大數(shù)據(jù)時(shí)代的企業(yè)檔案信息化建設(shè)

　　摘要
　　在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)持續(xù)完善、多媒體設(shè)備日益普及以及數(shù)據(jù)信息處理平臺(tái)不斷升級(jí)等因素的共同作用下，企業(yè)檔案從紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為電子資料的速度也在逐漸加快。使得企業(yè)傳統(tǒng)檔案信息化建設(shè)工作中存在的弊端不斷凸顯，很難滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)生存和發(fā)展的需要。文章在參考前人研究結(jié)果的基礎(chǔ)上，對大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案信息建設(shè)工作中存在的問題進(jìn)行了詳細(xì)的論述，并根據(jù)筆者多年的工作經(jīng)驗(yàn)，提出了幾點(diǎn)完善大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)檔案信息化建設(shè)的建議，以供各位讀者參考。
　　【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù) 檔案信息化 實(shí)用性 安全性
　　隨著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的不斷增多，企業(yè)所涉及的檔案資料也會(huì)持續(xù)增加，而檔案資料作為企業(yè)制定正確發(fā)展戰(zhàn)略和控制運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)的主要參考依據(jù)，能否對其進(jìn)行信息化管理，直接決定這我們獲取檔案信息資源的準(zhǔn)確性和實(shí)用性，因此，完善企業(yè)檔案信息化建設(shè)，是企業(yè)生存與發(fā)展的必由之路。例如，如果我們不能從企業(yè)所掌握的檔案資料中獲取有價(jià)值的信息資源，就很難準(zhǔn)確掌握企業(yè)發(fā)展的機(jī)遇和存在的安全隱患，從而降低企業(yè)自身的盈利能力和市場競爭能力。此外，由于電子檔案資料是在近幾年才得以廣泛運(yùn)用的，所以，其信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)、途徑以及人才等都還處于形成階段，在很大程度上降低了企業(yè)檔案信息的時(shí)效性和安全性。因此，研究大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)電子檔案信息化建設(shè)這一課題具有十分重要的意義。
　　1大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案信息建設(shè)存在的問題
　　1.1電子檔案信息安全性低
　　每個(gè)企業(yè)在生產(chǎn)和運(yùn)行的過程中，都會(huì)產(chǎn)生或多或少的機(jī)密檔案，而截止到目前為止，我們依然沒有設(shè)計(jì)出安全性能較高的電子檔案管理軟件，且電子檔案的傳輸與保存大多是通過第三方軟件加以實(shí)現(xiàn)，所以，我們很難全方位的確保企業(yè)電子檔案信息的安全。例如，很多企業(yè)常常通過QQ、微信、郵箱等平臺(tái)傳輸電子文件，所以，一旦企業(yè)收發(fā)文件的賬號(hào)和密碼外泄，就會(huì)造成檔案信息泄露的現(xiàn)象。再有就是，很多企業(yè)為了獲取同類行業(yè)的商業(yè)機(jī)密，常常會(huì)聘請黑客入侵競爭企業(yè)的電子文件管理平臺(tái)，獲取核心機(jī)密，因此，如何提高電子檔案信息的安全性，己成為當(dāng)前制約電子檔案信息化建設(shè)的首要瓶頸，同時(shí)也是企業(yè)在大數(shù)據(jù)環(huán)境下開展電子檔案信息化建設(shè)工作的主要難題。
　　1.2企業(yè)缺乏信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)
　　當(dāng)前，雖然很多企業(yè)都紛紛參與到電子檔案信息化建設(shè)的潮流中，但是由于此項(xiàng)工作起步較晚、發(fā)展速度過快，使得與之相匹配的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)還處于探索和形成階段，以至于在使用電子郵件的過程中常常出現(xiàn)電子文件的搜集、編號(hào)、查找以及格式等存在不一致的現(xiàn)象，在很大程度上降低了我們使用電子檔案資料的速度和效率。例如，一些企業(yè)為了防止文件接收部門修改或編輯電子文件，常常會(huì)將文件設(shè)置成PDF格式或CAJ格式，而這兩種格式往往都需要使用與之相匹配的閱讀器才能將其正確打開并瀏覽其他內(nèi)容。也就是說，當(dāng)我們在接收到PDF格式或CAJ格式的相關(guān)資料時(shí)，我們還必須要下載PDF閱讀器或CAJ閱讀器才能準(zhǔn)確的獲取文件中的信息。
