人力資源軟件在人事管理中的運(yùn)用

　　摘 要：人力資源軟件，即人力資源計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)是依托企業(yè)實(shí)際情況，以業(yè)務(wù)操作為主線，結(jié)合人力資源管理實(shí)踐目的，應(yīng)用于人力資源招聘、培訓(xùn)、薪酬、績效及福利管理、員工信息管理等方面工作以及企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者地監(jiān)督上，有效地構(gòu)建了理論知識(shí)、企業(yè)實(shí)務(wù)、軟件操作三者間的聯(lián)系和轉(zhuǎn)化的環(huán)境。本文憑作者多年的從業(yè)經(jīng)驗(yàn)，詳細(xì)闡述了人力資源軟件在管理中運(yùn)用，并提出了相關(guān)的建議。
　　關(guān)鍵詞：人力資源；軟件；運(yùn)用
　　市面上的人力資源軟件大多采用按人力資源模塊劃分功能來設(shè)計(jì)應(yīng)用的，通常具有較大的靈活性，其中包含的菜單，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，報(bào)表格式等，均可按客戶的要求做特殊處理，也可以提供標(biāo)準(zhǔn)的工具讓企業(yè)自行管理并調(diào)用數(shù)據(jù)。以近期使用為例，這套軟件有三級(jí)主要菜單：系統(tǒng)菜單、子系統(tǒng)菜單和程序菜單。這些菜單是嵌套的。同時(shí)有五個(gè)系統(tǒng)：人事管理系統(tǒng)；工資計(jì)算系統(tǒng)；自設(shè)報(bào)表處理；雇員所得稅處理；保安系統(tǒng)。下面依次按工作模塊介紹上述各系統(tǒng)的應(yīng)用原理和功能。
　　1. 人事管理系統(tǒng)
　　此部分主要包括設(shè)定人事管理系統(tǒng)功能及編碼，建立員工記錄，數(shù)據(jù)的輸入及休假記錄的管理。
　　1.1 雇員人事記錄
　　雇員人事記錄系統(tǒng)建立以后，首先需要生成雇員記錄并輸入信息數(shù)據(jù)，例如：姓名、部門、職位、學(xué)歷、工作時(shí)間等等。在此處雇員編號(hào)具有唯一性，整個(gè)系統(tǒng)以此作為區(qū)分每一條記錄的關(guān)鍵字段，此編號(hào)我們通常使用企業(yè)員工編號(hào)，使系統(tǒng)與其他企業(yè)信息數(shù)據(jù)通過雇員編號(hào)結(jié)合使用。雇員人事記錄功能為客戶提供一些常用的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，我們可以通過簡單的程序完成系統(tǒng)內(nèi)信息的提取、選擇、統(tǒng)計(jì)等，工作中經(jīng)常使用的報(bào)表如下：
　　1.1.1新聘雇員統(tǒng)計(jì)表：可統(tǒng)計(jì)所有部門每個(gè)職位在開始日期到完結(jié)日期之間的新聘雇員情況。還可以列出指定部門新聘雇員的明細(xì)信息，即表中數(shù)據(jù)按職位分組，列出職級(jí)、雇員編號(hào)、雇員姓名、部門、班值、聘用日期和試用期限等客戶自選內(nèi)容。
　　1.1.2離職雇員統(tǒng)計(jì)表：可生成每個(gè)部門所有職位的離職雇員統(tǒng)計(jì)表，并且提供離職雇員的具體信息，同時(shí)報(bào)表對每個(gè)部門的離職人員總數(shù)作出統(tǒng)計(jì)。
　　1.1.3雇員人數(shù)分析統(tǒng)計(jì)：它為各項(xiàng)人數(shù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表作準(zhǔn)備�？筛鶕�(jù)企業(yè)所需雇員數(shù)據(jù)定制統(tǒng)計(jì)報(bào)表，因人事管理系統(tǒng)實(shí)時(shí)更新，所以所出報(bào)表必然反映的是企業(yè)最新雇員情況。
　　除此之外，經(jīng)常被人力資源部門通過雇員人事記錄獲得的報(bào)表還有很多，例如：雇員人數(shù)統(tǒng)計(jì)表、雇員資料變動(dòng)表等。在此值得一提的還有此系統(tǒng)下面的雇員休假管理功能，現(xiàn)大多數(shù)企業(yè)為了簡便手續(xù)，均利用人事系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)聯(lián)通，雇員可通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)將休假申請以郵件形式發(fā)送至部門主管，主管審批后直接再通過郵件轉(zhuǎn)人力資源部負(fù)責(zé)人，由負(fù)責(zé)人導(dǎo)入人事系統(tǒng)，后期如有需要，系統(tǒng)會(huì)定期統(tǒng)計(jì)、匯總，并生成報(bào)表。此功能大大減少書面申請傳遞時(shí)間及書面申請的存檔工作，既環(huán)保又便利，已成為企業(yè)普遍推廣使用。
