探討如何提高檔案管理人員業(yè)務(wù)處理綜合能力

　　摘 要：在當(dāng)前機(jī)關(guān)企事業(yè)單位以及各類業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)的運(yùn)行過程中，已經(jīng)越來越重視對(duì)檔案的有效管理，而要實(shí)現(xiàn)高效準(zhǔn)確地管理檔案，需要檔案管理人員能夠充分提高業(yè)務(wù)處理綜合能力。基于對(duì)業(yè)務(wù)處理綜合能力涵蓋范圍的研究與剖析，本文提出了提高檔案管理人員業(yè)務(wù)處理綜合能力的措施，為檔案管理工作人員提供合理建議和指導(dǎo)的同時(shí)，充分提升檔案管理的效率與質(zhì)量。
　　關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案管理人員；業(yè)務(wù)處理綜合能力
　　隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的深入發(fā)展，當(dāng)前的檔案管理體系中已經(jīng)進(jìn)行了全面徹底的信息化建設(shè)，這對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)處理綜合能力提出了新的要求，另外檔案管理工作本身具有很強(qiáng)的實(shí)踐性與科學(xué)性，故而需要工作人員在原有基礎(chǔ)上提高業(yè)務(wù)處理綜合能力。然而通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，能夠滿足新時(shí)期檔案管理工作要求的人員數(shù)量較低，在今后的發(fā)展中需要充分重視這一問題。
　　1 檔案管理人員業(yè)務(wù)處理綜合能力涵蓋范圍
　　1.1 協(xié)調(diào)能力
　　在檔案管理工作的推行過程中，涉及多個(gè)子系統(tǒng)和多種設(shè)施的有效使用，故而需要工作人員具有很強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力，保證檔案管理的有條不紊進(jìn)行。對(duì)于子系統(tǒng)間的協(xié)調(diào)，子系統(tǒng)主要為檔案管理工作中涉及的各個(gè)部門，這就需要工作人員能夠?qū)φ麄�(gè)檔案管理流程有深入了解，并且能夠?qū)⒉煌�部門進(jìn)行組織和協(xié)調(diào)，從而讓各子系統(tǒng)的工作能夠?qū)崿F(xiàn)完整融合。對(duì)于檔案管理過程中各類設(shè)施的協(xié)調(diào)，主要為信息化系統(tǒng)設(shè)備的應(yīng)用，需要工作人員能夠?qū)Ω黝愒O(shè)施的用途、應(yīng)用方法和操作流程都有詳細(xì)了解，在應(yīng)用這些設(shè)施提升檔案管理效率的同時(shí)，保證檔案管理工作的準(zhǔn)確性[1]。
　　1.2 信息處理能力
　　在當(dāng)前的檔案管理工作中，已經(jīng)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行了信息化建設(shè)，通過建成的信息化系統(tǒng)能夠提升檔案管理的效率，并且在很大程度上提升了檔案管理的準(zhǔn)確性，所以對(duì)于檔案管理工作人員來說，需要能夠熟練應(yīng)用信息化系統(tǒng)，而這就要求工作人員有較強(qiáng)的信息處理能力。另外對(duì)于一些檔案來說，需要能夠被有效調(diào)用，尤其是在機(jī)關(guān)企事業(yè)單位運(yùn)行檔案，工作人員通過對(duì)檔案的查閱和深度解讀能夠?qū)�單位的運(yùn)行情況進(jìn)行深入了解，從而為單位的運(yùn)行提供合理建議，故而需要提升工作人員的信息處理能力，從而讓其能夠勝任檔案管理中的各項(xiàng)工作。
　　1.3 學(xué)習(xí)能力
　　在檔案管理系統(tǒng)當(dāng)前和今后的運(yùn)行與發(fā)展中，各類新的管理理念、體系和設(shè)備將會(huì)大量應(yīng)用于檔案管理工作中，從而讓檔案管理工作能夠更好推行。而要能夠充分發(fā)揮這些新事物的功能，需要檔案管理的工作人員能夠在短期內(nèi)對(duì)各類新事物有深入了解，從而提升檔案管理效率和準(zhǔn)確性。這就要求工作人員需要具有很強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力，讓其能夠在短時(shí)間內(nèi)能夠熟練掌握各類專業(yè)技能，故而在各類企業(yè)和機(jī)構(gòu)的檔案管理工作中，需要充分重視和提升工作人員的學(xué)習(xí)能力，讓其能夠更好地進(jìn)行檔案管理。
