職業(yè)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)

　　[摘           要]  檔案管理是學(xué)校進(jìn)行各項信息的留存和使用的重要的管理項目，隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展以及信息化改革的不斷提升，提高對檔案的管理和利用已經(jīng)成為提升學(xué)校數(shù)據(jù)庫和服務(wù)能力的重要手段。職業(yè)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)正在逐步落實(shí)，旨在幫助職業(yè)學(xué)校進(jìn)行信息一體化的檔案管理，提高職業(yè)學(xué)校檔案管理準(zhǔn)確性和檔案管理的利用率。檔案管理對于職業(yè)學(xué)校來說是一項非常重要的任務(wù)，對學(xué)生的發(fā)展起著重要的作用。隨著電子信息的不斷改革和進(jìn)步，學(xué)校的檔案管理工作必須也要進(jìn)步。
　　[關(guān)    鍵   詞]  職業(yè)學(xué)校;檔案管理;信息化;建設(shè);策略
　　[中圖分類號]  G712                   [文獻(xiàn)標(biāo)志碼]  A                      [文章編號]  2096-0603（2018）35-0296-02
　　 現(xiàn)階段我國檔案管理信息化總體上還存在很多問題，隨著學(xué)生和教師人數(shù)的不斷增加，檔案管理信息化已經(jīng)到了十分關(guān)鍵的地步。職業(yè)學(xué)校必須加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)管理力度，不斷開發(fā)資源，深入了解學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)中所存在的問題，改變落后的觀念，正確認(rèn)識到檔案管理信息化的重要性，建立檔案管理信息化統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，讓職業(yè)學(xué)校的檔案能夠得到統(tǒng)一的處理和分類，提升檔案信息的完整性和可靠性。在職業(yè)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的過程中，教師一定要認(rèn)識到信息化時代所存在的挑戰(zhàn)，積極配合管理工作人員，提升專業(yè)技能的同時推動職業(yè)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。
　　 一、職業(yè)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的意義
　　 首先，職業(yè)學(xué)校進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，可以有效記錄學(xué)校的歷史，讓更多的學(xué)生以及教師亦或者是社會中的大多數(shù)人能夠?qū)�學(xué)校的管理有一定的認(rèn)識;有助于建立和完善學(xué)校的基礎(chǔ)信息，讓職業(yè)學(xué)校將有價值的信息進(jìn)行記錄和留存。其次，職業(yè)學(xué)校檔案管理信息化可以為學(xué)校的師生和政府提供服務(wù)，讓管理信息得到有效的利用和保存。職業(yè)學(xué)校檔案管理不僅可以完善記錄，還可以幫助管理工作人員對人員的基本信息進(jìn)行了解。在職業(yè)學(xué)校的實(shí)際工作中，利用學(xué)校檔案為社會和用工單位提供學(xué)歷證明，進(jìn)行評優(yōu)評選，能夠起到有效的服務(wù)作用。最后，職業(yè)學(xué)校檔案管理信息化可以為學(xué)校改革打下數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，讓學(xué)校進(jìn)行信息化和網(wǎng)絡(luò)化數(shù)據(jù)管理，讓檔案管理的真實(shí)性成為學(xué)校信息整合的全方位覆蓋。職業(yè)學(xué)校需要把握真實(shí)的數(shù)據(jù)庫，對人員的流動性和學(xué)校的信息完善起到很好的統(tǒng)計作用，由此可見，職業(yè)學(xué)校檔案管理信息化的建設(shè)是多么的有價值。
　　 二、職業(yè)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)策略
　　 （一）提高檔案管理信息化素質(zhì)
