基建檔案信息化建設的幾點建議

　　摘 要：隨著工程項目建設的深入發(fā)展，如何加強工程檔案資料管理工作是提高工程質量的一項非常重要的工作。而工程檔案如何運用現代信息技術，實現檔案工作自身價值，最大限度地發(fā)揮其特有的經濟效益、社會效益，有效地為社會各界提供服務，是擺在我們面前的一個迫切解決的新課題。只有工程檔案得到了妥善的保管和開發(fā)利用，并在城市規(guī)劃、建設及管理中發(fā)揮了重要作用，為發(fā)展和諧社會和經濟建設提供檔案服務，提升單位管理水平，工程檔案管理也成為城市建設走向科學管理的標志。
　　關鍵詞：施工企業(yè)；檔案管理；運用；創(chuàng)新
　　基建檔案是單位檔案的組成部分之一，反映了建設項目管理工作的真實過程，是工程建設過程中形成的歷史記錄，是工程管理的重要組成部分，因此，如何加強基建工程檔案資料管理工作是提高基建工程質量的一項非常重要的工作。
　　1 基建檔案管理存在的問題
　　1.1 檔案管理意識不強
　　項目主管領導和檔案人員對基建檔案重要性缺乏足夠的思想認識，學習宣傳落實的主動性不高，對《檔案法》知之甚少，加上基建工程隊伍流動性大，人員不穩(wěn)定，檔案管理職責沒有落實到具體人員，工程各參建部門缺乏相互溝通交流，各行其是，造成檔案管理工作嚴重脫節(jié)，檔案資料流向不清。此外，由于基建工程和檔案的專業(yè)性，工程人員和檔案人員互相不了解專業(yè)和技術知識、工作程序，缺乏工程檔案管理的實踐能力，造成基建檔案的收集、整理和歸檔不及時、不規(guī)范。
　　1.2 管理力量薄弱，設施不齊全
　　許多單位沒有建立基建檔案管理部門，基建檔案管理網絡不健全，檔案人員由其他管理人員兼職，沒有設立專、兼職檔案人員。沒有專門的檔案工作場所，工程資料不能及時完整的整理歸檔，檔案質量、安全得不到保障。造成了對全局性和局部性情況掌握不靈、史料鑒定滯后，電子文件、信息化管理無從下手等問題，完全不能達到社會多元化的要求。
　　1.3 基建檔案的管理不能適應信息化建設的需要
　　信息化管理要求對包括紙質檔案、聲像檔案等各種載體的檔案和現行文件進行數字化處理和存儲。目前工程檔案管理仍停留在只對本單位形成的紙質文件的管理上，管理方法大多基于手工管理模式，不能適應信息化及工程建設快速發(fā)展的需要，嚴重影響了檔案管理的質量和水平。
　　2 加強工程檔案管理的建議
　　2.1 轉變觀念，增強對檔案重要性的認識
　　樹立全局意識，相關領導和各職能部門要高度重視、積極配合，通過檔案利用實例，突出檔案管理的重要性，充分調動檔案人員工作的積極性和責任感，使廣大基建工程參與者及檔案資料利用者逐步認識到檔案和檔案工作的重要性。
　　2.2 完善基建檔案管理體制，建立健全基建檔案規(guī)章制度
　　根據工程項目特點和基建檔案管理要求，各參建部門都應設立相應的檔案機構，配備專職檔案人員，并做好培訓工作、宣傳工作，明確各自管理職責、權限，建立基建檔案管理網絡體系，深化職能，加強各工程人員和檔案人員之間的業(yè)務交流和工作溝通。將工程施工文件歸檔工作列入到工程項目考核標準中，保證基建檔案收集齊全、整理規(guī)范、歸檔及時、保管安全。
　　2.3 提高檔案信息化管理水平
　　1）加強基礎設施建設。配備計算機、服務器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設備。對紙質檔案、照片、各種載體的檔案和現行文件進行數字化處理和存儲。
