淺談企業(yè)信息化建設(shè)以及電子檔案管理的對(duì)策

　　【摘要】傳統(tǒng)的檔案管理主要是管理紙質(zhì)文檔，其工作任務(wù)復(fù)雜、工作量也大，一般需要很多人才能完成。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)都進(jìn)行了數(shù)字化�；ヂ�(lián)網(wǎng)改變了人們生活的方方面面，其企業(yè)檔案管理工作內(nèi)容與模式都發(fā)生了改變。筆者以自身工作經(jīng)驗(yàn)和當(dāng)下檔案管理工作的實(shí)際情況為研究的出發(fā)點(diǎn)。
　　【關(guān)鍵詞】企業(yè)；檔案管理；信息化建設(shè)；對(duì)策
　　隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，當(dāng)前我國(guó)已經(jīng)開(kāi)始進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代。信息技術(shù)的發(fā)展改變了人們生活的方方面面，也提高了工作效率。檔案管理從紙質(zhì)檔案升級(jí)為電子檔案，其管理方式也是直接在電腦上進(jìn)行管理，不僅提高了管理效率，還促使其檔案信息更加準(zhǔn)確、信息傳輸更加便捷。加強(qiáng)企業(yè)信息化建設(shè)是提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平的基礎(chǔ)，是企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力之一。企業(yè)的信息化管理首先要建立企業(yè)數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)和知識(shí)的共享，這樣不僅能夠提高整個(gè)企業(yè)管理人員的管理水平和綜合素質(zhì)，還能實(shí)現(xiàn)持續(xù)性的進(jìn)步。運(yùn)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理檔案有效的減少了工作程序，但也存在一些不確定的因素，只有運(yùn)用的管理策略，才能確保其安全性和高效性。改變傳統(tǒng)的檔案管理方式是當(dāng)下最緊迫的任務(wù)。
　　一、企業(yè)信息化建設(shè)的對(duì)策
　　（一）提高信息化管理水平，強(qiáng)化管理認(rèn)識(shí)
　　提高企業(yè)的信息化管理水平是推進(jìn)企業(yè)運(yùn)作效率的關(guān)鍵。首先、要建立健全相關(guān)管理制度，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視信息化管理水平的提高，提供相應(yīng)資金支持和政策支持。其次、企業(yè)要成立以各部門(mén)為中心的信息化管理小組，不斷完善其管理制度，定期召開(kāi)相應(yīng)的總結(jié)會(huì)議，以提高企業(yè)管理人員的管理能力。除此之外，企業(yè)要實(shí)行責(zé)任到人的制度，有利于充分調(diào)動(dòng)企業(yè)管理人員的積極性、創(chuàng)造性，有利于充分釋放網(wǎng)絡(luò)信息化平臺(tái)的作用。責(zé)任制度是落實(shí)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的政策和企業(yè)管理人員工作職責(zé)的“催化劑”，是提高效率的保障。
　　（二）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)
　　在今天這個(gè)科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步的時(shí)代，其管理理念和管理方式也在不斷進(jìn)步。企業(yè)需要適當(dāng)引進(jìn)一批具備一定專(zhuān)業(yè)性和綜合素質(zhì)的人才隊(duì)伍。同時(shí)、加強(qiáng)企業(yè)信息化管理人員的專(zhuān)業(yè)性和綜合素質(zhì)。這是提高企業(yè)信息化管理水平的基本保證。企業(yè)要建立一套科學(xué)的人才培養(yǎng)體系，堅(jiān)持“使用和培養(yǎng)并重”的原則，一方面、企業(yè)要重視人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，另一方面、為年輕人才提供一定的晉升渠道，對(duì)于具備一定工作經(jīng)驗(yàn)和管理經(jīng)驗(yàn)的員工，給予提拔�！皠�(chuàng)新是發(fā)展的第一動(dòng)力，”而創(chuàng)新歸根到底是人才的創(chuàng)新，所以，企業(yè)只有加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，才能為企業(yè)的發(fā)展提供源源不斷的動(dòng)力，才能提高企業(yè)的綜合實(shí)力。
　�。ㄈ�）提高軟件硬件的管理
　　企業(yè)的軟件、硬件的運(yùn)行效率會(huì)直接影響信息化管理的水平。所以、企業(yè)相關(guān)管理人員要經(jīng)常對(duì)硬件設(shè)備進(jìn)行檢查，如果發(fā)現(xiàn)異常情況，要及時(shí)通知維修管理人員進(jìn)行處理。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，企業(yè)只有經(jīng)常更新硬件、軟件設(shè)施，才能提高企業(yè)的服務(wù)水平。同時(shí)、企業(yè)要引進(jìn)硬件和軟件方面的專(zhuān)業(yè)人才，保證企業(yè)24小時(shí)其設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)。另外，企業(yè)應(yīng)該隨時(shí)檢查其它相關(guān)設(shè)備，比如、消防系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)信息安全系統(tǒng)等。
