Excel在人事管理中的應(yīng)用實踐

　　【摘 要】Excel表格具有使用快捷、簡單、方便的特點，被廣泛使用在企事業(yè)單位的日常內(nèi)部人事管理，有效提高了工作效率，有利于人事管理工作的順利進(jìn)行。該文簡單介紹了如何用Excel提供的一些功能實現(xiàn)高效、正確的數(shù)據(jù)輸入和應(yīng)用，提高人事管理工作的效率。
　　【關(guān)鍵詞】Excel；人事管理；應(yīng)用
　　隨著社會的發(fā)展，信息技術(shù)在管理中也逐漸得到廣泛的應(yīng)用，各種信息化手段在企事業(yè)單位人事管理上得到廣泛應(yīng)用。但由于單位規(guī)模、管理人員結(jié)構(gòu)等因素的限制，信息化技術(shù)應(yīng)用的手段也不僅相同，其中微軟公司的Excel軟件是日常人事管理工作中常用的管理軟件。
　　許多中小型企事業(yè)單位的人員信息管理工作通常都由內(nèi)部的文員擔(dān)任，即使利用Excel 表格，通常采取傳統(tǒng)筆記形式或流水賬的做法，工作效率低下，信息重復(fù)高，易出現(xiàn)矛盾數(shù)據(jù)，反而影響管理效益。
　　Excel 最大的作用就是避免重復(fù)無意義的工作，通過Excel提供的功能，實現(xiàn)人事管理工作的簡單化，提高工作效益，下面結(jié)合自己的工作體會，介紹幾個Excel常用技巧的技術(shù)。
　　1 基礎(chǔ)信息的挖掘
　　在所有管理信息中，人員的基礎(chǔ)信息是最本的信息，在人員基本信息中，身份證信息又是其中最重要的信息，因為它是職工法定的身份證明，同進(jìn)其中還包括了職工諸多的其他信息戶藉地所在區(qū)、出身日期、性別等信息，通過身份證號碼就能獲取，而不需要再次輸入。
　　二代標(biāo)準(zhǔn)身份證號碼共18位：AAAAAABBBBBBCCCD，其中十七位數(shù)字本體碼，最后一位校驗碼組成。排列順序從左至右依次為：六位數(shù)字地址碼，八位數(shù)字出生日期碼，三位數(shù)字順序碼和一位數(shù)字校驗碼。地址碼（前六位數(shù)）表示編碼對象常住戶口所在縣（市、旗、區(qū)）的行政區(qū)劃代碼，按GB/T2260的規(guī)定執(zhí)行；出生日期碼（第七位至十四位）表示編碼對象出生的年、月、日，按GB/T7408的規(guī)定執(zhí)行，年、月、日代碼之間不用分隔符；順序碼（第十五位至十七位）表示在同一地址碼所標(biāo)識的區(qū)域范圍內(nèi)，對同年、同月、同日出生的人編定的順序號，順序碼的奇數(shù)分配給男性，偶數(shù)分配給女性；、校驗碼（第十八位數(shù)） 作為尾號的校驗碼，是由號碼編制單位按統(tǒng)一的公式計算出來的，如果某人的尾號是0-9，都不會出現(xiàn)X，但如果尾號是10，那么就得用X來代替，因為如果用10做尾號，那么此人的身份證就變成了19位。X是羅馬數(shù)字的10，用X來代替10，可以保證公民的身份證符合國家標(biāo)準(zhǔn)。
　　如下圖，這是一個基本的人事信息表，表中，員工編號由企業(yè)部門編制，身份證號、員工姓名由數(shù)據(jù)操作員手工輸入，省地地區(qū)、出生年月、動態(tài)年齡、生日提醒等內(nèi)容均由Excel根據(jù)公式自動生成。
　　圖1 員工基本信息表
　　下面我們根據(jù)身份證號碼將性別、出生年月、動態(tài)年齡、生日提醒等字段的計算公式介紹如下（以第一條記錄為例）：
　　性別計算公式：
　　=IF（MOD（MID（B4，17，1），2）=0，"女"，"男"）