　　隨著企業(yè)對信息化地重視，人事管理系統(tǒng)被越來越多的企業(yè)人力資源部門采用，而其中雇員人事記錄是最初也是最重要的工作，原來紙面上的雇員信息（如入職時(shí)填寫的“員工資料”，雇員晉升材料等諸多信息）都需要有專人負(fù)責(zé)輸入電腦，而此對后期更好的提取、利用數(shù)據(jù)，對信息進(jìn)行分析都有重要意義，人力資源部門對此通常會(huì)安排專人負(fù)責(zé)輸入并仔細(xì)核對。在作者使用過的軟件中，軟件公司均采取了靈活的設(shè)計(jì)，為企業(yè)提供更多的項(xiàng)目選擇，在報(bào)表分析中也設(shè)置了更多自選項(xiàng)目，以滿足不同企業(yè)不同的需要，并設(shè)計(jì)端口和EXCEL表格關(guān)聯(lián)，使用EXCEL表格導(dǎo)入人事管理系統(tǒng)中進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
　　2. 工資計(jì)算系統(tǒng)
　　如果說上述人力資源系統(tǒng)是人力資源部主要應(yīng)用于雇員的記錄和統(tǒng)計(jì)，那么現(xiàn)在所提到的工資計(jì)算系統(tǒng)則是人力資源部重要的職能模塊之一，此模塊的重要性不言而喻，它涉及到雇員工資、福利、資金地發(fā)放，個(gè)人所得稅的申報(bào)，銀行付款，同時(shí)也包括與其相關(guān)的所有統(tǒng)計(jì)及報(bào)表生成。
　　2.1 雇員工資方程式設(shè)立
　　在工資計(jì)算系統(tǒng)中，用戶往往需要為不同的雇員設(shè)定不同的方程式。運(yùn)行本程序可為每個(gè)員工設(shè)定并修改方程式。一旦在雇員主檔中建立雇員記錄后，工資計(jì)算主檔中將自動(dòng)增加該條記錄。系統(tǒng)將自動(dòng)復(fù)制支薪條件。
　　2.2 固定工資數(shù)據(jù)錄入
　　企業(yè)雇員的薪酬項(xiàng)目繁多，在使用本程序時(shí)，先要對相對固定的項(xiàng)目進(jìn)行先期錄入，可以對每位雇員的固定薪資方程式中的數(shù)據(jù)逐一錄入，也可用之前提到過的EXCEL表格集體導(dǎo)入。
　　固定數(shù)據(jù)的方程式通常計(jì)算的是不會(huì)經(jīng)常變化數(shù)據(jù)，如基本工資、固定津貼等。它們相對固定，不會(huì)每月發(fā)生改變，一般情況下是作為雇員重要信息保留，一旦發(fā)生變化，會(huì)通過特殊途徑修改數(shù)據(jù)，并保留修改痕跡，為以后雇員工資調(diào)整、級(jí)別晉升等統(tǒng)計(jì)提供重要數(shù)據(jù)，此功能設(shè)計(jì)對人力資源部門有著重大意義。
　　2.3 可變數(shù)據(jù)輸入
　　此功能用于經(jīng)常變化的薪酬項(xiàng)目，例如病事假扣款、加班費(fèi)、獎(jiǎng)金等等，此類項(xiàng)目的特點(diǎn)是不一定每月都有，即使幾個(gè)月同時(shí)發(fā)生，每月的數(shù)據(jù)也會(huì)有改變。那么運(yùn)行本程序時(shí)需在系統(tǒng)中查找當(dāng)月有發(fā)生支付情況的雇員并錄入其可變數(shù)據(jù)，當(dāng)然也可通過EXCEL表格導(dǎo)入。
　　此處需要說明的是，系統(tǒng)中可變數(shù)據(jù)在計(jì)算完當(dāng)月工資后，其數(shù)據(jù)項(xiàng)下的所有上期數(shù)字自動(dòng)清零，否則之前錄入的數(shù)據(jù)會(huì)帶入下月工資計(jì)算中，產(chǎn)生錯(cuò)誤。
　　2.4 雇員工資計(jì)算
　　此為計(jì)算每種支薪條件下所有雇員工資的批處理程序。用戶可通過設(shè)定雇員編號(hào)范圍來選擇需要計(jì)算工資的雇員。同時(shí)還可選擇是否計(jì)算固定、可變或周年數(shù)據(jù)。此功能是在前幾步錄入和修改當(dāng)月變動(dòng)數(shù)據(jù)完成的基礎(chǔ)上，根據(jù)系統(tǒng)初期設(shè)定的工資計(jì)算、社會(huì)保險(xiǎn)及所得稅公式來計(jì)算雇員當(dāng)月工資，其中還會(huì)涉及到人力資源管理系統(tǒng)中考勤管理部分，按設(shè)定公式扣款。
　　工資計(jì)算結(jié)束后，系統(tǒng)會(huì)讓用戶選擇是否打印工資計(jì)算報(bào)表。運(yùn)行本系統(tǒng)中的程序可生成本期每種支薪條件的工資計(jì)算報(bào)表。其中報(bào)表可以按部門分類、小計(jì)或生成整個(gè)企業(yè)的總報(bào)表。人力資源工資計(jì)算專員可以憑所出報(bào)表進(jìn)行核對并留存。

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