關(guān)于軌道交通項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的思考

　　摘 要：隨著信息化技術(shù)的高速發(fā)展，我國檔案管理工作發(fā)生了根本性轉(zhuǎn)變，由實(shí)體管理模式向現(xiàn)代檔案的信息管理模式轉(zhuǎn)變。本文闡述了軌道交通項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的必要性，提出了相關(guān)檔案信息化實(shí)施的途徑。旨在強(qiáng)化對(duì)地鐵檔案管理建設(shè)信息化的認(rèn)識(shí)，并為今后相關(guān)領(lǐng)域的研究提供一定的參考資料，推動(dòng)軌道交通建設(shè)項(xiàng)目檔案管理信息化進(jìn)程。
　　關(guān)鍵詞：軌道交通項(xiàng)目；檔案管理；信息化；建設(shè)
　　隨著我國社會(huì)的不斷發(fā)展，城市現(xiàn)代化步伐加速，截至2018年01月01日，我國開通城市軌道交通運(yùn)營線路的城市已達(dá)35個(gè)，累計(jì)運(yùn)營里程5027.36公里，總里程領(lǐng)跑世界。以合肥軌道交通為例，目前開啟了“1、2號(hào)線線運(yùn)營、3、4、5及1號(hào)線延長線在建”模式，在建公里數(shù)達(dá)到了123公里，截至當(dāng)前，總客流突破1億人次，日均運(yùn)營40萬人次。軌道交通在方便市民出行，提供便捷服務(wù)的同時(shí)，如何有效收集過程中形成的記錄，完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的保存下來，高效利用，為日常借閱、項(xiàng)目新建、改建及擴(kuò)建提供專業(yè)參考，成為軌道交通企業(yè)一個(gè)值得思考的問題。
　　1 軌道交通項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的必要性
　　1.1 軌道交通項(xiàng)目建設(shè)周期長，形成資料多，管控難度大
　　軌道交通項(xiàng)目建設(shè)周期較長，一般有3～5年。建設(shè)過程中因涉及土建、機(jī)電安裝、系統(tǒng)設(shè)備等幾十個(gè)專業(yè)，上百個(gè)子單位工程，以合肥市軌道交通2號(hào)線為例，共形成項(xiàng)目檔案1.4萬卷，項(xiàng)目文件25萬份。從全國各個(gè)城市軌道公司調(diào)研情況來看，檔案專業(yè)人員配置一般3-5人，人少工作量大，管控難度大。
　　1.2 檔案信息化，特別是工程檔案一體化項(xiàng)目的實(shí)施，可以大大提高檔案收集、整理、歸檔入庫工作效率
　　檔案信息化可以依托各業(yè)務(wù)系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)，充分運(yùn)用信息技術(shù)，自動(dòng)捕獲電子數(shù)據(jù)，并流轉(zhuǎn)到檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)組卷、歸檔等功能，大大提高了檔案管理工作效率。
　　2 軌道交通項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)途徑
　　隨著現(xiàn)在信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)的不斷的發(fā)展與創(chuàng)新，信息化已成為推動(dòng)社會(huì)轉(zhuǎn)型與變革的重要力量。軌道建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵在于提前謀劃，制度先行，抓好人才隊(duì)伍建設(shè)，確保檔案信息化建設(shè)的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。那么，具體而言，軌道交通建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)可從以下幾個(gè)方面進(jìn)行著手：
　　2.1 搶抓機(jī)遇主動(dòng)作為，積極謀劃爭取和實(shí)施檔案信息化項(xiàng)目
　　軌道交通項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)，是一個(gè)系統(tǒng)工程，不能一蹴而就，應(yīng)立足現(xiàn)實(shí)，有計(jì)劃分步驟實(shí)施，檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)作為，積極謀劃，獲得領(lǐng)導(dǎo)的支持。應(yīng)將電子文件歸檔與電子檔案管理工作納入公司信息化建設(shè)整體規(guī)劃、計(jì)劃，納入總經(jīng)理議事日程，納入有關(guān)部門和人員崗位職責(zé)，配備必要的人員、資金和設(shè)施設(shè)備，為檔案信息化建設(shè)提供保障。檔案人員不僅要能干事，還要會(huì)干事，干成事，講好檔案故事。
　　2.2 標(biāo)準(zhǔn)先行，規(guī)范管理，扎實(shí)有序推進(jìn)檔案信息化工作
　　2.2.1 完善標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，明確職責(zé)范圍，確保電子文形成、流轉(zhuǎn)、歸檔符合要求
　　一方面，要制定電子文件歸檔與電子檔案管理辦法，明確電子文件形成、收集、整理、歸檔移交、保管、利用的原則要求，電子文件及電子檔案真實(shí)性、完整性、可用性的原則要求，同時(shí)把檔案部門參與業(yè)務(wù)系統(tǒng)開發(fā)、實(shí)施等要求納入管理辦法。
　　另一方面，制定電子文件歸檔和電子檔案通用規(guī)范，明確元數(shù)據(jù)捕獲節(jié)點(diǎn)，電子檔案真實(shí)、長期保證措施與要求。
　　最后明確各類電子文件的歸檔范圍、保管期限等，明確電子檔案管理過程中參建單位及各部門的職責(zé)范圍，確保電子文件收集完整、齊全，整理規(guī)范，歸檔及時(shí)符合要求。對(duì)此，首先，檔案管理部門對(duì)電子文件的歸檔管理，可以以已實(shí)施的業(yè)務(wù)系統(tǒng)為主線制定各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件與電子檔案管理規(guī)范，如《OA系統(tǒng)電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范》；其次，與參建單位簽訂合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確規(guī)定項(xiàng)目文件管理責(zé)任。最后，加強(qiáng)對(duì)電子文件“四性”進(jìn)行檢驗(yàn)，保證數(shù)據(jù)真實(shí)、完整、可用。