　　提取身份證號中的第17位，進(jìn)行除2運算，余數(shù)為0，顯示女，否則為男。
　　出生年月計算公式：
　　=DATE（MID（B4，7，4），MID（B4，11，2），MID（B4，13，2））
　　提取身份證號中的第7-10位，11-12位，13-14位，并將其轉(zhuǎn)換為年、月、日。
　　動態(tài)年齡：
　　=DATEDIF（F4，TODAY（），"y"）
　　今天的日期與出生年月日期相減，并取出年份之差（足歲）。年齡會隨年份時間的變化而變化，不必每年修改。
　　生日提醒：
　　=IF（DATEDIF（F5，TODAY（），"YD"）=0，"今天是"&C5&"生日"，""）
　　今天的日期與出生年月日期相減，并取出月、日數(shù)據(jù)，若為0則顯示是某人的生日，否則顯示空格，體現(xiàn)人性化和管理。
　　2 數(shù)據(jù)表的關(guān)聯(lián)操作
　　在企業(yè)管理的各種表格中，往往有很多重復(fù)的數(shù)據(jù)需要填報，比如很多報表中多會需要填報人員出生日期、性別等基本信息，而這些信息一般都在員工的基本信息表中，如果我們制作新表中重新輸入，不僅工作量大，而且因為輸入錯誤，造成數(shù)量不一致而導(dǎo)致工作失誤。如果這些由員工基本信息表直接提供，會大大減少輸入工作量，也不會出現(xiàn)數(shù)據(jù)不一致的錯誤。這種根據(jù)一張表的某個信息到另一張表中獲得相關(guān)數(shù)據(jù)的操作稱為關(guān)聯(lián)操作，關(guān)聯(lián)操作的前提是兩張表中必須存在相同的數(shù)據(jù)字段。下面我們以身份證的地區(qū)碼通過地區(qū)代碼表獲得地區(qū)名稱，并填入相應(yīng)的欄目（省市地區(qū)）。
　　圖2 關(guān)聯(lián)操作的數(shù)據(jù)表
　　在圖2中右表中，員工基本信息表中身份證號碼已知，我們可以根據(jù)身份證號碼中的地址代碼到地區(qū)代碼表中獲得地區(qū)名稱填入員工基本信息表中的省市地區(qū)欄中。下面我們將設(shè)定員工信息表簿中包含了地區(qū)代碼表，其結(jié)構(gòu)如面2中右表，下面操作在員工信息簿中的員工基本信息表“省市地區(qū)”欄中進(jìn)行，其省市地區(qū)的引用數(shù)據(jù)公式為：
　　=VLOOKUP（LEFT（B4，6），地區(qū)代碼表！A：B，2）
　　該公式的作用是：提取本表中B4（身份證號欄）前6位的數(shù)據(jù)，到本工作簿的地區(qū)代碼表中的A到B進(jìn)行比較，若相同，則返回此行的第2列數(shù)據(jù)（省市名稱）。
　　圖3 求省市地區(qū)名稱的操作
　　公式中，主要使用了VLOOKUP函數(shù)，其使用語法為：
　　VLOOKUP（查找值，區(qū)域，列序號，邏輯值）
　　“查找值”：為需要在數(shù)據(jù)區(qū)域第一列中查找的數(shù)值，它可以是數(shù)值、引用或文字符串。
　　“區(qū)域”：數(shù)據(jù)所在的區(qū)域，如“B2：E10”，也可以使用對區(qū)域或區(qū)域名稱的引用，例如數(shù)據(jù)庫或數(shù)據(jù)清單。
　　“列序號”：即希望區(qū)域中待返回的匹配值的列序號，為1時，返回第一列中的數(shù)值，為2時，返回第二列中的數(shù)值，以此類推；若列序號小于1，函數(shù)VLOOKUP 返回錯誤值 #VALUE！；如果大于區(qū)域的列數(shù)，函數(shù)VLOOKUP返回錯誤值 #REF！。

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