民航系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)策略

　　【摘要】民航系統(tǒng)檔案信息化工作囿于后續(xù)資金支持等因素，長(zhǎng)期處于發(fā)展停滯狀態(tài)，并暴露出檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施老舊，信息系統(tǒng)近于癱瘓，宏觀規(guī)劃缺位等問(wèn)題。面對(duì)這些問(wèn)題，將檔案信息化建設(shè)并入電子政務(wù)平臺(tái)建設(shè)規(guī)劃，制訂完善信息化建設(shè)宏觀規(guī)劃，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，更新信息系統(tǒng)，健全檔案信息資源體系，完善服務(wù)機(jī)制是當(dāng)務(wù)之急。
　　【關(guān)鍵詞】檔案信息化;數(shù)字檔案室;民航系統(tǒng)檔案工作
　　一、民航檔案信息化工作中存在的問(wèn)題
　　民航檔案信息化是指民航系統(tǒng)檔案部門按照國(guó)家檔案行政管理部門頒布的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依靠先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和管理方法，對(duì)民航系統(tǒng)檔案信息進(jìn)行充分發(fā)掘、有序整理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，并最終給利用者提供便捷的檔案服務(wù)。
　　目前主要存在如下一些問(wèn)題：一是檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施缺乏，系統(tǒng)各單位發(fā)展不均衡，缺少行之有效的檔案信息安全體系;二是檔案信息化建設(shè)缺乏宏觀規(guī)劃，信息化系統(tǒng)陳舊，檔案數(shù)據(jù)處于高風(fēng)險(xiǎn)狀態(tài);三是落后的檔案管理觀念影響了檔案信息化建設(shè)，檔案信息化缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn);四是檔案管理人員無(wú)法勝任檔案信息化建設(shè)工作。具體闡述如下：
　�。ㄒ唬�檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。1.檔案信息化工作缺少總體統(tǒng)籌，資金投入缺乏持續(xù)性。民航局檔案館自2009年完成檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目后，后續(xù)撥付的資金僅夠用于增量檔案的數(shù)字化工作，無(wú)法開(kāi)展后續(xù)系統(tǒng)升級(jí)維護(hù)，導(dǎo)致目前檔案管理系統(tǒng)陳舊，問(wèn)題頻發(fā)，安全風(fēng)險(xiǎn)加大，無(wú)力提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。此外，大量磁帶、磁盤等特殊載體檔案尚無(wú)經(jīng)費(fèi)對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化。2.安全保障體系不健全。受制于現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)上的缺陷、相關(guān)電子文件安全保護(hù)制度不健全等因素，目前館藏?cái)?shù)字檔案信息資源安全問(wèn)題凸顯。一是檔案管理系統(tǒng)中的安全功能不夠完善，無(wú)法識(shí)別檔案利用者身份，系統(tǒng)權(quán)限無(wú)等級(jí)劃分功能，數(shù)字水印技術(shù)、PKI（公鑰基礎(chǔ)設(shè)施）/CA（認(rèn)證中心）技術(shù)等都沒(méi)有在檔案系統(tǒng)中應(yīng)用。