對(duì)高校檔案信息化建設(shè)的思考與探討

　　摘 要 高校檔案信息化建設(shè)是目前高校檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，不僅有利于提高管理效率，在一定程度上節(jié)省人力和財(cái)力，而且能夠促進(jìn)高校整體工作系統(tǒng)的信息化。但是，目前高校檔案信息化建設(shè)在技術(shù)層面、人員素質(zhì)層面等存在不足，為保證信息化建設(shè)的順利進(jìn)行，一定要制定有效的推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的策略。
　　關(guān)鍵詞 高校 檔案 信息化 建設(shè)
　　中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2019.03.008
　　Abstract The construction of archives informatization in Colleges and universities is the inevitable trend of the development of archives management in Colleges and universities. It is also an important part of archives management. It is not only conducive to improving management efficiency， saving manpower and financial resources to a certain extent， but also can promote the informatization of the overall work system in Colleges and universities. However， there are some shortcomings in the construction of archives informatization in Colleges and universities at the technical level and personnel quality level. In order to ensure the smooth progress of information construction， we must formulate effective strategies to promote the construction of archives informatization.
　　Keywords college； archives； informatization； construction
　　高校檔案信息化，是以先進(jìn)的信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)為手段，以高校檔案中的文字、圖像、錄音等資源為對(duì)象，將高校檔案的儲(chǔ)存形式、采用的管理方法和形式，以及傳遞途徑等，變成一種更易于保存、管理和傳遞形式。簡單來說，高校檔案信息化就是讓高校傳統(tǒng)的檔案管理過程信息化。在信息時(shí)代高速發(fā)展的今天，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算已經(jīng)成為一種科技發(fā)展的趨勢(shì)，高校檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，有利于檔案信息資源的整合、管理和開發(fā)，更有利于實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享和充分利用。高校檔案信息化建設(shè)需要一個(gè)較長的過程，不僅需要先進(jìn)的信息技術(shù)的支撐，信息資源的大力開發(fā)和利用，而且也需要信息服務(wù)的不斷發(fā)展，這些都是高校檔案信息化建設(shè)工作中面臨的挑戰(zhàn)。
　　1 高校檔案信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然選擇
　　1.1 高校檔案實(shí)行信息化建設(shè)的重要性
　　首先，高校檔案實(shí)行信息化，在很大程度上可以減少檔案的日常整理程序的復(fù)雜性，使檔案檢索更快速和準(zhǔn)確。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理和檢索不同，信息化的管理程序，一是能夠?qū)崿F(xiàn)快速檢索檔案，二是能夠自動(dòng)化歸類儲(chǔ)存檔案，這不僅減少工作人員檢索、尋找檔案時(shí)間，提高工作效率，而且井然有序的管理流程，能夠使檔案管理員有更多的時(shí)間和精力提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
　　其次，高校檔案實(shí)行信息化，有利于檔案信息資源的保存和共享。傳統(tǒng)檔案信息多以紙質(zhì)載體存在，而信息化建設(shè)是將傳統(tǒng)的不同載體的各種檔案利用信息技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，將轉(zhuǎn)換后的信息儲(chǔ)存在信息容量大、傳遞快、空間占用小的硬盤或網(wǎng)絡(luò)空間，通過計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檢索和查閱，這樣更有利于檔案管理者查找和翻閱，也避免了對(duì)同一檔案反復(fù)查閱造成的原始檔案材料磨損和毀壞。此外，隨著信息化時(shí)代的到來，高校數(shù)字化校園建設(shè)的進(jìn)程也在不斷加快，高校各部門的信息管理系統(tǒng)也都在逐漸地開發(fā)和完善。高校檔案實(shí)行信息化建設(shè)，有利于各種信息資源的整合和利用，更好地實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。
　　最后，高校檔案實(shí)行信息化，有利于紙質(zhì)資源的節(jié)約。傳統(tǒng)的檔案多以紙質(zhì)載體儲(chǔ)存，而紙質(zhì)檔案在利用和借閱形式上主要依賴復(fù)印件的形式，這在一定程度上造成了紙張和紙質(zhì)資源的浪費(fèi)。檔案實(shí)行信息化建設(shè)后，紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化成電子檔案信息儲(chǔ)存在電腦中，檔案借閱人員只需要獲得借閱證明便可以實(shí)現(xiàn)相關(guān)檔案的下載和傳輸，甚至可以不受地域的限制，在某種程度上提高了相關(guān)人員的工作和辦事效率。
　　1.2 高校檔案實(shí)行信息化建設(shè)的必然性
　　一是信息化的高校檔案管理是時(shí)代發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步的必然趨勢(shì)。當(dāng)今時(shí)代，隨著科技日新月異的飛速發(fā)展，社會(huì)在不斷進(jìn)步，檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成為一個(gè)新的趨勢(shì)和潮流，是時(shí)代發(fā)展的必然結(jié)果。作為檔案群體重要支流的高校檔案也需要看準(zhǔn)時(shí)勢(shì)，緊跟時(shí)代步伐，加入到信息化建設(shè)的大家庭，必須努力推進(jìn)自身的信息化和數(shù)字化建設(shè)。
　　二是高校各項(xiàng)事業(yè)信息化建設(shè)的需要。由于各方面的原因，目前我國高校在檔案信息化建設(shè)方面的發(fā)展存在不足，無法滿足高校信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)需要�？茖W(xué)技術(shù)日益發(fā)展，高校的各項(xiàng)事業(yè)也都開始借助科技手段和服務(wù)方式的改變來不斷完善各部門的職能，信息化建設(shè)逐漸成為高校改善工作的趨勢(shì)，高校各管理部門在信息化建設(shè)背景下都轉(zhuǎn)變了原來的工作方式，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行高效率的辦公。由此看來，高校檔案信息化建設(shè)不但可以保證高校的檔案管理工作在質(zhì)量和效率上有顯著的提高，而且這也順應(yīng)了時(shí)代發(fā)展的需求，極大地推動(dòng)了高校各項(xiàng)事業(yè)信息化的建設(shè)。

相關(guān)熱詞搜索：信息化建設(shè) 探討 思考 高校 檔案