智慧校園環(huán)境下的高職院校檔案信息化建設(shè)研究

　　摘要：隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案管理模式面臨著由傳統(tǒng)向信息化轉(zhuǎn)變的挑戰(zhàn)，本文主要探討在智慧校園環(huán)境下如何搞好高職院校的檔案信息化建設(shè)問(wèn)題，以期對(duì)各大高職院校進(jìn)行檔案信息化建設(shè)提供有效參考。
　　關(guān)鍵詞：智慧校園;高職院校;檔案;信息化建設(shè)
　　現(xiàn)代社會(huì)，科技迅速發(fā)展，信息化已經(jīng)深入到人們生活的方方面面，這就對(duì)高職院校的檔案管理提出了新的要求，如何運(yùn)用科技力量在智慧校園環(huán)境下進(jìn)行高職院校的檔案信息化建設(shè)是擺在高職院校面前亟待解決的問(wèn)題。
　　一、當(dāng)前高職院校檔案信息化面臨的問(wèn)題
　　（一）對(duì)高職院校信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)不到位
　　當(dāng)前，在高職院校檔案信息化過(guò)程中，一部分高職院校一味追求紙質(zhì)檔案數(shù)字化，錯(cuò)誤地將信息化和電子化劃等號(hào)，使檔案管理工作停留在電子建檔管理層面，沒(méi)有將檔案信息當(dāng)做一種資源來(lái)利用，也忽視了與學(xué)校圖書(shū)館、網(wǎng)絡(luò)管理中心等機(jī)構(gòu)的信息化建設(shè)統(tǒng)籌共同發(fā)展，沒(méi)有進(jìn)行整體規(guī)劃，阻礙了檔案信息化建設(shè)高效全面發(fā)展[1]。
　�。ǘ�）高職院校檔案信息化建設(shè)中存在管理不當(dāng)現(xiàn)象
　　檔案主管部門對(duì)檔案信息化建設(shè)不夠重視，導(dǎo)致其在資金、技術(shù)當(dāng)面的投入較少;同時(shí)，在檔案信息化建設(shè)中目標(biāo)不夠明確，方案不切實(shí)際，設(shè)備購(gòu)買無(wú)計(jì)劃，從而造成了嚴(yán)重浪費(fèi)，也阻礙了高職院校檔案信息化建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程。
　　（三）高職院校檔案信息化建設(shè)質(zhì)量不高
　　當(dāng)前高職院校信息化建設(shè)的質(zhì)量普遍不高，首先體現(xiàn)在缺乏標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)計(jì)檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)的體系結(jié)構(gòu)時(shí)，沒(méi)有對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)做出要求，導(dǎo)致無(wú)法采用完備的信息技術(shù)成果，無(wú)法確保信息網(wǎng)絡(luò)體系是否可行，也難以適應(yīng)快速發(fā)展的信息技術(shù)帶來(lái)的各種改變，兼容性比較差;再者，當(dāng)前的高職院校信息化建設(shè)不能很好的從實(shí)際出發(fā)，缺乏前瞻性，難以把握未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，各高職院校在信息化建設(shè)中也忽視了在安全方面采取有效的措施。
　�。ㄋ模�檔案信息管理人員的素質(zhì)不高
　　作為高職院校檔案信息化建設(shè)中的主體，檔案管理人員掌握先進(jìn)知識(shí)和技術(shù)的水平還有待提高，許多高職院校中還存在著檔案管理人員短缺的問(wèn)題，更不用說(shuō)熟練掌握檔案信息化的現(xiàn)代高技術(shù)人才。檔案管理人員短缺，一人身兼數(shù)職，加上很多管理人員并非專業(yè)出身，高職院校又缺乏培訓(xùn)，導(dǎo)致整個(gè)檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)普遍不高，給高職院校檔案信息化建設(shè)帶來(lái)難度。
　　二、從以下方面開(kāi)展高職院校檔案信息化建設(shè)
　�。ㄒ唬┟鞔_高職院校檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵
　　要進(jìn)行高職院校檔案信息化建設(shè)，首先要明確信息化建設(shè)的內(nèi)涵，它不僅指將文字、圖像、實(shí)物等信息進(jìn)行存儲(chǔ)，還指通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)終端設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用和共享，使教職工能更方便快捷的查詢檔案信息。
