新形勢(shì)下事業(yè)單位人事檔案管理信息化探討

　　【摘要】人事檔案的信息化管理，已成為人事檔案管理研究的新課題。為了更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，提高人事檔案管理水平，加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，有必要對(duì)人事檔案信息化建設(shè)管理做進(jìn)一步的探討。
　　【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；人事檔案管理；信息化
　　人事檔案是事業(yè)單位選拔人才、干部升職、任用、調(diào)動(dòng)、退休等利用的重要依據(jù)。也是堅(jiān)持公道正派地選人用人的重要基礎(chǔ)。人事檔案信息化管理是現(xiàn)今社會(huì)發(fā)展的需要，是事業(yè)單位組織人事工作的重要內(nèi)容。
　　一、事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀和問題
　�。ㄒ唬┤耸聶n案基礎(chǔ)工作投入不足，電子化硬件設(shè)備得不到保障。有的單位沒有獨(dú)立的檔案室，檔案設(shè)備簡(jiǎn)陋，沒有煙感器、電子攝像頭，沒有防光效能高的窗簾，沒有仿真掃描儀，計(jì)算機(jī)硬件和檔案存儲(chǔ)設(shè)備落后，不能適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的信息體系。
　�。ǘ�）單位領(lǐng)導(dǎo)不重視，沒有配備充足的檔案員。傳統(tǒng)的檔案管理需要耗費(fèi)大量的人力，一旦人員不夠，就會(huì)使得材料歸檔不及時(shí)、歸檔材料不齊全，不利于檔案的完整與保管，也影響了工作效率。
　　（三）缺乏專業(yè)的檔案管理人員。大部分事業(yè)單位沒有專業(yè)性強(qiáng)的檔案員，人事檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，對(duì)計(jì)算機(jī)使用、數(shù)字化管理和信息化軟件使用不熟練，甚至一竅不通。隨著信息技術(shù)的不斷應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案管理模式也在不斷改進(jìn)，為適應(yīng)現(xiàn)代信息化、數(shù)字化檔案管理需求，對(duì)檔案管理人員專業(yè)化水平的要求也越來越高。
　　（四）傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保管不方便。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔保存、借閱、管理不方便，容易損壞泄密，造成不良影響。信息化時(shí)代急需提供電子檔案的管理，大量的電子文檔和數(shù)據(jù)，有效的管理方法就是信息化管理。如何確保海量檔案資料安全？如何更好地發(fā)布檔案信息，便于查找和使用？這些都是紙質(zhì)檔案管理無法解決的問題。因此，新時(shí)期電子文檔數(shù)據(jù)化、信息化管理很有必要。
　�。ㄎ澹┕芾淼目茖W(xué)化、信息化程度不高。隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統(tǒng)已經(jīng)被普遍采用。但在實(shí)際操作中還沒有充分挖掘和發(fā)揮一些先進(jìn)技術(shù)手段，人事檔案管理現(xiàn)代化、智能化、數(shù)據(jù)化沒有得到廣泛的應(yīng)用，有的單位只是簡(jiǎn)單地將個(gè)人信息、檔案目錄輸入電腦，資料檢索、調(diào)閱則進(jìn)行手工操作，基本沒有實(shí)施無紙化閱檔。
　　二、人事檔案管理信息化的必要性和作用
　　（一）信息化人事檔案管理改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式。傳統(tǒng)的人事檔案信息工作“重藏輕用”，在數(shù)字化信息管理環(huán)境下，檔案工作的最終目的是為了利用。信息化檔案管理可以將數(shù)據(jù)進(jìn)行一定層次的分類，解決了紙質(zhì)檔案信息量大、數(shù)據(jù)復(fù)雜的缺點(diǎn)，使人事檔案管理工作變得越來越有條理性，為檔案利用提供了高效便捷的檔案信息服務(wù)渠道，提供了更加全面的信息，還能夠有效避免信息的丟失，解決了紙質(zhì)版檔案保存的弊端。這種檔案管理模式的改變既節(jié)省了人力又能提高檔案管理工作效率，還能提升檔案管理水平。