其次網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境存在隱患，服務(wù)器及數(shù)字資源保存場(chǎng)所不符合相關(guān)保密及安全管理要求，數(shù)據(jù)存在被非法入侵的可能，同時(shí)也限制了相關(guān)數(shù)據(jù)信息上傳到網(wǎng)上進(jìn)行共享。二是安全管理制度不夠完善。目前主要沿襲的還是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的安全保障措施，移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備的登記使用方法，網(wǎng)上公開(kāi)檔案信息的審查復(fù)查制度，外包人員的監(jiān)控監(jiān)督制度等都有待進(jìn)一步完善。三是電子文件載體問(wèn)題。目前大部分電子文件存儲(chǔ)在光盤和硬盤中，個(gè)別以u(píng)盤為存儲(chǔ)載體。其耐久性、讀取情況、維護(hù)條件等不容忽視，必須要建立一套針對(duì)電子文件存儲(chǔ)介質(zhì)的安全保護(hù)方案。
　�。ǘ�）應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)問(wèn)題。1.檔案管理系統(tǒng)與電子政務(wù)系統(tǒng)融合不深。在系統(tǒng)設(shè)計(jì)上，民航電子政務(wù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)之初沒(méi)有考慮電子檔案管理系統(tǒng)子模塊，后期建設(shè)檔案信息管理系統(tǒng)時(shí)無(wú)法與政務(wù)系統(tǒng)合并，成為兩個(gè)平行的管理系統(tǒng)，無(wú)法有效進(jìn)行信息資源的整合和利用。面對(duì)這一狀況，民航系統(tǒng)一些檔案部門目前的應(yīng)對(duì)方法有二：一是繼續(xù)習(xí)慣傳統(tǒng)檔案工作的管理方式，計(jì)算機(jī)主要輔助傳統(tǒng)的檔案管理，在檔案室自成一體，沒(méi)有與整個(gè)行政和業(yè)務(wù)部門的文件管理系統(tǒng)相通，單純?yōu)榱藘?yōu)化紙質(zhì)檔案管理流程，達(dá)到工作效率提高的目的，管理對(duì)象僅僅是電子目錄、紙質(zhì)檔案的掃描件等。雖然在檢索、編目等方面效率有所提高，但總體上這種輔助性質(zhì)的檔案管理系統(tǒng)無(wú)法滿足各種使用者的工作需求。二是雖然檔案管理系統(tǒng)在設(shè)計(jì)之初考慮到了全程管理，但在實(shí)際運(yùn)行后發(fā)現(xiàn)并未實(shí)現(xiàn)真正的一體化。檔案工作人員并未通過(guò)檔案管理系統(tǒng)介入到電子文件產(chǎn)生的源頭。具體而言：一來(lái)有些部門制發(fā)文件并未通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)流轉(zhuǎn)，也就無(wú)法直接在線歸檔;二來(lái)一些業(yè)務(wù)系統(tǒng)并未與檔案管理系統(tǒng)連通，無(wú)法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)傳輸;三來(lái)對(duì)于排版后傳遞的公文電子版無(wú)法采集。此外，有單位把檔案管理系統(tǒng)與辦公管理系統(tǒng)合二為一，設(shè)計(jì)成一個(gè)統(tǒng)一的電子文件管理系統(tǒng)。初衷雖好，認(rèn)為如此設(shè)計(jì)可減去系統(tǒng)維護(hù)、安全維護(hù)等工作，但在文件歸檔和歸檔后如何進(jìn)行后續(xù)管理等操作環(huán)節(jié)上并未做深入考慮，造成系統(tǒng)檔案處理環(huán)節(jié)功能太少，無(wú)法有效合理地進(jìn)行檔案管理。2.檔案網(wǎng)站業(yè)務(wù)功能不突出，系統(tǒng)缺乏維護(hù)更新。目前民航多數(shù)單位的檔案管理系統(tǒng)自研發(fā)上線至今已有十余年，該系統(tǒng)后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)目前使用的還是SQL2000，在擴(kuò)展性、安全性以及大數(shù)據(jù)處理、查詢等方面已落后于技術(shù)發(fā)展，且瀏覽器內(nèi)核由于版本過(guò)低，無(wú)法向上兼容。此外管理系統(tǒng)沒(méi)有加密、UKEY等保密安全防范措施，完全屬于開(kāi)放狀態(tài)，達(dá)不到安全保管要求。在網(wǎng)站界面方面，存在各版塊名稱不夠明了，查詢功能目標(biāo)不明確，頁(yè)面布局過(guò)于繁雜，功能目的不明確，人機(jī)交互不友好等問(wèn)題，影響了利用效果。
