探究新形勢(shì)下人事檔案管理信息化建設(shè)

　　摘 要：由于我國(guó)綜合國(guó)力以及科學(xué)技術(shù)水平的提高，我國(guó)已經(jīng)邁入了知識(shí)經(jīng)濟(jì)以及信息化時(shí)代。在這樣一個(gè)全新的形勢(shì)下，我國(guó)各個(gè)領(lǐng)域?yàn)榱四軌颢@得快速發(fā)展，都開(kāi)始與信息技術(shù)相結(jié)合，人事檔案管理也是其中一個(gè)。但是目前由于人事檔案信息資料逐漸增多以及人們對(duì)于檔案管理要求的日趨嚴(yán)格，過(guò)去采取的人事檔案管理手段已經(jīng)落后于時(shí)代發(fā)展的腳步，而且信息技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用也存在一些問(wèn)題，需要對(duì)其進(jìn)行完善。鑒于此，本文在了解人事檔案信息化建設(shè)現(xiàn)實(shí)意義的基礎(chǔ)上，探究新形勢(shì)下人事檔案管理信息化建設(shè)的策略，以期能夠保證人事檔案管理工作的有序進(jìn)行。
　　關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；人事檔案管理；信息化
　　1 新形勢(shì)下人事檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義
　　1.1 有利于提高工作效率，確保記載的全面性和準(zhǔn)確性
　　在人事檔案發(fā)生變動(dòng)時(shí)，通過(guò)信息化技術(shù)的數(shù)字處理功能，及時(shí)進(jìn)行記載，快速進(jìn)行信息處理，確保記載人事信息的全面性和準(zhǔn)確性，有效的避免了手工進(jìn)行記載時(shí)所出現(xiàn)的缺檔和斷檔的情況的發(fā)生，確保人事檔案信息的有效保存。除此之外，還更利于傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的保存，在不需要查閱原始資料的情況下，盡量減少對(duì)原始紙質(zhì)資料的翻閱，從而有效減低對(duì)那些不可再生的檔案資料的損害。
　　1.2 有利于提高人事檔案檢索能力，查閱更改都留痕跡
　　人事檔案數(shù)字化之后，人們可以利用信息化管理，實(shí)現(xiàn)快速查詢(xún)、檢索、分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)、匯總等多項(xiàng)功能。這些功能利于領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行人事決策及人事處理時(shí)，快速準(zhǔn)確的對(duì)個(gè)人的檔案信息進(jìn)行全面巡查。與此同時(shí)，我們還可以利用相關(guān)的人事系統(tǒng)軟件，基于信息系統(tǒng)的痕跡化功能，對(duì)查閱、借閱、零散材料移交入檔、人事檔案的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出等程序進(jìn)行留痕操作，有效推進(jìn)人事檔案法制化進(jìn)程，從而提高人事檔案的真實(shí)性、可追溯性。
　　1.3 有利于人事檔案的安全性和保密性
　　眾所周知，人事檔案需要具有較強(qiáng)的保密性，而信息化技術(shù)利用密碼所實(shí)現(xiàn)的保密性符合人事檔案的保密要求。不同人員設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限，每個(gè)訪問(wèn)權(quán)限人員都有自己不同的登錄密碼，凡是修正或完善檔案信息，需要多重權(quán)限支持。安排專(zhuān)人對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行管理并進(jìn)行全方位的監(jiān)督，確保數(shù)據(jù)信息的安全性。
　　2 新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)策略
　　2.1 營(yíng)造人事檔案管理信息化建設(shè)的精神氛圍
　　在社會(huì)大眾開(kāi)始重視人事檔案管理工作的今天，科技館的人事檔案管理工作面臨著改革的挑戰(zhàn)。積極更新人事檔案管理思想，跟上社會(huì)步伐，才能讓現(xiàn)代化的人事檔案管理體系得以建立。所謂人事檔案管理的信息化建設(shè)，就是利用自動(dòng)化信息管理系統(tǒng)以及相關(guān)軟件簡(jiǎn)化人事檔案管理工作，提高其人事檔案管理工作的動(dòng)態(tài)性與快捷性。
　　營(yíng)造良好的精神氛圍，讓每一位人事檔案管理工作者都認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的意義，并建立以人事檔案管理信息化建設(shè)為核心的指導(dǎo)思想，才能促進(jìn)實(shí)際工作的落實(shí)。其一，引導(dǎo)人事檔案管理者建立積極的學(xué)習(xí)態(tài)度。在實(shí)際工作中不斷學(xué)習(xí)，樂(lè)于創(chuàng)新，能夠在工作環(huán)境與條件發(fā)生改變的情況下積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息技術(shù)，并在實(shí)際工作中加以利用。其二，強(qiáng)化檔案管理者的檔案意識(shí)。在過(guò)去的檔案管理工作中，很多管理人員沒(méi)有認(rèn)識(shí)到個(gè)人工作的重要性，以“當(dāng)一天和尚撞一天鐘”的理念參與工作。關(guān)注人事檔案管理工作的系統(tǒng)性與全面性，建立以人為本的工作理念，學(xué)會(huì)從大局出發(fā)，在管理工作中做到統(tǒng)籌兼顧，組織安排好工作中的各個(gè)事項(xiàng)，才能讓人事檔案管理者的熱情得以調(diào)動(dòng)。其三，管理者要建立實(shí)際化的工作理念。人事檔案管理工作的系統(tǒng)性強(qiáng)，工作量大，從實(shí)際情況出發(fā)，鼓勵(lì)檔案管理者循序漸進(jìn)地做好每一項(xiàng)工作，有工作中研究信息化系統(tǒng)的應(yīng)用方法，提高應(yīng)用水平，才能讓信息技術(shù)為人事檔案管理的信息化建設(shè)而服務(wù)。