　　1.4 創(chuàng)新能力
　　當(dāng)前各行各業(yè)都對(duì)工作人員的創(chuàng)新能力提出了高要求，以通過提升職工的創(chuàng)新能力推動(dòng)行業(yè)改革，從而讓行業(yè)獲得更好發(fā)展，對(duì)于檔案管理工作也是如此。在檔案管理工作今后的發(fā)展中，各類新技術(shù)、新理念將會(huì)在檔案管理工作中擁有很大的用武之地，而提升工作人員的創(chuàng)新能力能夠讓其在很短時(shí)間內(nèi)對(duì)這些新事物的合理性進(jìn)行驗(yàn)證，將這些新事物經(jīng)過合理改進(jìn)應(yīng)用到檔案管理工作中，從而提升行業(yè)的發(fā)展效率和效果。另外提升工作人員的創(chuàng)新能力還能夠讓其對(duì)其他行業(yè)的先進(jìn)管理理念進(jìn)行了解與探究，從而讓其他行業(yè)為檔案管理工作提供有效指導(dǎo)[2]。
　　2 提升檔案管理人員業(yè)務(wù)處理綜合能力的措施
　　2.1 提升檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)
　　對(duì)于檔案管理工作來說，很多管理人員都對(duì)這方面的認(rèn)識(shí)存在不足，故而在檔案管理工作今后的運(yùn)行中，管理人員需要對(duì)這一點(diǎn)提高認(rèn)識(shí)，讓工作人員能夠逐漸提升創(chuàng)新意識(shí)。而要達(dá)成這一目的，除了出臺(tái)相應(yīng)的鼓勵(lì)政策，還可以通過舉辦培訓(xùn)課程達(dá)成目的，這種外力和內(nèi)力共同作用的方式能夠在提升檔案管理人員創(chuàng)新意識(shí)方面取得很好的應(yīng)用效果。但是需要注意的是，創(chuàng)新并不是空想，而是在現(xiàn)有理論基礎(chǔ)與實(shí)踐成果的基礎(chǔ)上進(jìn)行革新，從而使檔案管理工作能夠更好運(yùn)行和發(fā)展，同時(shí)對(duì)于檔案管理工作的創(chuàng)新工作來說，現(xiàn)有的檔案管理工作的各項(xiàng)理論體系經(jīng)過多年發(fā)展，已經(jīng)較為健全，故而在檔案管理工作的創(chuàng)新過程中，需要由工作人員對(duì)其他行業(yè)的管理體系和方式進(jìn)行解讀與研究，通過對(duì)其余行業(yè)管理方式的借鑒和改造推行檔案管理工作改革，尤其是各類私企中，檔案管理工作具有較高的先進(jìn)性，這一點(diǎn)能夠?qū)�機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作提供有效指導(dǎo)。
　　2.2 強(qiáng)化檔案管理人員的學(xué)習(xí)能力
　　當(dāng)前我國的檔案管理工作已經(jīng)向信息化推進(jìn)，并且在一些檔案管理機(jī)構(gòu)中已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化的全面建設(shè)，以提升檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。而要充分發(fā)揮各項(xiàng)新型技術(shù)的優(yōu)勢，就要求工作人員能夠深入了解各類設(shè)施的應(yīng)用過程，但是我國當(dāng)前的檔案管理工作改進(jìn)時(shí)間緊，任務(wù)重，所以需要工作人員能夠在短時(shí)間內(nèi)熟練掌握各種可能應(yīng)用到的知識(shí)，故而檔案管理機(jī)構(gòu)需要能夠強(qiáng)化檔案管理人員的學(xué)習(xí)能力。另外對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作來說，當(dāng)前和今后的發(fā)展中會(huì)將不同單位的檔案進(jìn)行一定程度上的融合應(yīng)用，檔案管理人員也需要通過學(xué)習(xí)對(duì)其余單位的檔案管理流程、檔案的管理內(nèi)容進(jìn)行學(xué)習(xí)。要提升檔案管理人員的學(xué)習(xí)能力，可以建設(shè)激勵(lì)體系、進(jìn)行合理培訓(xùn)等措施達(dá)成目的，從而讓檔案管理人員的學(xué)習(xí)能力獲得充分提升[3]。
　　2.3 對(duì)檔案管理人員進(jìn)行合理培訓(xùn)