　　（三）數(shù)字檔案資源建設(shè)問(wèn)題。1.檔案數(shù)字資源不足，利用單一。除2009年民航局檔案館及各地區(qū)管理局集中開(kāi)展了一次檔案數(shù)字化工作外，此后再未集中開(kāi)展此項(xiàng)工作。民航局雖每年對(duì)存量檔案及部分增量檔案進(jìn)行數(shù)字化，但還有相當(dāng)數(shù)量的磁帶等特殊載體檔案未進(jìn)行數(shù)字化;二、三級(jí)機(jī)構(gòu)囿于經(jīng)費(fèi)、人力等原因檔案數(shù)字化工作基本停滯。檔案信息化建設(shè)若無(wú)可利用的數(shù)字化信息，猶如無(wú)根之水、無(wú)本之木，將有形無(wú)實(shí)、徒有其表。在談到我國(guó)數(shù)字檔案室建設(shè)現(xiàn)狀時(shí)，國(guó)家檔案局檔案館（室）業(yè)務(wù)指導(dǎo)司司長(zhǎng)孫鋼曾經(jīng)指出“數(shù)字檔案資源的利用尚停留在基于目錄的簡(jiǎn)單查詢共享階段，缺乏綜合數(shù)據(jù)挖掘和深度整合”。這一表述也貼切的描述了民航系統(tǒng)數(shù)字檔案資源利用現(xiàn)狀。一方面多數(shù)單位電子檔案內(nèi)容還不夠充實(shí)，可利用的電子檔案資源比較欠缺。這其中既有室藏檔案數(shù)字化不足的因素，還有檔案的保密因素。從實(shí)際工作來(lái)看，各單位、部門業(yè)務(wù)人員對(duì)檔案的開(kāi)放、解密深感疑慮，唯恐稍有不慎發(fā)生信息不當(dāng)傳播，致使檔案開(kāi)放利用舉步維艱。另一方面檔案信息過(guò)度分散，無(wú)法形成有效整合。一個(gè)系統(tǒng)的電子文件，零落分布在各部門、管理局、監(jiān)管局甚至其他單位，很難徹底把相關(guān)主題的信息資源集中起來(lái)，目前的文件管理模式也很難做到對(duì)電子文件的完全控制。另外，在電子檔案的服務(wù)方式上鮮少開(kāi)展統(tǒng)計(jì)分析和數(shù)據(jù)挖掘。從檢索平臺(tái)的設(shè)計(jì)也可看出功能單一，更多從管理員的角度考慮，用戶往往并不熟悉使用規(guī)則，影響了服務(wù)體驗(yàn)。2.檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)不嚴(yán)。檔案信息化工作的建設(shè)方針、運(yùn)行機(jī)制與傳統(tǒng)檔案室截然不同，目前民航系統(tǒng)的檔案資源標(biāo)準(zhǔn)已不能完全適用于數(shù)字檔案室，特別是以電子文件為中心的相關(guān)配套方案，包括電子文件歸檔制度、電子檔案的鑒定標(biāo)準(zhǔn)、電子文件的法律效力等必須加緊制定和完善。如果沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)的規(guī)章保駕護(hù)航，數(shù)字環(huán)境下的檔案工作必將進(jìn)退維谷。比較典型的如大部分檔案室很少制定關(guān)于元數(shù)據(jù)的管理措施。元數(shù)據(jù)描述了電子文件形成的脈絡(luò)，是電子文件不可或缺的因素，如不把元數(shù)據(jù)管理納入整個(gè)文件運(yùn)行流程和體系中，電子文件將喪失檔案的原始記錄性。但現(xiàn)實(shí)情況是很多開(kāi)展數(shù)字化的單位甚至不知道元數(shù)據(jù)為何物，只單純地對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，而不留存其元數(shù)據(jù)信息，造成保存的掃描件只能成為電子資料，而非電子檔案。

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