促進(jìn)電力工程檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策分析

　　[摘 要] 在電力企業(yè)中，其電力方案占有十分重要的位置，并且在有效落實(shí)電力企業(yè)管理的過程中，電力檔案的管理屬于其中十分重要的環(huán)節(jié)，其與電力企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的位置具有直接聯(lián)系。本文主要針對(duì)電力企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)、信息化建設(shè)及對(duì)策展開闡述如下。
　　[關(guān)鍵詞] 電力企業(yè) 檔案管理 信息化建設(shè)
　　中圖分類號(hào)：TM9 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A
　　隨著社會(huì)不斷發(fā)展，科技也隨之進(jìn)步，在電力行業(yè)中，電力體制以及企業(yè)結(jié)構(gòu)也在不斷發(fā)生變革，電力的生產(chǎn)以及經(jīng)營(yíng)正處于一個(gè)全新的發(fā)展階段。在這種形勢(shì)下，更能凸顯出檔案的利用價(jià)值。因此，對(duì)于檔案資源進(jìn)行有效的管理十分重要，尤其是在如今的信息化建設(shè)時(shí)代，應(yīng)當(dāng)更好地利用信息化對(duì)電力企業(yè)檔案進(jìn)行管理[1]，讓檔案更好地服務(wù)于電力企業(yè)，因此，利用信息化建設(shè)已經(jīng)成為電力檔案工作的首要任務(wù)。
　　一、電力工程檔案管理的特點(diǎn)
　　1.電力工程檔案數(shù)量大、管理的檔案種類多，形成周期比較長(zhǎng)。電力工程檔案指的是在各個(gè)建設(shè)階段過程如前期、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等過程中所形成的存在保存價(jià)值的文字、聲像、圖表等不同形式的歷史記錄。相比于普通文書檔案、實(shí)物檔案等來說，電力工程檔案的不同之處在于：其他檔案都是按年度進(jìn)行歸檔整理，各項(xiàng)工作也是按照年度計(jì)劃來實(shí)施。而電力工程建設(shè)項(xiàng)目需要進(jìn)行多個(gè)設(shè)計(jì)階段如勘測(cè)、規(guī)劃、設(shè)計(jì)等[2]，對(duì)設(shè)計(jì)過程產(chǎn)生影響的因素比較多，如資金、技術(shù)、施工條件等，大多數(shù)項(xiàng)目都需要跨年度，會(huì)給檔案管理帶來一定的難度。同時(shí)，電力工程大多由多個(gè)單項(xiàng)工程組成，需要比較長(zhǎng)的建設(shè)周期，投資也比較大，要求比較高，因此整個(gè)工程建設(shè)過程中會(huì)出現(xiàn)種類很多、數(shù)量很大的檔案。
　　2.電力工程檔案所涉及到的領(lǐng)域比較廣泛。進(jìn)行電力工程建設(shè)的前提是項(xiàng)目建設(shè)、可行性研究、設(shè)計(jì)、勘測(cè)等多個(gè)階段，其中所涉及到的建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工等多個(gè)部門以及企業(yè)比較多，還會(huì)涉及到基礎(chǔ)工程、金屬結(jié)構(gòu)、機(jī)電設(shè)備等多個(gè)專業(yè)、多種技術(shù)領(lǐng)域，如此才能實(shí)現(xiàn)多種技術(shù)綜合運(yùn)用，有效開展電力工程，因此電力檔案涉及到的領(lǐng)域比較廣。
　　3.檔案利用存在的時(shí)效性。電力工程檔案主要是反反映電力工程建設(shè)全過程中的具體情況并做真實(shí)記錄。工程進(jìn)行驗(yàn)收、結(jié)算、運(yùn)行、維護(hù)、擴(kuò)建、管理等都可以作為主要的數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄。哪怕是工程結(jié)束也可以作為其他工程設(shè)計(jì)建設(shè)的借鑒、參考依據(jù)，尤其是技術(shù)檔案，對(duì)于日后工程設(shè)計(jì)、施工等都能夠起到十分重要的指導(dǎo)性作用，可以進(jìn)行永久保存。
　　4.電力工程檔案所存在的復(fù)雜性和多變性。電力樞紐工程的組成以及設(shè)計(jì)內(nèi)容的復(fù)雜程度也會(huì)決定著電力工程檔案的復(fù)雜程度，電力工程進(jìn)行過程中的各單項(xiàng)工程作用、結(jié)構(gòu)功能存在的復(fù)雜性比較高，因此也會(huì)對(duì)其檔案組成造成影響。而電力檔案的多變性主要來源于電力工程涉及到的社會(huì)各個(gè)方面，從設(shè)計(jì)初期的設(shè)計(jì)工作來說，都會(huì)因?yàn)橥顿Y情況、規(guī)劃方向等多個(gè)因素進(jìn)行不斷修改，有時(shí)候工程已經(jīng)開始還會(huì)因?yàn)閷?shí)際狀況以及設(shè)計(jì)情況的出入進(jìn)行調(diào)整，當(dāng)當(dāng)?shù)卣�府出現(xiàn)新的規(guī)劃要求時(shí)，也需要調(diào)整設(shè)計(jì)圖紙，因此進(jìn)行電力檔案管理中，管理人員往往無法分清那些檔案可以進(jìn)行歸檔保存。
