論信息化建設(shè)在檔案管理中的重要性

　　摘要：伴隨著信息化在人們生產(chǎn)生活各個領(lǐng)域的影響不斷深化，人們的工作生活方式也隨之發(fā)生了改變。由傳統(tǒng)管理模式向信息化管理模式轉(zhuǎn)變成為了檔案管理工作進步的必然要求。通過對檔案信息化管理重要程度進行分析，提出檔案信息化管理建設(shè)的一些建議，以期為推動檔案信息化管理提供建設(shè)思路。
　　關(guān)鍵詞：信息化建設(shè);檔案管理;精細化管理
　　檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的一個長期發(fā)展的過程。在這一過程中，只有跟上信息時代發(fā)展的步伐，用現(xiàn)代信息技術(shù)替代過去的檔案管理方式，才能快速地提高檔案管理水平。
　　一、檔案信息化管理有效提升工作效率
　　與傳統(tǒng)檔案管理方式相比，檔案信息化能夠提供更加快速的檢索以及檔案整理功能，同事可靠性也得到有效提升。傳統(tǒng)的檔案管理模式中，管理員需要手工對檔案進行保管和歸納，同事還要避免紙質(zhì)檔案在保存過程中出現(xiàn)的不可控的損壞。工作人員要定時定期的對檔案進行檢閱，浪費了大量的人力和時間，同時工作效率較為低下。而通過信息化的介入，電子檔案可以以關(guān)鍵詞的形式進行查詢和檢索，需要的資料可以在極短的時間內(nèi)顯示在電腦屏幕上，而伴隨著信息化技術(shù)的不斷進步，人們對檔案管理的效率也將會進一步提升，并向智能化方向發(fā)展。電子檔案由于其介質(zhì)的特性，既可以有效避免資料被破壞，又能夠保持長期的有效性。
　　二、檔案信息化管理能夠節(jié)省大量管理資源
　　檔案管理在從傳統(tǒng)管理模式向信息化管理模式改革的過程中，能夠節(jié)約包括儲存介質(zhì)在內(nèi)的大量資源。一塊正常的電腦硬盤便可儲存原來一個小型檔案館所儲存的資料。而移動儲存介質(zhì)的出現(xiàn)（包括移動硬盤、U盤）又極大地提升了檔案的流動性和儲存位置的多樣性，原本一份紙質(zhì)檔案一般僅有原件留存，一旦丟失或者在儲存的過程中發(fā)生損壞，將會對檔案產(chǎn)生不可逆的破壞，而在檔案進行信息化管理后，一份檔案經(jīng)過電子化的處理可以儲存在不同的介質(zhì)中，只要相關(guān)介質(zhì)不集中存放，檔案信息就不會一次性丟失，伴隨著云數(shù)據(jù)的發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)還可以放置到云服務(wù)器上，檔案的安全性得到了進一步的確保。而傳統(tǒng)的檔案管理，即使維護方式再健全，也無法確保全部檔案都能夠完成的保存，伴隨著檔案室潮濕、蟲蛀等不可預(yù)見的問題，檔案保存率得不到保障。同時，除了文字類的檔案，還可以通過信息化技術(shù)實現(xiàn)檔案的影音、視聽等方式進行保存，豐富了檔案的種類和表現(xiàn)形式，使得檔案價值得以更好地體現(xiàn)。
　　三、檔案信息化可以實現(xiàn)檔案資源的合規(guī)共享
　　由于信息化的靈活性與互聯(lián)互通性，檔案管理在進入信息化管理時代后可以更加方便的實現(xiàn)檔案的合規(guī)共享利用。也只有讓檔案在合理的范圍內(nèi)共享，檔案的記錄屬性才能夠更好地體現(xiàn)出來。對于檔案儲存單位來說，實現(xiàn)檔案在信息化基礎(chǔ)上的共享也就是實現(xiàn)了檔案在單位內(nèi)部的整合和深度利用，有助于檔案管理單位更加科學的決策，同時也能夠有效幫助企業(yè)實現(xiàn)單位內(nèi)部以及單位之間的信息交流與共享。檔案的信息化管理，從根本上來說是實現(xiàn)了檔案的智能化管理，無論是單位還是管理部門，都能夠?qū)⒕�力從傳統(tǒng)管理模式中釋放出來，一是通過檔案的合規(guī)利用來幫助單位精細化管理，同時伴隨檔案的智能流轉(zhuǎn)，使得本單位與外單位之間的管理與技術(shù)交流提升到了新的層次，
