高職院校人事檔案信息化建設(shè)研究

　　【摘要】隨著高職院�？缭绞降陌l(fā)展和人事制度改革的不斷深入，對傳統(tǒng)的人事檔案工作提出了諸多挑戰(zhàn)。人事檔案信息化建設(shè)是信息時(shí)代人事檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化勢在必行。高職院校必須加快人事檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程來應(yīng)對新的形勢和挑戰(zhàn)。針對目前高職院校人事檔案信息化建設(shè)存在的問題，提出了解決方案，希望對高職院校人事檔案信息建設(shè)起到積極的作用。
　　【關(guān)鍵詞】高職院校;人事檔案;信息化建設(shè)
　　高職院校人事檔案是一種重要的信息資源，反映了教職工個(gè)人經(jīng)歷、政治面貌、思想品德、工作業(yè)績、學(xué)識(shí)能力等信息，是個(gè)人人生閱歷的濃縮，是合理“選人用人”的重要依據(jù)。近年來，高職院�？缭绞桨l(fā)展和人事制度改革的不斷深入對人事檔案工作提出了新的要求，同時(shí)也帶來了一系列挑戰(zhàn)，必須加快人事檔案信息化建設(shè)步伐來迎接新的挑戰(zhàn)，適應(yīng)新的要求。
　　一、高職院校人事檔案信息化建設(shè)的作用
　　（一）有利于人才的選拔。高職院校人事檔案信息化實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的共享，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和人事部門可以快速、全面地掌握各級(jí)干部隊(duì)伍狀況等最新信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策和人事部門“選人用人”提供依據(jù)，為人才資源的合理使用提供信息參考，充分發(fā)揮人事檔案的重要作用。
　�。ǘ�）有利于人事信息的真實(shí)和更新。傳統(tǒng)的人事檔案管理由于檔案材料轉(zhuǎn)遞不及時(shí)，信息溝通不暢通等原因，導(dǎo)致檔案內(nèi)容和數(shù)據(jù)庫信息存在延時(shí)現(xiàn)象。同時(shí)因?yàn)槭侨斯や浫�，即便是多次校對，出現(xiàn)錯(cuò)誤也是在所難免。人事檔案信息化后，教職工可以不通過檔案管理人員，無論在何時(shí)何地都可以進(jìn)入人事檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，根據(jù)一定的權(quán)限查詢到自己的基本信息，能對信息的準(zhǔn)確性提出建議，使得信息更加準(zhǔn)確。教職工所在的部門也可以根據(jù)權(quán)限和一定的程序在個(gè)人信息發(fā)生變動(dòng)后第一時(shí)間上傳到數(shù)據(jù)庫里，信息能夠得到及時(shí)更新和補(bǔ)充。
　�。ㄈ�）有利于提高人事檔案的工作效率。傳統(tǒng)的人事檔案管理主要是以手工操作方式為主，工作量大、任務(wù)重，效率低，查閱復(fù)雜，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化后，數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)只要一次錄入就可多次利用，查閱人事信息也不用受時(shí)間和空間的限制，變得更加快捷、迅速。在做相關(guān)統(tǒng)計(jì)的時(shí)候不需要逐個(gè)查詢，利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的統(tǒng)計(jì)功能，不用耗費(fèi)太多的時(shí)間和精力就可以完成，既能保證辦事的質(zhì)量，又能提高辦事的效率。
　�。ㄋ模┯欣�于人事檔案原件的保護(hù)。在傳統(tǒng)的人事檔案工作中，查詢個(gè)人的信息需要翻閱檔案原件，平均一份檔案每年要翻閱2到3回，有爭議的翻閱次數(shù)更多，在利用相關(guān)材料時(shí)還要反復(fù)拆裝，難免會(huì)有破損的情況出現(xiàn)。人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化后，查詢個(gè)人信息只需要進(jìn)入數(shù)據(jù)庫調(diào)取信息即可，不用接觸檔案原件，可以有效地保護(hù)檔案原件，延長檔案壽命。
　　二、高職院校人事檔案信息化存在的問題
　�。ㄒ唬┱J(rèn)識(shí)不到位，缺少足夠的重視。長期以來，高職院校的管理者對人事檔案的重視程度不夠，認(rèn)為人事檔案工作是一項(xiàng)輔助工作，與學(xué)校的教學(xué)科研等中心工作無關(guān)。片面地認(rèn)為人事檔案工作沒什么難度，誰都可以做，只要有人管理，能提供素材就行，缺乏足夠的重視。一些高職院校甚至沒有配備專職的人事檔案管理人員，大多數(shù)由學(xué)校人事工作人員兼管檔案，一人身兼多職，不能專職專事，而人事檔案信息化工作是一項(xiàng)任務(wù)繁重、短期難見成效的工作，身兼數(shù)職的人事檔案工作人員沒有精力和時(shí)間進(jìn)行信息化建設(shè)。
　　（二）系統(tǒng)建設(shè)不完善，缺乏適用性強(qiáng)的人事檔案管理系統(tǒng)。當(dāng)前我國高校的人事檔案信息化管理尚未形成統(tǒng)一的規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各個(gè)學(xué)校往往采用的都是自行研制的人事檔案管理軟件，這些軟件系統(tǒng)僅僅是對人員的基本信息、檔案目錄、檔案轉(zhuǎn)遞情況等幾個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理，存在規(guī)模小、功能少、存儲(chǔ)的信息少、網(wǎng)絡(luò)化水平低、操作繁瑣等問題，難以適應(yīng)現(xiàn)代信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展。同時(shí)，由于系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)的安全性難以保證，使得人事檔案管理系統(tǒng)長期處于封閉狀態(tài)，沒有實(shí)現(xiàn)信息資源共享，無法發(fā)揮信息化的優(yōu)勢，降低了人事檔案的利用率。
