從教學(xué)評(píng)估看學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)

　　摘   要：高校的教學(xué)檔案資源是教學(xué)評(píng)估的基礎(chǔ)及重要依據(jù)。另一方面，教學(xué)評(píng)估工作的開(kāi)展也對(duì)高校的教學(xué)檔案建設(shè)提出了新的要求，而檔案信息化則是其中的重點(diǎn)。教學(xué)評(píng)估一方面是檔案信息化建設(shè)的挑戰(zhàn)，另一方面也是促進(jìn)高校加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的機(jī)遇。文章分析了目前高校檔案信息化存在的問(wèn)題，并以南京藝術(shù)學(xué)院為例，闡明了高校如何以教學(xué)評(píng)估為契機(jī)，推進(jìn)檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。
　　關(guān)鍵詞：檔案管理;檔案信息化;教學(xué)評(píng)估
　　1    教學(xué)檔案為高校教學(xué)評(píng)估工作提供重要依據(jù)
　　在教學(xué)活動(dòng)中長(zhǎng)期累積形成的高校教學(xué)檔案是教學(xué)的原始記錄，具備參考及保存價(jià)值，并存在多種不同的存儲(chǔ)形式。教學(xué)檔案是教學(xué)管理工作的基礎(chǔ)，是高校教學(xué)、科研及管理水平的重要衡量標(biāo)準(zhǔn)，能夠準(zhǔn)確、完整、真實(shí)了解高校教學(xué)成果及教學(xué)管理工作發(fā)展過(guò)程[1]。教學(xué)檔案也在教學(xué)評(píng)估工作中發(fā)揮著極為重要的作用。完整、規(guī)范的教學(xué)檔案資料能夠?yàn)樽龊酶咝＝虒W(xué)評(píng)估準(zhǔn)備工作打下良好基礎(chǔ)，優(yōu)質(zhì)的教學(xué)檔案管理也必然會(huì)對(duì)教學(xué)評(píng)估工作產(chǎn)生積極的影響。
　　2    高校教學(xué)檔案信息化的必要性
　　在高校教學(xué)檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為支撐，采用計(jì)算機(jī)技術(shù)處理、保存及管理教學(xué)檔案信息，提高教學(xué)檔案的利用價(jià)值，為高校的教學(xué)改革服務(wù)，已經(jīng)成為高校教學(xué)檔案建設(shè)與管理的必然趨勢(shì)。教學(xué)檔案的信息程度及水平從某種程度上也反映了高校教學(xué)管理信息化的水平[2]。
　　2.1  是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然要求
　　如今，信息技術(shù)已廣泛應(yīng)用于生活的方方面面，而在高校開(kāi)展教學(xué)檔案信息化建設(shè)與管理也已成為教學(xué)工作的重點(diǎn)。高校教學(xué)檔案建設(shè)與管理是體現(xiàn)高校教學(xué)管理水平的重要尺度，同時(shí)也是高校教學(xué)評(píng)估工作的基礎(chǔ)依據(jù)及重點(diǎn)評(píng)估對(duì)象之一。信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及多媒體技術(shù)廣泛應(yīng)用于教學(xué)之中，高校的教學(xué)方法及形式也隨之產(chǎn)生了巨大的變化：教學(xué)活動(dòng)內(nèi)容日益豐富，教學(xué)方法、手段多樣。這種情況為高校教學(xué)檔案管理帶來(lái)了更大的挑戰(zhàn)，教學(xué)檔案的數(shù)量急速增加，檔案的收集、轉(zhuǎn)化難度增加，大大增加了高校教學(xué)檔案建設(shè)與管理工作的工作量及難度。因此，高校為促進(jìn)教學(xué)改革不斷深化，應(yīng)當(dāng)加快教學(xué)檔案信息化、數(shù)字化的建設(shè)步伐，為高校的發(fā)展提供保障，以適應(yīng)科技時(shí)代發(fā)展的需要。
　　2.2  高校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理要求高校實(shí)行教學(xué)檔案信息化
　　隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及多媒體技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案信息日益呈現(xiàn)多元化的趨勢(shì)：原先單一的紙質(zhì)文檔形式逐漸被替代，電子文檔、數(shù)字圖像、音頻、視頻等資源形式及光盤、硬盤等資源承載方式成為存儲(chǔ)教學(xué)資源的重要方法。教學(xué)檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化能夠提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、查找的便利性及管理的規(guī)范性。在高校教學(xué)檔案建設(shè)與管理中引入信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，依靠強(qiáng)大的信息技術(shù)數(shù)據(jù)儲(chǔ)存功能和完善的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，能夠大大提高高校教學(xué)檔案管理的水平及效率。
