淺談信息時代檔案中介服務(wù)的現(xiàn)狀與發(fā)展路徑

　　【摘要】信息時代檔案工作無論是在業(yè)務(wù)流程、管理手段還是歸檔范圍、服務(wù)方式等方面，都發(fā)生了很大的變化，而檔案中介服務(wù)機構(gòu)特色項目的缺乏、相關(guān)規(guī)章制度的不完備以及專業(yè)隊伍的不穩(wěn)定性都影響其進一步的發(fā)展，只有針對檔案工作領(lǐng)域的新情況以及行業(yè)的現(xiàn)狀，及時找到相應(yīng)的對策，才能在信息化的大環(huán)境下找到新的突破點。
　　【關(guān)鍵詞】信息時代；檔案中介；現(xiàn)狀；發(fā)展；路徑
　　隨著信息時代的來臨，大量電子數(shù)據(jù)的產(chǎn)生以及信息技術(shù)的運用，檔案工作無論是從管理還是從利用上都發(fā)生了巨大的變化，向多元化與社會化方向發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理部門僅僅依靠自身的技術(shù)力量已經(jīng)很難適應(yīng)社會對檔案信息需求的高要求與高標準，需要注入大量的跨專業(yè)的技術(shù)力量與專業(yè)化隊伍，檔案中介機構(gòu)也隨之不斷發(fā)展壯大，其服務(wù)由最初的檔案整理、檔案寄存、數(shù)字化加工到現(xiàn)在的應(yīng)用軟件的開發(fā)及數(shù)據(jù)中心的建設(shè)，范圍也不斷擴大，檔案中介服務(wù)已成為檔案事業(yè)發(fā)展中不可或缺的重要助手。信息化建設(shè)給檔案中介機構(gòu)的發(fā)展帶來了機遇，也帶來了挑戰(zhàn)，只有針對新的問題及時尋求新的對策與措施，才能使檔案中介機構(gòu)在服務(wù)檔案信息化建設(shè)中發(fā)揮更大作用。
　　一、信息時代檔案工作的變化
　�。ㄒ唬�檔案業(yè)務(wù)工作流程發(fā)生變化。檔案工作業(yè)務(wù)流程的變化主要體現(xiàn)在三個方面，即“收集、管理、利用”。在信息化時代，檔案“收集”由原來的各部門業(yè)務(wù)檔案的移交發(fā)展為大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案數(shù)據(jù)全程、實時、自動地歸檔；檔案“管理”由以前的手工與管理軟件管理發(fā)展為采用云平臺進行檔案儲存、計算與分析；檔案“利用”是用現(xiàn)代信息技術(shù)進行檔案開發(fā)、編碼、轉(zhuǎn)換、傳輸及二次加工發(fā)展為對檔案信息進行智能分析、發(fā)現(xiàn)與預(yù)測。
　　（二）檔案管理技術(shù)手段發(fā)生變化。當今信息時代，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的輔助下，檔案管理對象發(fā)生了巨大變化，即由紙質(zhì)檔案為主向電子檔案管理為主轉(zhuǎn)變或者兩者并存，在大數(shù)據(jù)時代，檔案信息在云平臺上實現(xiàn)云存儲。所以，在檔案信息化建設(shè)中，如何將各類有價值的檔案信息資源進行整合、分析、挖掘，形成檔案的智慧分析庫，更精確、更有效率地實現(xiàn)“提取、過濾”過程，為社會各界提供有效服務(wù)，為各科研、教學(xué)、企業(yè)單位的查詢借鑒提供服務(wù)，成為大數(shù)據(jù)時代檔案工作的新挑戰(zhàn)。
　　（三）歸檔范圍擴大及智慧服務(wù)出現(xiàn)。大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案將呈現(xiàn)兩個發(fā)展趨勢：一是“全納入”，即逐步將一切具有保存價值的文件、數(shù)據(jù)、視頻、實物都視為檔案，納入到檔案的歸檔范圍。二是智慧服務(wù)，大數(shù)據(jù)時代檔案服務(wù)將朝著社會化、多元化、開放性和先進性發(fā)展，檔案服務(wù)要以使用人的需求為導(dǎo)向，采取提供網(wǎng)絡(luò)化、智慧型的服務(wù)。所以，在檔案信息化管理中，面對“大而全”的少量信息數(shù)據(jù)，如何向檔案利用者提供“及時、快速、準確”的檔案資源服務(wù)，完成檔案大數(shù)據(jù)的篩選、提取、挖掘、輸出過程，已成為檔案工作者必須面對的一個新形式，如果不及時跟上時代的步伐僅僅滿足于對檔案的整理與保管已遠遠不夠。
