【高�；�建檔案管理工作初探】怎樣管理檔案

　　摘要:基建檔案是建設(shè)項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、使用、維修及改建擴(kuò)建等活動(dòng)中形成的歷史記錄。高�；�建檔案管理好壞,直接關(guān)系到工程的質(zhì)量,關(guān)系到高校教學(xué)、科研等各項(xiàng)工作的開(kāi)展。
　　關(guān)鍵詞:高校;基建檔案;初探
　　中圖分類號(hào):G647文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1003-2851(2010)09-0039-01
　　
　　普通高校擴(kuò)招以來(lái),高校的基本建設(shè)發(fā)展迅速,其間,形成了大量的基建檔案。基建檔案是建設(shè)項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、使用、維修及改建擴(kuò)建等活動(dòng)中形成的檔案文件,詳細(xì)記載著建筑物、構(gòu)筑物、地下管線敷設(shè)等建設(shè)活動(dòng)內(nèi)容。高�；�建檔案管理的好壞,直接關(guān)系到工程的質(zhì)量,關(guān)系到高校教學(xué)、科研等各項(xiàng)工作的開(kāi)展。有序地管理好高校基建檔案,既是建筑建設(shè)工程本身的需要,也是做好高�？傮w工作的要求。
　　一、高校基建工程檔案的內(nèi)容
　　(一)綜合性文件。主要包括上級(jí)批準(zhǔn)文件;計(jì)劃任務(wù)書(shū);工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料;征地、拆遷安置等文件資料;項(xiàng)目的方案及初步設(shè)計(jì)文件資料;規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料;工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書(shū);工程竣工驗(yàn)收及質(zhì)量鑒定文件資料;工程竣工結(jié)算及其審計(jì)報(bào)告等文件資料等。
　　(二)土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件。主要包括開(kāi)/竣工報(bào)告;圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更及材料代用單等文件材料;項(xiàng)目的施工組織設(shè)計(jì);監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)及工程例會(huì)紀(jì)要等;原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗(yàn)資料;混凝土、砂漿等配合比及試驗(yàn)報(bào)告;工程質(zhì)量檢驗(yàn)及評(píng)定文件材料;工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料;施工技術(shù)總結(jié)等。
　　(三)竣工圖。主要包括總平面布置竣工圖;室外各種管線竣工圖;建筑工程竣工圖;裝飾工程竣工圖;結(jié)構(gòu)工程竣工圖;給水、排水工程、強(qiáng)電弱電工程、通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖等。
　　二、基建檔案在高校管理中的作用
　　(一) 為高校規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù) �；�建檔案是一種特殊的信息資源,任何基本建設(shè)缺少基建檔案,就缺少了使用和改造的依據(jù)。它不僅反映了該建筑物的變化和發(fā)展,為高校規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù),也對(duì)高校總體發(fā)展發(fā)揮著重要作用。還為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛等提供依據(jù)。
　　(二) 對(duì)推動(dòng)高�？沙掷m(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。高�；�建檔案管理的關(guān)鍵是及時(shí)收集基建項(xiàng)目開(kāi)工前到竣工交付使用后的各種報(bào)批文件、合同協(xié)議、洽商變更等各種類的資料。這些檔案既為高校的建設(shè)、維修、管理、改擴(kuò)建服務(wù),又為高校的教學(xué)和科研服務(wù)。所以,做好基建檔案管理工作,對(duì)推動(dòng)高�？沙掷m(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。
　　三、高校基建檔案管理存在的問(wèn)題
　　(一)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員對(duì)高�；�建檔案重要性認(rèn)識(shí)不夠,基建檔案管理工作力度不強(qiáng)。基建檔案管理人員流動(dòng)性大,不穩(wěn)定,使得基建檔案資料流向不清,檔案管理職責(zé)不明。另外,由于基建工程和檔案管理的專業(yè)性,工程人員和檔案人員均有相應(yīng)的專業(yè)和技術(shù)知識(shí)不足,使基建檔案的收集、整理和歸檔不及時(shí)、不規(guī)范。
　　(二)檔案材料不完整。檔案材料不完整是高�；�建檔案管理存在的主要問(wèn)題。雖有基建檔案歸檔率較好的項(xiàng)目,但歸檔率較差的項(xiàng)目不少,甚至很多工程項(xiàng)目竣工后沒(méi)有檔案材料,或只有工程主體檔案,沒(méi)有配套工程檔案。
　　(三)管理模式不統(tǒng)一。從檔案管理機(jī)構(gòu)上看,有的高校成立了專門的檔案室,基建檔案管理較好,有的高校則不然,基建檔案由業(yè)務(wù)部門代管或由文書(shū)檔案員兼管,形成的檔案材料五花八門。
　　(四)缺乏專業(yè)基建檔案管理人員。檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不完備,既缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí),又缺乏相關(guān)的基建業(yè)務(wù)知識(shí),難以適應(yīng)工作需要。
　　四、加強(qiáng)高校基建檔案管理應(yīng)該采取的措施
　　(一)樹(shù)立基建檔案管理意識(shí)。工程建設(shè)中普遍存在著對(duì)檔案管理工作不太重視的情況,到工程完工即將交工驗(yàn)收時(shí),才開(kāi)始整理,這給檔案整理帶來(lái)很大難度。所以,高校的領(lǐng)導(dǎo)、基建主管部門、檔案部門、項(xiàng)目具體負(fù)責(zé)人員,均要樹(shù)立基建檔案管理意識(shí),自上而下重視基建檔案的收集、整理和使用。
　　(二)建立健全基建檔案管理制度。為了加強(qiáng)對(duì)基建工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理,檔案部門、基建主管部門在項(xiàng)目建設(shè)初期就應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定,制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施, 規(guī)范檔案資料的收集、整理。
　　(三)嚴(yán)格驗(yàn)收基建項(xiàng)目檔案資料�；�建工程竣工驗(yàn)收時(shí),檔案管理人員要會(huì)同工程項(xiàng)目管理人員,按照基建工程檔案歸檔范圍的要求,對(duì)工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核,務(wù)必使得竣工材料做到真實(shí)、完備,歸檔范圍符合要求,做到工程竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步。
　　(四)強(qiáng)化檔案材料編制工作。按照標(biāo)準(zhǔn)編制基建檔案材料,是施工單位最基本的業(yè)務(wù)條件。 基建部門必須要求施工單位明確責(zé)任,加強(qiáng)對(duì)施工技術(shù)人員編制檔案材料的訓(xùn)練,不斷提高編制基建工程檔案材料的業(yè)務(wù)水平。
　　(五)充分利用現(xiàn)代化手段,多角度、多層次開(kāi)發(fā)基建工程檔案信息資源。大力推行縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、電子文件檔案在基建檔案中運(yùn)用。主管部門還應(yīng)有效利用計(jì)算機(jī)資源,建立檔案檢索系統(tǒng),提高檔案管理水平和檔案利用效率。
　　(六)及時(shí)記錄傳遞和變更。在管理過(guò)程中,頻繁傳遞和變更,容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化,檔案管理部門要及時(shí)對(duì)檔案的增減變動(dòng)及傳遞情況做出相關(guān)記錄,才可能有效地了解檔案的來(lái)龍去脈,防止其丟失、損毀、失效,確保檔案的完整性和有效性。
　　 綜上所述,做好高校基建檔案的管理工作意義非凡,通過(guò)對(duì)基建檔案的收集、整理、開(kāi)發(fā)和利用,必定為高校的基本建設(shè),為高校工作的全面開(kāi)展做出重大貢獻(xiàn)。
　　
　　參考文獻(xiàn)
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