　　四、檔案信息化管理體現(xiàn)社會進步
　　就檔案管理工作來說，小到一個單位和集體，大到國家和社會來說，其重要性是不言而喻的。檔案管理無論從制度、流程上來說，影響到國民經(jīng)濟社會發(fā)展的方方面面。無論是政府機關(guān)、企事業(yè)單位以及醫(yī)院、學校都需要通過檔案來支撐起日常的管理、運營以及其他方面的工作，尤其是進入信息化社會之后，越來越多的行業(yè)和單位其檔案自產(chǎn)生開始就是電子檔案，用傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)完全不能滿足信息化檔案的儲存和管理的要求。這就反向推動了檔案管理信息化建設(shè)的腳步。一個單位觀察其檔案信息化的建設(shè)程度往往就能夠較為客觀的反映出其單位管理模式是停留在傳統(tǒng)階段還是升級到信息化管理階段。而一個行業(yè)檔案信息化的程度也能夠較好的反映出該行業(yè)信息化發(fā)展的程度。按照目前信息化發(fā)展的趨勢，未來社會參與的企業(yè)單位與個人的檔案必然都會逐步的實現(xiàn)檔案信息化，這是一個不可逆的過程，也反映出一個社會的進步程度。
　　五、進一步加快檔案信息化建設(shè)的進程
　�。ㄒ唬�強化檔案管理部門軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
　　檔案信息化建設(shè)必須依托必要的信息化硬件設(shè)備以及完善的管理模式。相關(guān)部門必須從思想上引起高度重視，為了提升檔案信息化管理水平和能力，相關(guān)財政預(yù)算中需要體現(xiàn)出信息化硬件設(shè)施的支出，包括儲存介質(zhì)的采購、管理系統(tǒng)的引進、信息化軟硬件系統(tǒng)保全措施的采用。只有從硬件設(shè)施上打好基礎(chǔ)，檔案信息化管理的相關(guān)工作才能夠順利開展，這是先決條件和基礎(chǔ)保障。同時，從制度建設(shè)和流程設(shè)定上，還需要全體工作人員形成高度認識，從檔案信息化管理相關(guān)制度制定上就要從長遠考慮，摒棄傳統(tǒng)管理模式中與信息化管理不相兼容的內(nèi)容，增加科學和具有操作性的規(guī)章制度，同時根據(jù)信息化管理的特性調(diào)整原有的檔案管理流程，從根本上為檔案信息化管理掃清制度障礙和流程障礙。
　　（二）加快信息化管理人才隊伍建設(shè)
　　未來經(jīng)濟社會的發(fā)展越來越依靠信息化，而在檔案管理中的地位和重要性也會逐步的提升，這一趨勢已經(jīng)得到了大部分的認同。確保電子信息技術(shù)在檔案管理中發(fā)揮最大的效能，是提高檔案管理工作效率的基本保障，而推進電子信息技術(shù)在檔案信息自動化中應(yīng)用的關(guān)鍵是人才。由于信息化的檔案管理模式與傳統(tǒng)的檔案管理模式截然不同，這就對原有的管理人員下一步開展工作提出了更高的要求。相關(guān)人員必須主動要求進步，才能跟上行業(yè)發(fā)展的腳步，不被新形勢淘汰。同時，還需要引入大量專業(yè)性的信息化管理人才，并以人才為突破口實現(xiàn)制度和流程的改革與創(chuàng)新。只有把人才問題解決了，才能使檔案信息化建設(shè)符合正確的發(fā)展方向，才能滿足社會發(fā)展對檔案工作的需求。
　　六、結(jié)論
　　對于檔案管理工作來說，信息化的引入無疑是一項巨大的進步，實現(xiàn)從傳統(tǒng)管理模式到信息化管理模式的跨越，不僅能夠極大地提升檔案管理人員的工作效率與工作成果，還較好的與社會各行業(yè)信息化發(fā)展的潮流同步，為未來檔案管理工作更好地開展奠定了堅實的基礎(chǔ)。
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