　　二、電力檔案管理中的信息化建設(shè)
　　在進(jìn)行電力檔案管理中實(shí)施信息化建設(shè)的必要性。對(duì)于企業(yè)發(fā)展來說，電力檔案的管理起到十分重要的作用。檔案中包含著企業(yè)各項(xiàng)資料，實(shí)施檔案管理需要接受、處理以及儲(chǔ)存公司各項(xiàng)資料，為公司的各項(xiàng)規(guī)劃提供參考性的依據(jù)，從而為公司的運(yùn)營(yíng)決策提供幫助。因此，進(jìn)行有效的檔案管理有利于公司科學(xué)化運(yùn)營(yíng)和可持續(xù)發(fā)展[3]。隨著信息技術(shù)化的穩(wěn)步發(fā)展，現(xiàn)在大多數(shù)企業(yè)都采取檔案信息化改制，在電力企業(yè)中也不例外。檔案的電子信息化管理具有方便、精準(zhǔn)、易保存、易檢索等優(yōu)勢(shì)，能更好地進(jìn)行電力檔案的管理。信息化的發(fā)展已經(jīng)逐漸帶動(dòng)了工業(yè)化發(fā)展，對(duì)于現(xiàn)代工業(yè)發(fā)展主流趨勢(shì)來說，各個(gè)企業(yè)在檔案管理相關(guān)工作中都需要進(jìn)行信息機(jī)制方面的完善，從而提高企業(yè)的現(xiàn)代化管理水平。
　　三、電力企業(yè)檔案管理過程中信息化建設(shè)存在的阻礙
　　1.在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層面，大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案的管理都缺乏正確的認(rèn)知，因此對(duì)于檔案管理也沒有十分重視。企業(yè)的檔案信息化管理需要涉及到各個(gè)部門，在各個(gè)方面都需要專業(yè)的技術(shù)性人才，需要企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門的人員進(jìn)行配合，尤其需要領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行統(tǒng)籌與協(xié)調(diào)。領(lǐng)導(dǎo)是企業(yè)的帶頭人，在企業(yè)的發(fā)展中起著主導(dǎo)性的作用，但目前很多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者都沒有把檔案管理和企業(yè)的發(fā)展相聯(lián)系。認(rèn)為檔案只是進(jìn)行文字處理和記錄，與企業(yè)的其他方面如生產(chǎn)、銷售、服務(wù)等都沒有聯(lián)系。檔案管理不會(huì)對(duì)企業(yè)的效益起到實(shí)質(zhì)性幫助，不需要對(duì)檔案管理施以過多關(guān)注，也不需要在檔案管理信息化建設(shè)上消耗過多的人力、物力和財(cái)力。這種觀念上存在的錯(cuò)誤，使得企業(yè)的檔案管理工作信息化沒有得到相應(yīng)的重視，也就大大影響了檔案信息化的建設(shè)進(jìn)程。
　　2.檔案管理的信息化建設(shè)還存在設(shè)施不完善、配備不齊全的問題。我國的信息化建設(shè)起步相對(duì)于其他國家稍有落后，當(dāng)出現(xiàn)查閱過程中檔案丟失的情況時(shí)，進(jìn)行損失檔案的補(bǔ)救需要進(jìn)行大量的技術(shù)操作，而目前我國在檔案信息化設(shè)施方面還有待改善，大多數(shù)企業(yè)在信息設(shè)備方面都十分落后，甚至有的還停留在紙質(zhì)存檔的階段，一些企業(yè)對(duì)于過去的紙質(zhì)檔案也沒有及時(shí)補(bǔ)錄，更新成電子版，這樣無疑加大了檔案的使用損耗率，也增加了檔案損毀的風(fēng)險(xiǎn)。
　　3.檔案管理還缺乏一定的專業(yè)性技術(shù)人才。對(duì)于企業(yè)發(fā)展來說，檔案管理能夠發(fā)揮出記錄信息、明晰數(shù)據(jù)、統(tǒng)籌資源的功用，而這些操作都需要專業(yè)的檔案工作人員去實(shí)現(xiàn)。但是在當(dāng)前很多企業(yè)中，檔案工作是一份閑差，檔案管理人員多是一些轉(zhuǎn)崗過來的、非檔案專業(yè)科班出身的人員，在專業(yè)技能和職業(yè)素質(zhì)上都比較欠缺。檔案人員如果不了解檔案的信息化技術(shù)操作，就無法適應(yīng)檔案的信息化處理工作，同時(shí)缺乏對(duì)檔案管理價(jià)值的認(rèn)識(shí)以及檔案人員基本的職業(yè)操守，就可能對(duì)檔案記錄、保存、借閱等工作漫不經(jīng)心，導(dǎo)致檔案的損毀甚至丟失。

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