　�。ㄈ�）人事檔案管理不到位，效率低下。大多數(shù)高職院校的人事檔案管理停留在傳統(tǒng)的管理模式，主要內(nèi)容是人事檔案的接收和保管，主要采取手工操作方式，存在工作強(qiáng)度大、進(jìn)度緩慢、容易出錯(cuò)、查閱復(fù)雜、利用效率低等缺點(diǎn)，檔案工作人員往往陷入繁瑣的手工勞動(dòng)中，無暇進(jìn)行檔案信息化工作。
　　（四）內(nèi)容單一，缺乏個(gè)性化信息。高職院校的人事檔案沒有個(gè)性、特點(diǎn)的現(xiàn)象普遍，多是反映個(gè)人主要工作經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等方面，且內(nèi)容多是籠統(tǒng)的空話套話，缺少反映教職工科研情況、知識(shí)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)水平、專業(yè)特長、興趣愛好和成績等方面的個(gè)性化信息，不能全面反映其綜合素質(zhì)和實(shí)際能力，難以為領(lǐng)導(dǎo)決策和人事部門“選人用人”提供全面的信息支持。缺少這些個(gè)性化的信息不利于人事檔案數(shù)據(jù)庫的信息采集、分類和利用，同時(shí)也使得人事檔案信息化的意義大打折扣。
　　三、高職院校人事檔案信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)途徑
　�。ㄒ唬┨岣邔θ耸聶n案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)。高職院校檔案管理人員應(yīng)該加強(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)的溝通，引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)重視人事檔案工作，將人事檔案工作納入學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃，同時(shí)為檔案工作爭取到足夠的經(jīng)費(fèi)并保證落實(shí)到位，配備信息化必備的硬軟件設(shè)施，保障人事檔案信息化建設(shè)的開展。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該主動(dòng)關(guān)心檔案工作者的工作，學(xué)習(xí)和生活情況，讓他們享受同等的晉升待遇，激發(fā)檔案工作者的積極性，促進(jìn)人事檔案工作績效的提高。
　�。ǘ�）充實(shí)檔案人事檔案內(nèi)容，提高檔案利用價(jià)值�，F(xiàn)行的人事材料除了有反映“德”方面的材料外，應(yīng)該多加入反映“能”“勤”“績”的材料，能全面地反映個(gè)人情況，避免人事檔案沒有特點(diǎn)和個(gè)性，出現(xiàn)“千人一面”的情況，并使檔案始終處于動(dòng)態(tài)的過程，定期對人事檔案材料進(jìn)行鑒別、更新，使人事檔案內(nèi)容處于不斷更新的狀態(tài)。這樣能夠提高檔案利用價(jià)值，使人事檔案信息化建設(shè)更加有意義。
　�。ㄈ�）加強(qiáng)人事檔案系統(tǒng)建設(shè)。國家組織部門應(yīng)該根據(jù)全國人事檔案工作的實(shí)際，研究、開發(fā)、推廣標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一規(guī)范的、先進(jìn)適用的人事檔案管理軟件，避免高職人事檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)不能兼容、各自為政的情況，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的共享，真正把人事信息庫變成人才資源庫，推動(dòng)高職院校的教育事業(yè)的發(fā)展。同時(shí)高職院校應(yīng)該制定符合本單位實(shí)際的人事檔案管理規(guī)范制度，科學(xué)規(guī)范地使用人事檔案管理系統(tǒng)，并使人事檔案工作有章可循，實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量、規(guī)范化管理。
　�。ㄋ模┐_保人事檔案數(shù)據(jù)資料的安全和保密。在人事檔案信息化建設(shè)的過程中，檔案管理人員一定要做好檔案信息安全和保密工作，把信息安全放在突出的位置，提高信息安全意識(shí)。建立安全技術(shù)保障體系，根據(jù)檔案信息使用者的不同目的，授予不同的使用權(quán)限，根據(jù)不同密級(jí)，確定控制訪問的許可范圍。要明確人事檔案可公開和非公開信息的范圍，對于保密范圍內(nèi)的人事檔案信息，要嚴(yán)禁上網(wǎng)，對于可以在互聯(lián)網(wǎng)上公開的檔案信息，對查閱人要進(jìn)行嚴(yán)格的身份權(quán)限認(rèn)證。
　　信息時(shí)代的快速發(fā)展，對高職院校人事檔案工作提出了新的要求，也需要高職院校重視起來，運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，提高認(rèn)識(shí)，開拓創(chuàng)新，整合資源，爭取早日實(shí)現(xiàn)人事檔案工作的實(shí)時(shí)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和資源共享，更好地為高職院校的教育事業(yè)服務(wù)，從而推動(dòng)人事檔案信息化建設(shè)快速向前發(fā)展。
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