　　對(duì)于檔案管理工作而言，要保證工作人員擁有較高的業(yè)務(wù)處理綜合能力，除了要使其能夠熟練應(yīng)用各類辦公設(shè)備、掌握工作內(nèi)涵，還需要具備很強(qiáng)的責(zé)任心和使命感，唯有如此才能充分保證檔案管理工作的質(zhì)量。故而在對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，除了要講解檔案管理工作的各個(gè)流程，以及各類設(shè)施的使用方法，還需要在培訓(xùn)過程中加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的思想道德培養(yǎng)，通過這種潛移默化的教育能夠讓工作人員掌握各項(xiàng)專業(yè)技能的同時(shí)，讓檔案管理人員對(duì)工作的熱愛程度充分加深，另外對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理人員來說，培訓(xùn)過程中還需要對(duì)其主動(dòng)服務(wù)意識(shí)進(jìn)行強(qiáng)化，例如對(duì)于房管檔案管理，可以通過主動(dòng)服務(wù)意識(shí)的強(qiáng)化讓檔案管理人員主動(dòng)提升自身素質(zhì)，根據(jù)檔案對(duì)城市的發(fā)展變化進(jìn)行研究與分析，最終對(duì)城市的發(fā)展進(jìn)行預(yù)測，為城市建設(shè)貢獻(xiàn)力量。
　　2.4 加強(qiáng)各系統(tǒng)間的合作
　　對(duì)于檔案管理工作而言，在工作過程中不但涉及系統(tǒng)內(nèi)部各子系統(tǒng)的協(xié)調(diào)運(yùn)行，還需要與其他機(jī)構(gòu)或系統(tǒng)進(jìn)行合作，從而提升檔案管理工作的效率。而在該過程中，也可以采取合理措施提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)處理綜合能力，例如對(duì)檔案管理系統(tǒng)中的各系統(tǒng)融合過程中，各子系統(tǒng)可以派出檔案管理人員與其他部門的工作人員進(jìn)行交涉，從而對(duì)其余部門的運(yùn)行流程和運(yùn)行難點(diǎn)進(jìn)行了解，并與本部門的運(yùn)行情況進(jìn)行對(duì)比和融合，從而提出加強(qiáng)系統(tǒng)合作的方案。這種方式不但能夠加強(qiáng)系統(tǒng)間的合作，也能夠讓檔案管理人員的協(xié)調(diào)能力等方面獲得充分提升，提升了工作人員的業(yè)務(wù)處理綜合能力。
　　2.5 優(yōu)化檔案管理工作流程
　　當(dāng)前的檔案管理工作流程較為繁瑣，在檔案管理系統(tǒng)今后的運(yùn)行與發(fā)展中，將會(huì)對(duì)檔案管理工作流程進(jìn)行改進(jìn)，從而提升檔案管理工作的效率與效果。而在建設(shè)新的檔案管理工作流程的過程中，可以讓檔案管理中的各子系統(tǒng)工作人員參與討論，并讓各子系統(tǒng)的工作人員結(jié)合本部門的運(yùn)行情況提出合理建議，從而建設(shè)新的更加合理的工作流程。同時(shí)對(duì)于工作人員來說，參與這種討論能夠讓其協(xié)調(diào)能力獲得充分提升，并對(duì)整個(gè)檔案管理工作有更加深入的了解，同時(shí)也能夠讓其將學(xué)到的理論知識(shí)進(jìn)行合理應(yīng)用，最大限度提升了工作人員的業(yè)務(wù)處理綜合能力。
　　3 結(jié)論
　　綜上所述，對(duì)于檔案管理工作人員來說，業(yè)務(wù)處理綜合能力包括協(xié)調(diào)能力、學(xué)習(xí)能力、創(chuàng)新能力等方面，通過對(duì)這些能力的有效提升能夠提升檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性。而要提升工作人員的業(yè)務(wù)處理綜合能力，可以通過強(qiáng)化檔案管理人員學(xué)習(xí)能力、提高創(chuàng)新意識(shí)等方面達(dá)成目的，從而讓檔案管理工作能夠更好運(yùn)行與發(fā)展。
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　　[3]徐擁軍，周艷華，李剛.基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的理論探索[J].檔案學(xué)通訊，2011（02）：24-28.
　　作者簡介
　　谷宇（1983-），女，重慶，檔案館員，大學(xué)本科，研究方向：工商管理專業(yè)。

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