　　二、檔案中介服務(wù)的現(xiàn)狀
　　檔案中介機構(gòu)主要是為社會組織提供檔案保存、檔案整理、檔案信息咨詢服務(wù)等，檔案中介服務(wù)經(jīng)歷了從無到有、由少到多的發(fā)展過程，在這一過程中也暴露了一些不足之處，如業(yè)務(wù)發(fā)展不均衡、市場不規(guī)范、人員結(jié)構(gòu)不合理等。
　　（一）目前我國檔案中介服務(wù)發(fā)展方向基本相似，缺乏特色項目。以前檔案中介機構(gòu)多以文件整理、檔案修復(fù)、數(shù)字化處理、檔案文件寄存等業(yè)務(wù)為主，隨著信息化的進一步深入，很多檔案中介機構(gòu)開始介入到檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)，試圖在信息化的大潮中分得一杯羹。但這個管理系統(tǒng)很多機構(gòu)都在做，有檔案行政部門委托計算機專家進行開發(fā)，也有高校檔案館與技術(shù)員進行合作開發(fā)，現(xiàn)在很多協(xié)同辦公系統(tǒng)也都附帶了檔案管理的一些基本功能。中介機構(gòu)自己獨立開發(fā)的管理系統(tǒng)成本較高，無論在操作、管理、功能上都缺乏特色，廣泛推廣還有一定難度。此外，檔案中介機構(gòu)由于不擁有檔案的所有權(quán)，僅局限于檔案的整理與寄存及檔案數(shù)字化處理，在檔案信息開發(fā)與提供利用服務(wù)上能力有限，由于檔案效益的滯后性，中介機構(gòu)也不會投入太多的精力對托管的檔案進行深入的信息開發(fā)，無法主動為托管的用戶提供及時有效的檔案信息。因此，檔案中介機構(gòu)在服務(wù)方式、特點、業(yè)務(wù)范圍上沒有自己的品牌，主要局限于中低層次的服務(wù)。
　�。ǘ�）檔案中介機構(gòu)還沒形成一個行業(yè)體系，沒有統(tǒng)一的行業(yè)標準，處于一種無序與隨意狀態(tài)，在運行中缺乏相關(guān)法律制度的保障。檔案中介機構(gòu)沒有明確的收費標準與服務(wù)標準，主觀隨意性比較大，企業(yè)和單位與檔案中介機構(gòu)簽訂合同時對業(yè)務(wù)中可能涉及的服務(wù)價格亦沒有一一明確，拿不出詳細的成本核算清單，從而容易導(dǎo)致雙方成本失控。對外包服務(wù)過程中各項行為規(guī)范，雙方所負義務(wù)和責任，數(shù)據(jù)資料內(nèi)容的保密和檔案實體的保護要求也沒有作出清晰規(guī)定。此外，合同執(zhí)行過程中碰到如遭遇外界環(huán)境災(zāi)害時應(yīng)采取的應(yīng)急措施與責任認定等情況應(yīng)如何約定，對于檔案外包期間發(fā)生的諸如丟失、損毀等賠償條款都沒有詳細的可執(zhí)行的規(guī)定與責任追究制度，一些檔案中介機構(gòu)只是向客戶口頭上提供承諾，存有“檔案一定不會丟失損毀”的僥幸心理，而真的發(fā)生此類事件時，中介機構(gòu)根本無力賠償，這些弊端容易導(dǎo)致企業(yè)陷入糾紛和訴訟。
　　（三）檔案中介沒有自己相對穩(wěn)定的專業(yè)隊伍，包括技術(shù)開發(fā)、維護以及檔案管理方面的專業(yè)人員，流動性很大。檔案中介服務(wù)機構(gòu)發(fā)展的瓶頸是人才缺乏，中介機構(gòu)為了節(jié)約勞資成本，其聘用的檔案整理人員大多是剛畢業(yè)的大中專畢業(yè)生，并且絕大部分并非檔案管理專業(yè)，真正檔案專業(yè)方面的人才很少，軟件開發(fā)方面的員工也是如此，因此員工的業(yè)務(wù)素質(zhì)一直處于一種參差不齊的狀態(tài)。此外員工的流動性較大，一方面，檔案整理工作由于工作的特殊性，很難讓員工長期穩(wěn)定地從事此項工作。另一方面，目前程序員是當今社會的香餑餑，沒有足夠的待遇很難讓人穩(wěn)定下來，除非其持有公司的技術(shù)股份，與公司的命運同發(fā)展。這些因素的存在也導(dǎo)致檔案中介機構(gòu)無論在檔案管理還是軟件開發(fā)方面很難形成自己的特色。

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