　　二、企業(yè)電子檔案管理的對(duì)策
　�。ㄒ唬┨岣邫n案管理人員的專(zhuān)業(yè)性和綜合素質(zhì)
　　傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔管理不僅管理成本高，而且管理效率低，容易出現(xiàn)各種錯(cuò)誤。電子檔案管理只需要維護(hù)好計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和檔案管理軟件，就能夠?qū)�檔案進(jìn)行高效的管理。檔案管理工作內(nèi)容的轉(zhuǎn)變帶來(lái)工作模式的轉(zhuǎn)變。在檔案管理過(guò)程中，首先要對(duì)檔案信息進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后再進(jìn)行保存和管理，以提高檔案信息的真實(shí)性。并且要對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行分類(lèi)總結(jié)，對(duì)于一些非常重要檔案，應(yīng)該確保其安全性和完整性，全方位做好保管措施。要運(yùn)用先進(jìn)的管理理念和管理方式，保證檔案安全。檔案管理工作人員要提高服務(wù)意識(shí)和服務(wù)效率，不斷提高職業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)。電子檔案的管理主要是對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和檔案管理軟件進(jìn)行管理，其檔案管理工作人員要經(jīng)常檢查并且更新計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，發(fā)現(xiàn)故障立即通過(guò)相應(yīng)的維修人員進(jìn)行處理。電子檔案的管理看似非常簡(jiǎn)單，但很多管理細(xì)節(jié)都要引起重視。
　�。ǘ�）提高企業(yè)電子檔案管理的安全性
　　檔案管理涉及到管理別人的隱私，相應(yīng)的就要提高檔案管理工作人員的思想意識(shí)、責(zé)任意識(shí)。檔案管理必須做好保密工作，首先、進(jìn)行檔案查閱必須在檔案管理工作人員的陪同下，并且由檔案管理工作人員進(jìn)行電腦操作。在日常的管理實(shí)踐中，檔案管理工作人員要經(jīng)常查看檔案的保存情況，并且對(duì)檔案進(jìn)行備份。企業(yè)電子檔案管理應(yīng)該建立健全相應(yīng)的管理制度，對(duì)于一些重要的機(jī)密檔案，其相關(guān)工作人員應(yīng)該進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的管理。除此之外，企業(yè)要借助計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)，并且開(kāi)通電子文件網(wǎng)上傳遞渠道。隨著企業(yè)信息技術(shù)的不斷發(fā)展和普及，企業(yè)平時(shí)開(kāi)會(huì)的重要文件都會(huì)上傳到網(wǎng)上。這些文件經(jīng)過(guò)各業(yè)務(wù)管理部門(mén)挑選，反映了職能活動(dòng)的概貌，相關(guān)工作人員上網(wǎng)前，必須按照信息管理部門(mén)的要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的科學(xué)性和安全性，是歸檔的重點(diǎn)。對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文悠揚(yáng)，應(yīng)由電子文件形成部門(mén)編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門(mén)傳輸，有利于進(jìn)一步確保企業(yè)信息傳輸?shù)陌踩�性和高效性，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專(zhuān)用子系統(tǒng)。
　　三、結(jié)語(yǔ)
　　隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，當(dāng)前我國(guó)已經(jīng)開(kāi)始進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代。信息技術(shù)的發(fā)展改變了人們生活的方方面面，也提高了工作效率。檔案管理從紙質(zhì)檔案升級(jí)為電子檔案，其管理方式也是直接在電腦上進(jìn)行管理，不僅提高了管理效率，還促使其檔案信息更加準(zhǔn)確、信息傳輸更加便捷。要進(jìn)行企業(yè)信息化建設(shè)，首先，應(yīng)該提高信息化管理水平，強(qiáng)化管理認(rèn)識(shí)，同時(shí)，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。在企業(yè)電子檔案管理的過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)該提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)性和綜合素質(zhì)，并且要建立一套科學(xué)、完整的管理機(jī)制。

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