　　2.2 加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)投入
　　加大投入，是建立人事檔案管理信息化體系的重要前提。與傳統(tǒng)的人事檔案管理工作相比，信息化的人事檔案管理工作更加高級(jí)，需要的設(shè)備支持更多。完善現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施，投入必要的資金做好配套基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作，為人事檔案管理工作人員提供必要的設(shè)備與軟件，才能讓科技館的人事檔案管理環(huán)境得以改變。順應(yīng)大環(huán)境的發(fā)展趨勢(shì)，做好后勤保障工作，是人事檔案管理工作信息化投入的第一步。
　　另外，關(guān)注人才培養(yǎng)投入。建立一支高素質(zhì)的人事檔案管理隊(duì)伍，對(duì)于人事檔案管理信息化建設(shè)有著推動(dòng)作用。在單位內(nèi)部的人才培養(yǎng)過(guò)程中，管理者應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)培養(yǎng)具有較強(qiáng)綜合能力的檔案管理人員。在科技館的發(fā)展過(guò)程中，人事檔案對(duì)于企業(yè)人力資源力量的增強(qiáng)有著重要影響。積極利用人事檔案資源，能夠?yàn)榭萍拣^內(nèi)部人力資源管理工作提供必要的依據(jù)。人事檔案管理工作的信息化建設(shè)，對(duì)當(dāng)代人事檔案管理工作人員提出了更高的要求。他們不僅要掌握豐富的檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，還要積極學(xué)習(xí)信息化軟件、計(jì)算機(jī)設(shè)備的操作方法，并在實(shí)際工作中熟練應(yīng)用。因此，在推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，單位要投入資金鼓勵(lì)人力資源部門(mén)積極引進(jìn)優(yōu)秀的人才，做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作。以豐富其專(zhuān)業(yè)知識(shí)，提高其信息化能力，職業(yè)道德素養(yǎng)水平為目標(biāo)定期培訓(xùn)，為單位的人事檔案管理工作打造一支高素質(zhì)的信息化隊(duì)伍。
　　2.3 促進(jìn)人事檔案一體化與共享化管理
　　在全新的人事檔案管理發(fā)展形勢(shì)下，要提高人事檔案管理工作的信息化水平，就要在做好信息化建設(shè)的過(guò)程中逐漸踐行一體化管理原則。利用現(xiàn)代化的管理手段，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成為電子檔案。通過(guò)有效的方式管理單位內(nèi)部的人事電子檔案建立，完整且安全的人事檔案資源體系。這不僅能夠保證單位內(nèi)部能夠有效調(diào)取檔案資源，保護(hù)檔案資源，還能在最短的時(shí)間內(nèi)，以最便捷的方式實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的共享。借助計(jì)算機(jī)設(shè)備以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將人事檔案管理工作的所有業(yè)務(wù)全部轉(zhuǎn)變成為信息化操作，無(wú)論是人事檔案的建檔工作，歸檔工作檔案，綜合查詢(xún)工作，檔案借閱工作檔案，借出、盤(pán)點(diǎn)、處理、轉(zhuǎn)出等業(yè)務(wù)都可以通過(guò)計(jì)算機(jī)設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完成。
　　人事檔案資源屬于檔案主人，也屬于單位。在做好人事檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，要關(guān)注信息的溝通。促進(jìn)人事檔案資源價(jià)值的開(kāi)發(fā)與利用，是檔案管理部門(mén)的基本職責(zé)，但也與單位內(nèi)部的其他部門(mén)有著密切關(guān)系。各個(gè)部門(mén)之間應(yīng)當(dāng)針對(duì)人事檔案管理工作建立有效的協(xié)調(diào)機(jī)制，通過(guò)各個(gè)部門(mén)之間信息有效溝通，促進(jìn)檔案管理工作更加規(guī)范，更加成熟。單位應(yīng)當(dāng)提高人事檔案管理工作的地位，在人事檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，集中各部門(mén)管理力量促進(jìn)人事檔案信息的完整化，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。以此來(lái)保證人事檔案信息的完整與安全，在單位需要人事檔案資源時(shí)，能夠在第一時(shí)間獲取最有效的信息。
　　綜合上文論述，人事檔案管理工作在實(shí)際開(kāi)展中，進(jìn)行信息化建設(shè)，能夠促進(jìn)人事信息管理水平的提高，還能提升人才信息社會(huì)服務(wù)質(zhì)量。就整體而言，人事檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜性的任務(wù)，在新的形勢(shì)下，應(yīng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行全面培訓(xùn)，將現(xiàn)代信息技術(shù)利用其中，進(jìn)而對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化管理，不僅能夠促進(jìn)人員綜合素質(zhì)的提高，同時(shí)還能促進(jìn)人事檔案管理水平的提升。
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