事業(yè)單位檔案管理信息化建設再思考

　　【摘要】事業(yè)單位要積極開展檔案管理信息化建設工作，促進事業(yè)單位檔案管理工作健康、有序、規(guī)范發(fā)展，本文對檔案管理信息化建設進行分析并提出措施。
　　【關鍵詞】檔案管理信息化建設;再思考
　　計算機技術、網絡技術、信息技術等不斷發(fā)展的新形勢下，檔案管理信息化建設也成為發(fā)展的趨勢，只有檔案信息化建設與社會現代化需求、市場經濟發(fā)展需求相適應。才能夠有效共享檔案信息資源，促進事業(yè)單位的工作效率不斷提升。
　　一、事業(yè)單位檔案信息化管理的主要優(yōu)勢
　　檔案管理信息化建設是應用技術生成、管理、開發(fā)利用檔案的過程。是指運用信息技術提高檔案工作現代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則和新理論。確立網絡環(huán)境下檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現檔案信息的社會化服務。在之前傳統(tǒng)的檔案管理過程中，其存在著較多的問題，如管理工作十分繁瑣，管理人員的工作量十分大，并且由紙張進行管理的方式十分落后，在保存的時候較為費力，很有可能造成信息資源的損壞。但是，采用信息化管理方式能夠有效地改善傳統(tǒng)管理方式所存在的問題，并且優(yōu)勢也十分的明顯，具體表現在以下幾點：
　　一是檔案的管理優(yōu)勢。傳統(tǒng)檔案管理模式下，采取紙質資源和人工錄入，紙張容易遭到損壞，增加了信息資源采集、存儲和管理的難度。而通過信息化建設，則可以將電子、網絡平臺構建起來，采取電子錄入的方式，可按文件形成的先后順序排列打印，運用電子磁盤對檔案進行存儲管理，增加了檔案的儲存空間，并能較方便地對檔案進行調閱與使用，對有價值的歷史資料方便利用，恢復其歷史資料的使用價值，信息化檔案管理水平的提升有著十分顯著的作用。
　　二是檔案的查詢優(yōu)勢。1.提高經濟效益，數字化管理檔案使傳統(tǒng)紙質為載體檔案的信息對象轉化為機讀檔案，節(jié)約了保管費用及空間，查閱方便迅速。2.提高辦公效率，真正讓辦公人員足不出戶知曉任何事，為領導決策提供服務，數字化檔案管理使查詢變得簡單。3.增強檔案原件保護，使檔案更加安全，防止部分檔案篡改的行為。
　　三是檔案的利用優(yōu)勢。檔案信息化管理，有利于事業(yè)單位實現對檔案的分類管理，幫助有需要的人快速查找所需要的材料和信息。傳統(tǒng)的檔案管理是人工完成，查找時費力、費工，容易混淆檔案資料。而加強檔案信息化管理能解決這些難題，依托計算機和網絡檢索關鍵詞，提高了檔案的利用率。
　　二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設的主要措施
　　一是要大力提升檔案管理人員的綜合素質。《檔案法》第九條對檔案工作人員的要求只是“應當忠于職守，遵守紀律，具備專業(yè)知識”。檔案管理人員是檔案信息化建設的重要基礎，只有大力提升管理人員的綜合素質，才能不斷推進檔案信息化建設進程。首先，讓檔案管理人員從思想上重視檔案工作，把握工作開展過程中的注意事項。其次，要定期培訓檔案管理工作人員，積極開展檔案管理講座，深入講解檔案工作信息化、檔案管理常態(tài)化，努力培養(yǎng)網絡服務需要的設計人才，不斷提高檔案管理人員的工作技能、計算機技術水平等;同時，積極引進優(yōu)秀人才，減少工作人員因操作不熟練而產生錯誤檔案信息的情況，從而提高檔案管理工作效率，實現檔案管理信息化目標。
　　二是積極開展檔案管理硬件建設。近些年來，各級檔案行政部門的經費雖有些增加，但與其他行業(yè)相比差距甚遠，有的經費還落不到實處。在硬件設施建設中，需要投入足夠的資金，以促使檔案工作管理得到順利開展，檔案資料得到切實保存。檔案管理工作中，需要充分利用電子信息技術，將電子存儲的功能作用充分發(fā)揮出來。只有具備了相應的備份硬件，方可以具有符合要求的儲存容量，進而順利開展檔案信息化管理。
　　三是制定相應的信息化建設總體規(guī)劃。為了更好地推動事業(yè)單位檔案管理信息化建設步伐，單位需要制定相應的總體規(guī)劃，使其建設過程更加標準化。在制定的過程中，事業(yè)單位一定要加強對信息化系統(tǒng)的標準性以及可擴展性建設，結合單位實際情況以及人才需求制定出符合本單位發(fā)展的管理模式，這樣才能保證所制定的總體規(guī)劃是符合事業(yè)單位實際的規(guī)劃，從而更好地促進事業(yè)單位檔案管理信息化建設不斷進步。
　　四是建立實用性較強的檔案信息網站。事業(yè)單位在建設信息化檔案管理的過程中，可以在網上建立起一個實用性較強的檔案信息網站，開展全方位、多領域、現代化的系統(tǒng)服務，努力創(chuàng)新，積極探索和嘗試一些新的管理手段、服務手段，依靠強大的信息數據庫和公共網絡平臺作基礎，在不違反《檔案法》及相關管理規(guī)定的前提下，積極與各級政府網站相互配合，全力推進黨務、政務公開透明。在建立的過程中，其主要是以網站的形式提供給相關人員檔案信息服務，這樣檔案管理人員不僅能在網上查詢到相關的檔案信息，還能在網上實現檔案歸檔、檔案管理等工作，除此之外，還可以實現檔案信息資源共享。為了更好地實現檔案資源共享，事業(yè)單位可以選擇一些值得開發(fā)并且具備升級能力的檔案信息管理系統(tǒng)，這樣就能更好地實現檔案管理的信息化建設，對檔案的管理達到與時俱進。
　　五是做好檔案數據管理維護與涉密管理等工作。1.數字檔案由檔案管理人員和計算機管理人員分別管理和維護，確保檔案數據安全和檔案管理系統(tǒng)穩(wěn)定運行。2.修改、刪除數字檔案必須由檔案管理人員執(zhí)行操作。3.歸檔數據經質量檢查合格后，輸入數字檔案管理系統(tǒng)，由檔案室統(tǒng)一管理。4.數字檔案應至少制作三套備份（一套硬盤，兩套光盤）備份介質分開保管，一套向上級檔案局移交，異地保存。5.綜合檔案應配備專用的防磁柜，規(guī)范存放檔案電子文件和數字檔案。同時，要做好涉密管理工作，對保密承諾書科學簽訂，對檔案信息公開保密審查程序有效規(guī)范，在公開檔案信息之前，需要設置專門的工作人員保密審查所有的內容，保證不會公開涉密信息，促使檔案信息失泄密隱患得到消除，檔案信息安全得到保證。

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