　　2.3  有利于提高教學(xué)檔案的使用效果及利用率
　　高校教學(xué)檔案能夠?yàn)榻窈蟮慕虒W(xué)管理工作提供借鑒，完善的教學(xué)檔案管理信息系統(tǒng)可以為教師和學(xué)生提供非常便捷、高效、準(zhǔn)確的教學(xué)檔案查詢服務(wù)。能夠滿足師生、學(xué)校及社會(huì)不同群體對(duì)教學(xué)檔案的需求，只要權(quán)限許可，通過(guò)在資源庫(kù)中進(jìn)行檔案的信息檢索、查找、下載，就能夠便捷地實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案資源的共享。
　　3    高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)與管理工作中存在的問(wèn)題
　　3.1  教學(xué)檔案信息化意識(shí)較為薄弱
　　許多高校為提高學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量，在教學(xué)第一線投入大量的人力、物力、財(cái)力，而對(duì)于看似與提高教學(xué)水平?jīng)]有直接關(guān)系的檔案管理工作缺乏投入。許多高校領(lǐng)導(dǎo)和教師及部分檔案管理人員檔案信息化意識(shí)較為淡薄，對(duì)于教學(xué)檔案的收集、整理、開(kāi)發(fā)利用程度都不夠。例如，由于缺少制度的支持，檔案管理人員并不重視檔案的信息化工作，做不到及時(shí)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子文檔，常常存在材料收集不全、準(zhǔn)確性不高等問(wèn)題。
　　3.2  缺乏經(jīng)費(fèi)及軟、硬件支持
　　教學(xué)檔案信息化工作的經(jīng)費(fèi)投入不足，設(shè)備及軟件系統(tǒng)也有待改善。經(jīng)費(fèi)是高校開(kāi)展教學(xué)管理工作的基礎(chǔ)保障，教學(xué)檔案的建設(shè)與管理同樣需要經(jīng)費(fèi)的支撐。而許多高校沒(méi)有投入充足的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行軟、硬件的購(gòu)置，造成設(shè)備的陳舊、老化，軟件系統(tǒng)功能不足，使得教學(xué)檔案信息化工作難以正常開(kāi)展。
　　3.3  缺乏檔案管理的專門技術(shù)人才，信息管理水平低下
　　目前許多高校檔案管理存在人員數(shù)量少，素質(zhì)參差不齊的問(wèn)題。通過(guò)調(diào)查研究，發(fā)現(xiàn)大部分高校教學(xué)檔案的管理人員多為行政人員、教學(xué)秘書(shū)或是由新任教師兼任，缺乏精通檔案專業(yè)知識(shí)及信息技術(shù)的復(fù)合型專業(yè)人才。檔案管理人員數(shù)量不足、兼職人員的精力與能力不足和與日俱增的教學(xué)檔案之間存在著巨大的矛盾，也無(wú)法為將來(lái)的教學(xué)評(píng)估提供充足、準(zhǔn)確的信息化檔案資源。
　　3.4  缺乏先進(jìn)的檔案管理手段和技術(shù)
　　據(jù)調(diào)查，傳統(tǒng)的檔案管理手段和技術(shù)仍被許多高校廣泛采用：文檔材料的收集、整理、檢索等大多數(shù)仍以紙質(zhì)及純手工的方式進(jìn)行。而隨著檔案文檔數(shù)量的迅速增長(zhǎng)及數(shù)字化文檔的大范圍使用，傳統(tǒng)的管理模式將會(huì)難以適應(yīng)檔案管理的新趨勢(shì)，既無(wú)法解決工作量急速增加帶來(lái)的問(wèn)題，還需要增加存儲(chǔ)紙質(zhì)文檔的經(jīng)費(fèi)投入。同時(shí)，傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理方式以紙質(zhì)資源為主，不利于長(zhǎng)期保存，信息檢索不便，難以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享[3]。
　　3.5  教學(xué)檔案的收集、整理不規(guī)范，難以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化
　　許多高校的職能部門與各院系在檔案材料的收集與整理過(guò)程中往往帶有很大的隨意性，沒(méi)有提出明確的歸檔范圍和要求。同時(shí)，各高校的教學(xué)活動(dòng)大多具有學(xué)科種類多、專業(yè)性強(qiáng)等特點(diǎn)，從而使得教學(xué)檔案也具有了內(nèi)容繁雜、種類多樣的特點(diǎn)。教學(xué)檔案的產(chǎn)生往往貫穿教學(xué)工作的整個(gè)過(guò)程，并常常同時(shí)涉及多個(gè)部門，因此很容易出現(xiàn)教學(xué)檔案收集不完整、遺失錯(cuò)漏、分類錯(cuò)誤等現(xiàn)象，增加了教學(xué)檔案的信息化建設(shè)與管理的困難。

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