　　 檔案管理工作者是檔案管理的實(shí)施者，而且檔案管理工作系統(tǒng)性、管理性、專業(yè)性都比較強(qiáng)，檔案管理人員需要對信息進(jìn)行有效的分析和處理，需要適應(yīng)時代的高速發(fā)展才能夠完善檔案管理工作。因此，學(xué)校在管理工作中，必須意識到人才的重要性，要通過建立一支高素質(zhì)的管理工作人員隊伍來實(shí)現(xiàn)職業(yè)學(xué)校檔案管理信息化。只有高素質(zhì)的人才才可以對先進(jìn)的信息化管理技術(shù)進(jìn)行有效的運(yùn)用，發(fā)揮人才的優(yōu)勢，提升學(xué)校檔案信息管理效率。對于信息管理來說，即便是先進(jìn)的系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫也還是需要人員控制才能達(dá)到檔案管理信息化的有效運(yùn)用，如果沒有高素質(zhì)的人才，那么管理工作的領(lǐng)導(dǎo)將不能很好地分配管理任務(wù)，管理工作人員也不能發(fā)揮檔案管理信息化的作用。因此，職業(yè)學(xué)校檔案管理的信息化必須要培養(yǎng)高素質(zhì)的人才，以提高質(zhì)量。
　　 例如，職業(yè)學(xué)�？梢圆捎矛F(xiàn)代化手段對管理檔案的專業(yè)人才進(jìn)行自主培養(yǎng)，可以從其他機(jī)構(gòu)抽調(diào)優(yōu)秀的管理工作者到職業(yè)學(xué)校進(jìn)行演講和考察，對管理工作人員進(jìn)行專業(yè)技術(shù)的培訓(xùn)，提高檔案管理工作者的管理技能的同時，提高工作人員的素質(zhì)。學(xué)校還可以采用有效的措施來加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的實(shí)效性，增強(qiáng)管理工作人員的計算機(jī)操作能力和文字管理能力以及文字檢索能力。職業(yè)學(xué)校還可以采用選舉的方式來升遷管理工作人員，而這樣的方法可以提高管理工作人員的素質(zhì)，激勵管理工作人員嚴(yán)格要求自己，能夠正確地運(yùn)用計算機(jī)軟，對管理的信息進(jìn)行適時的檢索和反饋。學(xué)校還可以開展培訓(xùn)活動，優(yōu)化管理工作人員的隊伍，提升學(xué)校檔案管理信息化的進(jìn)程，不斷地更新培訓(xùn)內(nèi)容，并與當(dāng)今社會的發(fā)展接軌，加強(qiáng)電子信息的收集和有效運(yùn)用。
　　 （二）完善檔案管理信息化制度
　　 從長遠(yuǎn)的角度來看，學(xué)校檔案管理信息化的建設(shè)與學(xué)校組織的教學(xué)活動都非常重要，所以，學(xué)校需要轉(zhuǎn)變資金投入，將更多的資金投入教學(xué)環(huán)節(jié)和管理環(huán)節(jié)，并不斷地改變觀念適應(yīng)當(dāng)今時代的信息化發(fā)展，促進(jìn)學(xué)校信息化管理建設(shè)。要統(tǒng)籌規(guī)劃，不能盲目地投入資金，要最大限度地發(fā)揮檔案管理信息化效益。制度對于檔案管理信息化具有很大的促進(jìn)作用，是因為可以保證學(xué)校的管理工作正常運(yùn)行。因此，學(xué)校需要在檔案管理信息化的建設(shè)過程中制定相應(yīng)的獎懲制度來調(diào)動管理工作者的積極性。對于大多數(shù)人來說，管理工作是一項十分枯燥的工作，因為每天接觸的是同樣的事物和同樣的理念，一直都是一成不變的。因此，學(xué)校可以以管理工作人員的工作時間和管理檔案的數(shù)量為出發(fā)點(diǎn)，對工作人員的工作績效進(jìn)行考核、評定，并予以相應(yīng)的獎勵或者是懲處。
　　 例如，學(xué)校的管理層可以從檔案管理的作用、效率高低的角度出發(fā)，建立檔案管理工作人員的獎懲制度�？梢赃@樣分配，對于檔案管理信息化建設(shè)過程中有顯著貢獻(xiàn)的工作人員可以給予獎勵工資和增加休息日的獎勵，對于貢獻(xiàn)稍微小點(diǎn)的人可以用工作時間和工作難易度來對管理工作人員進(jìn)行相應(yīng)的獎勵。然而，對于職業(yè)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)過程中行動比較散漫的管理人員，高層就可以通過減少休息時間的方法對管理人員進(jìn)行懲處，旨在讓管理工作人員能夠意識到管理工作的重要性，以調(diào)動檔案管理工作者的積極性。對他們制定相應(yīng)的任務(wù)計劃書，讓他們對管理工作的內(nèi)容和目標(biāo)進(jìn)行大量的預(yù)估，然后通過一定的時間來完成管理工作。通過這樣的方法并不是要懲處工作人員，而是要促進(jìn)學(xué)校檔案管理信息化的建設(shè)，消除工作人員的消極態(tài)度，改善工作環(huán)境，調(diào)動員工的工作積極性。

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