　　2）提高檔案管理工作者的業(yè)務素質。建立多層次、多渠道、重實效的檔案信息化人力資源培訓制度和考評制度，逐步提高相關崗位人員工作素質和能力。檔案工作人員要學習計算機和信息管理方面的知識，只有對計算機信息管理軟件系統(tǒng)有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開發(fā)工作，才能提出正確信息需求，使系統(tǒng)運行保持在良好狀態(tài)之中。加強檔案學科的學術研究，進行必要的業(yè)內學術交流，在學術思想交流所碰撞出的火花中探討更加科學、合理的檔案信息化建設體系。
　　3）采用先進的技術防護手段。建立一套有效的信息加密技術，安裝防病毒軟件和防火墻。涉密的電子檔案采用移動插拔方式，以確保電子檔案信息的安全。
　　4）注重質量，突出特色。首先應該提高檔案信息化建設的質量，完善信息化系統(tǒng)中傳輸平臺、采集平臺、存貯平臺、應用平臺等子系統(tǒng)的功能；其次要突出特色，根據不同情況制定適合自身的檔案信息化發(fā)展戰(zhàn)略。
　　2.4 營造良好的電子檔案存放環(huán)境
　　1）保證電子檔案的原始性：電子文件檔案的原始性、真實性容易被破壞。保證電子文件的原始性、真實性、完整性的技術難度較大。檔案的本質屬性是原始記錄性。紙質文件內容原始性很容易被確認，而電子文件具有可變性和信息載體的可分離性。計算機內存貯的電子檔案無個人筆跡特征，無書寫墨跡和新舊的區(qū)別，一旦被刪改，復制或纂改內容都很難被識別。
　　2）保證電子檔案載體的物理安全。通常情況下電子檔案存儲在磁、光介質上，這樣就必須創(chuàng)造一個適合于磁、光介質保存的溫濕度環(huán)境。適當的溫濕度可以避免膨脹變形，變脆老化。電子檔案存放的載體應直立排放、避光、防塵、防變形，同時遠離強磁場和有害氣體。
　　3）對電子檔案載體定期進行有效地檢測與維護。電子檔案載體受到環(huán)境的不良影響，應定期檢測保存的電子檔案載體，及時處理存在的問題，保證電子檔案的安全性。檢測的過程應注意電子檔案載體的外觀，查看其是否有損壞或變形，有無霉斑等；對其進行邏輯檢測，應使用專業(yè)檢測軟件進行讀寫校驗，在遇到出錯的載體，應及時進行修正，保證檢測的操作規(guī)范，不能出現人為損壞。
　　4）做好備份工作。由于電子檔案載體的不穩(wěn)定性和電子文件可變性的特點，做好電子文件檔案的備份工作非常重要。這需要切實做好以下兩個方面的備份：一方面要建立多套備份，一式兩份或一式三份，并分開保管，以免電子檔案載體意外損壞；另一方面針對電子檔案載體壽命短的特點，最好每隔三年進行一次保護性復制。
　　5）對一些重要的電子文件，要有相應的紙質文件。由于電子文件檔案的虛擬性和依賴性，假如發(fā)生意外或特殊情況（比如戰(zhàn)爭、長時間停電、病毒感染等），致使電子文件賴以存在的計算機系統(tǒng)無法正常工作，那時我們對存在磁盤、光盤等載體上的電子檔案將是束手無策。
　　3 結束語
　　充分利用計算機功能，提高檔案管理效率。對施工過程中產生的技術創(chuàng)新和管理創(chuàng)新，要積極進行檔案編研，提高檔案利用價值。利用計算機和網絡搭建專門的檔案管理平臺，不僅能有效地實現工程檔案的動態(tài)管理，提高檔案管理效率，還能節(jié)省大量的人力物力。緊緊圍繞企業(yè)的施工生產經營工作，使檔案資料源于施工生產，服務于施工生產。
　　參考文獻
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　　作者簡介
　　王靜（1981-），2009年畢業(yè)于齊齊哈爾大學，本科，現從事檔案
　　工作。

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