　�。ǘ�）信息化檔案管理可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。對(duì)于企事業(yè)單位來說，檔案管理信息化的模式可以對(duì)電子檔案、電子文件進(jìn)行有效的集中管理，通過對(duì)信息資源的接收、采集、整理、保存等過程，對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化處理。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)來說，在規(guī)定相應(yīng)使用權(quán)限的情況下，可以更加方便查閱本單位個(gè)人部分信息，調(diào)取檔案數(shù)據(jù)，公開、透明地選人、用人。對(duì)人事工作者來說，檔案往來變得更加快捷明了，辦理調(diào)動(dòng)及退休時(shí)查檔審檔越來越方便，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的共享。
　　三、對(duì)策和建議
　�。ㄒ唬�實(shí)行檔案規(guī)范化管理。領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)干部人事檔案工作高度重視，完善檔案管理體制。將檔案管理工作納入單位的議事日程，主管領(lǐng)導(dǎo)親自抓檔案管理工作，從制度上、硬件設(shè)施上、人員管理上得到支持和保證。
　　（二）提高檔案管理人員的檔案意識(shí)和責(zé)任感。管檔單位要加強(qiáng)檔案人員的責(zé)任意識(shí)，挑選責(zé)任心強(qiáng)，有耐心的員工承擔(dān)這份工作。要求管理人員積極上進(jìn)，及時(shí)轉(zhuǎn)變思想觀念，開拓進(jìn)取，熟練掌握檔案數(shù)字化處理技術(shù)，以及計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)操作規(guī)程。
　�。ㄈ�）強(qiáng)化管檔人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。上級(jí)管理部門應(yīng)加大對(duì)干部檔案管理人員的培訓(xùn)力度，努力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。采用“請(qǐng)進(jìn)來，走出去”的方式，既邀請(qǐng)上級(jí)主管單位的專業(yè)人士進(jìn)行指導(dǎo)，又鼓勵(lì)支持管檔人員參加地市級(jí)舉辦的人事檔案管理培訓(xùn)班。特別是現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展日新月異，干部檔案管理引入信息技術(shù)手段勢(shì)在必行。
　�。ㄋ模┘涌鞕n案信息化進(jìn)程，提高工作效率。盡快做好數(shù)據(jù)庫(kù)的建立工作，充分利用微機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，用微機(jī)整理輸入檔案資料，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，把文字資料向數(shù)據(jù)資料進(jìn)行轉(zhuǎn)變，使人事檔案紙質(zhì)和數(shù)據(jù)格式的并存有所實(shí)現(xiàn)；建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將目前人事檔案管理工作中手工管理的方式向數(shù)字管理進(jìn)行轉(zhuǎn)變，確保人事檔案接收、傳遞、存儲(chǔ)和利用實(shí)現(xiàn)一體化。
　�。ㄎ澹┘涌烊耸聶n案全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。為了深化人事檔案信息資源的開發(fā)利用，提高人事檔案利用工作的效率，滿足利用者的需求，保護(hù)實(shí)體檔案，全文數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)就顯得尤為重要。建立一個(gè)全文數(shù)據(jù)庫(kù)，利用者通過屏幕就可以方便地查閱并按要求摘錄打印了。建成技術(shù)先進(jìn)、功能完善的人事檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，以實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部管理部門、單位之間以及上級(jí)主管部門對(duì)人事檔案信息資源的共享。
　　事業(yè)單位人事檔案管理人員要依據(jù)當(dāng)前事業(yè)單位發(fā)展的需要，抓住當(dāng)前有利時(shí)機(jī)，結(jié)合單位實(shí)際情況，加強(qiáng)學(xué)習(xí)、不斷改革創(chuàng)新，改變以往紙質(zhì)版檔案的管理模式，將電子化檔案廣泛應(yīng)用到實(shí)際工作中來。
　　【參考文獻(xiàn)】
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