　　2.2.2 紙質(zhì)文件與電子文件同步管理，并建立對(duì)應(yīng)關(guān)系
　　由于“電子文件法律地位尚未確立及長期可存取性尚沒有技術(shù)保證”，“雙套制”多年來在我國被廣泛踐行，已經(jīng)積累了較多的理論研究和實(shí)踐基礎(chǔ)。當(dāng)前我公司也是電子文件工作對(duì)象仍以紙質(zhì)文件為主，電子檔案一并保存便于檔案信息的管理和利用。鑒于紙質(zhì)檔案與電子檔案各有優(yōu)缺點(diǎn)，在軌道交通建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理的過程中，實(shí)行紙質(zhì)文件與電子文件同步管理，區(qū)分對(duì)待，并建立對(duì)應(yīng)關(guān)系。
　　2.2.2.1 業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的原生態(tài)電子文件
　　對(duì)于業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的電子文件，制定以業(yè)務(wù)性為主的電子文件與電子檔案管理規(guī)范，比如《OA系統(tǒng)電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范》、《合同系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等，合理設(shè)置檔案系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的接口，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)的無縫連接，業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子數(shù)據(jù)直接流轉(zhuǎn)到檔案系統(tǒng)。
　　2.2.2.2 線下形成的外來文件，以掃描為主，進(jìn)行電子化加工
　　對(duì)線下形成的外來文件主要以數(shù)字化加工為主形成電子文件，通過檔案系統(tǒng)導(dǎo)入模版進(jìn)行定制，導(dǎo)入到檔案系統(tǒng)，并通過掛接，建立紙質(zhì)文件與電子文件的對(duì)應(yīng)關(guān)系。
　　首先在檔案數(shù)據(jù)導(dǎo)入的過程中，把導(dǎo)入模版定制好，明確著錄的相應(yīng)字段、格式等；其次，明確紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化的技術(shù)要求，比如掃描形式是黑白還是彩色，dpi200還是300等等，再次，設(shè)置相應(yīng)規(guī)則，進(jìn)行電子文件掛接，通過系統(tǒng)自動(dòng)建立對(duì)應(yīng)關(guān)系；最后，以系統(tǒng)檢測(cè)為主，人工抽檢為輔，對(duì)電子文件和紙質(zhì)文件是否一致進(jìn)行檢測(cè)，保證電子文件與紙質(zhì)文件建立對(duì)應(yīng)關(guān)系，并一一對(duì)應(yīng)。
　　2.3 加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，打造檔案信息化尖兵
　　檔案事業(yè)的發(fā)展依賴于檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)和建設(shè)， 切實(shí)加強(qiáng)檔案專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)， 努力打造一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)好的高素質(zhì)檔案專業(yè)人才隊(duì)伍， 是檔案信息化發(fā)展的迫切需要。
　　2.3.1 轉(zhuǎn)變觀念，重視檔案人才培養(yǎng)
　　檔案部門需要加快思想觀念的轉(zhuǎn)變，提高對(duì)檔案人才培養(yǎng)工作的重視，確保實(shí)現(xiàn)檔案人才的知識(shí)和技能的橫向發(fā)展，在檔案工作中做到尊重知識(shí)和尊重人才，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供良好的人才貯備。
　　2.3.2 建立健全培養(yǎng)復(fù)合型檔案人才的有效機(jī)制
　　科學(xué)完善的機(jī)制是培養(yǎng)高素質(zhì)、復(fù)合型檔案人才隊(duì)伍的重要保證。
　　（1）加強(qiáng)培訓(xùn)。當(dāng)前檔案工作面臨許多新情況、新問題， 所有這些都要求廣大檔案工作者要加強(qiáng)學(xué)習(xí)， 不斷提高檔案工作業(yè)務(wù)能力。
　�。�2）加大人才引進(jìn)。檔案學(xué)在適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的同時(shí)，在綜合性、專業(yè)性的基礎(chǔ)上，超著更開放的方向發(fā)展。這就要求，檔案管理部門不僅重視檔案專業(yè)技能的培訓(xùn)，更需要把合適的人才引進(jìn)到檔案關(guān)鍵崗位上來。
　�。�3）激勵(lì)機(jī)制。通過建立健全優(yōu)秀人才破格任用制度，確保年輕優(yōu)秀人才走向領(lǐng)導(dǎo)崗位或者重要技術(shù)崗位擔(dān)當(dāng)重任。從而更好的調(diào)動(dòng)檔案人員的工作積極性和主動(dòng)性。
　�。�4）獎(jiǎng)懲機(jī)制。根據(jù)檔案人才在工作中的表現(xiàn)給予充分的獎(jiǎng)勵(lì)，鼓勵(lì)檔案工作人員能夠開拓創(chuàng)新，努力進(jìn)取，加快新技術(shù)、新方法的應(yīng)用，推動(dòng)高素質(zhì)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)工作奠定基礎(chǔ)。
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