　�。ǘ�）加強(qiáng)高職院校檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
　　基礎(chǔ)設(shè)施是高職院校進(jìn)行檔案信息化的基礎(chǔ)，它包括硬件和軟件設(shè)施，硬件設(shè)施包括計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等，軟件包括檔案信息的處理系統(tǒng)、檔案信息數(shù)據(jù)等相關(guān)軟件和程序，要進(jìn)行高職院校檔案信息化[2]，這些軟硬件設(shè)施要完備。
　�。ㄈ�）建立高職院校檔案信息化建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)
　　高職院校進(jìn)行檔案信息化，就需要制定相關(guān)技術(shù)和工作的統(tǒng)一規(guī)范，比如要建立檔案信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)與地方檔案館互聯(lián)的工作標(biāo)準(zhǔn)等，還要制定出高職院校、社會(huì)上使用檔案信息過(guò)程中需要遵守的一系列規(guī)章制度。
　�。ㄋ模┳龊酶呗氃盒�檔案信息化管理的信息資源建設(shè)
　　信息資源建設(shè)是進(jìn)行高職院校檔案信息化的核心步驟，高職院校的檔案部門要建立起完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，讓檔案的數(shù)字資料存在同一的數(shù)據(jù)庫(kù)中，與其他部門進(jìn)行共享。各高職院校檔案部門可以將數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息根據(jù)權(quán)限進(jìn)行分配，做好檔案的數(shù)字化，電子文件的接收采集工作，每個(gè)高職院校都有自己的信息資源、信息系統(tǒng)和網(wǎng)站，這些都為信息的傳播共享提供了廣闊的平臺(tái)，也能更好的在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上給用戶提供方便快捷的高效率服務(wù)。
　　（五）做好信息化的安全保障工作
　　隨著信息化的不斷發(fā)展，檔案利用范圍越廣泛，如何做好檔案信息的安全保障工作就顯得尤為重要。高職院校檔案管理部門應(yīng)該從制度、設(shè)施等方面入手，制定相應(yīng)的規(guī)范，在使用檔案信息的同時(shí)，也要注意采取有效管理措施和手段來(lái)確保檔案信息安全和系統(tǒng)正常運(yùn)行。
　　（六）加強(qiáng)高職院校檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)
　　當(dāng)今社會(huì)，科技迅速發(fā)展，檔案信息化也在有步驟的快速向前發(fā)展，對(duì)檔案管理和計(jì)算機(jī)使用的專業(yè)人才需求變大，對(duì)于高職院校來(lái)說(shuō)，可以通過(guò)引進(jìn)人才，也可以通過(guò)加強(qiáng)對(duì)在職檔案人員的培訓(xùn)等方式來(lái)優(yōu)化自己的檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，建立一支有技術(shù)、有經(jīng)驗(yàn)、善研究的人才隊(duì)伍，這對(duì)于開(kāi)展高職院校檔案信息化建設(shè)意義重大。
　　三、結(jié)束語(yǔ)
　　綜上所述，高職院校檔案信息化建設(shè)體現(xiàn)了學(xué)校的教育質(zhì)量、學(xué)術(shù)水平和管理水平，是檔案工作適應(yīng)信息化社會(huì)的必然要求。要在智慧校園環(huán)境下進(jìn)行高職院校檔案信息化建設(shè)，高職院校檔案工作者要積極學(xué)習(xí)更新自己的專業(yè)知識(shí)，創(chuàng)新工作方法，使用先進(jìn)技術(shù)，制定信息化的相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)等，以此來(lái)應(yīng)對(duì)檔案管理信息化的發(fā)展趨勢(shì)。
　　參考文獻(xiàn)：
　　[1]張兆紅.基于智慧校園環(huán)境下的高職院校檔案信息化建設(shè)[J].資源信息與工程，2018，v.33;No.230 （02）：198-199+202.
　　[2]王樹(shù)嫻.智慧校園背景下高職院校檔案信息管理的路徑探析[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2017 （18）：104-104.

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