合同起草管理、合同評(píng)審管理、合同簽訂管理、合同履行管理、合同歸檔管理、合同統(tǒng)計(jì)分析。具體功能設(shè)計(jì)詳述如下：
　�。�1）基礎(chǔ)信息管理。具有合同類型、性質(zhì)、產(chǎn)品或服務(wù)信息、評(píng)審條款、履行情況提前預(yù)警、超期警告等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)功能，實(shí)現(xiàn)合同通用基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一、規(guī)范管理。
　�。�2）客戶信息管理。具有客戶信息、信譽(yù)維護(hù)及評(píng)價(jià)、統(tǒng)計(jì)等基礎(chǔ)信息維護(hù)功能，便于對(duì)客戶資信的及時(shí)了解，防范合同履約風(fēng)險(xiǎn)。
　　（3）合同范本管理。實(shí)現(xiàn)合同范本的規(guī)范管理，具備合同范本導(dǎo)入導(dǎo)出、新建、收藏、統(tǒng)計(jì)、分類管理等功能，統(tǒng)一合同范本模板庫(kù)，每類合同下可關(guān)聯(lián)多個(gè)范本。
　�。�4）合同起草管理。實(shí)現(xiàn)合同基本信息自動(dòng)提取、合同文本在線編輯、復(fù)制起草、合同補(bǔ)錄、合同草稿暫存、合同起草業(yè)務(wù)流程追蹤等功能，以提高合同起草工作效率。
　�。�5）合同評(píng)審管理。合同評(píng)審支持線上在線評(píng)審信息和線下評(píng)審結(jié)果信息登記兩種模式。
　　根據(jù)合同管理要求設(shè)計(jì)出多個(gè)線上在線評(píng)審流程，承辦人可根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容匹配相應(yīng)的審批流程，并可在線跟蹤流程審批節(jié)點(diǎn)。審批人可對(duì)合同信息、技術(shù)內(nèi)容等進(jìn)行審查，并提出審核意見；如果審核不通過可退回承辦人重新編輯提交。
　�。�6）合同簽訂管理。系統(tǒng)將根據(jù)審批完成的合同，按照單位標(biāo)準(zhǔn)合同編碼規(guī)則自動(dòng)完成合同編號(hào)，同時(shí)設(shè)定外來合同編號(hào)手工錄入功能。對(duì)系統(tǒng)編號(hào)完成的合同導(dǎo)出帶防偽標(biāo)識(shí)的合同文本，打印紙質(zhì)版后履行簽字蓋章手續(xù)，再將合同簽署頁掃描上傳。
　�。�7）合同履行管理。對(duì)合同標(biāo)的履行交付、合同回款計(jì)劃與到款情況、超期履約提醒、合同變更、中止、解除等全過程信息進(jìn)行登記管理，對(duì)變更作廢的合同予以保留，實(shí)現(xiàn)歷史記錄的追逐查詢�？膳c財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)集成，共享合同到款及開發(fā)票情況，落實(shí)回款計(jì)劃。同時(shí)具備線下數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能。
　�。�8）合同歸檔管理。承辦人對(duì)正常履行完畢或非正常因素停止履行的待歸檔合同進(jìn)行甄別，手動(dòng)歸檔，填寫歸檔信息后保存至檔案管理系統(tǒng)，方便日后查詢合同發(fā)生的全過程。
　　（9）合同查詢、統(tǒng)計(jì)分析。根據(jù)管理需要，相關(guān)人員可在授權(quán)的范圍內(nèi)查看合同的文本內(nèi)容，掌握合同相關(guān)信息。還可利用多條件組合查詢功能、模糊查詢功能，查詢所有合同狀態(tài)信息，動(dòng)態(tài)監(jiān)控合同執(zhí)行情況。利用各種查詢功能對(duì)合同金額及合同數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)以及發(fā)展趨勢(shì)分析；對(duì)合同查詢、統(tǒng)計(jì)結(jié)果具備導(dǎo)出、打印功能。
　　2.付款合同管理業(yè)務(wù)模塊設(shè)計(jì)
　　付款合同管理主要針對(duì)供應(yīng)商合同簽訂管理，涉及合同起草、簽訂、審批、履約進(jìn)度、歸檔等過程的在線監(jiān)控，以及適應(yīng)內(nèi)部管理決策需要的綜合統(tǒng)計(jì)分析�？傮w業(yè)務(wù)模塊需求應(yīng)包含：基礎(chǔ)信息管理、供應(yīng)商信息管理、合同范本管理、合同起草管理、合同審批管理、合同簽訂管理、合同履行管理、合同歸檔管理、合同統(tǒng)計(jì)分析。為避免重復(fù)建設(shè)，其中供應(yīng)商信息管理可與物流管理系統(tǒng)信息共享。其它具體業(yè)務(wù)模塊的詳細(xì)功能與收款合同管理基本相同，不再贅述。
　　四、合同管理信息系統(tǒng)集成思路
　　為提高合同管理信息系統(tǒng)的使用效益，發(fā)揮其強(qiáng)大的管理功能，考慮與其他業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)集成，以達(dá)到信息共享，互聯(lián)互通。集成的基本思路是：與單位門戶系統(tǒng)集成，共享門戶系統(tǒng)中組織機(jī)構(gòu)、人員信息，實(shí)現(xiàn)賬戶統(tǒng)一管理、單點(diǎn)登錄管理。與主數(shù)據(jù)系統(tǒng)集成，共享主數(shù)據(jù)系統(tǒng)中的項(xiàng)目管理信息。與物流系統(tǒng)集成，在付款合同起草階段共享物流系統(tǒng)中的采購(gòu)訂單等信息。與財(cái)務(wù)報(bào)賬管理系統(tǒng)集成，在收付款合同履行階段共享財(cái)務(wù)報(bào)賬管理系統(tǒng)中的合同收付款結(jié)果信息，作為合同履行數(shù)據(jù)。與招標(biāo)系統(tǒng)集成，合同草擬階段，對(duì)于應(yīng)招標(biāo)的合同，選定招標(biāo)系統(tǒng)的中標(biāo)通知書編號(hào)進(jìn)行業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)，共享合同招標(biāo)結(jié)果信息。另外，考慮到單位信息化總體規(guī)劃的建設(shè)需要，要具備與其他的業(yè)務(wù)信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口功能。
　　參考文獻(xiàn)：
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　　[3]陳虎.從新開始—財(cái)務(wù)共享 財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型.財(cái)務(wù)智能化[M].中國(guó)財(cái)經(jīng)出版社，2017.
　　作者簡(jiǎn)介：
　　郭文清，供職于中國(guó)船舶重工集團(tuán)公司第七一七研究所。

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