　　2在大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案信息建設(shè)辦法
　　2.1增強(qiáng)企業(yè)電子檔案信息的安全性
　　筆者在參考相關(guān)研究資料之后，將增強(qiáng)企業(yè)電子檔案信息安全性的方法總結(jié)為以下幾個(gè)方面：首先，通過宣傳教育的方式，不斷向電子郵件收發(fā)部門傳遞確保電子文件安全的重要性，使工作人員能夠積極主動(dòng)的參與到電子文件的保密工作中。其次，將文件收發(fā)密碼設(shè)置為動(dòng)態(tài)密碼。例如，我們可以將所需電子文件上傳至企業(yè)共有的文件儲(chǔ)存平臺(tái)，并設(shè)置專人管理該平臺(tái)，當(dāng)其他部門需要查閱和使用資料時(shí)，必須向管理員申請動(dòng)態(tài)密碼后，直接登錄文件儲(chǔ)存平臺(tái)即可。這樣一來不僅有效的減少了文件傳輸過程中的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)還可以防止密碼外泄。再次，凡是涉及企業(yè)機(jī)密的電子文件，都必須備份，且設(shè)置專門的打開密碼，密碼由發(fā)件部門與收件部門各保管其中一部分，使用者必須同時(shí)經(jīng)發(fā)件部門與收件部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，才能正確的打開電子郵件，從而降低機(jī)密文件丟失或泄露的風(fēng)險(xiǎn)。
　　2.2健全企業(yè)檔案信息化的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)
　　建立統(tǒng)一、規(guī)范的電子檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)，有助于增強(qiáng)電子郵件的安全性、實(shí)用性以及客觀性，是我們充分利用電子檔案信息資源的前提和保障，可從以下幾個(gè)方面加以完善：
　�。�1）建立統(tǒng)一的電子文件格式、傳輸途徑、儲(chǔ)存平臺(tái)。例如，當(dāng)多個(gè)部門同時(shí)將電子文件發(fā)送至同一部門時(shí)，如果存在文件格式、傳輸途徑、儲(chǔ)存平臺(tái)等不統(tǒng)一等問題，就會(huì)導(dǎo)致收件部門所收文件格式不一致、漏收或重收文件等問題，從而降低其自身的工作質(zhì)量和工作效率。
　�。�2）建立統(tǒng)一的電子文件編號(hào)制度，并制定文件資料收發(fā)記錄表，詳細(xì)登記企業(yè)各部門間的往來電子文件，以便于我們在查找和使用某一電子郵件時(shí)，可以對其進(jìn)行快速、及時(shí)、準(zhǔn)確的定位。
　　（3）建立統(tǒng)一的文件收發(fā)制度和收發(fā)流程，如我們在發(fā)送電子文件的過程中，常常會(huì)存在著無法判斷收件部門是否已經(jīng)接收文件的問題，使得我們不得不打電話與收件部門進(jìn)行確認(rèn)。但是，如果我們能夠明確要求收件部門在收到文件之后要將信息及時(shí)反饋給發(fā)件部門，就能有效避免上述問題的出現(xiàn)。
　　3結(jié)束語
　　從上文所論述的內(nèi)容中我們不難看出，對大數(shù)據(jù)時(shí)代的企業(yè)電子檔案開展信息化建設(shè)，具有增強(qiáng)電子文件安全性、客觀性以及實(shí)用性等作用，在提高電子檔案信息資源有效利用率、增強(qiáng)企業(yè)盈利能力和市場競爭能力等方面都起到了十分重要的作用。但是，受管理人員責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)、電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一以及管理平臺(tái)安全性能低等因素的影響，我們在開展企業(yè)電子檔案信息化建設(shè)工作中依然存在著諸多的問題，身為大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)檔案資料管理人員的我們，必須在今后的工作中不斷總結(jié)和積累工作經(jīng)驗(yàn)，積極完善自身的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)水平，才能準(zhǔn)確的發(fā)現(xiàn)制約電子檔案信息化建設(shè)的因素所在，并采取行之有效的措施加以應(yīng)對，為電子文件信息資源價(jià)值和使用價(jià)值的提升奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
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